Scheidsrechter en teller indelen per thuiswedstrijd: het tabblad Zaaldag
Op donderdagavond staat er bij de wedstrijden van zaterdag nog geen naam. Er moet iemand fluiten, iemand tellen en meestal ook iemand de zaal openen — drie plekken per wedstrijd, en op een volle speeldag vijf wedstrijden achter elkaar. Het is het werk dat elke week terugkomt en waar elke vereniging elk seizoen opnieuw iemand voor zoekt. Het tabblad Zaaldag is voor precies dat lijstje gemaakt.
Wat er per thuiswedstrijd geregeld moet worden
Bij een thuiswedstrijd levert de ontvangende vereniging de mensen rond het veld. In de meeste competities zijn dat er drie: iemand die fluit, iemand die het wedstrijdformulier bijhoudt en de stand bedient, en iemand die de zaal open heeft, de netten klaarzet en aanspreekbaar is als er iets misgaat — de zaalwacht. Bij een uitwedstrijd regelt de tegenstander dat, dus daar hoef jij niets voor te doen.
Het tabblad Zaaldag in de clubomgeving gaat over precies die plekken. Het zet de thuiswedstrijden van al je teams onder elkaar, gegroepeerd per datum, met de tijd en de zaal erbij. Uitwedstrijden staan er niet tussen en een afgelaste wedstrijd valt eruit: daar hoeft niemand meer voor te komen. Bovenaan kies je hoe ver je vooruitkijkt — vier weken, twaalf weken (de stand waarin het scherm opent) of het hele seizoen. Die laatste stand kijkt veertig weken vooruit, dus vrijwel een volledig speeljaar; met vier weken houd je juist alleen de eerstvolgende speeldagen over.
Zelf bepalen welke rollen bij een wedstrijd horen
Onder elke wedstrijd staan drie gestippelde knoppen: + Scheidsrechter, + Teller en + Zaalwacht. Je tikt aan wat je bij díe wedstrijd nodig hebt. Zodra een rol klaarstaat, verdwijnt zijn knop uit het rijtje, zodat er geen twee van dezelfde rol bij één wedstrijd kunnen ontstaan.
Dat lijkt een detail, maar het is het hele verschil met een vast rooster waarin elke wedstrijd dezelfde drie regels krijgt. In de praktijk vraagt niet elke wedstrijd hetzelfde. Bij een ochtend met vier jeugdwedstrijden achter elkaar zet je vaak één zaalwacht neer voor het hele blok en verder niets. Bij een wedstrijd waarvoor de competitieorganisatie zelf een scheidsrechter aanwijst, zet je alleen een teller klaar. En bij de wedstrijd waar het om gaat, zet je alle drie de rollen neer. Je maakt dus geen roosterregels aan die je daarna weer moet doorstrepen — je zet alleen klaar wat er echt ingevuld moet worden.
Wat je klaarzet, wordt een dienst met een eigen naam, in de vorm Scheidsrechter · Dames 1 - VC Zwolle, op de datum en het tijdstip van de wedstrijd. Bedenk je je, dan haal je de rol weg met het kruisje ernaast. De app vraagt eerst om bevestiging: Deze dienst verwijderen? Wie ingedeeld staat, gaat mee weg.
Iemand kiezen die het ook mag
Naast elke rol staat de knop Indelen. Die opent een lijst met de mensen die jullie zelf als official hebben aangemeld, met hun niveau achter de naam — zodat je bij de wedstrijd van het eerste team niet per ongeluk iemand neerzet die net zijn eerste jeugdwedstrijd heeft gefloten.
Belangrijker nog: die lijst is per rol al gefilterd. Bij Scheidsrechter zie je alleen de mensen bij wie Kan fluiten aanstaat, bij Teller alleen wie Kan tellen aanstaat. Wie het niet mag, verschijnt dus niet in de keuzelijst — je kunt hem niet per ongeluk kiezen. Dat is precies het punt waar een spreadsheet je in de steek laat: daar staan alle namen door elkaar en moet je zelf onthouden wie wat mag. Zaalwacht kent die grens niet; wie op de lijst staat, kan de zaal draaien.
Eén uitzondering is goed om te weten: staat het vinkje voor die rol bij niemand aan, dan toont de app tóch de hele lijst. Anders zou de knop niets doen en zou je niet zien waaróm. Kloppen de vinkjes, dan klopt de keuzelijst.
De lijst zelf staat onderaan hetzelfde tabblad, onder het kopje Wie kan fluiten of tellen. Zolang die leeg is, valt er niets in te delen — het is dus de eerste stap van dit hele scherm. Wie er in die lijst thuishoort en hoe je de clubomgeving verder inricht, staat in van één team naar de hele vereniging. Iemand die je per ongeluk hebt ingedeeld, haal je weg door zijn naam bij de wedstrijd aan te tikken.
De knop die de open plekken verdeelt
Boven de wedstrijden staat Automatisch indelen. Net als bij de bardiensten komt wie het minst aan de beurt is geweest eerst. Wat hier anders werkt — en wat je moet weten voordat je op de knop drukt — is waarover die telling loopt. De verdeling kijkt niet alleen naar de weken die je op het scherm ziet, maar naar alles wat er vanaf vandaag aan zaaldagdiensten in de planning staat — ook bij wedstrijden die verderop in het seizoen liggen, buiten je gekozen periode. Deel je eerst het hele seizoen in en daarna nog eens een blok van vier weken bij, dan telt wie in die eerste ronde al drie keer is neergezet, gewoon mee. Zonder die bredere telling zou iemand die verderop al volzit, in elke nieuwe ronde weer bovenaan beginnen.
Verder gelden twee regels die je merkt zodra je het rooster naleest: niemand krijgt twee zaaldagdiensten op dezelfde dag, en de knop vult alléén plekken bij rollen die je zelf hebt klaargezet. Hij verzint dus geen diensten. Blijft er na afloop iets over — te weinig mensen, of te weinig mensen die mogen fluiten — dan staat daar gewoon Nog niemand ingedeeld en zie je in één blik welke wedstrijden nog aandacht vragen.
Voordat de knop iets doet, vraagt de app om bevestiging — een ronde automatisch indelen doe je niet per ongeluk. Daarna verschijnt de dienst in de agenda van de ingedeelde persoon, tussen zijn trainingen en wedstrijden, en daar kan hij zich ook afmelden; dan staat zijn naam met een kruisje in het rooster en telt de plek weer als open. Een indeling die niemand heeft gelezen is nog geen indeling, dus is het de moeite waard om er na een ronde zelf een clubmelding achteraan te sturen met de vraag om even in de agenda te kijken.
Een zaaldagdienst en een bardienst zijn twee losse dingen
Dit is de verwarring die op elke club één keer opduikt. Een zaaldagdienst en een bardienst zijn in de app twee aparte diensten, ook als ze bij dezelfde wedstrijd horen. Ze hebben elk hun eigen rooster, hun eigen indeling en hun eigen knop. Ze kijken ook niet naar elkaar: iemand kan in theorie voor allebei worden ingedeeld op dezelfde wedstrijd — als teller in de zaal én achter de bar.
Dat is geen fout, want op veel clubs is dat ook precies wat er gebeurt (eerst tellen, daarna de bar). Maar het betekent wel dat je bij een drukke speeldag de dag zelf even naleest voordat je hem verstuurt. De twee roosters verschillen ook in reikwijdte: de bardiensten kun je in één keer voor een heel jaar laten genereren, terwijl je de zaaldag per periode indeelt — voor de wedstrijden die er dan al staan.
Wie het rooster maakt, en wat je eromheen afspreekt
Het tabblad Zaaldag is niet voor iedereen zichtbaar: het hoort bij de mensen die de clubomgeving beheren, niet bij de trainers. Wie dat bij jullie zijn en wat zo iemand verder mag, staat in je volleybalclub beheren. In de praktijk is het handig als één persoon dit rooster maakt en één ander het kan overnemen bij vakantie — zodat de vraag "wie doet dat eigenlijk" nooit meer op vrijdagavond gesteld hoeft te worden.
Wat de app niet voor je beslist, is de afspraak eronder: of een lid verplicht is een dienst te draaien, hoeveel diensten dat er per seizoen zijn en of je die mag afkopen. Dat is beleid dat de club eerst zelf vastlegt — de vier manieren om clubtaken te verdelen zetten de keuzes op een rij. Werkt jullie club met zo'n verplichting, dan kan een gedraaide zaaldagdienst daarin meetellen; hoe zwaar, bepaalt de club zelf per soort dienst.
De volgorde die het beste werkt is daarmee ook meteen de kortste: leg eerst vast wie er mag fluiten en tellen, zet daarna per wedstrijd de rollen klaar die je echt nodig hebt, en druk pas dan op de knop. Wat er dan nog open blijft staan, is geen roosterprobleem meer maar een mensenprobleem — en dat is tenminste het juiste gesprek.
Kort: de knop vult alleen plekken die er al staan. Zet dus eerst de rollen per wedstrijd klaar en deel daarna pas automatisch in — anders lijkt het of er niets gebeurt.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als ik twee keer op Automatisch indelen druk?
Dan raakt er niets overschreven. De knop kijkt alleen naar plekken waar nog niemand staat en laat de namen die er al staan met rust, of je die nu zelf hebt gekozen of in een eerdere ronde hebt laten verdelen. Je kunt hem dus rustig opnieuw gebruiken zodra er wedstrijden of rollen bij zijn gekomen.
Ik heb bij de verkeerde wedstrijd een rol klaargezet. Kan ik dat terugdraaien?
Ja, met het kruisje naast de rol. De app vraagt eerst om bevestiging, want wie er al ingedeeld staat gaat mee weg en die dienst verdwijnt dan ook uit zijn agenda. Ongedaan maken achteraf kan niet: je zet de rol gewoon opnieuw klaar en deelt opnieuw in.
Krijgt iemand automatisch bericht dat hij is ingedeeld?
Nee. De dienst verschijnt wel meteen in zijn eigen agenda in de app, tussen zijn trainingen en wedstrijden, maar er gaat geen aparte mail of melding de deur uit. Wil je zeker weten dat mensen het gezien hebben, stuur dan na een ronde indelen zelf een clubmelding.
Waarom zie ik bij hele seizoen niet echt alle wedstrijden van het jaar staan?
De app vraagt bij die stand veertig weken op, maar de server geeft nooit meer dan een half jaar vooruit terug. Dat is een bewuste grens, zodat een enkele vraag geen lijst van duizenden wedstrijden kan openzetten. In de praktijk merk je er weinig van: wedstrijden die verder weg liggen schuiven vanzelf in beeld zodra je later opnieuw indeelt.
Probeer het zelf in Koach
Minder administratie, meer coachen — vanaf je eerstvolgende training.
Start met Koach