Controlar los turnos obligatorios del club: ¿quién ha cumplido los suyos?

Casi todos los clubes que obligan a hacer turnos los llevan en una hoja de cálculo. Va bien hasta la primera discrepancia: un socio dice que la temporada pasada sí estuvo, la casilla dice que no, y ya nadie puede recuperar quién cambió esa casilla. Desde esa conversación, la lista deja de ser una administración y pasa a ser una opinión. Este artículo enseña dónde poner ese recuento en Koach.

La lista que ya nadie se cree

El problema de la hoja de cálculo no está en el cálculo. Sumar sabe todo el mundo. Está en tres cosas que una pestaña no guarda: de dónde sale un número, qué ha cambiado desde ayer y quién hizo ese cambio. Mientras a nadie le importe, no se nota. En cuanto del resultado depende algo —y en la mayoría de los clubes depende algo—, esa es justo la pregunta que hay que poder responder, muchas veces meses después y con el interesado delante.

En Koach esto vive en el entorno de club, entre los apartados que solo ven los administradores: la sección Tareas del club, en el grupo Planificación junto a Jornada y Pabellones. Quién puede entrar ahí se decide con los roles de administrador de tu club; lo tienes en la gestión del club.

Hay una cosa que Koach no te quita de encima: la política. La app cuenta; qué hay que contar y qué consecuencia tiene ir atrasado lo decide el club, y eso es una política que se acuerda antes, con el mismo cuidado con el que fijáis la cuota. Sin esos acuerdos, un contador es solo un número sobre el que cada uno opina una cosa.

Activarlo: sin activación no hay administración

Los turnos obligatorios vienen desactivados. Si abres el apartado en un club que todavía no hace nada con ellos, ves una sola pantalla: Las tareas del club están desactivadas, con el botón Configurar tareas debajo. Con ese botón quedan activados.

Que haya que activarlo es una decisión consciente y no una formalidad. Un club que no obliga a hacer turnos tampoco debería recibir una administración de turnos: ni una lista vacía con ceros detrás de cada nombre, ni una tarjeta en el panel de socios que no tienen que cumplir nada, ni apuntes nocturnos sobre turnos que nunca se pensaron como obligación. Solo cuando pulsas ese botón, Koach empieza a contar.

A partir de ese momento pasa lo mismo cada noche. Koach recorre todos los turnos que ya se han celebrado y todavía no estaban apuntados, y los anota en el libro de registro. Quien estaba asignado y no se había desapuntado recibe una línea; quien se había desapuntado como es debido también, pero sin valor. Si el partido del que colgaba el turno no se jugó, también hay línea, con valor cero y sin reproche. Y una inscripción que ha nacido después de la fecha del turno no cuenta como turno cumplido: si no, el que va atrasado se apunta esta noche a tres turnos del mes pasado y mañana está a cero de atraso.

Por turno se entiende aquí cualquier tarea obligatoria alrededor de los partidos: arbitrar, llevar el acta y el marcador, hacer de responsable de sala, o pasar una tarde detrás de la barra del club. De dónde salen esos turnos es otra historia: planificarlos y repartirlos está en planificar los turnos de bar para todo el club. Los turnos obligatorios no tocan el cuadrante. Solo leen lo que ha salido de él.

La situación: quien más atrasado va, arriba

Arriba en el apartado hay dos botones uno al lado del otro: Situación y Marcar; los ajustes están detrás de la rueda dentada de arriba a la derecha. Situación es la lista por la que vienes: cada socio una línea, con su nombre, su equipo, una barra fina que muestra cuánto lleva y, a la derecha, el número de turnos cumplidos, una barra inclinada y el objetivo que le corresponde. Si alguien ya ha alcanzado su objetivo, el número lleva una marca verde; si alguien está exento, ahí pone la palabra Exento en lugar de un número.

Lo más importante de esa pantalla es el orden. No se ordena por nombre ni por equipo: la lista se titula Menos turnos primero, así que quien ha cumplido la parte más pequeña de su objetivo queda arriba, quien ya lo ha alcanzado baja solo hacia abajo y los exentos van al final del todo. Una junta que dedique cinco minutos a esta pantalla no tiene que buscar nada. Encima de la lista una cifra dice cuántos socios ya han alcanzado el objetivo, y debajo de la lista hay una línea con el total del club: cuántos socios van atrasados y cuántos turnos se han cumplido en total.

Dos cosas que en esa lista no se ven pero que están dentro. La primera: una persona se cuenta de verdad como una persona. Alguien puede entrar en este sistema por dos caminos —como cuenta y como jugador de un equipo— y, sin fusionar, acumularía sus turnos en dos montones y quedaría atrasado en los dos. En cambio, los nombres sueltos nunca se fusionan con una cuenta: parecerse de nombre no es ser la misma persona, y dos personas que casualmente se llaman igual no pueden heredar la administración del otro.

La segunda: quien no es socio del club no sale en esta lista. Un árbitro que viene de fuera, un padre del equipo rival que lleva el marcador: su nombre sí figura en un turno, pero no son socios y no tienen obligación. En lugar de dejar una norma vacía detrás de su nombre, la lista los omite. Sus turnos cumplidos sí cuentan en el total del club de abajo, porque ese trabajo se ha hecho.

Sin validar no es lo mismo que sin cumplir

El segundo botón se llama Marcar, con el número de líneas pendientes detrás. Ahí están los turnos de los últimos días que todavía no ha confirmado nadie, agrupados por fecha y con los más recientes arriba: nombre, tipo de turno y equipo. Si no hay nada que hacer, pone «Nada que marcar» con el aviso de que los turnos aparecen aquí al día siguiente, y un botón Ir a la jornada.

Esa segunda pantalla existe por una diferencia que en una hoja de cálculo se pierde. Koach no registra presencia. Si alguien estaba asignado y no se desapuntó, la app solo sabe que estaba asignado, no si esa tarde estuvo de verdad. Esa suposición no se disimula, se aparta: una línea así cuenta como sin confirmar, y en la situación ves debajo del nombre del socio cuántos de sus turnos están sin confirmar.

Por defecto, esos turnos sin confirmar cuentan igualmente, y es a propósito: no hacer nada no es castigable. Un administrador que lleva semanas sin poder ponerse no debería dejar a medio club en números rojos por eso. Quien sabe seguro que alguien estuvo —o que no estuvo— valida la línea, y entonces esta pasa de «supuesto» a «establecido por una persona».

Marcar: todo el mundo empieza marcado

En la pantalla de marcar, todo el mundo aparece marcado de entrada. Solo desmarcas a quien no vino; junto a su nombre aparece entonces No se presentó. Abajo hay un único botón que dice cuántos turnos confirmas (Confirmar … turnos), y registra todo de una vez: marcado cuenta como realizado, desmarcado como no presentado. Ojo: el botón solo menciona el número de líneas marcadas, pero las desmarcadas se registran a la vez. Si has desmarcado a todos, el botón dice Marcar … como no presentados.

La tentación de añadir más opciones es enorme. «Cumplido a medias», «desconocido», «decidir más tarde»: todos suenan razonables. Pero esta es una pantalla por la que alguien pasa un martes por la tarde con una lista de cincuenta líneas. Cuantas más decisiones haya por línea, más dura esa tarde y más probable es que el administrador lo deje a medias. Y de una lista validada a medias no le cuadra la situación a nadie, tampoco a quien ha cumplido sus turnos con puntualidad. Una marca por línea y un botón abajo significa: llegas al final.

Sí hay una limitación. Un turno que todavía está por venir no se puede marcar como cumplido ni como no cumplido. Las dos cosas son observaciones, y una observación sobre el mes que viene no existe. Desapuntarse y anular sí se puede hacia delante, porque eso ocurre justo antes de que el turno empiece.

Una confirmación es una línea nueva, no una goma

Aquí está la diferencia de verdad con la hoja de cálculo. En el libro de registro de los turnos no se puede tirar nada. No hay botón de borrar, tampoco «solo para corregir», y eso no es un olvido sino el punto de partida.

En cada confirmación Koach añade una línea, y esa línea lleva la fecha, el valor anterior, el valor nuevo y el nombre del administrador que lo hizo, del estilo de de cumplido (1) a anulado (0), por Marieke. La línea más reciente va arriba; si el campo llegara a llenarse, se cae la más antigua y nunca la más nueva. Hay algo que la app ya no permite: una línea marcada desaparece de Marcar, y las líneas de la situación no se pueden tocar. Un error al marcar no lo corriges tú mismo en Koach; por eso conviene marcar con calma y repasar los nombres desmarcados antes de pulsar el botón.

Suena engorroso hasta la primera vez que la cosa va en serio. En una asamblea de socios la pregunta casi nunca es «cuánto pone»; la pregunta es «por qué pone eso, desde cuándo y quién lo decidió». Una administración en la que el valor anterior sigue legible responde sola. Una hoja de cálculo en la que alguien convirtió un 1 en un 0 solo puede decir: ahora pone 0.

Además, ese historial se queda dentro de la junta y nunca llega al socio; esa es la parte de la administración que hay que tratar con cuidado, igual que el resto de los datos de vuestros socios. El socio solo ve su propia situación, y la de sus hijos, en su propio panel; lo que otros socios hayan hecho o dejado de hacer no lo ve nadie salvo la junta.

La norma y la unidad

Contar es una mitad; la otra es el acuerdo con el que comparas. Eso lo fija el administrador del club o un miembro de la junta en Ajustes de tareas del club, detrás de la rueda dentada de arriba a la derecha (o con el botón Definir objetivo mientras no haya objetivo): el objetivo por miembro y temporada, es decir, cuántos turnos hace cada miembro, y la unidad en la que se cuenta, por ejemplo turnos, servicios o puntos. Ahí también ajustas por debajo de qué edad están exentos los miembros, si los entrenadores están exentos, si los miembros ven su propia situación y cuánto cuenta cada tipo de turno. Lo guardas con Guardar arriba. La unidad la vuelves a ver después en la situación.

Mientras no haya una norma, por definición nadie va atrasado: verás quién ha cumplido cuánto, pero no si eso basta. El registro, mientras tanto, se va llenando igual: cada turno celebrado queda anotado con su fecha y su persona. Esa es la mitad cara de una administración así. Una temporada que nunca se llevó no se puede reconstruir después, y por eso se guarda desde el principio.

El consejo, por tanto, es sencillo: activa los turnos en cuanto tu club trabaje con ellos, para que el recuento eche a andar, y fija la norma en cuanto la junta la haya decidido. Lo que construyes así es exactamente lo que una hoja de cálculo nunca ha podido dar: una lista de la que después todavía se puede explicar cómo llegó a ser lo que es. Cómo se relacionan los turnos obligatorios con el resto del trabajo de club en Koach lo muestra la página para clubes de voleibol.

Preguntas frecuentes

Sigue leyendo

Añadir administradores del club: los cinco roles Estadísticas de voleibol en papel: un sistema que aguanta Lista de miembros del club de voleibol: todos los equipos en una pantalla Horas de voluntariado en el club: ¿plantilla o app? App de designación de árbitros del club: Excel, software o Koach Cuadrante de turnos de cantina: todo cubierto sin llamar a nadie

Ver 200 ejercicios de voleibol con animación Descargar un plan de entrenamiento completo de 8 a 28 semanas