Algemene ledenvergadering vereniging: agenda, oproep en notulen

De algemene ledenvergadering van je vereniging is het moment waarop het bestuur verantwoording aflegt en de leden beslissen. Dit artikel geeft de opzet die in elke vereniging werkt, met sjablonen voor de oproeping, de agenda en de notulen. De precieze regels staan in je statuten en in de wet van je land, en die gaan altijd voor.

Wat is een algemene ledenvergadering?

In een vereniging zijn de leden de baas. Het bestuur regelt de dagelijkse gang van zaken, maar de leden benoemen dat bestuur, keuren de cijfers goed, stellen de contributie vast en beslissen over de statuten. Dat doen ze in de algemene ledenvergadering, vaak afgekort tot ALV. In vrijwel elke vereniging is die vergadering er minstens één keer per jaar, en daarnaast wanneer het bestuur of een groep leden een bijzondere vergadering nodig vindt.

Wat precies verplicht is, verschilt per land en per vereniging: hoe vaak je vergadert, hoeveel tijd er tussen de oproeping en de vergadering zit, wie stemrecht heeft en welke meerderheid een besluit nodig heeft. Dat staat in je statuten, en de wet van je land kan er minimumeisen aan stellen. Lees ze voordat je een datum prikt. Dit artikel beschrijft de opzet die daarbinnen bijna overal werkt.

Bij een volleybalclub valt de jaarvergadering meestal na het seizoen, als de cijfers van het afgelopen jaar binnen zijn en de plannen voor het nieuwe seizoen er liggen. Hoe de vergadering in het hele clubjaar past, staat in de jaarplanning van een vereniging.

De voorbereiding: van datum tot oproeping

Stuur de oproeping op de manier die je statuten voorschrijven, meestal schriftelijk; per e-mail mag als je statuten en de wet van je land dat toestaan. Een bericht in de groepsapp is geen oproeping. Het verdwijnt onder de andere berichten, niet elk lid zit in de groep, en achteraf kun je niet aantonen wie het kreeg. Waarom de groepsapp voor dit soort berichten tekortschiet, staat in waarom de WhatsApp-groep vastloopt.

Een oproeping in vijf alinea's, om aan te vullen:

1. Het bestuur nodigt alle leden uit voor de algemene ledenvergadering op [dag en datum] om [tijd] in [plaats, of online via de link hieronder].
2. Op de agenda staan het jaarverslag, het financieel verslag over het afgelopen seizoen, de begroting en de contributie voor volgend seizoen en de verkiezing van [functie]. De volledige agenda staat hieronder.
3. De stukken staan vanaf [datum] op [plek]. Vragen over de cijfers kun je vooraf mailen naar de penningmeester.
4. Wil je je kandidaat stellen voor het bestuur of een voorstel indienen, laat het de secretaris dan vóór [datum] weten.
5. Stemrecht hebben [volgens de statuten, bijvoorbeeld alle leden vanaf 16 jaar, en voor jongere leden één ouder]. Kun je niet komen, dan kun je [als de statuten dat toestaan] een ander lid schriftelijk machtigen.

De agenda: dit staat er bijna altijd op

1. Opening en vaststellen van de agenda.
2. Notulen van de vorige vergadering. De leden keuren ze goed of vragen om een correctie.
3. Mededelingen en ingekomen stukken.
4. Jaarverslag. Leden, teams, resultaten, vrijwilligers en activiteiten; hoe je dat opbouwt, staat in het jaarverslag van een sportvereniging.
5. Financieel verslag. De penningmeester licht inkomsten, uitgaven en reserves toe.
6. Verslag van de kascommissie. Meestal twee leden buiten het bestuur hebben de boeken gecontroleerd; in sommige landen of bij grotere verenigingen doet een externe controleur dat. Daarna vraagt het bestuur de vergadering om het financiële beleid goed te keuren; in sommige landen heet dat décharge verlenen.
7. Benoeming van de nieuwe kascommissie.
8. Begroting en contributie voor het nieuwe seizoen. Hoe je de contributie onderbouwt, lees je in contributie volleybal berekenen.
9. Bestuursverkiezing. Wie aftreedt, wie zich herkiesbaar stelt en wie zich kandidaat stelt. Welke functies er zijn, staat in bestuursfuncties in een vereniging.
10. Voorstellen van bestuur of leden. Bijvoorbeeld een wijziging van het huishoudelijk reglement, een nieuw beleidsplan of een investering.
11. Rondvraag.
12. Sluiting.

Zet alles waarover besloten moet worden vooraf op de agenda. Veel statuten staan niet toe dat de vergadering besluit over een onderwerp dat niet in de oproeping stond, en een besluit dat zo tot stand kwam, kan later worden aangevochten.

Stemmen en besluiten op de ledenvergadering

Laat bij de ingang iedereen tekenen op een presentielijst, met de volmachten erbij. Dan weet je hoeveel leden met stemrecht er zijn, en dat heb je nodig als je statuten voor bepaalde besluiten een minimum aantal aanwezigen eisen. Voor de meerderheid geldt meestal dit, maar je statuten beslissen:

Over zaken stem je meestal met handopsteken. Over personen is een schriftelijke, geheime stemming gebruikelijk, zodat niemand zich bekeken voelt. Spreek af hoe blanco en ongeldige stemmen tellen, en laat twee leden buiten het bestuur de stemmen tellen. De voorzitter noemt de uitslag direct hardop, bijvoorbeeld: "Het voorstel is aangenomen met 34 stemmen voor, 3 tegen en 2 onthoudingen." Een vergadering die online of half online gebeurt, kan alleen als je statuten en de wet van je land dat toestaan, en als je kunt nagaan wie er stemt.

Notulen van de ledenvergadering: wat erin moet

Notulen zijn geen verslag van de discussie maar het bewijs van de besluiten. Een sjabloon dat werkt:

• Kop: naam van de vereniging, datum, plaats, begin- en eindtijd, voorzitter en notulist.
• Aanwezig: het aantal leden met stemrecht, het aantal volmachten, de bestuursleden, en wie zich heeft afgemeld.
• Per agendapunt: een samenvatting van twee of drie zinnen, het besluit letterlijk zoals het is genomen, en de stemuitslag met voor, tegen en onthoudingen.
• Actiepunten: wat er moet gebeuren, wie het doet en wanneer.
• Rondvraag en sluiting.

Zet bovenaan een besluitenlijst, dan hoeft niemand de hele tekst te lezen om te weten wat er is besloten. Stuur het concept binnen een paar weken naar het bestuur en daarna naar de leden; de volgende vergadering stelt het vast. Is er een nieuw bestuurslid gekozen, geef dat dan door aan het register waar je vereniging staat ingeschreven, als de wet van je land dat vraagt.

Zo komen er meer leden naar de vergadering

• Houd het kort. Anderhalf uur is genoeg. Wie weet dat het om tien uur klaar is, komt eerder.
• Zet het interessante vooraan. De contributie en de plannen voor volgend seizoen trekken meer leden dan de notulen.
• Koppel het aan iets leuks. Een seizoensafsluiting, de huldiging van kampioensteams of een hapje na afloop.
• Betrek de ouders. Bij een club met veel jeugd zijn de ouders vaak de stemgerechtigden; nodig ze apart uit.

De ledenvergadering voorbereiden met Koach Club

Koach doet geen stemmingen, geen presentielijst en geen ledenadministratie, en de officiële oproeping moet elk lid met stemrecht bereiken. Gebruik daarvoor het adressenbestand uit je ledenadministratie. Voor de rest van de voorbereiding helpt Koach Club op twee plekken.

Met E-mail in het clubdashboard stuur je een herinnering of de link naar de stukken naar Alle clubleden, Alleen de ouders of een eigen groep, vanaf het eigen domein van de club; versturen kan zodra dat domein gekoppeld is. Leden zonder Koach-account krijgen die mail niet, dus voor de oproeping zelf is het alleen genoeg als echt iedereen een account heeft. Onder Organisatie leg je de commissies vast die de vergadering benoemt, zoals de kascommissie, met per lid een rol als Voorzitter, Secretaris, Penningmeester of Lid. Wat Club verder doet, staat op de pagina voor clubs, en wat het kost op de prijzenpagina.

Veelgestelde vragen

Verder lezen

Jaarplanning vereniging: het clubjaar van een volleybalbestuur Jaarverslag sportvereniging: sjabloon met de sportieve cijfers Bestuursfuncties vereniging: wie doet wat in je volleybalclub

Bekijk 200 volleybaloefeningen met animatie Download een compleet trainingsplan van 8 tot 28 weken