Ewidencja dyżurów w klubie sportowym: kto odrobił swoje dyżury?

Prawie każdy klub, który nakłada na członków obowiązek dyżurów, prowadzi je w arkuszu kalkulacyjnym. Idzie dobrze do pierwszej różnicy zdań: członek twierdzi, że w zeszłym sezonie tam jednak był, kratka twierdzi, że nie, i nikt już nie odtworzy, kto tę kratkę zmienił. Od tej rozmowy lista przestaje być ewidencją, a staje się opinią. Ten tekst pokazuje, jak przenieść to liczenie do Koach.

Lista, której nikt już nie ufa

Problem arkusza nie leży w liczeniu. Dodawać potrafi każdy. Leży w trzech rzeczach, których zakładka nie przechowuje: skąd wzięła się dana liczba, co się od wczoraj zmieniło i kto tę zmianę wprowadził. Dopóki nikt nie ma o nic pretensji, w ogóle to nie rzuca się w oczy. Gdy tylko od wyniku coś zależy — a w większości klubów zależy — to jest dokładnie to pytanie, na które musisz umieć odpowiedzieć, często wiele miesięcy później i przy zainteresowanym.

W Koach siedzi to w środowisku klubowym, wśród części dostępnych wyłącznie dla administratorów klubu: moduł Dyżury klubowe, w grupie Planowanie obok Dnia meczowego i Hal. Kto w ogóle ma tam wstęp, ustalasz rolami administracyjnymi swojego klubu — zobacz zarządzanie klubem siatkarskim.

Jednej rzeczy Koach za ciebie nie zrobi: nie ustali zasad. Aplikacja liczy; co ma być liczone i co się dzieje, gdy ktoś zalega, decyduje klub sam — to regulamin, który spisujesz najpierw, z tą samą starannością, z jaką ustalacie składki członkowskie. Bez tych ustaleń licznik jest tylko liczbą, o której każdy ma inne zdanie.

Włączanie: bez zgody klubu nie ma żadnej ewidencji

Ewidencja dyżurów jest domyślnie wyłączona. Jeśli otworzysz ten moduł w klubie, który nic z tym jeszcze nie robi, zobaczysz jeden ekran: Dyżury klubowe są wyłączone, a pod spodem przycisk Skonfiguruj dyżury. Tym przyciskiem je włączasz.

To świadomy wybór, a nie formalność. Klub, który nie nakłada obowiązku dyżurów, nie powinien też dostawać jego administracji — żadnej pustej listy z zerami przy każdym nazwisku, żadnej karty na pulpicie członków, którzy niczego nie muszą spełniać, i żadnych nocnych księgowań dyżurów, które nigdy nie były pomyślane jako obowiązek. Dopiero po naciśnięciu tego przycisku Koach zaczyna liczyć.

Od tej chwili każdej nocy dzieje się to samo. Koach przechodzi wszystkie dyżury, które już się odbyły, a nie zostały jeszcze zaksięgowane, i wpisuje je do rejestru. Kto był przydzielony i się nie wypisał, dostaje wpis; kto porządnie się wypisał, też dostaje wpis, ale bez wartości. Jeśli mecz, przy którym wisiał dyżur, się nie odbył, również powstaje wpis, z wartością zero i bez zarzutu. A zapis na dyżur, który powstał dopiero po jego dacie, nie liczy się jako wykonanie — inaczej ten, kto zalega, zapisuje się dziś wieczorem na trzy zeszłomiesięczne dyżury i rano ma zerową zaległość.

Przez dyżur rozumiemy tutaj każde obowiązkowe zadanie wokół meczów: sędziowanie, prowadzenie protokołu, opiekę nad halą albo wieczór za ladą w klubowym bufecie. Skąd te dyżury się biorą, to inna historia — o ich planowaniu i rozdzielaniu jest tekst planowanie dyżurów dla całego klubu. Ewidencja nie rusza grafiku. Ona tylko odczytuje, co z niego wyszło.

Stan: kto zalega najbardziej, ten stoi na górze

U góry modułu stoją obok siebie dwa przyciski: Stan i Odhaczanie; ustawienia są pod kołem zębatym w prawym górnym rogu. Stan to lista, po którą przychodzisz: każdy członek jedna linijka, z nazwiskiem, drużyną, cienkim paskiem, który pokazuje, ile już ma, a po prawej liczba odrobionych dyżurów, ukośnik i norma, która go obowiązuje. Kto osiągnął normę, ma przy liczbie zielony ptaszek; jeśli ktoś jest zwolniony, widnieje tam słowo Zwolniony zamiast liczby.

Najważniejsza w tym ekranie jest kolejność. Nie sortuje po nazwisku ani po drużynie: lista nazywa się Najpierw najmniej dyżurów, więc kto odrobił najmniejszą część swojej normy, jest na górze, kto już ją osiągnął, sam zjeżdża na dół, a zwolnieni stoją na samym końcu. Zarząd, który spędzi w tym ekranie pięć minut, nie musi więc niczego szukać. Nad listą jedna liczba mówi, ilu członków osiągnęło już normę, a pod listą jest jedna linijka z podsumowaniem klubu: ilu członków zalega i ile dyżurów łącznie zostało odrobionych.

Dwie rzeczy, których na takiej liście nie widać, a które w niej siedzą. Po pierwsze, jedna osoba jest naprawdę liczona jako jedna osoba. Ktoś może trafić do tego systemu dwiema drogami — jako konto i jako zawodnik w drużynie — i bez scalenia zbierałby swoje dyżury na dwóch kupkach, zalegając na obu. Same luźne nazwiska nigdy natomiast nie są scalane z kontem: podobieństwo nazwisk to nie tożsamość, a dwie osoby, które przypadkiem nazywają się tak samo, nie mogą dziedziczyć po sobie ewidencji.

Po drugie, ktoś spoza klubu na tej liście nie stoi. Sędzia z zewnątrz, rodzic z drużyny przeciwnej prowadzący protokół: ich nazwiska owszem, wiszą przy dyżurze, ale nie są członkami i nie mają obowiązku dyżurów. Zamiast pustej normy przy nazwisku lista po prostu ich pomija. Odrobione przez nich dyżury liczą się natomiast do podsumowania klubu na dole, bo ta praca została wykonana.

Niepotwierdzony to nie to samo co nieodrobiony

Drugi przycisk nazywa się Odhaczanie, z liczbą otwartych pozycji obok. Są tam dyżury z ostatniego czasu, których nikt jeszcze nie potwierdził, pogrupowane po dacie, najnowsze na górze: nazwisko, rodzaj dyżuru i drużyna. Jeśli nie ma nic do roboty, widnieje tam „Nic do odhaczenia” z informacją, że dyżury pojawią się tutaj następnego dnia, i przycisk Przejdź do dnia meczowego.

Ten drugi ekran istnieje dlatego, że jest tu różnica, która w arkuszu znika. Koach nie rejestruje obecności. Jeśli ktoś był przydzielony i się nie wypisał, aplikacja wie zatem tylko tyle, że był przydzielony — a nie czy tego wieczoru rzeczywiście przyszedł. To założenie nie jest zamiatane pod dywan, tylko odkładane osobno: taki wpis liczy się jako niepotwierdzony, a w Stanie widzisz pod nazwiskiem członka, ile jego dyżurów nie zostało jeszcze potwierdzonych.

Domyślnie te niepotwierdzone dyżury liczą się normalnie i jest to zamierzone: bezczynność nie jest karalna. Administrator, który tygodniami nie ma do tego głowy, nie powinien tym samym wpędzać połowy klubu w zaległość. Kto wie na pewno, że ktoś tam był — albo właśnie nie był — odhacza wpis, i wtedy przesuwa się on z „przyjętego” do „ustalonego przez człowieka”.

Odhaczanie: wszyscy są już zaznaczeni

Na ekranie odhaczania wszyscy są domyślnie zaznaczeni. Odznaczasz więc tylko tych, których nie było; przy ich nazwisku pojawia się wtedy Nieobecny. Na dole jest jeden przycisk, który mówi, ile dyżurów potwierdzasz (Potwierdź … dyżurów), i księguje wszystko za jednym razem: zaznaczony liczy się jako wykonany, odznaczony jako nieobecność. Uwaga: przycisk podaje tylko liczbę zaznaczonych, ale odznaczeni są księgowani w tym samym momencie. Jeśli odznaczyłeś wszystkich, przycisk brzmi Oznacz brak stawiennictwa.

Pokusa, żeby dorzucić więcej opcji, jest duża. „Częściowo odrobiony”, „nie wiadomo”, „zdecyduję później”: wszystkie brzmią rozsądnie. Ale to ekran, przez który ktoś przechodzi we wtorkowy wieczór z listą pięćdziesięciu pozycji. Im więcej decyzji na pozycję, tym dłużej trwa ten wieczór i tym większa szansa, że administrator odpuści w połowie. Przy liście odhaczonej do połowy stan nie zgadza się już u nikogo — także u ludzi, którzy grzecznie odrobili swoje dyżury. Jeden ptaszek na pozycję i jeden przycisk na dole znaczą: przejdziesz przez to.

Jedno ograniczenie jednak jest. Dyżuru, który dopiero ma się odbyć, nie odhaczysz ani jako odrobionego, ani jako nieodrobionego. Jedno i drugie jest obserwacją, a obserwacja dotycząca przyszłego miesiąca nie istnieje. Wypisanie się i odwołanie wolno natomiast robić z wyprzedzeniem, bo one z definicji dzieją się przed dyżurem.

Potwierdzenie to nowy wpis, a nie gumka

Tu leży prawdziwa różnica względem arkusza. W rejestrze dyżurów nie da się niczego wyrzucić. Nie ma przycisku usuwania, nawet „tylko na chwilę, żeby poprawić”, i nie jest to przeoczenie, tylko założenie.

Przy każdym potwierdzeniu Koach dopisuje wpis, a ten wpis zawiera datę, starą wartość, nową wartość i nazwisko administratora, który to zrobił, w stylu odrobiony (1) na anulowany (0), przez Marikę. Najnowszy wpis stoi na górze; gdyby pole kiedyś się zapełniło, wypada najstarszy, a nigdy najnowszy. Jednego aplikacja już nie robi: odhaczony wpis znika z Odhaczania, a wierszy w Stanie nie da się dotknąć. Błędu przy odhaczaniu nie naprawisz więc sam w Koach; odhaczaj spokojnie i sprawdź odznaczone nazwiska, zanim naciśniesz przycisk.

Brzmi to na zawracanie głowy do pierwszego razu, kiedy o coś naprawdę idzie. Na walnym zebraniu pytanie rzadko brzmi „ile tam stoi”; pytanie brzmi „dlaczego tam to stoi, od kiedy i kto tak postanowił”. Ewidencja, w której poprzednia wartość pozostaje czytelna, odpowiada na to sama. Arkusz, w którym ktoś zmienił jedynkę na zero, potrafi powiedzieć tylko tyle: teraz stoi tu zero.

Ta historia zostaje przy tym w zarządzie i nigdy nie trafia do członka: to ta strona ewidencji, z którą obchodzisz się starannie, tak samo jak z resztą danych członkowskich. Sam członek widzi wyłącznie własny stan, i stan swoich dzieci, na własnym pulpicie; co zrobili albo czego zaniedbali inni członkowie, nie widzi nikt poza zarządem.

Norma i jednostka

Liczenie to jedna połowa; druga to ustalenie, z którym porównujesz. Ustala je zarządca klubu albo członek zarządu w Ustawieniach dyżurów, pod kołem zębatym w prawym górnym rogu (albo przyciskiem Ustaw normę, dopóki normy nie ma): normę na członka na sezon, czyli ile dyżurów każdy członek odrabia, oraz jednostkę, w której się liczy, na przykład dyżury, zmiany albo punkty. Tam ustawiasz też, poniżej jakiego wieku członkowie są zwolnieni, czy trenerzy są zwolnieni, czy członkowie widzą swój stan i ile liczy się każdy rodzaj dyżuru. Zatwierdzasz to przyciskiem Zapisz u góry. Jednostkę widzisz potem w Stanie.

Dopóki nie ma normy, z definicji nikt nie zalega: widzisz wtedy, kto ile odrobił, ale nie widzisz, czy to wystarczy. Rejestr tymczasem normalnie się zapełnia: każdy dyżur, który się odbył, zostaje zaksięgowany z datą i osobą. To jest ta droga połowa takiej ewidencji. Sezonu, którego nikt nie prowadził, nie da się później odtworzyć, dlatego zapis trwa od samego początku.

Rada jest więc prosta: włącz dyżury, gdy tylko twój klub z nimi pracuje, żeby liczenie ruszyło, a normę ustaw, gdy zarząd ją zatwierdzi. To, co w ten sposób zbudujesz, jest dokładnie tym, czego arkusz nigdy nie potrafił dać: listą, o której da się potem powiedzieć, jak powstała. Jak obowiązkowe dyżury łączą się z resztą pracy klubowej w Koach, pokazuje strona dla klubów siatkarskich.

Częste pytania

Czytaj dalej

Administratorzy klubu: pięć ról i do czego każda służy Statystyki siatkówki na papierze: prosty system Lista członków klubu siatkarskiego: wszystkie drużyny na jednym ekranie Godziny wolontariatu w klubie: szablon czy aplikacja? Obsada sędziowska w klubie: aplikacja, Excel czy osobny program Grafik dyżurów w bufecie: obsadzony cały sezon bez dzwonienia

Zobacz 200 ćwiczeń siatkarskich z animacją Pobierz pełny plan treningowy na 8–28 tygodni