Controlar los turnos obligatorios del club: ¿quién ha cumplido los suyos?
Casi todos los clubes que obligan a hacer turnos los llevan en una hoja de cálculo. Va bien hasta la primera discrepancia: un socio dice que la temporada pasada sí estuvo, la casilla dice que no, y ya nadie puede recuperar quién cambió esa casilla. Desde esa conversación, la lista deja de ser una administración y pasa a ser una opinión. Este artículo enseña dónde poner ese recuento en Koach.
La lista que ya nadie se cree
El problema de la hoja de cálculo no está en el cálculo. Sumar sabe todo el mundo. Está en tres cosas que una pestaña no guarda: de dónde sale un número, qué ha cambiado desde ayer y quién hizo ese cambio. Mientras a nadie le importe, no se nota. En cuanto del resultado depende algo —y en la mayoría de los clubes depende algo—, esa es justo la pregunta que hay que poder responder, muchas veces meses después y con el interesado delante.
En Koach esto vive en el entorno de club, entre los apartados que solo ven los administradores: la pestaña Turnos obligatorios, entre Reparto de equipos y Día de partido. Quién puede entrar ahí se decide con los roles de administrador de tu club; lo tienes en la gestión del club.
Hay una cosa que Koach no te quita de encima: la política. La app cuenta; qué hay que contar y qué consecuencia tiene ir atrasado lo decide el club, y eso es una política que se acuerda antes, con el mismo cuidado con el que fijáis la cuota. Sin esos acuerdos, un contador es solo un número sobre el que cada uno opina una cosa.
Activarlo: sin activación no hay administración
Los turnos obligatorios vienen desactivados. Si abres el apartado en un club que todavía no hace nada con ellos, ves una sola pantalla: Los turnos obligatorios están desactivados, con el botón Configurar los turnos obligatorios debajo. Un toque y queda activado.
Que haya que activarlo es una decisión consciente y no una formalidad. Un club que no obliga a hacer turnos tampoco debería recibir una administración de turnos: ni una lista vacía con ceros detrás de cada nombre, ni una tarjeta en el panel de socios que no tienen que cumplir nada, ni apuntes nocturnos sobre turnos que nunca se pensaron como obligación. Solo cuando pulsas ese botón, Koach empieza a contar.
A partir de ese momento pasa lo mismo cada noche. Koach recorre todos los turnos que ya se han celebrado y todavía no estaban apuntados, y los anota en el libro de registro. Quien estaba asignado y no se había desapuntado recibe una línea; quien se había desapuntado como es debido también, pero sin valor. Si el partido del que colgaba el turno no se jugó, también hay línea, con valor cero y sin reproche. Y una inscripción que ha nacido después de la fecha del turno no cuenta como turno cumplido: si no, el que va atrasado se apunta esta noche a tres turnos del mes pasado y mañana está a cero de atraso.
Por turno se entiende aquí cualquier tarea obligatoria alrededor de los partidos: arbitrar, llevar el acta y el marcador, hacer de responsable de sala, o pasar una tarde detrás de la barra del club. De dónde salen esos turnos es otra historia: planificarlos y repartirlos está en planificar los turnos de bar para todo el club. Los turnos obligatorios no tocan el cuadrante. Solo leen lo que ha salido de él.
La situación: quien más atrasado va, arriba
El apartado tiene dos pestañas. La primera se llama Situación y es la lista por la que vienes: cada socio una línea, con su nombre, su equipo y, a la derecha, el número de turnos cumplidos, una barra y la norma que le corresponde. Si alguien está exento, ahí pone la palabra Exento en lugar de un número.
Lo más importante de esa pantalla es el orden. No se ordena por nombre ni por equipo, sino por atraso: quien más lejos va queda arriba, y quien va sobrado baja solo hacia abajo. Una junta que dedique cinco minutos a esta pantalla no tiene que buscar nada. Debajo de la lista hay una línea con el total del club: cuántos socios van atrasados y cuántos turnos se han cumplido en total.
Dos cosas que en esa lista no se ven pero que están dentro. La primera: una persona se cuenta de verdad como una persona. Alguien puede entrar en este sistema por dos caminos —como cuenta y como jugador de un equipo— y, sin fusionar, acumularía sus turnos en dos montones y quedaría atrasado en los dos. En cambio, los nombres sueltos nunca se fusionan con una cuenta: parecerse de nombre no es ser la misma persona, y dos personas que casualmente se llaman igual no pueden heredar la administración del otro.
La segunda: quien no es socio del club no sale en esta lista. Un árbitro que viene de fuera, un padre del equipo rival que lleva el marcador: su nombre sí figura en un turno, pero no son socios y no tienen obligación. En lugar de dejar una norma vacía detrás de su nombre, la lista los omite. Sus turnos cumplidos sí cuentan en el total del club de abajo, porque ese trabajo se ha hecho.
Sin validar no es lo mismo que sin cumplir
La segunda pestaña se llama Validar, con el número de líneas pendientes detrás. Ahí están los turnos de los últimos días que todavía no ha confirmado nadie: nombre, fecha y descripción del turno. Si no hay nada que hacer, pone «No hay nada que validar» con el aviso de que los turnos aparecen aquí el día después de haberse celebrado.
Esa segunda pestaña existe por una diferencia que en una hoja de cálculo se pierde. Koach no registra presencia. Si alguien estaba asignado y no se desapuntó, la app solo sabe que estaba asignado, no si esa tarde estuvo de verdad. Esa suposición no se disimula, se aparta: una línea así se llama «sin confirmar», y en la situación ves detrás del nombre del socio cuántos de sus turnos caen en esa categoría.
Por defecto, esos turnos sin confirmar cuentan igualmente, y es a propósito: no hacer nada no es castigable. Un administrador que lleva semanas sin poder ponerse no debería dejar a medio club en números rojos por eso. Quien sabe seguro que alguien estuvo —o que no estuvo— valida la línea, y entonces esta pasa de «supuesto» a «establecido por una persona».
Dos botones, y a propósito ningún tercero
Detrás de cada línea de la pestaña de validar hay exactamente dos botones: una marca para Cumplido y una cruz para No cumplido. Ese es todo el manejo.
La tentación de añadir un tercero es enorme. «Cumplido a medias», «desconocido», «decidir más tarde»: todos suenan razonables. Pero esta es una pantalla por la que alguien pasa un martes por la tarde con una lista de cincuenta líneas. Cuantas más decisiones haya por línea, más dura esa tarde y más probable es que el administrador lo deje a medias. Y de una lista validada a medias no le cuadra la situación a nadie, tampoco a quien ha cumplido sus turnos con puntualidad. Dos botones significa: llegas al final.
Sí hay una limitación. Un turno que todavía está por venir no se puede marcar como cumplido ni como no cumplido. Las dos cosas son observaciones, y una observación sobre el mes que viene no existe. Desapuntarse y anular sí se puede hacia delante, porque eso ocurre justo antes de que el turno empiece.
Idea clave: valida en rondas cortas de diez minutos, por ejemplo cada lunes. Quien espera a la asamblea de socios se encuentra con trescientas líneas de las que ya no recuerda casi ninguna, y entonces validar es adivinar.
Una corrección es una línea nueva, no una goma
Aquí está la diferencia de verdad con la hoja de cálculo. En el libro de registro de los turnos no se puede tirar nada. No hay botón de borrar, tampoco «solo para corregir», y eso no es un olvido sino el punto de partida.
Corregir se hace, por tanto, volviendo a validar. En cada confirmación Koach añade una línea, y esa línea lleva la fecha, el valor anterior, el valor nuevo y el nombre del administrador que lo hizo, del estilo de de cumplido (1) a anulado (0), por Marieke. Si escribiste una aclaración, también queda ahí. La línea más reciente va arriba; si el campo llegara a llenarse, se cae la más antigua y nunca la más nueva.
Suena engorroso hasta la primera vez que la cosa va en serio. En una asamblea de socios la pregunta casi nunca es «cuánto pone»; la pregunta es «por qué pone eso, desde cuándo y quién lo decidió». Una administración en la que el valor anterior sigue legible responde sola. Una hoja de cálculo en la que alguien convirtió un 1 en un 0 solo puede decir: ahora pone 0.
Además, una anotación así se queda dentro de la junta. Lo que el administrador escribe al lado nunca llega al socio; esa es la parte de la administración que hay que tratar con cuidado, igual que el resto de los datos de vuestros socios. El socio solo ve su propia situación, y la de sus hijos, en su propio panel; lo que otros socios hayan hecho o dejado de hacer no lo ve nadie salvo la junta.
Lo que todavía no está
Seamos honestos: este apartado aún no está terminado, y se nota enseguida. El cálculo está entero —normas por club, por equipo, por familia o por persona, exenciones con un factor, tipos de turno propios con su propio valor—, pero todavía no hay una pantalla para rellenarlas. Hay, pues, un botón para activar los turnos obligatorios y ningún botón para decir que esta temporada la obligación son tres turnos.
Eso tiene dos consecuencias visibles. Mientras no haya norma, la parte derecha de cada línea se queda en cero y, por definición, nadie va atrasado: verás quién ha cumplido cuánto, pero no si eso basta. Y la pestaña de validar se queda vacía de momento. Las líneas sueltas del registro todavía no se cargan en la pantalla de club, así que hasta entonces ahí pone «No hay nada que validar»: los dos botones están listos, solo falta algo que tocar. El registro, mientras tanto, se va llenando igual: cada turno celebrado queda anotado con su fecha y su persona. Esa es la mitad cara de una administración así —una temporada que nunca se llevó no se puede reconstruir después—, y por eso sí se guarda ya.
Hasta entonces, el consejo es tranquilo: activa los turnos obligatorios en cuanto tu club trabaje con turnos, para que el recuento eche a andar, y guárdate la norma un tiempo más. Lo que construyes en esos meses es exactamente lo que una hoja de cálculo nunca ha podido dar: una lista de la que después todavía se puede explicar cómo llegó a ser lo que es.
Preguntas frecuentes
He puesto a alguien en no cumplido por error. ¿Se puede deshacer?
Sí, pero no tirando la línea: ese botón no existe. Simplemente vuelves a validar el turno con el resultado correcto y la situación queda bien al instante. La diferencia con una hoja de cálculo es que el valor anterior sigue legible, con la fecha y tu nombre al lado. Corregir un error siempre se puede; hacer desaparecer un error, no.
¿Ve el socio que le he puesto un turno como no cumplido?
El socio ve en su propio panel su situación y la de sus hijos, así que una corrección se nota ahí en el número. La aclaración que escribas al lado se queda dentro de la junta y nunca llega al lado de los socios. Lo que otros socios hayan cumplido o dejado de cumplir no lo ve nadie salvo los administradores.
¿Puede alguien maquillar su situación apuntándose a posteriori?
No. Una inscripción que nace después de la fecha del turno no cuenta como turno cumplido: se anota con valor cero. Al revés tampoco se puede: quitar una inscripción solo se permite mientras el turno esté por llegar, así que nadie puede borrarse a posteriori de un turno al que faltó.
Si borro un turno de la agenda, ¿pierdo quién lo cumplió?
No. Antes de que el turno desaparezca se guarda primero quién estaba en él. Si esa anotación no sale bien, el turno tampoco se borra y recibes un aviso para volver a intentarlo un poco después. El pasado nunca se va en silencio con una limpieza.
