Jahresplanung im Verein: das Jahr eines Volleyballvorstands

Eine Jahresplanung im Verein sorgt dafür, dass der Vorstand nicht jedes Jahr an denselben Stellen überrascht wird: die Einteilung, die zu spät kommt, die Halle, die plötzlich voll ist, die Dienste, die immer bei denselben Leuten landen. Hier das Jahr eines Volleyballvereins, Schritt für Schritt, und bei jedem Schritt, was eine App übernehmen kann und was nicht.

Was gehört in die Jahresplanung eines Vereins?

Das Jahr eines Volleyballvereins dreht sich um ein Datum: den ersten Spieltag der Saison. Der unterscheidet sich je nach Land und Verband, also rechnet von eurem eigenen Spielplan aus zurück. Wir gehen hier von einer Saison aus, die im Herbst beginnt; läuft sie bei euch anders, verschiebt die Zeitpunkte entsprechend. Die Planung besteht aus fünf Zeitpunkten, an denen der Vorstand etwas entscheidet oder regelt.

1. Die Teameinteilung für die nächste Saison, rechtzeitig vor dem Meldeschluss eures Verbands.
2. Hallenzeiten und Trainer, geklärt, bevor das erste Training beginnt.
3. Der Saisonstart: Dienste verteilen und alle erreichen.
4. Eine Zwischenbilanz zur Saisonmitte, zum Beispiel rund um die Winterpause.
5. Der Abschluss: auswerten, die Zahlen sichern und auf der Mitgliederversammlung Rechenschaft ablegen.

Wer welche Entscheidung trifft und wie viele Wochen vor dem Start, steht in der Technischen Kommission: wer entscheidet was, und wann; die Seite eines einzelnen Teams findest du in der Checkliste für die Volleyballsaison. Hier geht es darum, was der Vorstand zu jedem Zeitpunkt regelt und welcher Teil von Koach Club dabei hilft.

Frühjahr: die Teameinteilung für die nächste Saison

Die Einteilung ist der Moment mit der meisten Spannung. Spieler wollen wissen, wo sie landen, Trainer, wen sie bekommen, und der Verband will vor dem Meldeschluss wissen, wie viele Teams du in welcher Klasse meldest. Wer zu spät anfängt, teilt unter Zeitdruck ein.

In Koach machst du das im Vereins-Dashboard unter Teameinteilung. Mit Neue Einteilung beginnst du einen Entwurf, und solange es ein Entwurf ist, ändert sich an deinen echten Teams nichts. Mit Teams übernehmen stehen die Teams dieser Saison auf einen Schlag als Gruppen drin. Schwankst du zwischen zwei Varianten, legst du mit Noch ein Entwurf eine zweite Version an, leer oder als Kopie der ersten, und vergleichst beide nebeneinander. Pro Team notierst du die Klasse für deine Meldung; das ist nur eine Notiz, denn Koach schickt nichts an den Verband. Wählst du bei einem neuen Team schon einen Trainer, wird er Trainer dieses Teams, sobald die Einteilung endgültig ist.

Erst Endgültig machen verschiebt die Spieler wirklich, und diesen Button sehen nur Vereinsadministratoren und Vorstandsmitglieder. Mach das erst nach dem letzten Spiel dieser Saison und nach dem Export (siehe den Tipp unten): Danach kannst du die Einteilung nicht mehr ändern. Die Zahlen eines Spielers ziehen mit um: Der neue Trainer sieht sie beim Spieler unter „Früher in anderen Teams“. Wie der Entwurf funktioniert, von Gruppen bis zu Bewertungskriterien, steht in eine Teameinteilung für die neue Saison erstellen.

Sommer: Hallenzeiten und Trainer festmachen

Sobald die Teams feststehen, folgt die Frage, wo und wann sie trainieren. Die Zahl der Hallenstunden und Felder bestimmt, wie viele Teams pro Abend unterkommen.

Unter Hallen legst du mit Halle hinzufügen jede Halle mit der Zahl ihrer Felder an und mit Block hinzufügen die festen Blöcke: Wochentag, Beginn und Ende, ein Feld oder die ganze Halle, und das Team. Diese Seite ist zum Nachschlagen: Sie trägt selbst keine Trainings in den Kalender ein. Der Trainer plant seine Trainings danach mit Wiederkehrende Trainings einplanen zur Uhrzeit aus dem Hallenplan. Will ein Trainer tauschen oder kommt ein Team dazu, schauen alle in dieselbe Liste statt in eine herumgeschickte Datei vom letzten Jahr. Siehe den Hallenbelegungsplan deines Vereins.

Fehlt noch ein Trainer, schickst du pro Team einen Link mit Trainer einladen; wer ihn öffnet, wird Trainer dieses Teams. Ein Trainer, der Koach schon für sein eigenes Team nutzt, kommt mit dem Vereinscode dazu; sein Team bleibt dann in seinem eigenen Abo, bis er es an das Vereinskonto überträgt.

Saisonstart: Dienste verteilen und alle erreichen

Ein Heimspiel braucht Leute, die nicht spielen: einen Anschreiber, einen Hallendienst, einen Schiedsrichter, wenn dein Verband das vom Verein verlangt, und in Vereinen mit Vereinsheim oder Kiosk jemanden hinter der Theke. Ohne Absprache machen es immer dieselben. Legt zum Start fest, wie viele Dienste pro Mitglied dazugehören, und verteilt sie, sobald der Spielplan steht.

• Vereinsdienste. Mit Vereinsdienste einrichten legst du das Soll pro Saison fest: wie viele Dienste pro Mitglied, pro Familie oder pro Team dazugehören, mit Ausnahmen wie Trainer sind befreit oder einer Altersgrenze. Danach zählt Koach selbst mit, wer seinen Dienst gemacht hat. Siehe Dienstpflicht im Verein erfassen.
• Spieltag. Pro Heimspiel teilst du einen Schiedsrichter, Anschreiber und Hallendienst ein. Automatisch einteilen verteilt die offenen Plätze gerecht: Wer am seltensten dran war, kommt zuerst. Die Dienste erscheinen bei den Spielern im Kalender.
• Thekendienste. Thekendienste für ein Jahr generieren legt für jedes Heimspiel der nächsten zwölf Monate einen Thekendienst an und verteilt die Plätze gerecht auf Mitglieder ab 16 Jahren und Eltern jüngerer Spieler aus den anderen Teams. Das funktioniert also erst, wenn die Heimspiele in den Kalendern der Teams stehen.
• Nachrichten. Mit Vereinsmitteilungen schickst du eine Mitteilung an alle Mitglieder in der App, und mit der Vereins-E-Mail eine Nachricht von der eigenen Domain des Vereins. Mitglieder ohne Koach-Konto bekommen keins von beiden.

Saisonmitte: Welche Teams brauchen Aufmerksamkeit?

Ohne festen Termin zur Saisonmitte erfährt ein Vorstand manchmal erst bei der nächsten Einteilung, dass ein Team seit Wochen ohne Plan trainiert. Die Winterpause ist ein guter Moment, um alle Teams einmal durchzugehen.

Im Vereins-Dashboard gibt es dafür das Teamprotokoll: pro Team die letzten Trainings mit der Anwesenheit, was vom Trainingsprogramm erledigt wurde, den Bericht des Trainers und seine Notizen zu Spielern. Es ist nur zum Lesen. Oben zählt der Signalblock, wie viele Teams Aufmerksamkeit brauchen, mit dem, was pro Team auffällt: kein Bericht, noch kein Programm, Spieler, die dreimal in Folge gefehlt haben, oder Notizen, die auf Nachverfolgung warten. Soll jemand das vereinsweit verfolgen, ohne Trainer zu werden, gibst du ihm die Rolle Technischer Manager: Er liest in allen Teams mit, ändert nichts und sieht keine Kontaktdaten. Welche Rolle was sieht, steht in dem Vereins-Dashboard deines Vereins.

Saisonende: Auswertung, Export und Mitgliederversammlung

Nach dem letzten Spiel will der Vorstand wissen, wie das Jahr gelaufen ist, und das festhalten, bevor die Teams neu eingeteilt werden. Auf der Mitgliederversammlung fragen die Mitglieder danach: wie viele Teams gespielt haben und wie die Trainingsbeteiligung war.

Der Vereinsbericht in deinem Profil listet alle Teams untereinander, deren Eigentümer oder Trainer du bist, mit der laufenden Saison pro Team: die Zahl der Spieler, gewonnene und verlorene Spiele, die Anwesenheit über die Trainings, bei denen sie eingetragen wurde, und den Topscorer. Mit Vereinsbericht exportieren (CSV) holst du das für die Unterlagen der Versammlung heraus. Bist du nicht bei jedem Team Eigentümer oder Trainer, siehst du die Anwesenheit aller Teams in der Übersicht des Vereins-Dashboards. Jeder Trainer schließt außerdem sein eigenes Team mit Neue Saison starten ab: Die Ergebnisse bleiben gespeichert, und das Team beginnt mit einer weißen Weste.

Willst du das ganze Jahr aufbewahren, erstellst du unter Alles exportieren eine Datei mit allen Teams, Spielern, Trainings, Anwesenheiten, Berichten, Notizen und Bewertungen des Vereins. Das können nur der Vereinsadministrator und ein Vorstandsmitglied. Die Datei enthält personenbezogene Daten von Mitgliedern, auch von Minderjährigen, also bewahre sie sorgfältig auf. Was genau drin ist, liest du beim Export aller Vereinsdaten.

Tabelle, Mitgliederverwaltung oder Vereins-App: Was passt zu eurem Vereinsjahr?

Wir machen Koach. Lies das also als Sicht einer Partei mit eigenem Interesse und prüfe es an deinem eigenen Verein.

Eine geteilte Tabelle und ein Kalender kosten nichts und sind an einem Abend eingerichtet. Für einen Verein mit zwei oder drei Teams reicht das oft. Es hakt, wenn die Datei bei einer Person liegt, wenn nicht alle die neueste Version haben oder wenn jedes Jahr dieselben Leute die Dienste machen, weil niemand festhält, wer was gemacht hat.

Eine Software für die Mitgliederverwaltung kümmert sich um Mitglieder und Geld: wer Mitglied ist und was jemand zahlt. Die brauchst du weiterhin, auch neben einer Vereins-App.

Eine Vereins-App für Volleyball wie Koach Club übernimmt den sportlichen Teil des Jahres: die Einteilung, die Hallenzeiten, Trainings und Spiele, die Dienste und die Zahlen am Ende. Der Unterschied zur Tabelle: Die Anwesenheit im Vereinsbericht ist das, was Trainer bei ihren Trainings eingetragen haben, keine Liste, die am Ende noch jemand zusammenstellen muss. Mehr dazu in der App für deinen Volleyballverein.

Was Koach Club im Vereinsjahr nicht übernimmt

Koach ersetzt deine Mitgliederverwaltung nicht und hat keinen Mitgliederimport: Mitglieder kommen dazu, indem ein Trainer sein Team einträgt oder jemanden einlädt. Beiträge zieht Koach auch nicht ein: Unter Beiträge hältst du fest, wer noch etwas offen hat, und hinterlegst deinen eigenen Zahlungslink, aber Koach verschickt und empfängt kein Geld. Haushaltsplan und Kassenbericht für die Mitgliederversammlung erstellst du also außerhalb von Koach. Koach schickt nichts an den Verband und ist nur für Hallenvolleyball: Ein Mehrspartenverein nutzt es nur für die Volleyballabteilung. Die Altersklassen in der Teameinteilung arbeiten mit festen Altersgrenzen und einem festen Stichtag, dem 30. September, und die passen nicht zu jedem Verband.

Für welchen Verein Koach Club passt und was es kostet

Koach Club passt zu einem Volleyballverein mit mehreren Teams, in dem der Vorstand jedes Jahr dieselben Listen neu anlegt: die Einteilung, den Hallenplan, die Dienste und den Überblick am Ende. Weniger passt es zu einem Verein mit einem Team, da reicht Coach, und zu einem Vorstand, der vor allem ein System für Mitglieder und Geld sucht.

Club kostet 9,99 € im Monat für den ganzen Verein oder 8,33 € im Monat bei jährlicher Zahlung, unabhängig von der Zahl der Teams und Trainer. Spieler und Eltern nutzen Koach kostenlos. Ab vier Teams ist Club günstiger als einzelne Coach-Abos (4 × 2,99 € = 11,96 €). Für Club gibt es keine Testphase: Hinterlass deine Daten auf der Vereinsseite, dann zeigen wir dir das Vereins-Dashboard und gehen durch, was ihr braucht. Entscheidet ihr euch dafür, legen wir die Teams und Trainer für euch an. Alle Preise stehen auf der Preisseite.

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