Obowiązki zarządu klubu sportowego: kto za co odpowiada

Rozdzielić obowiązki zarządu klubu sportowego to coś więcej niż wpisać nazwiska na listę. Kto zostaje prezesem, sekretarzem albo skarbnikiem, dostaje też do rąk dane członków, a w klubie siatkarskim często dane dzieci. Tutaj znajdziesz, funkcja po funkcji, czym kto się zajmuje i jaką rolę dostaje w aplikacji klubu, żeby widział dokładnie to, czego potrzebuje.

Jakie obowiązki ma zarząd klubu sportowego?

Większość klubów ma na czele trzy osoby: prezesa, sekretarza i skarbnika. Wokół nich są członkowie zarządu z własnym obszarem albo komisje, które składają sprawozdania zarządowi. Ile funkcji potrzebujesz, zależy od wielkości klubu. Przy kilku drużynach jedna osoba często łączy dwie; duży klub ma osobną komisję do spraw młodzieży i do spraw rozgrywek. Co formalnie zapisano w statucie i kto podpisuje w imieniu klubu, zależy od kraju i od klubu; o tym ten artykuł nie jest. Jest o podziale zadań i o pytaniu, które przy aplikacji klubowej pojawia się od razu: kto musi widzieć co?

Te funkcje często spotkasz w klubie siatkarskim:

• Prezes: kieruje zarządem i walnym zebraniem członków, pilnuje kierunku i jest twarzą klubu na zewnątrz.
• Sekretarz: poczta, e-maile i protokoły, lista członków i wiadomości do członków.
• Skarbnik: budżet, składki, zaległości i sprawozdanie finansowe.
• Sprawy sportowe: trenerzy, zasady szkolenia i podział zawodników na drużyny, często z komisją sportową.
• Młodzież: drużyny młodzieżowe, ich trenerzy i kontakt z rodzicami.
• Rozgrywki: terminarz meczów, hale i to, kto sędziuje, prowadzi protokół albo ma dyżur hali.
• Wolontariusze: kto ma który dyżur, od bufetu po przygotowanie hali.
• Osoba zaufania: to nie jest funkcja w zarządzie, ale to zarząd ją wyznacza. Pełni rolę podobną do osoby odpowiedzialnej za standardy ochrony małoletnich, którą wiele klubów pracujących z dziećmi już wyznaczyło.

Jeśli chcesz zobaczyć na jednej kartce, jak zarząd, komisje i drużyny łączą się ze sobą, rozrysuj schemat organizacyjny swojego klubu.

Obowiązki każdej funkcji i czego kto potrzebuje

Prezes

Prezes prowadzi zebrania, trzyma razem kierunek klubu i rozmawia w jego imieniu z gminą, związkiem i sponsorami. Nie musi robić wszystkiego sam, ale musi widzieć, jak radzą sobie drużyny: czy każda ma trenera, czy zawodnicy przychodzą, czy młodzież przechodzi wyżej. Do tego potrzebuje wglądu we wszystkie drużyny, a nie w składki poszczególnych członków.

Sekretarz

Sekretarz jest pamięcią klubu. Odpowiada na pocztę i e-maile, sporządza protokoły z posiedzeń zarządu i walnego zebrania i prowadzi ewidencję członków. Większość wiadomości do członków też wychodzi od niego. Potrzebuje do tego danych kontaktowych i sposobu, żeby dotrzeć do wszystkich członków naraz. Często to on konfiguruje aplikację klubową i daje dostęp innym.

Skarbnik

Skarbnik przygotowuje budżet, pilnuje wydatków, śledzi, kto zalega ze składką, i na koniec roku przedstawia sprawozdanie, często po tym, jak komisja rewizyjna sprawdzi księgi. Potrzebuje nazwisk, danych kontaktowych i kwot. Czego nie potrzebuje: notatek trenera o zawodniku ani podziału na drużyny na przyszły sezon. Jak prowadzić składki w aplikacji bez programu księgowego, opisujemy w artykule składki członkowskie w klubie siatkarskim.

Sprawy sportowe i młodzież

Członek zarządu do spraw sportowych zajmuje się samą siatkówką: który trener prowadzi którą drużynę, jak dzieli się zawodników na drużyny i co dzieje się na treningach. W większym klubie tę pracę wykonuje komisja sportowa, a jeden z jej członków zasiada w zarządzie. Młodzieżą często zajmuje się osobny koordynator, który wspiera trenerów grup młodzieżowych i rozmawia z rodzicami; wszystko, co do niego należy, znajdziesz w artykule obowiązki koordynatora ds. młodzieży. Żeby śledzić pracę drużyn, żaden z nich nie potrzebuje danych kontaktowych członków. Kto dzieli też zawodników na drużyny albo dzwoni do rodziców, potrzebuje szerszej roli.

Rozgrywki i wolontariusze

Koordynator rozgrywek uzgadnia mecze domowe z halami, załatwia przełożone mecze i pilnuje, żeby na każdym meczu domowym byli funkcyjni, których klub zapewnia sam: zależnie od rozgrywek sekretarz zawodów, osoba na dyżurze hali, a czasem także sędzia. Koordynator wolontariuszy rozdziela pozostałe dyżury: bufet, przygotowanie hali, dzień klubu. Obie funkcje opierają się na grafikach i na sprawiedliwości, bo każdy chce wiedzieć, kto już miał swoją kolej. Potrzebują listy członków i przeglądu hal i dyżurów, a nie finansów.

Osoba zaufania

Osoba zaufania jest punktem kontaktowym w razie niewłaściwych zachowań. Wyznacza ją zarząd, ale najlepiej, żeby w nim nie zasiadała: kto ma skargę na członka zarządu albo trenera, musi móc zwrócić się do kogoś, kto jest od nich niezależny. Pracuje poufnie i w cztery oczy, więc właśnie nie potrzebuje dostępu do notatek trenerów ani adresów wszystkich członków. Więcej o tej roli i o tym, kogo do niej wybrać, przeczytasz w artykule osoba zaufania w klubie sportowym.

Kierownik sekcji siatkówki w klubie wielosekcyjnym

Jeśli siatkówka jest jedną z sekcji klubu z wieloma dyscyplinami, nad wszystkimi sekcjami stoi zarząd główny. Zwykle to on centralnie prowadzi ewidencję członków i składki. Kierownik sekcji siatkówki albo mały zarząd sekcji zajmuje się resztą: trenerami, drużynami, halami i meczami. Dla siatkarzy jest więc jednocześnie prezesem, sekretarzem i koordynatorem sportowym, dopóki nie rozdzieli tych zadań.

Która rola w Koach Club pasuje do której funkcji w zarządzie?

W Koach Club dodajesz członków zarządu z jedną z pięciu ról: Zarządca klubu, Skarbnik, Członek zarządu, Menedżer techniczny i Osoba zaufania. Rola to nie etykieta: decyduje o tym, które sekcje panelu klubu ktoś widzi. Tak rozdzielasz je między funkcje opisane wyżej.

Dwie decyzje podejmujesz sam. Koordynator ds. młodzieży albo koordynator sportowy, który tylko śledzi pracę drużyn, to Menedżer techniczny; jeśli dzieli też zawodników na drużyny, potrzebuje roli Członek zarządu, bo sekcja Podział na drużyny należy do tej roli, a nie do menedżera technicznego. I każdy ma w jednym klubie jedną rolę. Jeśli ktoś jest jednocześnie sekretarzem i skarbnikiem, wybierz rolę Zarządca klubu: tylko ona widzi zarówno składki, jak i podział na drużyny.

Dlaczego rola decyduje o tym, co ktoś widzi

W wielu klubach cały zarząd ma taki sam dostęp do wszystkiego: wspólnego folderu, listy członków, hasła do konta klubu. To działa, dopóki ktoś nie odejdzie i nie zatrzyma swoich kopii albo dopóki osoba zaufania nie może przeglądać adresów e-mail i rodziców wszystkich młodych zawodników, choć nigdy ich nie potrzebuje. W klubie siatkarskim chodzi często także o dane osób niepełnoletnich. Wtedy pytanie, kto ma co w rękach, nie jest formalnością.

W Koach Club podział nie istnieje tylko na ekranie. Sekcja, do której twoja rola nie ma prawa, nie pojawia się na pasku panelu klubu, a każde zapytanie jest jeszcze raz sprawdzane na serwerze pod kątem twojej roli. Menedżer techniczny widzi w sekcji Dziennik drużyny, dla każdej drużyny osobno, obecność, to, co zrobiono z programu, sprawozdanie trenera i notatki o zawodnikach. Niczego nie zmienia i nie widzi danych kontaktowych. Dlaczego ta rola jest tak skrojona, wyjaśniamy w artykule menedżer techniczny jako rola w klubie.

Czego członek zarządu potrzebuje w Koach

Członek zarządu potrzebuje konta Koach, ale nie własnej drużyny ani własnej subskrypcji: jego rola w klubie mieści się w subskrypcji klubu. Zarządca klubu dodaje go w sekcji Administratorzy na adres e-mail tego konta, wybiera rolę w polu Rola i stuka Dodaj administratora. Jeśli członek zarządu nie ma własnej drużyny, przycisk Panel klubu jest od razu na pierwszym ekranie po zalogowaniu; jeśli sam też prowadzi drużynę, znajdzie ten przycisk w zakładce Profil. Panel pokazuje tylko sekcje należące do jego roli. Kolejne kroki oraz to, co się dzieje, gdy ktoś zmienia rolę albo odchodzi, opisujemy w artykule dodawanie administratorów klubu.

Komisje, na przykład komisję sportową albo młodzieżową, zapisujesz w Koach w sekcji Organizacja. A to, co zarząd musi załatwić w ciągu roku, od trenerów po hale, znajdziesz na liście kontrolnej na sezon siatkarski.

Wspólny folder, program do ewidencji członków czy aplikacja klubowa?

Są trzy popularne sposoby, żeby dać zarządowi dostęp do informacji, i każdy ma swoją mocną stronę.

• Wspólny folder z arkuszami kalkulacyjnymi. Za darmo i każdy umie z niego korzystać. Tyle że kto ma dostęp, może też pobrać plik i przesłać go dalej, i tak po sezonie lista członków istnieje w kilku wersjach.
• Program do ewidencji członków. Mocny w tym, do czego powstał: zapisy, członkostwo i pobieranie składek. Tego, co dzieje się na treningach drużyny, zwykle w nim nie ma.
• Aplikacja klubowa z rolami, taka jak Koach Club. Zarząd, trenerzy, zawodnicy i rodzice w jednym miejscu, a każdy widzi to, co wynika z jego roli. Koach jest tylko do siatkówki i dotyczy drużyn oraz pracy wokół drużyn.

Możesz też łączyć: ewidencję członków i pobieranie składek w systemie, który klub już ma, a drużyny i pracę zarządu wokół drużyn w Koach.

Czego Koach nie robi za zarząd

• Nie prowadzi ewidencji członków. Nie ma importu list członków: trener sam dodaje swoich zawodników albo ich zaprasza.
• Nie obsługuje płatności. W sekcji Składki śledzisz, kto ile ma zapłacić, i dodajesz własny link do płatności; Koach nie wysyła ani nie przyjmuje pieniędzy.
• Nie przechowuje statutu, protokołów ani sprawozdań rocznych. Trzymasz je tam, gdzie teraz. Koach nie udziela też porad prawnych i niczego nie wysyła do związku.
• Nie ma panelu klubu dla zwykłych członków. Członek bez roli w klubie widzi ogłoszenia klubowe, swoje dyżury i swoje nieopłacone składki.

Ile kosztuje Koach Club dla zarządu?

Club kosztuje 9,99 € miesięcznie albo 8,33 € miesięcznie przy płatności rocznej, za dowolną liczbę drużyn i trenerów. Członkowie zarządu z rolą w klubie nie płacą nic dodatkowo, a zawodnicy i rodzice korzystają z aplikacji za darmo. Club nie ma okresu próbnego: przez stronę dla klubów umawiasz się na rozmowę, a potem razem z tobą konfigurujemy klub. Jeśli sam prowadzisz drużynę, najpierw testujesz aplikację przez 14 dni za darmo z tą drużyną. Wszystkie kwoty znajdziesz w cenniku.

Częste pytania

Czytaj dalej

Administratorzy klubu: pięć ról i do czego każda służy Menedżer techniczny: rola w klubie, która tylko czyta Zadania koordynatora młodzieży: osiem drużyn, których nie widzisz Struktura organizacyjna klubu sportowego: przykład i szablon

Zobacz 200 ćwiczeń siatkarskich z animacją Pobierz pełny plan treningowy na 8–28 tygodni