Jaarplanning vereniging: het clubjaar van een volleybalbestuur
Het korte antwoord
Een jaarplanning voor een vereniging legt vast wat het bestuur wanneer regelt: de teamindeling, zaaluren en trainers, de diensten bij de seizoensstart, een controle halverwege en de evaluatie na het seizoen. Koach Club heeft voor elk moment een onderdeel, maar doet geen ledenadministratie en int geen contributie.
Een jaarplanning voor de vereniging zorgt dat het bestuur niet elk jaar op dezelfde momenten wordt verrast: de indeling die te laat komt, de zaal die vol blijkt, de diensten die steeds bij dezelfde mensen terechtkomen. Hieronder het jaar van een volleybalclub, moment voor moment, met per moment wat een app kan overnemen en wat niet.
Wat hoort er in de jaarplanning van een vereniging?
Het jaar van een volleybalclub draait om één datum: de eerste speeldag van de competitie. Die verschilt per land en per bond, dus reken terug vanaf jullie eigen speelkalender. Hieronder gaan we uit van een competitie die in het najaar begint; loopt die bij jullie anders, schuif de momenten dan mee. De planning bestaat uit vijf momenten waarop het bestuur iets beslist of regelt.
- De teamindeling voor volgend seizoen, ruim voor de inschrijfdatum van de bond.
- Zaaluren en trainers, rond voordat de eerste training begint.
- De seizoensstart: diensten verdelen en iedereen bereiken.
- Een controle halverwege, bijvoorbeeld rond de winterstop.
- De afronding: evalueren, de cijfers bewaren en verantwoording afleggen op de algemene ledenvergadering.
Wie welke beslissing neemt en hoeveel weken voor de start, staat in de technische commissie: wie beslist wat, en wanneer; de kant van één team staat in de checklist voor het volleybalseizoen. Hier gaat het om wat het bestuur per moment regelt, en welk onderdeel van Koach Club daarbij helpt.
| Moment | Wat het bestuur regelt | In Koach Club |
|---|---|---|
| Voorjaar, voor de inschrijving | De teams van volgend seizoen indelen en trainers koppelen | Teamindeling, met concepten |
| Zomer, voor de eerste training | Zaaluren per team vastleggen | Zalen, met vaste blokken |
| Seizoensstart | Diensten verdelen en leden informeren | Taakplicht, Zaaldag, bardiensten en Clubmeldingen |
| Halverwege | Zien welke teams aandacht vragen | Teamlogboek met signalen |
| Na de laatste wedstrijd | Evalueren en de cijfers bewaren | Clubrapport en Alles exporteren |
| Het hele jaar | Leden, contributie en de bond | Nee, dat blijft in je ledenadministratie en bij je bond |
Voorjaar: de teamindeling voor volgend seizoen
De indeling is het moment met de meeste spanning. Spelers willen weten waar ze komen, trainers wie ze krijgen, en de bond wil voor de inschrijfdatum weten hoeveel teams je in welke klasse aanmeldt. Wie te laat begint, deelt in onder tijdsdruk.
In Koach doe je dit in het clubdashboard, onder Teamindeling. Met Nieuwe indeling begin je een concept, en zolang het een concept is, verandert er niets aan je echte teams. Met Teams overnemen staan de teams van dit seizoen er in één keer in als bak. Twijfel je tussen twee opzetten, dan maak je met Nog een concept een tweede versie, leeg of als kopie van de eerste, en leg je ze naast elkaar. Per team noteer je de Klasse voor je inschrijving; dat is alleen een notitie, want Koach stuurt niets naar de bond. Kies je bij een nieuw team al een trainer, dan wordt die trainer van dat team zodra de indeling definitief is.
Pas Definitief maken verhuist de spelers echt, en die knop zien alleen clubbeheerders en bestuursleden. Doe dat pas na de laatste wedstrijd van dit seizoen en na de export (zie de tip onderaan): daarna kun je de indeling niet meer aanpassen. De cijfers van een speler gaan mee: de nieuwe trainer ziet ze bij de speler onder "Eerder bij andere teams". Hoe het concept werkt, van bakken tot beoordelingspunten, lees je in een teamindeling voor het nieuwe seizoen maken.
Zomer: zaaluren en trainers rond
Zodra de teams vaststaan, volgt de vraag waar en wanneer ze trainen. Het aantal zaaluren en velden bepaalt hoeveel teams er per avond terechtkunnen.
Onder Zalen voeg je met Zaal toevoegen elke hal toe, met het aantal velden, en met Blok toevoegen de vaste blokken: een weekdag, een begin- en eindtijd, een veld of de hele zaal, en het team. Dat blad is naslag: het zet zelf geen trainingen in de agenda. De trainer plant zijn trainingen daarna met Herhalende trainingen inplannen op het tijdstip uit het rooster. Wil een trainer ruilen of komt er een team bij, dan kijkt iedereen in dezelfde lijst in plaats van in een rondgestuurd bestand van vorig jaar. Zie het vaste weekrooster van je zalen.
Ontbreekt er nog een trainer, dan stuur je per team een link met Trainer uitnodigen; wie hem opent, wordt trainer van dat team. Een trainer die Koach al voor zijn eigen team gebruikt, sluit aan met de Clubcode; zijn team blijft dan op zijn eigen abonnement tot hij het overdraagt aan het clubaccount.
Seizoensstart: diensten verdelen en iedereen bereiken
Een thuiswedstrijd heeft mensen nodig die niet spelen: een teller, een zaalwacht, een scheidsrechter als je bond dat van de club vraagt, en bij clubs met een kantine iemand achter de bar. Zonder afspraak doen steeds dezelfde mensen het. Leg bij de start vast hoeveel diensten er per lid bij horen, en verdeel ze zodra het wedstrijdprogramma bekend is.
- Taakplicht. Met Taakplicht instellen leg je de Norm per seizoen vast: hoeveel diensten er per lid, per gezin of per team bij horen, met vrijstellingen zoals Trainers zijn vrijgesteld of een leeftijdsgrens. Daarna telt Koach zelf mee wie er gedraaid heeft. Zie taakplicht bijhouden in je vereniging.
- Zaaldag. Per thuiswedstrijd deel je een Scheidsrechter, Teller en Zaalwacht in. Automatisch indelen verdeelt de open plekken eerlijk: wie het minst aan de beurt is geweest, komt eerst. De diensten komen bij de spelers in de agenda te staan.
- Bardiensten. Genereer bardiensten voor een jaar maakt voor elke thuiswedstrijd in de komende twaalf maanden een bardienst en verdeelt de plekken eerlijk over leden van 16 jaar en ouder en ouders van jongere spelers uit de andere teams. Het werkt dus pas als de thuiswedstrijden in de agenda's van de teams staan.
- Berichten. Met Clubmeldingen stuur je een melding naar alle leden in de app, en met clubmail een bericht vanaf het eigen domein van de vereniging. Leden zonder Koach-account krijgen geen van beide.
Club richten we samen met je in. Vertel ons hoe jullie clubjaar loopt, dan laten we zien welke onderdelen jullie bestuur als eerste gebruikt. Op Club zit geen proefperiode; één team kun je wel meteen zelf in de app zetten.
Plan een kennismaking Begin met één teamHalverwege: welke teams vragen aandacht?
Zonder vast moment halverwege hoort een bestuur soms pas bij de volgende indeling dat een team al weken zonder plan traint. De winterstop is een logisch moment om alle teams één keer langs te lopen.
In het clubdashboard staat daarvoor het Teamlogboek: per team de laatste trainingen met de aanwezigheid, wat er van het programma is gedaan, het verslag van de trainer en zijn notities over spelers. Het is alleen lezen. Bovenaan telt het signalenblok hoeveel teams er aandacht vragen, met per team wat er opvalt: geen verslag, nog geen programma, spelers die drie trainingen op rij afwezig waren, of notities die op opvolging wachten. Wil iemand dit clubbreed volgen zonder trainer te worden, dan geef je hem de rol Technisch manager: die leest mee in alle teams, verandert niets en ziet geen contactgegevens. Welke rol wat ziet, staat in het clubdashboard van je vereniging.
Einde seizoen: evaluatie, export en de ledenvergadering
Na de laatste wedstrijd wil het bestuur weten hoe het jaar is gegaan, en dat vastleggen voordat de teams opnieuw worden ingedeeld. Op de algemene ledenvergadering vragen leden ernaar: hoeveel teams er speelden en hoe de opkomst was.
Het Clubrapport in je profiel zet alle teams waar je eigenaar of trainer van bent onder elkaar, met per team het lopende seizoen: het aantal spelers, gewonnen en verloren wedstrijden, de opkomst over de trainingen waarop de aanwezigheid is ingevuld, en de topscorer. Met Exporteer clubrapport (CSV) haal je dat binnen voor de vergaderstukken. Ben je niet bij elk team eigenaar of trainer, dan zie je de opkomst van alle teams in het Overzicht van het clubdashboard. Elke trainer rondt daarnaast zijn eigen team af met Nieuw seizoen starten: de resultaten blijven bewaard en het team begint met een schone lei.
Wil je het hele jaar bewaren, dan maak je onder Alles exporteren één bestand met alle teams, spelers, trainingen, aanwezigheid, verslagen, notities en beoordelingen van de club. Alleen de clubbeheerder en een bestuurslid kunnen dat. Het bestand bevat persoonsgegevens van leden, ook van minderjarigen, dus bewaar het zorgvuldig. Wat er precies in zit, lees je bij de clubexport van alle gegevens.
Spreadsheet, ledenadministratie of clubapp: wat past bij jullie clubjaar?
Wij maken Koach. Lees dit dus als het verhaal van een partij met belang, en toets het aan jullie eigen club.
Een gedeelde spreadsheet en agenda kosten niets en zijn in een avond opgezet. Voor een club met twee of drie teams is dat vaak genoeg. Het knelt als het bestand bij één persoon woont, als niet iedereen de nieuwste versie heeft, of als elk jaar dezelfde mensen de diensten draaien omdat niemand bijhoudt wie wat deed.
Een pakket voor ledenadministratie doet de leden en het geld: wie lid is en wat iemand betaalt. Dat blijft nodig, ook naast een clubapp.
Een clubapp voor volleybal, zoals Koach Club, doet het sportieve deel van het jaar: de indeling, de zaaluren, de trainingen en wedstrijden, de diensten en de cijfers aan het eind. Het verschil met de spreadsheet: de opkomst in het clubrapport is wat trainers bij hun trainingen hebben ingevuld, geen lijst die iemand aan het eind nog moet maken. Meer in de app voor je volleybalvereniging.
Wat Koach Club niet overneemt in het clubjaar
Koach vervangt je ledenadministratie niet en heeft geen ledenimport: leden komen binnen doordat een trainer zijn team invoert of iemand uitnodigt. Contributie innen doet Koach ook niet: onder Bijdragen houd je bij wie nog iets open heeft en zet je je eigen betaallink erbij, maar Koach verstuurt en ontvangt geen geld. De begroting en de jaarrekening voor de ledenvergadering maak je dus buiten Koach. Koach stuurt niets naar de bond en is alleen voor zaalvolleybal: een vereniging met meerdere sporten gebruikt het alleen voor de volleybalafdeling. De leeftijdscategorieën in de teamindeling werken met vaste grenzen in jaren en een vaste peildatum, 30 september, en die sluiten niet bij elke bond aan.
Voor welke vereniging Koach Club past, en wat het kost
Koach Club past bij een volleybalclub met meerdere teams waar het bestuur elk jaar dezelfde lijstjes opnieuw maakt: de indeling, het zaalrooster, de diensten en het overzicht aan het eind. Het past minder bij een club met één team, want dan is Coach genoeg, en bij een bestuur dat vooral een systeem zoekt voor leden en geld.
Club kost € 9,99 per maand voor de hele vereniging, of € 8,33 per maand bij jaarbetaling, ongeacht het aantal teams en trainers. Spelers en ouders gebruiken Koach gratis. Vanaf vier teams is Club goedkoper dan losse Coach-abonnementen (4 × € 2,99 = € 11,96). Op Club zit geen proefperiode: laat je gegevens achter op de clubpagina, dan laten we het clubdashboard zien en lopen we door wat jullie nodig hebben. Besluiten jullie door te gaan, dan zetten we de teams en de trainers klaar. Alle bedragen staan op de prijzenpagina.
Exporteer voordat je de nieuwe indeling definitief maakt. Daarna verhuizen de spelers, en na Nieuw seizoen starten toont het clubrapport het nieuwe seizoen. Wil je het afgelopen jaar bewaren voor de ledenvergadering of het archief, exporteer dan eerst het clubrapport en alles van de club.
Veelgestelde vragen
Hoe maak je een jaarplanning voor een sportvereniging?
Begin bij de eerste speeldag van de competitie en reken terug: de inschrijving bij de bond, de teamindeling, de zaaluren en de eerste training hangen daaraan. Zet de vaste momenten van het jaar onder elkaar, met bij elk moment één naam die het regelt en de week waarin het klaar moet zijn. Herhaal die planning elk seizoen en schuif hem mee met de kalender van je bond.
Wanneer begint het bestuur met de teamindeling?
Zodra je weet welke spelers doorgaan en welke stoppen, en in elk geval ruim voor de inschrijfdatum van je bond. In Koach maak je de indeling als concept: zolang hij concept is, verandert er niets aan de echte teams. Maak hem pas definitief na de laatste wedstrijd en nadat je het seizoen hebt geëxporteerd. Dan verhuizen de spelers, en hun cijfers gaan mee naar het nieuwe team.
Werkt dit ook als de competitie in mijn land op een ander moment begint?
Ja. Elke trainer zet met Seizoen instellen het begin en het eind van het seizoen van zijn team, en het clubrapport rekent per team met dat seizoen. De bardiensten maakt Koach uit de thuiswedstrijden die in de agenda's staan, voor de komende twaalf maanden. Je jaarplanning schuift dus mee met de kalender van je eigen bond. Eén ding ligt vast: de leeftijdscategorieën in de teamindeling rekenen met peildatum 30 september.
Kan Koach de ledenadministratie of de contributie van de vereniging doen?
Nee. Koach vervangt je ledenadministratie niet en heeft geen ledenimport. Contributie innen doet Koach ook niet: onder Bijdragen houd je bij wie nog iets open heeft en zet je je eigen betaallink erbij, maar Koach verstuurt en ontvangt geen geld. Koach doet het sportieve deel van het clubjaar: de indeling, de zaaluren, de trainingen en wedstrijden, de diensten en de cijfers.
Kun je Koach Club eerst gratis proberen?
Op Club zit geen proefperiode. Laat je gegevens achter op de clubpagina, dan nemen we contact op, laten we het clubdashboard zien en lopen we door wat jullie vereniging nodig heeft. Besluiten jullie door te gaan, dan zetten wij de teams en de trainers klaar en helpen we je trainers op weg. Club kost € 9,99 per maand voor de hele vereniging. Begin je met één team, dan probeer je Coach eerst 14 dagen gratis, zonder creditcard.
Geef jullie clubjaar één vaste plek
Begin met één team in de app. Voor de hele vereniging richten we Club samen met je in.
Start met KoachOf lees eerst wat de volleybal app voor coaches allemaal doet.