Cuadrante de turnos de cantina: todo cubierto sin llamar a nadie

Hacer un cuadrante de turnos de cantina no es el problema; cerrarlo sí. Tres semanas antes de la jornada en casa todavía quedan cuatro huecos y empiezan las llamadas. Aquí lees cómo montar un cuadrante que se llena solo, y cómo socios y familias ven su propio turno, lo cambian y no se olvidan de él.

¿Qué tiene un buen cuadrante de turnos de cantina?

Un cuadrante que funciona responde a las mismas cinco preguntas para todo el que aparece en él. Si falta una, te llegan mensajes en lugar de turnos cubiertos.

• Cuándo. La fecha y la hora de inicio y de fin del turno, no solo "el sábado por la mañana".
• Cuántos. El número de plazas por turno, para que cada uno vea si está solo o en pareja.
• Quién. Los nombres y, en una plaza libre, que esa plaza está libre.
• Con qué. El partido o el torneo al que pertenece el turno. Si se cambia un partido de hora, el turno tiene que moverse con él.
• A quién llamas. Una persona de contacto para cambios y enfermedades, con nombre.

Un cuadrante con solo nombres y fechas deja el resto a la memoria del voluntario. Ahí es donde falla.

¿Cuántos turnos de cantina necesitas? Un ejemplo con números

Empieza por el horario de apertura, no por los nombres. Supón que la cantina abre en una jornada en casa de 9:30 a 18:30. Son nueve horas, es decir, tres turnos de tres horas. Con dos personas por turno tienes seis plazas por jornada. Con quince sábados en casa en una temporada llegas a 15 × 6 = 90 plazas.

Pon enfrente a quién puede hacer un turno, por ejemplo 120 socios a partir de dieciséis años y familias de jugadores de cantera. Con un turno por persona y temporada tienes 120 plazas para 90 turnos: suficiente, y te sobran treinta para cambios y bajas de última hora. Si esa cuenta no sale, lo sabes antes de la temporada y no en febrero. La elección entre más turnos por socio, turnos más cortos o pagar en lugar de hacer el turno está en hacer la tarea o pagarla, y cómo encaja esto en el resto del año del club, en organiza la temporada de voleibol.

Repartir con justicia: reglas que llenan el cuadrante

La gente acepta antes un turno si ve que el reparto es justo. Estas reglas hacen la mayor parte del trabajo:

• Primero quien menos ha hecho. Así no está cada año el mismo núcleo de siempre detrás de la barra.
• Nunca dos veces el mismo día. Un sábado entero detrás de la barra es un motivo para dejarlo el año que viene.
• No durante tu propio partido. Tampoco como madre o padre: quiere ver jugar a su hijo.
• Una edad mínima. Los jugadores jóvenes no hacen turnos; sus familias sí. Qué edad eliges y si se sirve alcohol lo deciden tu club y las normas de tu país.
• Exenciones por escrito. Entrenadores, miembros de la junta o quien ya tiene otra tarea fija: deja claro quién está exento, así nadie tiene que adivinarlo.

En Koach esas reglas están dentro del botón que llena la temporada. La junta abre en el panel del club Jornada, toca arriba a la derecha el botón de los tres puntos y en la hoja Turnos de barra elige Cubrir partidos nuevos. Entonces cada partido en casa de los próximos doce meses recibe un turno de barra con dos plazas, cubierto con gente de los otros equipos: primero quien tiene menos turnos, nadie dos veces el mismo día y nadie durante un partido de un equipo suyo. Los jugadores a partir de dieciséis años entran ellos mismos en el cuadrante, y por los más jóvenes entran sus familias. Los socios sin fecha de nacimiento se saltan. Quien queda asignado recibe un aviso en la app, si tiene las notificaciones activadas. Un turno suelto, por ejemplo para un torneo, lo añades con Planificar un turno de barra. Todas las reglas y excepciones están en planificar turnos de cantina del club.

Así ven socios y familias su turno de cantina

Un cuadrante solo se llena si cada uno ve su propio turno sin tener que abrir una lista. En Koach un turno de barra aparece en la agenda. Si lo tocas, ves la fecha y la hora, el partido y el pabellón, cuántas plazas están cubiertas con Completo o el número de plazas libres, los nombres y las líneas vacías Plaza libre. Debajo está Apuntarme mientras haya sitio, o Borrarme si ya estás apuntado.

Las familias ven en su panel el bloque Tus turnos. Si están asignadas, ahí aparece su próximo turno de barra con la etiqueta Tú. Si no están en ninguno, muestra el próximo turno de barra con una plaza libre (Plaza libre), y si no, Nada planificado. Los jugadores encuentran su turno en la agenda. Para jugadores y familias Koach es gratis.

La noche antes del turno, quien está apuntado recibe un recordatorio en el móvil, por ejemplo "Mañana turno de barra a las 12:30", si tiene activado Recordatorio la víspera en Notificaciones, dentro del perfil. Es el recordatorio que, si no, mandarías tú por mensaje uno a uno.

Cambiar un turno o borrarte sin que quede un hueco

Todo el mundo tiene que cambiar alguna vez. El hueco solo aparece cuando alguien se borra sin que haya otra persona preparada. Koach no tiene un botón aparte para cambiar turnos: te borras y tu plaza vuelve a quedar libre. Quien gestiona los turnos de barra del club recibe entonces un aviso de que hay otra vez una plaza libre. Aun así, acuerda primero un sustituto y bórrate después; así nadie tiene que buscar. La junta ve cómo está cada partido en Jornada: ahí aparece el turno de barra como etiqueta Barra con los nombres o el número de plazas libres.

Si la junta cambia la hora de un partido en casa, un turno de barra que estaba a la hora antigua se mueve con él. Un turno que está en un horario de apertura fijo se queda donde estaba.

Turnos obligatorios, pagar en lugar de hacerlos y quién no vino

Muchos clubes unen el cuadrante a unos turnos obligatorios: cada socio hace un número fijo de turnos por temporada, y quien no quiere hacerlos los paga. Si eso encaja en tu club es una decisión de la junta y de los socios; los pros y contras están en hacer la tarea o pagarla. En Koach, el apartado Tareas del club lleva la cuenta de quién ha hecho sus turnos; la junta marca después del turno quién no estuvo. Cómo funciona lo lees en controlar los turnos obligatorios del club. Si Los miembros ven su propia situación está activado (viene así por defecto) y el club ha fijado un mínimo, cada socio ve en su panel cuántos turnos le quedan; mira tu propia situación en la app.

La cantina suele abrir los días en que se juega en casa. Cómo organizar ese día en sí, con pistas, horarios, árbitros y anotadores, está en organizar los partidos en casa. Los turnos de barra y el resto del panel del club forman parte de la suscripción Club; lo que cuesta está en la página de precios y lo que hace por un club, en la página para clubes.

Preguntas frecuentes

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