Kantinedienst rooster: alle diensten gevuld zonder te bellen

Een kantinedienst rooster maken is het probleem niet; het rond krijgen wel. Drie weken voor de thuisdag staan er nog vier gaten en begint het bellen. Hier lees je hoe je een rooster opzet dat zich vult, en hoe leden en ouders hun eigen dienst zien, ruilen en niet vergeten.

Wat staat er in een goed kantinedienst rooster?

Een rooster dat werkt, beantwoordt voor iedereen die erop staat dezelfde vijf vragen. Ontbreekt er één, dan krijg je appjes in plaats van gevulde diensten.

• Wanneer. De datum en de begin- en eindtijd van de dienst, niet alleen "zaterdagochtend".
• Met hoeveel. Het aantal plekken per dienst, zodat iedereen ziet of hij alleen staat of met z'n tweeën.
• Wie. De namen, en bij een open plek dat die plek open is.
• Waarbij. De wedstrijd of het toernooi waar de dienst bij hoort. Wordt een wedstrijd verzet, dan moet de dienst mee.
• Wie je belt. Eén contactpersoon voor ruilen en ziekte, met naam.

Een rooster dat alleen namen en datums bevat, laat de rest aan het geheugen van de vrijwilliger over. Daar gaat het mis.

Hoeveel kantinediensten heb je nodig? Een rekenvoorbeeld

Begin met de openingstijden, niet met de namen. Stel: de kantine is op een thuisdag open van 9:30 tot 18:30. Dat is negen uur, ofwel drie diensten van drie uur. Met twee mensen per dienst heb je zes plekken per thuisdag. Bij vijftien thuiszaterdagen in een seizoen kom je op 15 × 6 = 90 plekken.

Zet daar tegenover wie er een dienst kan draaien, bijvoorbeeld 120 leden vanaf zestien jaar en ouders van jeugdleden. Met één dienst per persoon per seizoen heb je 120 plekken voor 90 diensten: genoeg, met dertig over voor ruilen en afzeggers. Klopt die som niet, dan weet je dat vóór het seizoen, en niet in februari. De keuze tussen meer diensten per lid, kortere diensten of afkopen staat in taak doen of afkopen, en hoe dit in de rest van het clubjaar past in het volleybalseizoen organiseren.

Eerlijk verdelen: regels die het rooster vullen

Mensen nemen een dienst eerder aan als ze zien dat het eerlijk gaat. Deze regels doen het meeste werk:

• Wie het minst deed, is eerst. Zo staat niet elk jaar dezelfde vaste kern achter de bar.
• Nooit twee keer op één dag. Een hele zaterdag achter de tap is een reden om volgend jaar te stoppen.
• Niet tijdens je eigen wedstrijd. Ook niet als ouder: die wil zijn kind zien spelen.
• Een leeftijdsgrens. Jonge spelers draaien geen dienst; hun ouders wel. Welke grens je kiest en of er alcohol geschonken wordt, bepalen je club en de regels in je land.
• Vrijstellingen op papier. Trainers, bestuursleden of wie al een andere vaste taak heeft: leg vast wie vrijgesteld is, dan hoeft niemand ernaar te raden.

In Koach zitten die regels in de knop die het seizoen vult. Het bestuur opent in het clubdashboard Zaaldag, tikt rechtsboven op de knop met de drie puntjes en kiest in het blad Bardiensten voor Nieuwe wedstrijden vullen. Dan komt er bij elke thuiswedstrijd van de komende twaalf maanden een bardienst met twee plekken, ingedeeld uit de andere teams: wie de minste diensten heeft eerst, niemand twee keer op een dag en niemand tijdens een wedstrijd van een eigen team. Spelers vanaf zestien jaar komen zelf op het rooster, voor jongere spelers hun ouders. Leden zonder geboortedatum worden overgeslagen. Wie wordt ingedeeld, krijgt daar een bericht van in de app, als zijn meldingen aan staan. Een losse dienst, bijvoorbeeld voor een toernooi, zet je erbij met Eén bardienst plannen. Alle regels en uitzonderingen staan in bardiensten plannen voor de hele club.

Zo zien leden en ouders hun kantinedienst

Een rooster vult zich pas als iedereen zijn eigen dienst ziet zonder een lijst te hoeven openen. In Koach staat een bardienst in de agenda. Tik je erop, dan zie je de datum en tijd, de wedstrijd en de hal, hoeveel plekken er gevuld zijn met Vol of het aantal open plekken, de namen en de lege regels Vrije plek. Daaronder staat Aanmelden zolang er plek is, of Afmelden als je er al op staat.

Ouders zien op hun dashboard het blok Jouw taken. Staan ze ingedeeld, dan staat daar hun eerstvolgende bardienst met de badge Jij. Staan ze nergens, dan toont het de eerstvolgende bardienst met een vrije plek (Plek vrij), en anders Niets gepland. Spelers vinden hun dienst in de agenda. Voor spelers en ouders is Koach gratis.

De avond voor de dienst krijgt wie erop staat een herinnering op zijn telefoon, bijvoorbeeld "Morgen bardienst om 12:30", als Herinnering dag ervoor bij Meldingen in het profiel aan staat. Dat is de herinnering die je anders zelf per appje stuurt.

Ruilen en afmelden zonder dat er een gat valt

Iedereen moet een keer ruilen. Het gat ontstaat pas als iemand zich afmeldt zonder dat er een ander klaarstaat. Een aparte ruilknop heeft Koach niet: je meldt je af en je plek komt weer vrij. Wie de bardiensten van de club beheert, krijgt dan een bericht dat er weer een plek vrij is. Spreek toch eerst een vervanger af en meld je daarna af; dan hoeft niemand te zoeken. Het bestuur ziet de stand per wedstrijd in de Zaaldag: daar staat de bardienst als chip Bar met de namen of het aantal vrije plekken.

Verzet het bestuur een thuiswedstrijd naar een andere tijd, dan schuift een bardienst die op de oude tijd stond mee. Een dienst die op een vaste openingstijd staat, blijft staan.

Taakplicht, afkoop en wie er niet kwam

Veel clubs koppelen het rooster aan een taakplicht: elk lid draait per seizoen een vast aantal diensten, en wie dat niet wil, koopt het af. Of dat bij jouw club past, is een keuze van het bestuur en de leden; de afwegingen staan in taak doen of afkopen. In Koach houdt het onderdeel Taakplicht bij wie zijn diensten heeft gedraaid; het bestuur vinkt na de dienst af wie er niet was. Hoe dat werkt, lees je bij taakplicht bijhouden. Staat Leden zien hun eigen stand aan (standaard zo) en heeft de club een norm ingesteld, dan ziet elk lid op zijn dashboard hoeveel diensten hij nog moet; zie je eigen stand in de app.

De kantine draait meestal op de dagen dat er thuis gespeeld wordt. Hoe je die dag zelf rond krijgt, met velden, tijden, scheidsrechters en tellers, staat in thuiswedstrijden organiseren. Bardiensten en de rest van het clubdashboard horen bij het abonnement Club; wat dat kost, staat op de prijzenpagina en wat het voor een vereniging doet op de pagina voor clubs.

Veelgestelde vragen

Verder lezen

Bardiensten plannen voor de hele club: één knop, een jaar geregeld Hoeveel clubdiensten moet ik nog draaien? Je eigen stand in de app Thuiswedstrijden organiseren: velden, tijden en vrijwilligers

Bekijk 200 volleybaloefeningen met animatie Download een compleet trainingsplan van 8 tot 28 weken