Administratorzy klubu: cztery role i do czego każda służy
Klub to nigdy jedna osoba. Skarbnik chce mieć wgląd w składki, ktoś inny układa terminarz hali, a od spraw nieprzyjemnych jest osobny kontakt. Mimo to klub w Koach prawie zawsze zaczyna się od jednego konta: tego, kto przyniósł aplikację do klubu. Dopóki tak zostaje, cała administracja klubu wisi na jednej skrzynce pocztowej i jednym telefonie.
Dlaczego jeden klucz to za mało
Dopóki do części klubowej wchodzi jedna osoba, ta osoba jest wąskim gardłem. Wyjeżdża na urlop akurat w tygodniu, w którym trzeba domknąć przydział hali. Po walnym zebraniu zmienia funkcję i zabiera swój login ze sobą. Tylko ona wie, które zespoły są już wpisane. Żadna z tych rzeczy nie jest katastrofą danego dnia, ale to się kumuluje: wszystko, co klub robi cyfrowo, przechodzi przez jeden kalendarz.
To właśnie różnica między aplikacją, z której korzysta pojedynczy trener, a aplikacją, która należy do całego klubu. W części klubowej Koach rozwiązuje to zakładka, która dostaje mało uwagi, a robi bardzo dużo: Administratorzy. Dopisujesz tam pozostałych członków zarządu i od razu zaznaczasz, w jakiej roli tam są.
Gdzie jest zakładka Administratorzy
Otwórz Profil i dotknij Panel klubu. U góry pojawia się pasek z sekcjami twojego klubu — przegląd, członkowie, podział na zespoły, dyżury klubowe, dzień meczowy, hale i tak dalej. Dopiero przy więcej niż czterech sekcjach ten pasek daje się przesuwać na boki. Administratorzy, z małym kluczykiem z przodu, stoją na samym końcu.
Widzisz tam listę wszystkich osób, które w tej chwili mają dostęp do części klubowej: przy każdej nazwisko, pod nim rola i adres e-mail. Zwykle sam już tam jesteś jako Zarządca klubu — ten wiersz powstaje sam w momencie, w którym z abonamentem Club wpisujesz pierwszy zespół pod nazwę klubu. Jeśli w ogóle nie widzisz panelu klubu, to znaczy, że klubu jeszcze nie ma: przy co najmniej jednym zespole musi być wpisana nazwa klubu, a jak to zrobić, opisuje tekst o tym, jak połączyć drużynę z właściwym klubem.
Dodawanie osoby: adres i rola
Pod listą jest mały blok z trzema elementami. Pole tekstowe z podpowiedzią E-mail istniejącego konta, pod nim wiersz Rola z listą wyboru ustawioną domyślnie na Zarządcę klubu, a na dole przycisk Dodaj zarządcę. I tyle: wpisz adres, wybierz rolę, dodaj. Osoba pojawia się od razu na liście powyżej i przy najbliższym logowaniu może otworzyć panel klubu.
Jest jeden warunek: adres musi należeć do istniejącego konta Koach, a to konto nie potrzebuje własnego abonamentu Club — wyjaśnia to tekst o tym, jak zarządzać klubem siatkarskim. Jeśli Koach nie zna tego adresu, od razu dostajesz komunikat Brak konta z tym adresem e-mail i nic się nie zmienia. Zapytaj wtedy, jakiego adresu dana osoba użyła przy rejestracji; wielkość liter nie ma znaczenia, ale adres prywatny zamiast klubowego już tak.
Cztery role i do czego są przeznaczone
Lista wyboru zna cztery role. Nie są pomyślane jako stopnie ważności, tylko jako opis tego, co ktoś w klubie robi.
- Zarządca klubu — osoba, która utrzymuje klub w aplikacji na chodzie. To rola dla kogoś, kto wpisuje zespoły, aktualizuje przydział hali i odpowiada na pytania trenerów. Często sekretarz albo osoba od ewidencji członków, czasem koordynator sportowy.
- Skarbnik — osoba od pieniędzy: składki, zaległości, kto jeszcze co ma zapłacić. Klub ma zwykle dokładnie jednego, a reszta części klubowej rzadko jest mu potrzebna.
- Członek zarządu — szeroka rola dla każdego, kto patrzy i decyduje w imieniu zarządu: prezes, sekretarz, osoba od sekcji młodzieżowej, sekretarz sportowy. Kto podejmuje decyzje o zespołach i sezonach, należy tutaj.
- Osoba zaufania — kontakt w sprawach niewłaściwego zachowania: ktoś, do kogo członek albo rodzic może pójść z czymś, z czym nie chce iść do własnego trenera. Ta rola działa poufnie i jeden na jeden, a administracji klubu właściwie nie potrzebuje — musi być natomiast łatwa do znalezienia.
Nazwy dopasowują się do języka użytkownika. Członek zarządu, który korzysta z aplikacji po polsku albo po niemiecku, zobaczy tę samą rolę w swoim języku; nie musisz więc tłumaczyć, co ustawiłeś.
Co rola robi dziś — a czego nie robi
Bądź tu wobec zarządu szczery, bo inaczej powstaną oczekiwania, których aplikacja nie spełni. W tej chwili każda rola może wszystko to, co administrator. Rola jest przede wszystkim etykietą: zapisuje, kto do czego jest wyznaczony, a nie to, co ktoś widzi na ekranie. Ustawisz komuś Skarbnika, a i tak wejdzie wszędzie.
Jest jeden wyjątek i wypada dokładnie w miejscu, które jest najbardziej wrażliwe. Podział na zespoły na przyszły sezon jest — dopóki nad nim pracujesz — projektem, w którym nic naprawdę się nie dzieje; dopiero zatwierdzenie wprowadza go w życie i przy okazji utrwala oceny z kończącego się sezonu. Tego jednego przycisku może użyć wyłącznie Zarządca klubu albo Członek zarządu. Powód nie jest techniczny, tylko merytoryczny: chodzi o oceny osób niepełnoletnich, a to nie jest czynność, którą ma przypadkiem wykonać pierwsza osoba, która kliknie w ten ekran.
To sprawia, że etykieta jest warta więcej, niż się wydaje. Klub musi umieć zapisać, kto jakie dane członków ma pod sobą — a to dokładnie pytanie, które stoi za obchodzeniem się z danymi członków. Lista czterech nazwisk z czterema rolami jest na nie lepszą odpowiedzią niż pięć osób, które „kiedyś gdzieś dostały dostęp”.
Kto w praktyce co robi w poszczególnych sekcjach, opisują teksty o tych sekcjach. Dla wiadomości do całego klubu jest to wysyłanie komunikatów klubowych; dla grafiku dyżurów wokół dni meczowych — planowanie dyżurów barowych dla całego klubu. Tam też jest napisane, kto może je tworzyć. Szukaj tego tam, zamiast oczekiwać tego tutaj.
Zmiana roli i usunięcie kogoś z listy
Zmianę roli robisz w tym samym miejscu i jest to mniej oczywiste, niż mogłoby się wydawać: wpisujesz adres e-mail tej osoby jeszcze raz, wybierasz nową rolę i dotykasz przycisku dodawania. Istniejący wiersz zostaje wtedy zaktualizowany. Nie pojawia się drugi wiersz, a osoba ani na moment nie traci dostępu.
Uwaga na jeden niuans. Jeśli wpiszesz ten sam adres z tą samą rolą, która już tam stoi, i tak dostaniesz komunikat Jest już administratorem i nic się nie stanie. To nie awaria — po prostu nie ma czego zmieniać. Dopiero inna rola faktycznie go przestawia. Kto tego nie wie, najpierw usuwa osobę, a potem dodaje ją ponownie; to też działa, ale jest okrężne i może się nie udać, jeśli akurat nikt inny na liście nie zostaje.
Usuwasz krzyżykiem po prawej stronie nazwiska. Aplikacja prosi o potwierdzenie z nazwiskiem albo adresem, żebyś przy liście ośmiu osób nie trafił w niewłaściwy wiersz. Znika wtedy wyłącznie dostęp do części klubowej: konto tej osoby zostaje, a jeśli jest też trenerem, zachowuje swoje zespoły.
Dwóch rzeczy aplikacja nie pozwoli zrobić, obu dlatego, że sam nie mógłbyś ich potem cofnąć:
- Właściciela klubu — osoby, na której koncie klub powstał — nie może usunąć żaden inny administrator. Inaczej dopisany później członek zarządu mógłby wystawić założyciela poza jego własny klub.
- Ostatniego klucza nie da się wyjąć. Przed każdym usunięciem aplikacja sprawdza, czy zostanie ktoś z uprawnieniami klubowymi — inny administrator z listy albo osoba, na której koncie klub powstał. Jeśli nie zostaje nikt, aplikacja odmawia; w przeciwnym razie klub zamknąłby się na trwałe poza własnym panelem. Najpierw więc dopisz następcę, a dopiero potem usuń odchodzącego.
Wycofać się samemu wolno, także bez pomocy kogoś innego. Osoba zaufania albo skarbnik, który nie pełni już tej funkcji, może usunąć się z listy, nie prosząc o to nikogo. Obie powyższe blokady obowiązują wtedy tak samo.
Kogo tam wpisać i kiedy przejrzeć listę
Trzy proste zasady sprawiają, że ta lista jest użyteczna, a nie bałaganiarska. Po pierwsze: zawsze co najmniej dwie osoby. Jedna osoba z dostępem to nie podział obowiązków, tylko ryzyko, a naprawa trwa dokładnie tyle, ile ta osoba jest nieosiągalna.
Po drugie: myśl funkcjami, nie osobami. „Skarbnik” istnieje dalej, kiedy skarbnik się zmienia; „Karina, która i tak zawsze to robi” — nie. Wpisuj więc rolę pasującą do funkcji, nawet jeśli dziś jest tylko jedna osoba robiąca wszystko — wtedy za dwa lata będzie przynajmniej widać, co do kogo należało.
Po trzecie: przejrzyj listę raz w roku, zaraz po walnym zebraniu albo w momencie zmiany zarządu. To jedyny moment, w którym masz pewność, że coś się zmieniło, a zajmuje dwie minuty. Kto odszedł, wypada; kto doszedł, wchodzi z rolą pasującą do nowej funkcji. Administracja klubu, w której byli członkowie zarządu figurują jeszcze latami, nie jest groźna, ale jest niechlujna — a niechlujny to dokładnie to, czym klub nie chce być wobec własnych członków.
Krótko: rolę zmieniasz, dodając ten sam adres e-mail jeszcze raz z inną rolą. Jeśli wpiszesz tę samą rolę drugi raz, dostaniesz tylko komunikat Jest już administratorem i nic się nie zmieni.
Częste pytania
Czy ktoś dostanie e-mail, kiedy dodam go jako administratora?
Nie. Nie wychodzi żadne zaproszenie ani powiadomienie; wiersz pojawia się tylko na liście. Ta osoba zauważy to dopiero wtedy, gdy ponownie otworzy aplikację i zobaczy w niej nowy panel klubu. Powiedz jej więc o tym sam, bo inaczej nigdy tego przycisku nie znajdzie.
Czy dodatkowy administrator kosztuje?
Nie. Osoba, którą dodajesz, potrzebuje tylko zwykłego konta Koach, bez własnego płatnego abonamentu, i kwota za klub przez to nie rośnie. Zarządca klubu to też nie to samo co trener zespołu: nie liczy się do limitu trenerów, których można przypisać do drużyny.
Czy osoba, którą dodam, może sama dodawać kolejne?
Tak. Dopóki każda rola może wszystko, także skarbnik albo osoba zaufania może kogoś dopisać, zmienić komuś rolę albo usunąć innego administratora. Wpisuj tam więc tylko osoby, którym naprawdę chcesz dać taką odpowiedzialność, i przejrzyj listę, gdy w zarządzie coś się zmieni.
Co się stanie, jeśli usunę z listy samego siebie?
Stracisz panel klubu, gdy tylko aplikacja załaduje się na nowo, ale twoje konto i twoje własne zespoły dalej należą do ciebie. Jeśli to na twoim koncie powstał klub, dostęp klubowy i tak ci zostaje: wisi on na samym klubie, a nie na twoim wierszu w liście. U wszystkich pozostałych ktoś inny musi dopisać ich z powrotem.
