Thekendienstplan im Verein: alle Dienste besetzt, ohne Anrufe

Einen Thekendienstplan für den Verein zu erstellen ist nicht das Problem; ihn voll zu bekommen schon. Drei Wochen vor dem Heimspieltag sind noch vier Lücken offen, und das Herumtelefonieren beginnt. Hier liest du, wie du einen Plan aufsetzt, der sich füllt, und wie Mitglieder und Eltern ihren eigenen Dienst sehen, tauschen und nicht vergessen.

Was gehört in einen guten Thekendienstplan?

Ein Plan, der funktioniert, beantwortet für alle, die darauf stehen, dieselben fünf Fragen. Fehlt eine, bekommst du Nachrichten statt besetzter Dienste.

• Wann. Datum sowie Beginn und Ende des Dienstes, nicht nur „Samstagvormittag“.
• Mit wie vielen. Die Zahl der Plätze pro Dienst, damit alle sehen, ob sie allein oder zu zweit sind.
• Wer. Die Namen, und bei einem offenen Platz, dass er offen ist.
• Wozu. Das Spiel oder Turnier, zu dem der Dienst gehört. Wird ein Spiel verlegt, muss der Dienst mit.
• Wen du anrufst. Eine Ansprechperson für Tausch und Krankheit, mit Namen.

Ein Plan, der nur Namen und Daten enthält, überlässt den Rest dem Gedächtnis der Helfer. Genau da geht es schief.

Wie viele Thekendienste brauchst du? Ein Rechenbeispiel

Fang mit den Öffnungszeiten an, nicht mit den Namen. Angenommen, die Theke ist an einem Heimspieltag von 9:30 bis 18:30 Uhr offen. Das sind neun Stunden, also drei Dienste à drei Stunden. Mit zwei Leuten pro Dienst hast du sechs Plätze pro Heimspieltag. Bei fünfzehn Heimsamstagen in einer Saison kommst du auf 15 × 6 = 90 Plätze.

Stell dem gegenüber, wer einen Dienst übernehmen kann, zum Beispiel 120 Personen, also Mitglieder ab sechzehn Jahren und Eltern von Jugendspielern. Mit einem Dienst pro Person und Saison hast du 120 Plätze für 90 Dienste: genug, mit dreißig übrig für Tausch und Absagen. Geht die Rechnung nicht auf, weißt du das vor der Saison und nicht im Februar. Die Wahl zwischen mehr Diensten pro Mitglied, kürzeren Diensten oder Ablösen steht unter Vereinsdienste leisten oder ablösen, und wie das in den Rest des Vereinsjahres passt, unter die Volleyballsaison organisieren.

Fair verteilen: Regeln, die den Plan füllen

Leute übernehmen einen Dienst eher, wenn sie sehen, dass es fair zugeht. Diese Regeln erledigen die meiste Arbeit:

• Wer am wenigsten gemacht hat, ist zuerst dran. So steht nicht jedes Jahr derselbe feste Kern hinter der Theke.
• Nie zweimal am selben Tag. Ein ganzer Samstag am Zapfhahn ist ein Grund, im nächsten Jahr aufzuhören.
• Nicht während des eigenen Spiels. Auch nicht für Eltern: Die wollen ihr Kind spielen sehen.
• Eine Altersgrenze. Junge Spieler machen keinen Dienst; ihre Eltern schon. Welche Grenze du wählst und ob Alkohol ausgeschenkt wird, entscheiden dein Verein und die Regeln in deinem Land.
• Befreiungen schriftlich. Trainer, Vorstandsmitglieder oder wer schon eine andere feste Aufgabe hat: Halte fest, wer befreit ist, dann muss niemand raten.

In Koach stecken diese Regeln in der Schaltfläche, die die Saison füllt. Der Vorstand öffnet im Vereins-Dashboard Spieltag, tippt oben rechts auf die Schaltfläche mit den drei Punkten und wählt im Fenster Thekendienste die Option Neue Spiele besetzen. Dann bekommt jedes Heimspiel der nächsten zwölf Monate einen Thekendienst mit zwei Plätzen, besetzt aus den anderen Teams: wer die wenigsten Dienste hat zuerst, niemand zweimal an einem Tag und niemand während eines Spiels seines eigenen Teams. Spieler ab sechzehn Jahren kommen selbst in den Plan, für jüngere Spieler ihre Eltern. Mitglieder ohne Geburtsdatum werden übersprungen. Wer eingeteilt wird, bekommt dazu eine Nachricht in der App, wenn seine Mitteilungen eingeschaltet sind. Einen einzelnen Dienst, etwa für ein Turnier, fügst du mit Einen Thekendienst planen hinzu. Alle Regeln und Ausnahmen stehen unter Thekendienst planen für den ganzen Verein.

So sehen Mitglieder und Eltern ihren Thekendienst

Ein Plan füllt sich erst, wenn alle ihren eigenen Dienst sehen, ohne eine Liste öffnen zu müssen. In Koach steht ein Thekendienst in den Terminen. Tippst du darauf, siehst du Datum und Uhrzeit, das Spiel und die Halle, wie viele Plätze besetzt sind, mit Voll oder der Zahl der offenen Plätze, die Namen und die leeren Zeilen Freier Platz. Darunter steht Anmelden, solange Platz ist, oder Abmelden, wenn du schon eingetragen bist.

Eltern sehen in ihrem Dashboard den Block Deine Dienste. Sind sie eingeteilt, steht dort ihr nächster Thekendienst mit dem Abzeichen Du. Sind sie nirgends eingeteilt, zeigt der Block den nächsten Thekendienst mit einem freien Platz (Platz frei), sonst Nichts geplant. Spieler finden ihren Dienst in den Terminen. Für Spieler und Eltern ist Koach kostenlos.

Am Abend vor dem Dienst bekommt, wer eingetragen ist, eine Erinnerung aufs Handy, zum Beispiel „Morgen Thekendienst um 12:30“, wenn Erinnerung am Vortag unter Mitteilungen im Profil eingeschaltet ist. Das ist die Erinnerung, die du sonst selbst per Nachricht verschickst.

Tauschen und abmelden, ohne dass eine Lücke entsteht

Jeder muss mal tauschen. Die Lücke entsteht erst, wenn sich jemand abmeldet, ohne dass jemand anderes bereitsteht. Eine eigene Tauschfunktion hat Koach nicht: Du meldest dich ab, und dein Platz wird wieder frei. Wer die Thekendienste des Vereins verwaltet, bekommt dann eine Nachricht, dass wieder ein Platz frei ist. Sprich trotzdem zuerst einen Ersatz ab und melde dich danach ab; dann muss niemand suchen. Der Vorstand sieht den Stand pro Spiel im Spieltag: Dort steht der Thekendienst als Chip Theke mit den Namen oder der Zahl der freien Plätze.

Verlegt der Vorstand ein Heimspiel auf eine andere Uhrzeit, wandert ein Thekendienst, der zur alten Uhrzeit eingetragen war, mit. Ein Dienst zu einer festen Öffnungszeit bleibt stehen.

Dienstpflicht, Ablösen und wer nicht kam

Viele Vereine koppeln den Plan an eine Dienstpflicht: Jedes Mitglied übernimmt pro Saison eine feste Zahl von Diensten, und wer das nicht will, löst sie ab. Ob das zu deinem Verein passt, entscheiden Vorstand und Mitglieder; die Abwägungen stehen unter Vereinsdienste leisten oder ablösen. In Koach hält der Bereich Vereinsdienste fest, wer seine Dienste geleistet hat; der Vorstand hakt nach dem Dienst ab, wer nicht da war. Wie das funktioniert, liest du unter Dienstpflicht im Verein erfassen. Ist Mitglieder sehen ihren eigenen Stand eingeschaltet (so ist es voreingestellt) und hat der Verein eine Vorgabe festgelegt, sieht jedes Mitglied in seinem Dashboard, wie viele Dienste es noch leisten muss; siehe deinen eigenen Stand in der App.

Die Theke läuft meist an den Tagen, an denen zu Hause gespielt wird. Wie du diesen Tag selbst organisierst, mit Feldern, Zeiten, Schiedsgericht und Schreibern, steht unter einen Heimspieltag organisieren. Thekendienste und der Rest des Vereins-Dashboards gehören zum Abo Club; was das kostet, steht auf der Preisseite, und was es für einen Verein leistet, auf der Seite für Vereine.

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