Turni volontari al bar: ogni turno coperto senza telefonate

Preparare i turni volontari al bar non è il problema; il problema è coprirli tutti. Tre settimane prima della giornata in casa ci sono ancora quattro buchi e cominciano le telefonate. Qui leggi come impostare una tabella dei turni che si riempie, e come soci e genitori vedono il proprio turno, lo scambiano e non lo dimenticano.

Cosa c'è in una buona tabella dei turni bar?

Una tabella che funziona risponde, per chiunque ci sia sopra, alle stesse cinque domande. Se ne manca una, arrivano messaggi invece di turni coperti.

• Quando. La data e l'ora di inizio e di fine del turno, non solo "sabato mattina".
• In quanti. Il numero di posti per turno, così ognuno vede se è da solo o in due.
• Chi. I nomi, e per un posto libero il fatto che è libero.
• Per cosa. La partita o il torneo a cui il turno è legato. Se una partita viene spostata, il turno deve seguirla.
• Chi chiamare. Una persona di riferimento per scambi e malattie, con nome.

Una tabella con solo nomi e date lascia il resto alla memoria del volontario. È lì che le cose saltano.

Quanti turni bar ti servono? Un esempio di calcolo

Parti dagli orari di apertura, non dai nomi. Mettiamo che il bar in una giornata in casa sia aperto dalle 9:30 alle 18:30. Sono nove ore, cioè tre turni di tre ore. Con due persone per turno hai sei posti per giornata in casa. Con quindici sabati in casa in una stagione arrivi a 15 × 6 = 90 posti.

Mettici di fronte chi può fare un turno, per esempio 120 soci dai sedici anni in su e genitori dei ragazzi del settore giovanile. Con un turno a persona per stagione hai 120 posti per 90 turni: abbastanza, con trenta di margine per scambi e rinunce. Se il conto non torna, lo sai prima della stagione e non a febbraio. La scelta tra più turni a persona, turni più brevi o il riscatto è in svolgere il turno o riscattarlo, e come si inserisce tutto questo nel resto dell'anno della società in organizzare la stagione di pallavolo.

Dividere in modo equo: regole che riempiono i turni

Le persone accettano più volentieri un turno se vedono che la divisione è equa. Queste regole fanno la maggior parte del lavoro:

• Chi ha fatto meno, va per primo. Così dietro al bancone non c'è ogni anno lo stesso gruppetto di fedelissimi.
• Mai due volte nello stesso giorno. Un sabato intero dietro al bancone è un buon motivo per smettere l'anno dopo.
• Non durante la propria partita. Nemmeno da genitore: vuole vedere giocare suo figlio.
• Un limite di età. I giocatori più giovani non fanno turni; i loro genitori sì. Quale limite scegliere e se si servono alcolici lo decidono la società e le norme del tuo paese.
• Esenzioni messe per iscritto. Allenatori, membri del consiglio o chi ha già un altro incarico fisso: scrivi chi è esentato, così nessuno deve indovinarlo.

In Koach queste regole sono nel pulsante che riempie la stagione. Il consiglio apre nella dashboard della società Giornata di gara, tocca in alto a destra il pulsante con i tre puntini e nel pannello Turni bar sceglie Assegna turni alle nuove partite. A ogni partita in casa dei prossimi dodici mesi viene così aggiunto un turno bar con due posti, assegnato pescando dalle altre squadre: prima chi ha fatto meno turni, nessuno due volte nello stesso giorno e nessuno durante una partita della propria squadra. I giocatori dai sedici anni in su entrano loro stessi nei turni, per i più giovani entrano i genitori. I membri senza data di nascita vengono saltati. Chi viene assegnato riceve un messaggio nell'app, se ha le notifiche attive. Un turno singolo, per esempio per un torneo, lo aggiungi con Pianifica un turno bar. Tutte le regole e le eccezioni sono in i turni bar per tutta la società.

Come vedono soci e genitori il loro turno bar

Una tabella si riempie solo se ognuno vede il proprio turno senza dover aprire un elenco. In Koach un turno bar è nell'agenda. Se lo tocchi, vedi data e ora, la partita e la palestra, quanti posti sono coperti con Completo o il numero di posti da coprire, i nomi e le righe vuote Posto libero. Sotto c'è Mi iscrivo finché c'è posto, oppure Mi cancello se ci sei già.

I genitori vedono nella loro dashboard il blocco I tuoi turni. Se sono assegnati, lì c'è il loro prossimo turno bar con il badge Tu. Se non sono in nessun turno, mostra il prossimo turno bar con un posto libero (Posto libero), altrimenti Niente in programma. I giocatori trovano il loro turno nell'agenda. Per giocatori e genitori Koach è gratuito.

La sera prima del turno chi è in tabella riceve un promemoria sul telefono, per esempio "Domani turno al bar alle 12:30", se in Profilo, sotto Notifiche, è attivo Promemoria il giorno prima. È il promemoria che altrimenti mandi tu, un messaggio alla volta.

Scambiare e cancellarsi senza lasciare buchi

Tutti prima o poi devono scambiare. Il buco nasce solo quando qualcuno si cancella senza che ci sia un altro pronto. Un pulsante apposta per lo scambio Koach non ce l'ha: ti cancelli e il tuo posto torna libero. Chi gestisce i turni bar della società riceve allora un messaggio che c'è di nuovo un posto libero. Conviene comunque accordarsi prima con un sostituto e cancellarsi dopo; così nessuno deve cercare. Il consiglio vede la situazione per ogni partita in Giornata di gara: lì il turno bar compare come etichetta Bar con i nomi o il numero di posti liberi.

Se il consiglio sposta una partita in casa a un altro orario, un turno bar che era all'orario vecchio si sposta con lei. Un turno fissato su un orario di apertura fisso resta dov'è.

Turni obbligatori, riscatto e chi non si è presentato

Molte società legano la tabella a un obbligo di turni: ogni socio fa un certo numero di turni a stagione, e chi non vuole li riscatta. Se questo vada bene per la tua società lo decidono il consiglio e i soci; i pro e i contro sono in svolgere il turno o riscattarlo. In Koach la parte Turni tiene il conto di chi ha fatto i suoi turni; dopo il turno il consiglio spunta chi non c'era. Come funziona lo leggi in tenere il conto dei turni obbligatori. Se è attivo I membri vedono la propria situazione (lo è di serie) e la società ha fissato una quota, ogni membro vede nella dashboard quanti turni gli mancano; vedi la tua situazione nell'app.

Il bar di solito è aperto nei giorni in cui si gioca in casa. Come organizzare quella giornata, con campi, orari, arbitri e segnapunti, lo trovi in organizzare le partite in casa. I turni bar e il resto della dashboard della società fanno parte dell'abbonamento Club; quanto costa è sulla pagina dei prezzi e cosa fa per una società sulla pagina per le società.

Domande frequenti

Continua a leggere

Turni bar per tutto il club: un pulsante, un anno pianificato Quanti turni mi mancano ancora? La tua situazione nell'app Organizzare le partite in casa di pallavolo: campi, orari e turni

Guarda 200 esercizi di pallavolo animati Scarica un programma di allenamento completo da 8 a 28 settimane