Thuiswedstrijden organiseren: velden, tijden en vrijwilligers

Thuiswedstrijden organiseren met vier of vijf teams op één zaterdag is vooral een kwestie van volgorde: eerst de zaal en de velden, dan de tijden, dan de mensen. Hier vind je een checklist, een voorbeeldschema dat klopt, en hoe je de dag in Koach rond krijgt.

Wat moet je regelen voor een thuiswedstrijddag?

Een thuisdag valt of staat met een lijst die vóór het seizoen af is. Dit hoort erop:

• De zaal en de zaalhuur. Van het opbouwen tot het afbouwen, niet alleen de speeltijd.
• De velden. Hoeveel velden je kwijt kunt, met netten, palen, antennes en een tafel per veld.
• De aanvangstijden. Soms legt de bond of competitie ze vast, soms kies je ze zelf binnen de regels.
• Officials. Per wedstrijd een scheidsrechter en een teller. Wie die levert en welke opleiding ze nodig hebben, verschilt per land en per competitie; kijk in je eigen reglement.
• Zaalwacht en bar. Iemand die het aanspreekpunt in de zaal is, en een bezette kantine.
• Communicatie. Adres en aanvangstijd naar de tegenstanders, het schema naar trainers, spelers en ouders.
• Na afloop. De uitslagen doorgeven waar de bond dat vraagt, en de zaal netjes achterlaten.

De officials en de bar zijn het meeste werk, omdat het om mensen gaat. Hoe je scheidsrechters indeelt, staat in scheidsrechters indelen; wat een teller precies doet in de teller bij een volleybalwedstrijd; en hoe de kantine zich vult in een kantinedienst rooster.

Een voorbeeldschema voor één zaterdag

Reken per wedstrijd twee uur, van aanvang tot het veld weer vrij is. Bij drie of vier sets is dat meestal genoeg; een vijfsetter kan uitlopen, en daarvoor houd je aan het eind van de dag ruimte over. Waar die tijd heen gaat, staat in hoe lang een volleybalwedstrijd duurt. Een voorbeeld met twee velden en een zaalhuur van 9:00 tot 18:30:

Dat zijn acht wedstrijden. Met een scheidsrechter en een teller per wedstrijd heb je zestien officialsdiensten. Daarbij komen twee zaalwachten (ochtend en middag) en de bar, bijvoorbeeld twee diensten van drie mensen: zes plekken. Samen 24 diensten voor één zaterdag. De logische verdeling: wie om 16:00 speelt, fluit of telt 's ochtends om 10:00 bij de jeugd, en wie om 12:00 speelt, doet een dienst bij de wedstrijden van 16:00.

Plan geen wedstrijd strak achter een lange wedstrijd. Loopt die van 12:00 uit tot kwart over twee, dan schuift alles op dat veld een kwartier op en komt de laatste wedstrijd buiten de zaalhuur. Twee dingen helpen: zet de wedstrijden die het kortst duren vroeg op de dag, en houd na de laatste aanvang plus twee uur een halfuur over voor uitloop en afbouw. In het voorbeeld is dat 18:00 tot 18:30.

Zaaldag en Wedstrijddag: twee schermen in Koach

In het clubdashboard staan onder Planning twee dingen die op elkaar lijken maar iets anders doen.

• Zaaldag is het overzicht van alle thuiswedstrijden in een periode: de komende 4 of 12 weken, of het hele seizoen. Per wedstrijd zie je de diensten, bovenaan hoeveel plekken er nog open zijn, en onderaan de knop Automatisch indelen.
• Wedstrijddag is de planning van één dag. Je opent hem in de Zaaldag met de link Dagplanning bij een datum. Per zaal zie je de velden en de aanvangstijden als rooster, en bovenaan Zaal gehuurd met de tijden.

Allebei tonen ze alleen thuiswedstrijden. Uitwedstrijden en afgelaste wedstrijden staan er niet in. Wedstrijden van een toernooi staan er wel, maar daar regel je alleen de diensten: tijd en veld komen uit het toernooi.

Velden, tijden en diensten in een paar tikken

1. Leg de zaalhuur vast. Zet in Zalen een blok van de soort Wedstrijd op de dag dat je thuis speelt. De Wedstrijddag rekent daarmee en waarschuwt met Buiten zaalhuur als een wedstrijd (met twee uur speeltijd) er niet in past.
2. Verdeel de velden. Velden verdelen zet elke wedstrijd zonder veld, op volgorde van tijd, op het laagste veld dat dan twee uur vrij is. Wat al een veld heeft, blijft staan.
3. Schuif een tijd als het moet. Tik op een wedstrijd en kies een andere tijd, zaal of veld. Verschuif je de tijd, dan krijgt de trainer van dat team een kaart op zijn dashboard ("Thuiswedstrijd nu om" de nieuwe tijd), geen pushbericht. Met Team laten weten stuurt hij zijn team daarna zelf een melding. Komt de wedstrijd uit het bondsprogramma, dan zegt de app erbij dat je de nieuwe tijd ook aan de bond doorgeeft. De datum verzetten kan hier niet.
4. Deel de officials in. Diensten indelen zet bij elke wedstrijd van die dag een scheidsrechter en een teller klaar en deelt ze meteen in. Iemand krijgt hooguit twee diensten per dag, met minstens twee uur tussen de aanvangstijden, en wie zelf rond die tijd speelt of die dag uit speelt, wordt overgeslagen. Wie al is ingedeeld, blijft staan.
5. Deel het schema. Met Delen kies je Delen als PDF (per zaal een tabel met wedstrijd, tijd, veld, scheidsrechter en teller) of Delen als tekst (WhatsApp).

Speelt er een team dat Koach niet gebruikt, of staat een wedstrijd nog niet in het programma? Met Wedstrijd toevoegen zet het bestuur hem er zelf bij, als thuiswedstrijd van dat team.

Officials en vrijwilligers: wie doet wat?

Onderaan de Zaaldag staat de lijst Officials. Per persoon zet je met de schakelaars Scheidsrechter en Teller wat iemand kan, en desgewenst een niveau. Alleen wie op die lijst staat, kan automatisch worden ingedeeld. Automatisch indelen kijkt eerst naar wie dit seizoen de minste diensten heeft. In de Zaaldag vult het alleen de open plekken van diensten die er al staan; met Dienst toevoegen zet je eerst een rol bij een wedstrijd en kies je meteen wie hem doet.

Wie is ingedeeld, ziet de dienst in zijn agenda en kan zich daar afmelden; zijn naam staat dan met "afgemeld" in de chip, en bij een volgende indeling komt hij niet opnieuw op die dienst. De bardienst van die dag staat als aparte chip Bar bij de wedstrijd. Meer over de Zaaldag en de dienstenchips per wedstrijd lees je in scheidsrechter en teller indelen per thuiswedstrijd.

Zaaldag, Wedstrijddag en Zalen zijn er voor de clubbeheerder en het bestuurslid, en horen bij het abonnement Club. Wat dat kost, staat op de prijzenpagina, en wat het verder voor een vereniging doet op de pagina voor clubs. Hoe de thuisdagen in het hele clubjaar passen, staat in het volleybalseizoen organiseren.

Veelgestelde vragen

Verder lezen

Scheidsrechter en teller indelen per thuiswedstrijd: de Zaaldag Scheidsrechters indelen met een app: Excel, software of club-app Teller bij een volleybalwedstrijd: je taken voor, tijdens en na

Bekijk 200 volleybaloefeningen met animatie Download een compleet trainingsplan van 8 tot 28 weken