Organizzare le partite in casa di pallavolo: campi, orari e turni

Organizzare le partite in casa con quattro o cinque squadre nello stesso sabato è soprattutto una questione di ordine: prima palestra e campi, poi gli orari, poi le persone. Qui trovi una checklist, un esempio di programma che torna, e come chiudi la giornata in Koach.

Cosa devi organizzare per una giornata di partite in casa?

Una giornata in casa sta in piedi o crolla con una lista chiusa prima della stagione. Ecco cosa ci va:

• La palestra e la prenotazione. Dal montaggio allo smontaggio, non solo il tempo di gioco.
• I campi. Quanti campi puoi montare, con reti, pali, antenne e un tavolo per campo.
• Gli orari di inizio. A volte li fissa la federazione o il campionato, a volte li scegli tu entro le regole.
• Gli ufficiali. Per ogni partita un arbitro e un segnapunti. Chi li fornisce e quale formazione serve cambia da paese a paese e da campionato a campionato; guarda nel tuo regolamento.
• Responsabile di palestra e bar. Una persona che sia il punto di riferimento in palestra, e un bar con qualcuno dietro al bancone.
• Comunicazione. Indirizzo e orario di inizio alle squadre avversarie, il programma ad allenatori, giocatori e genitori.
• Dopo. Comunicare i risultati dove la federazione lo chiede, e lasciare la palestra in ordine.

Ufficiali e bar sono la parte più impegnativa, perché si tratta di persone. Come assegnare gli arbitri lo trovi in assegnare gli arbitri; cosa fa esattamente un segnapunti in il refertista in una partita di pallavolo; e come si riempie il bar in i turni volontari al bar.

Un esempio di programma per un sabato

Conta due ore per partita, dall'inizio a quando il campo è di nuovo libero. Con tre o quattro set di solito bastano; una partita al quinto set può sforare, e per questo a fine giornata tieni del margine. Dove va a finire quel tempo lo leggi in quanto dura una partita di pallavolo. Un esempio con due campi e la palestra prenotata dalle 9:00 alle 18:30:

Sono otto partite. Con un arbitro e un segnapunti per partita hai sedici turni da ufficiale. Ci aggiungi due responsabili di palestra (mattina e pomeriggio) e il bar, per esempio due turni da tre persone: sei posti. In tutto 24 turni per un solo sabato. La divisione logica: chi gioca alle 16:00 arbitra o fa il segnapunti la mattina alle 10:00 per il giovanile, e chi gioca alle 12:00 fa un turno nelle partite delle 16:00.

Non mettere una partita subito dopo una partita lunga senza respiro. Se quella delle 12:00 si allunga fino alle due e un quarto, tutto su quel campo slitta di un quarto d'ora e l'ultima partita esce dalla prenotazione. Aiutano due cose: metti presto le partite che durano meno, e dopo l'ultimo inizio più due ore tieni mezz'ora per lo sforamento e lo smontaggio. Nell'esempio è dalle 18:00 alle 18:30.

Giornata di gara e piano del giorno: due schermate in Koach

Nella dashboard della società, sotto Pianificazione, ci sono due cose che si somigliano ma fanno cose diverse.

• Giornata di gara è la panoramica di tutte le partite in casa in un periodo: le prossime 4 o 12 settimane, oppure tutta la stagione. Per ogni partita vedi i turni, in alto quanti posti sono ancora liberi, e in basso il pulsante Assegna automaticamente.
• Il piano del giorno è la pianificazione di una sola giornata. Lo apri dalla panoramica con il link Piano del giorno accanto a una data. Per ogni palestra vedi i campi e gli orari di inizio come una griglia, e in alto Palestra prenotata con gli orari.

Entrambe mostrano solo le partite in casa. Le trasferte e le partite annullate non ci sono. Le partite di un torneo invece ci sono, ma lì organizzi solo i turni: orario e campo vengono dal torneo.

Campi, orari e turni in pochi tocchi

1. Fissa la prenotazione della palestra. In Palestre metti un blocco di tipo Partita nel giorno in cui giochi in casa. Il piano del giorno ne tiene conto e avvisa con Fuori prenotazione se una partita (con due ore di gioco) non ci sta.
2. Distribuisci i campi. Assegna i campi mette ogni partita senza campo, in ordine di orario, sul campo con il numero più basso che in quel momento è libero per due ore. Quello che ha già un campo resta dov'è.
3. Sposta un orario se serve. Tocca una partita e scegli un altro orario, un'altra palestra o un altro campo. Se sposti l'orario, l'allenatore di quella squadra riceve una scheda nella dashboard ("Partita in casa ora alle" con il nuovo orario), non una notifica push. Con Avvisa la squadra poi manda lui una notifica alla sua squadra. Se la partita viene dal calendario della federazione, l'app ti ricorda di comunicare il nuovo orario anche alla federazione. La data qui non si può spostare.
4. Assegna gli ufficiali. Assegna i turni prepara per ogni partita di quel giorno un arbitro e un segnapunti e li assegna subito. Una persona riceve al massimo due turni al giorno, con almeno due ore tra gli orari di inizio, e chi gioca intorno a quell'ora o quel giorno è in trasferta viene saltato. Chi è già assegnato resta.
5. Condividi il programma. Con Condividi scegli Condividi come PDF (per ogni palestra una tabella con partita, orario, campo, arbitro e segnapunti) oppure Condividi come testo (WhatsApp).

Gioca una squadra che non usa Koach, o una partita non è ancora in calendario? Con Aggiungi partita il consiglio la inserisce da sé, come partita in casa di quella squadra.

Ufficiali e volontari: chi fa cosa?

In fondo a Giornata di gara c'è l'elenco Ufficiali. Per ogni persona indichi con gli interruttori Arbitro e Segnapunti cosa sa fare, e se vuoi un livello. Solo chi è in quell'elenco può essere assegnato in automatico. L'assegnazione automatica guarda prima chi ha fatto meno turni in questa stagione. In Giornata di gara riempie solo i posti liberi dei turni che esistono già; con Aggiungi turno metti prima un ruolo su una partita e scegli subito chi lo fa.

Chi viene assegnato vede il turno nella sua agenda e lì può cancellarsi; il suo nome compare allora con "ha disdetto" nell'etichetta, e a un'assegnazione successiva non torna su quel turno. Il turno bar di quel giorno compare come etichetta a parte Bar accanto alla partita. Altro su Giornata di gara e sulle etichette dei turni per partita lo leggi in arbitro e segnapunti per le partite in casa.

Giornata di gara, piano del giorno e Palestre sono per il gestore del club e il membro del consiglio, e fanno parte dell'abbonamento Club. Quanto costa è sulla pagina dei prezzi, e cos'altro fa per una società sulla pagina per le società. Come le giornate in casa si inseriscono nell'anno della società lo trovi in organizzare la stagione di pallavolo.

Domande frequenti

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