Tenere il conto dei turni obbligatori nel club: chi ha fatto la sua parte?

Quasi ogni società che rende obbligatori i turni li tiene su un foglio di calcolo. Funziona bene fino al primo disaccordo: un tesserato dice che l'anno scorso c'era, la casella dice di no, e nessuno riesce più a ricostruire chi quella casella l'ha cambiata. Da quella conversazione in poi l'elenco non è più un'amministrazione ma un'opinione. Questo articolo mostra come mettere quel conteggio dentro Koach.

L'elenco di cui nessuno si fida più

Il problema del foglio di calcolo non sta nei conti. Sommare lo sanno fare tutti. Sta in tre cose che un foglio non conserva: da dove arriva un numero, che cosa è cambiato da ieri, e chi ha fatto quel cambiamento. Finché nessuno ha niente da ridire, non si nota. Ma appena dal risultato dipende qualcosa — e nella maggior parte dei club qualcosa dipende — è esattamente quella la domanda a cui devi saper rispondere, spesso mesi dopo e con l'interessato davanti.

In Koach questo sta nell'area club, fra le parti che vedono solo i gestori del club: la sezione Turni, nel gruppo Pianificazione accanto a Giornata di gara e Palestre. Chi possa accedervi lo decidi con i ruoli di gestione del tuo club — vedi gestire il tuo club di pallavolo.

Una cosa Koach non te la toglie: il regolamento. L'app conta; che cosa vada contato e che conseguenza abbia restare indietro lo decide il club — sono regole che stabilisci prima, con la stessa cura con cui fissi la quota associativa. Senza quegli accordi un contatore è solo un numero su cui ognuno la pensa diversamente.

Attivare: se non lo accendi, non c'è nessuna contabilità

I turni obbligatori sono spenti in partenza. Se apri la sezione in un club che non se ne occupa, vedi una schermata sola: I turni del club sono disattivati, e sotto il pulsante Configura i turni. Con quel pulsante li accendi.

Quell'attivazione volontaria è una scelta consapevole e non una formalità. Una società che non rende obbligatori i turni non deve nemmeno ritrovarsi la contabilità relativa — niente elenco vuoto con uno zero dietro ogni nome, niente scheda sulla dashboard dei tesserati che non devono rispettare nulla, e nessuna registrazione notturna di turni che non erano mai stati pensati come obbligo. Solo quando premi quel pulsante Koach comincia a contare.

Da quel momento ogni notte succede la stessa cosa. Koach ripassa tutti i turni che nel frattempo si sono svolti e non erano ancora registrati, e li mette a registro. Chi era assegnato e non si era cancellato ottiene una riga; anche chi si era cancellato per tempo la ottiene, ma senza valore. Se la partita a cui il turno era agganciato non si è giocata, arriva comunque una riga, con valore zero e senza rimprovero. E un'iscrizione nata solo dopo la data del turno non conta come prestazione — altrimenti chi è indietro stasera si iscrive a tre turni del mese scorso e domani mattina è in pari.

Per turno qui si intende ogni compito obbligatorio intorno alle partite: arbitrare, fare il segnapunti, tenere la sorveglianza in palestra, o passare una serata dietro al bancone del bar della società. Da dove arrivino quei turni è un altro discorso — programmarli e distribuirli è spiegato in turni bar per tutto il club. I turni obbligatori non toccano il calendario. Leggono soltanto che cosa ne è uscito.

La situazione: chi è più indietro sta in cima

In cima alla sezione ci sono due pulsanti affiancati: Situazione e Conferma; le impostazioni stanno dietro l'ingranaggio in alto a destra. Situazione è l'elenco per cui sei venuto: una riga per tesserato, con il nome, la squadra, una barra sottile che mostra a che punto è, e a destra il numero di turni svolti, una barra obliqua e l'obiettivo che vale per lui. Se qualcuno ha raggiunto l'obiettivo, il numero riceve una spunta verde; se qualcuno è esonerato, al posto del numero compare la parola Esente.

La cosa più importante di quella schermata è l'ordine. Non si ordina per nome e non si ordina per squadra: l'elenco si intitola Prima chi ne ha fatti meno, quindi chi ha svolto la parte più piccola del suo obiettivo sta in cima, chi l'ha già raggiunto scende da solo verso il fondo e gli esenti stanno proprio in fondo. Un direttivo che guarda cinque minuti questa schermata non deve quindi cercare niente. Sopra l'elenco un numero dice quanti tesserati hanno già raggiunto l'obiettivo, e sotto l'elenco c'è una riga con il totale del club: quanti tesserati sono in ritardo e quanti turni sono stati svolti in tutto.

Due cose non si vedono in un elenco così, ma ci sono dentro comunque. La prima: una persona viene contata davvero come una persona sola. Nel sistema qualcuno può entrare per due strade — come account e come giocatore in una squadra — e senza unificazione raccoglierebbe i suoi turni su due mucchietti e risulterebbe in ritardo su tutti e due. I nomi sciolti invece non vengono mai uniti a un account: la somiglianza di un nome non è identità, e due persone che per caso si chiamano allo stesso modo non devono ereditarsi la contabilità a vicenda.

La seconda: chi non è tesserato del club non compare in questo elenco. Un arbitro che arriva da fuori, un genitore della squadra avversaria che tiene il punteggio: il loro nome sta pure accanto a un turno, ma non sono soci e quindi non hanno nessun obbligo. Invece di lasciare una soglia vuota dietro il loro nome, l'elenco li omette. I turni che hanno svolto contano comunque nel totale del club in fondo, perché quel lavoro è stato fatto.

Non ancora confermato è un'altra cosa da non svolto

Il secondo pulsante si chiama Conferma, con dietro il numero di righe aperte. Lì stanno i turni degli ultimi tempi che nessuno ha ancora confermato, raggruppati per data con i più recenti in cima: nome, tipo di turno e squadra. Se non c'è niente da fare, compare «Niente da confermare» con l'avviso che i turni compaiono qui il giorno dopo, e un pulsante Vai alla giornata di gara.

Quella seconda schermata esiste perché c'è una differenza che in un foglio di calcolo sparisce. Koach non registra le presenze. Se qualcuno era assegnato e non si è cancellato, l'app sa quindi soltanto che era assegnato — non se quella sera c'era davvero. Quella supposizione non viene nascosta sotto il tappeto ma messa da parte: una riga così conta come ancora da confermare, e nella situazione, sotto il nome del tesserato, vedi quanti dei suoi turni sono ancora da confermare.

Di base quei turni non confermati contano normalmente, ed è voluto: non fare niente non è punibile. Un gestore che per settimane non ci arriva non deve per questo mandare in ritardo mezzo elenco soci. Chi sa per certo che una persona c'era — o che non c'era — conferma la riga, e quella passa da «presunta» a «accertata da una persona».

Conferma: tutti partono già spuntati

Nella schermata di conferma tutti sono spuntati in partenza. Togli quindi la spunta solo a chi non c'era; accanto al suo nome compare allora Non presentato. In fondo c'è un unico pulsante che dice quanti turni stai confermando (Conferma … turni), e registra tutto in una volta: spuntato vale come svolto, senza spunta come non presentato. Attenzione: il pulsante nomina solo il numero di righe spuntate, ma quelle senza spunta vengono registrate nello stesso momento. Se hai tolto la spunta a tutti, il pulsante diventa Segna … come non presentati.

La tentazione di aggiungere altre scelte è forte. «Svolto a metà», «Non so», «Decido dopo»: suonano tutti ragionevoli. Ma questa è una schermata che qualcuno percorre di martedì sera con un elenco di cinquanta righe. Più scelte ci sono da fare per riga, più lunga diventa quella serata, e più grande è la probabilità che il gestore si fermi a metà. Di un elenco confermato a metà non torna la situazione di nessuno — nemmeno quella di chi i suoi turni li ha fatti tutti. Una spunta per riga e un pulsante in fondo vogliono dire: ci arrivi in fondo.

Un limite però c'è. Un turno che deve ancora arrivare non lo puoi segnare né come svolto né come non svolto. Sono tutte e due osservazioni, e un'osservazione sul mese prossimo non esiste. Cancellarsi e annullare invece si può in anticipo, perché quelle cose avvengono proprio prima che il turno cominci.

Una conferma è una riga nuova, non una gomma

Qui sta la differenza vera con il foglio di calcolo. Nel registro dei turni obbligatori non si può buttare via niente. Non esiste un pulsante di eliminazione, nemmeno «solo per fare una correzione», e non è una dimenticanza ma il punto di partenza.

A ogni conferma Koach aggiunge una riga, e quella riga contiene la data, il valore vecchio, il valore nuovo e il nome del gestore che l'ha fatto, nello stile di da svolto (1) a annullato (0), da Marieke. La riga più recente sta in cima; se il campo dovesse riempirsi, cade la più vecchia e mai la più nuova. Una cosa l'app non la fa più: una riga confermata sparisce da Conferma, e le righe della situazione non si possono toccare. Un errore fatto confermando non lo correggi quindi da solo in Koach; conferma con calma e ricontrolla i nomi senza spunta prima di premere il pulsante.

Sembra macchinoso finché non arriva la prima volta in cui la cosa conta davvero. In un'assemblea dei soci la domanda è raramente «quanto c'è scritto»; la domanda è «perché c'è scritto quello, da quando, e chi l'ha deciso». Un'amministrazione in cui il valore precedente resta leggibile risponde da sola. Un foglio di calcolo in cui qualcuno ha trasformato un 1 in uno 0 può dire soltanto: adesso c'è uno 0.

Quella cronologia per giunta resta dentro il direttivo e non arriva mai al tesserato: è quel lato dell'amministrazione da trattare con cura, come tutto il resto dei vostri dati dei soci. Il tesserato vede solo la propria situazione, e quella dei figli, sulla sua dashboard; che cosa hanno fatto o non fatto gli altri non lo vede nessuno tranne il direttivo.

La soglia e l'unità

Contare è una metà; l'altra è l'accordo con cui confronti. Lo fissa il gestore del club o un membro del consiglio in Impostazioni turni, dietro l'ingranaggio in alto a destra (o con il pulsante Imposta obiettivo finché un obiettivo non c'è): l'obiettivo per membro a stagione, cioè quanti turni fa ogni membro, e l'unità in cui si conta, per esempio turni, servizi o punti. Lì imposti anche sotto quale età i membri sono esenti, se gli allenatori sono esenti, se i membri vedono la propria situazione e quanto conta ogni tipo di turno. Lo fissi con Salva in alto. L'unità la ritrovi poi nella situazione.

Finché non è impostata una soglia, per definizione nessuno è in ritardo: vedi sì chi ha fatto quanto, ma non se è abbastanza. Il registro intanto si riempie normalmente: ogni turno che si è svolto viene messo a registro con la data e la persona. È la metà costosa di un'amministrazione come questa. Una stagione mai tenuta non si ricostruisce a posteriori, e per questo viene conservata fin dall'inizio.

Il suggerimento quindi è semplice: accendi i turni appena il tuo club lavora con i turni, così il conteggio parte, e imposta la soglia appena il direttivo l'ha decisa. Quello che costruisci così è esattamente ciò che un foglio di calcolo non ha mai saputo dare: un elenco di cui a posteriori si può ancora dire come è venuto fuori. Come i turni obbligatori si collegano al resto del lavoro di società in Koach lo mostra la pagina per le società di pallavolo.

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