Taakplicht sportvereniging bijhouden: wie heeft zijn diensten gedraaid?

Bijna elke vereniging die diensten verplicht stelt, houdt ze bij in een spreadsheet. Dat gaat goed tot het eerste meningsverschil: een lid zegt dat hij er vorig seizoen wél stond, het vakje zegt van niet, en niemand kan nog terughalen wie dat vakje heeft veranderd. Vanaf dat gesprek is de lijst geen administratie meer maar een mening. Dit artikel laat zien hoe je die telling in Koach neerlegt.

De lijst die niemand meer vertrouwt

Het probleem van de spreadsheet zit niet in het rekenen. Optellen kan iedereen. Het zit in drie dingen die een tabblad niet bewaart: waar een getal vandaan komt, wat er sinds gisteren aan veranderd is, en wie die verandering heeft gemaakt. Zolang niemand ergens iets van vindt, valt dat niet op. Zodra er iets aan de uitkomst hangt — en bij de meeste verenigingen hangt er iets aan — is precies dat de vraag die je moet kunnen beantwoorden, vaak maanden later en met de betrokkene erbij.

In Koach staat dit in de clubomgeving, bij de onderdelen die alleen clubbeheerders te zien krijgen: het onderdeel Taakplicht, in de groep Planning naast Zaaldag en Zalen. Wie daar überhaupt bij mag, regel je met de beheerdersrollen van je club — zie je volleybalclub beheren.

Eén ding neemt Koach niet van je over: het beleid. De app telt; wát er geteld moet worden en wat het gevolg is als iemand achterloopt, beslist de vereniging zelf — dat is beleid dat je eerst vastlegt, met dezelfde zorgvuldigheid als waarmee je de contributie vaststelt. Zonder die afspraken is een teller alleen maar een getal waar iedereen iets anders van vindt.

Aanzetten: geen opt-in, geen administratie

De taakplicht staat standaard uit. Open je het onderdeel bij een club die er nog niets mee doet, dan zie je één scherm: Taakplicht staat uit, met daaronder de knop Taakplicht instellen. Daarmee zet je hem aan.

Die opt-in is een bewuste keuze en geen formaliteit. Een vereniging die geen diensten verplicht stelt, hoort er ook geen administratie van te krijgen — geen lege lijst met nullen achter ieders naam, geen kaartje op het dashboard van leden die nergens aan hoeven te voldoen, en geen nachtelijke boekingen over diensten die nooit als plicht bedoeld waren. Pas als je die knop indrukt, begint Koach mee te tellen.

Vanaf dat moment gebeurt er elke nacht hetzelfde. Koach loopt alle diensten langs die inmiddels geweest zijn en nog niet geboekt waren, en zet ze in het grootboek. Wie ingedeeld stond en zich niet had afgemeld, krijgt een regel; wie zich netjes had afgemeld ook, maar dan zonder waarde. Ging de wedstrijd waar de dienst aan hing niet door, dan komt er eveneens een regel, met de waarde nul en zonder verwijt. En een aanmelding die pas ná de dienstdatum is ontstaan, telt niet als prestatie — anders meldt wie achterloopt zich vanavond aan op drie diensten van vorige maand en staat hij morgen op nul achterstand.

Met een dienst wordt hier elke verplichte klus rond de wedstrijden bedoeld: fluiten, de puntentelling bijhouden, toezicht houden in de zaal, of een avond achter de bar in het clubhuis staan. Waar die diensten vandaan komen is een ander verhaal — het plannen en verdelen ervan staat in bardiensten plannen voor de hele club. De taakplicht doet niets aan het rooster. Hij leest alleen af wat eruit is gekomen.

De stand: wie het meest achterloopt, staat bovenaan

Bovenaan het onderdeel staan twee knoppen naast elkaar: Stand en Afvinken; de instellingen zitten achter het tandwiel rechtsboven. Stand is de lijst waar je voor komt: elk lid één regel, met zijn naam, zijn team, een dunne balk die laat zien hoe ver hij is, en rechts het aantal gedraaide diensten, een schuine streep en de norm die voor hem geldt. Heeft iemand zijn norm gehaald, dan krijgt het getal een groen vinkje; staat iemand vrijgesteld, dan staat daar het woord Vrijgesteld in plaats van een getal.

De volgorde is het belangrijkste aan dat scherm. Er wordt niet op naam gesorteerd en niet op team: de lijst heet Minst gedaan eerst, dus wie naar verhouding het minst van zijn norm heeft gedraaid staat bovenaan, wie de norm al haalde zakt vanzelf naar onderen, en de vrijgestelden staan helemaal onderaan. Een bestuur dat vijf minuten in dit scherm kijkt, hoeft dus niet te zoeken. Boven de lijst staat in één getal hoeveel leden de norm al haalden, en onder de lijst één regel met het clubtotaal: hoeveel leden er achterlopen, en hoeveel diensten er in totaal gedraaid zijn.

Twee dingen die je aan zo'n lijst niet ziet maar die er wel in zitten. Ten eerste wordt één persoon ook echt als één persoon geteld. Iemand kan in dit systeem via twee wegen binnenkomen — als account en als speler in een team — en zonder samenvoeging zou hij zijn diensten op twee hoopjes verzamelen en bij allebei achterlopen. Losse namen worden juist nooit met een account samengevoegd: naamgelijkenis is geen identiteit, en twee mensen die toevallig hetzelfde heten mogen elkaars administratie niet erven.

Ten tweede staat iemand van buiten de vereniging niet in deze lijst. Een scheidsrechter die van elders komt, een ouder van de tegenstander die de punten bijhoudt: hun naam staat wel bij een dienst, maar ze zijn geen lid en hebben dus geen taakplicht. In plaats van een lege norm achter hun naam laat de lijst ze weg. Hun gedraaide diensten tellen wél mee in het clubtotaal onderaan, want dat werk is verzet.

Nog niet afgevinkt is iets anders dan niet gedraaid

De tweede knop heet Afvinken, met het aantal openstaande regels erachter. Daar staan de diensten van de afgelopen tijd die nog door niemand zijn bevestigd, per datum gegroepeerd en de nieuwste bovenaan: naam, soort dienst en team. Is er niets te doen, dan staat er "Niets af te vinken" met de mededeling dat diensten hier de dag erna verschijnen, en een knop Naar zaaldag.

Dat tweede scherm bestaat omdat er een verschil is dat in een spreadsheet verdwijnt. Koach registreert geen aanwezigheid. Als iemand ingedeeld stond en zich niet heeft afgemeld, weet de app dus alleen dát hij ingedeeld stond — niet of hij er die avond ook echt was. Die aanname wordt niet weggemoffeld maar apart gezet: zo'n regel telt als nog niet afgevinkt, en in de stand zie je onder de naam van het lid staan hoeveel van zijn diensten nog niet zijn afgevinkt.

Standaard tellen die onbevestigde diensten gewoon mee, en dat is met opzet: niets doen is niet strafbaar. Een beheerder die er wekenlang niet aan toekomt, hoort daarmee niet het halve ledenbestand op achterstand te zetten. Wie zeker weet dat iemand er stond — of juist niet — vinkt de regel af, en dan verschuift hij van "aangenomen" naar "vastgesteld door een mens".

Afvinken: iedereen staat al aangevinkt

Op het afvinkscherm staat iedereen standaard aangevinkt. Je vinkt dus alleen uit wie er niet was; achter die naam verschijnt dan Niet gedraaid. Onderaan staat één knop die zegt hoeveel diensten je bevestigt (… diensten bevestigen), en die boekt alles in één keer: aangevinkt telt als gedraaid, uitgevinkt als niet gekomen. Let op: de knop noemt alleen het aantal aangevinkten, maar de uitgevinkten worden tegelijk geboekt. Heb je iedereen uitgevinkt, dan heet de knop … als niet gekomen markeren.

De verleiding om er meer keuzes bij te zetten is groot. "Deels gedraaid", "onbekend", "later beslissen": ze klinken allemaal redelijk. Maar dit is een scherm waar iemand op een dinsdagavond doorheen gaat met een lijst van vijftig regels. Hoe meer keuzes er per regel te maken zijn, hoe langer die avond duurt, en hoe groter de kans dat de beheerder halverwege stopt. Van een half afgevinkte lijst klopt de stand van niemand meer — ook niet van de mensen die keurig hun diensten hebben gedraaid. Eén vinkje per regel en één knop onderaan betekent: je komt er doorheen.

Eén beperking zit er wél op. Een dienst die nog moet komen, kun je niet als gedraaid of als niet gedraaid afvinken. Beide zijn waarnemingen, en een waarneming over volgende maand bestaat niet. Afmelden en afgelasten mogen wel vooruit, want die gebeuren juist voordat de dienst begint.

Een bevestiging is een nieuwe regel, geen gum

Hier zit het echte verschil met de spreadsheet. In het grootboek van de taakplicht kun je niets weggooien. Er is geen verwijderknop, ook niet "even voor een correctie", en dat is geen omissie maar het uitgangspunt.

Bij elke bevestiging schrijft Koach er een regel bij, en die regel bevat de datum, de oude waarde, de nieuwe waarde en de naam van de beheerder die het deed, in de trant van gedraaid (1) naar vervallen (0), door Marieke. De nieuwste regel komt bovenaan; komt het veld ooit vol, dan valt de oudste eruit en nooit de nieuwste. Eén ding kan de app niet meer: een regel die is afgevinkt, verdwijnt uit Afvinken, en de regels in de stand zijn niet aan te tikken. Een vergissing bij het afvinken herstel je dus niet zelf in Koach; vink daarom rustig af en kijk de uitgevinkte namen na voordat je op de knop drukt.

Dat klinkt omslachtig tot de eerste keer dat het ergens over gaat. Op een ledenvergadering is de vraag zelden "hoeveel staat er"; de vraag is "waarom staat dat er, sinds wanneer, en wie heeft dat besloten". Een administratie waarin de vorige waarde leesbaar blijft, beantwoordt die vraag zelf. Een spreadsheet waarin iemand een 1 in een 0 heeft veranderd, kan alleen maar zeggen: er staat nu een 0.

Die geschiedenis blijft bovendien binnen het bestuur en komt nooit terecht bij het lid: dat is de kant van de administratie waar je zorgvuldig mee omgaat, net als met de rest van je ledengegevens. Het lid zelf ziet alleen zijn eigen stand, en die van zijn kinderen, op zijn eigen dashboard; wat andere leden hebben gedaan of nagelaten, ziet niemand behalve het bestuur.

De norm en de eenheid

Tellen is de ene helft; de andere helft is de afspraak waartegen je telt. Die legt de clubbeheerder of een bestuurslid vast in Instellingen taakplicht, achter het tandwiel rechtsboven (of via de knop Norm instellen zolang er nog geen norm is): de norm per lid per seizoen, dus hoeveel diensten elk lid draait, en de eenheid waarin je telt, bijvoorbeeld diensten, beurten of punten. Daar stel je ook in onder welke leeftijd leden vrijgesteld zijn, of trainers vrijgesteld zijn, of leden hun eigen stand zien en hoeveel elke soort dienst telt. Je legt het vast met Bewaar in de kop. De eenheid zie je daarna terug in de stand.

Zolang er geen norm is ingesteld, loopt er per definitie niemand achter: je ziet dan wel wie hoeveel gedraaid heeft, maar niet of dat genoeg is. Het grootboek loopt intussen gewoon vol: elke dienst die geweest is, wordt geboekt met de datum en de persoon erbij. Dat is de dure helft van zo'n administratie. Een seizoen dat nooit is bijgehouden, is achteraf niet meer te reconstrueren, en daarom wordt dit vanaf het begin bewaard.

Het advies is dus eenvoudig: zet de taakplicht aan zodra je vereniging met diensten werkt, zodat de telling begint te lopen, en stel de norm in zodra het bestuur erover besloten heeft. Wat je zo opbouwt, is precies wat een spreadsheet nooit heeft kunnen leveren: een lijst waarvan achteraf nog te zeggen valt hoe hij tot stand is gekomen. Hoe de taakplicht zich verhoudt tot de rest van het clubwerk in Koach, laat de pagina voor volleybalverenigingen zien.

Veelgestelde vragen

Verder lezen

Clubbeheerders toevoegen: de vijf rollen en waar ze voor bedoeld zijn Volleybalstatistieken op papier: een werkbaar systeem Ledenlijst volleybalvereniging bijhouden: alle teams op één scherm Vrijwilligersuren bijhouden in je club: sjabloon of app? Scheidsrechters indelen met een app: Excel, software of club-app Kantinedienst rooster: alle diensten gevuld zonder te bellen

Bekijk 200 volleybaloefeningen met animatie Download een compleet trainingsplan van 8 tot 28 weken