Vereinsverwalter hinzufügen: die vier Rollen und wofür sie gedacht sind
Ein Verein ist nie eine einzige Person. Der Kassenwart will an die Beiträge, jemand anderes regelt die Spieltage, und es gibt einen Ansprechpartner für den Fall, dass etwas Unangenehmes passiert. Trotzdem fängt ein Verein in Koach fast immer mit einem einzigen Konto an: dem der Person, die die App vorgeschlagen hat. Solange das so bleibt, hängt die ganze Vereinsverwaltung an einem Postfach und einem Telefon.
Warum ein Schlüssel zu wenig ist
Solange nur eine Person an den Vereinsbereich kommt, ist diese Person ein Nadelöhr. Sie fährt genau in der Woche in den Urlaub, in der die Hallenbelegung stehen muss. Sie wechselt nach der Mitgliederversammlung das Amt und nimmt ihren Zugang mit. Sie ist die Einzige, die weiß, welche Teams schon eingetragen sind. Nichts davon ist am jeweiligen Tag eine Katastrophe, aber es summiert sich: Alles, was der Verein digital macht, läuft über einen einzigen Terminkalender.
Genau das ist der Unterschied zwischen einer App, die ein einzelner Trainer benutzt, und einer App, die dem ganzen Verein gehört. Im Vereinsbereich von Koach löst du das mit einem Reiter, der wenig Aufmerksamkeit bekommt und viel leistet: Administratoren. Dort nimmst du Mitvorstände auf und legst gleich fest, in welcher Eigenschaft sie dabei sind.
Wo der Reiter Administratoren steht
Öffne Profil und tippe auf Vereinsdashboard. Oben erscheint eine Leiste mit den Bereichen deines Vereins — Übersicht, Mitglieder, Teameinteilung, Vereinsdienste, Spieltag, Hallen und so weiter. Erst ab mehr als vier Bereichen lässt sich diese Leiste seitwärts schieben. Administratoren, mit einem kleinen Schlüssel davor, steht ganz am Ende.
Was du dort siehst, ist eine Liste aller Personen, die im Moment an den Vereinsbereich kommen: pro Person der Name, darunter die Rolle und die E-Mail-Adresse. Meistens stehst du selbst schon als Club-Verwalter darin — diese Zeile entsteht von allein in dem Moment, in dem du mit einem Club-Abo das erste Team unter den Vereinsnamen stellst. Siehst du überhaupt kein Vereinsdashboard, dann gibt es noch keinen Verein: Bei mindestens einem Team muss der Vereinsname eingetragen sein, und wie das geht, steht in dein Team mit dem richtigen Verein verbinden.
Jemanden hinzufügen: eine Adresse und eine Rolle
Unter der Liste steht ein kleiner Block mit drei Dingen. Ein Eingabefeld mit dem Text E-Mail eines bestehenden Kontos, darunter eine Zeile Rolle mit einem Auswahlfeld, das standardmäßig auf Club-Verwalter steht, und ganz unten die Schaltfläche Verwalter hinzufügen. Mehr ist es nicht: Adresse eintragen, Rolle wählen, hinzufügen. Die Person erscheint sofort in der Liste darüber und kann beim nächsten Anmelden das Vereinsdashboard öffnen.
Es gibt eine Bedingung: Die Adresse muss zu einem bestehenden Koach-Konto gehören, und dieses Konto braucht kein eigenes Club-Abo — das steht in deinen Volleyballverein verwalten erklärt. Kennt Koach die Adresse nicht, kommt sofort die Meldung Kein Konto mit dieser E-Mail-Adresse und es ändert sich nichts. Frag in dem Fall nach, welche Adresse die Person bei der Anmeldung benutzt hat; Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle, eine private statt einer Vereinsadresse dagegen schon.
Die vier Rollen und wofür sie gedacht sind
Das Auswahlfeld kennt vier Rollen. Sie sind nicht als Rangstufen gedacht, sondern als Beschreibungen dessen, was jemand im Verein tut.
- Club-Verwalter — die Person, die den Verein in der App am Laufen hält. Das ist die Rolle für alle, die Teams eintragen, die Hallenbelegung pflegen und die Fragen der Trainerkollegen beantworten. Oft der Schriftführer oder die Mitgliederverwaltung, manchmal ein technischer Koordinator.
- Kassenwart — die Person, die über das Geld geht: Beiträge, Rückstände, wer was noch zahlen muss. Ein Verein hat meist genau einen, und diese Person braucht den Rest des Vereinsbereichs selten.
- Vorstandsmitglied — die breite Rolle für alle, die im Namen des Vorstands mitschauen und mitentscheiden: Vorsitzende, Schriftführer, Jugendwart, Wettkampfwart. Wer Entscheidungen über Teams und Saisons trifft, gehört hierher.
- Vertrauensperson — der Ansprechpartner bei unerwünschtem Verhalten: die Person, an die sich ein Mitglied oder ein Elternteil mit etwas wenden kann, womit es nicht zum eigenen Trainer gehen will. Diese Rolle arbeitet vertraulich und unter vier Augen und braucht die Vereinsverwaltung eigentlich nicht — muss aber auffindbar sein.
Die Bezeichnungen passen sich der Sprache des Benutzers an. Ein Vorstandsmitglied, das die App auf Niederländisch oder Polnisch benutzt, sieht dieselbe Rolle in seiner eigenen Sprache stehen; du musst also nicht erklären, was du eingestellt hast.
Was die Rolle heute bewirkt — und was nicht
Sei hier ehrlich zu deinem Vorstand, sonst entstehen Erwartungen, die die App nicht einlöst. Im Moment kann jede Rolle alles, was ein Verwalter kann. Die Rolle ist vor allem ein Etikett: Sie hält fest, wer wofür zuständig ist, nicht was jemand auf dem Bildschirm zu sehen bekommt. Setzt du jemanden auf Kassenwart, kommt er trotzdem überall hin.
Es gibt eine Ausnahme, und die liegt genau an der heikelsten Stelle. Die Teameinteilung für die nächste Saison ist, solange du daran arbeitest, ein Entwurf, in dem nichts wirklich passiert; erst endgültig machen führt sie aus und schreibt dabei die Bewertungen der auslaufenden Saison fest. Diese eine Schaltfläche können nur ein Club-Verwalter oder ein Vorstandsmitglied benutzen. Der Grund ist keine Technik, sondern Inhalt: Es geht um Zahlen zu Minderjährigen, und das ist keine Handlung, die versehentlich von der nächstbesten Person erledigt werden soll, die den Bildschirm aufklickt.
Damit ist das Etikett mehr wert, als es aussieht. Ein Verein muss aufschreiben können, wer welche Mitgliederdaten unter sich hat — genau das ist die Frage hinter dem Umgang mit Mitgliederdaten. Eine Liste mit vier Namen und vier Rollen ist darauf eine bessere Antwort als fünf Leute, die „irgendwann irgendwie Zugang bekommen haben“.
Wer in der Praxis was mit den einzelnen Bereichen macht, steht in den Artikeln zu diesen Bereichen. Für Nachrichten an den ganzen Verein ist das Vereinsmitteilungen versenden; für den Plan der Dienste rund um Spieltage Thekendienst für den ganzen Verein planen. Dort steht auch, wer sie anlegen darf. Schlag es dort nach, statt es hier zu erwarten.
Die Rolle wechseln und jemanden wieder entfernen
Die Rolle von jemandem zu wechseln geht an derselben Stelle, und es ist weniger naheliegend, als du denkst: Du trägst seine E-Mail-Adresse erneut ein, wählst die neue Rolle und tippst auf Hinzufügen. Die bestehende Zeile wird dann aktualisiert. Es kommt keine zweite Zeile dazu, und die Person verliert ihren Zugang keinen Moment lang.
Achte auf eine Feinheit. Trägst du dieselbe Adresse mit derselben Rolle ein, die schon dasteht, kommt weiterhin die Meldung Ist bereits Verwalter und es passiert nichts. Das ist keine Störung — es gibt schlicht nichts zu ändern. Nur eine andere Rolle wechselt ihn tatsächlich um. Wer das nicht weiß, entfernt die Person erst und nimmt sie danach neu auf; das funktioniert auch, ist aber umständlich und kann schiefgehen, wenn gerade niemand anderes übrig bleibt.
Entfernt wird mit dem Kreuz rechts neben dem Namen. Die App fragt nach einer Bestätigung, mit dem Namen oder der Adresse dabei, damit du in einer Liste von acht nicht die falsche Zeile erwischst. Weg ist dann nur der Zugang zum Vereinsbereich: Das Konto dieser Person bleibt bestehen, und wenn sie auch Trainer ist, behält sie ihre eigenen Teams ganz normal.
Zwei Dinge lässt die App nicht zu, beide, weil du sie selbst nicht mehr rückgängig machen kannst:
- Der Vereinseigentümer — die Person, unter deren Konto der Verein angelegt wurde — kann nicht von einem anderen Verwalter entfernt werden. Sonst könnte ein später hinzugefügtes Vorstandsmitglied den Gründer aus seinem eigenen Verein aussperren.
- Der letzte Schlüssel kann nicht heraus. Vor jedem Entfernen prüft die App, ob danach noch jemand mit Vereinsrechten übrig bleibt — ein anderer Verwalter aus der Liste oder die Person, unter deren Konto der Verein angelegt wurde. Bleibt niemand übrig, weigert sich die App; sonst würde sich der Verein dauerhaft aus seinem eigenen Dashboard aussperren. Nimm also erst einen Nachfolger auf und entferne danach den Ausscheidenden.
Sich selbst zurückzuziehen ist dagegen erlaubt, auch ohne dass ein anderer es für dich tut. Eine Vertrauensperson oder ein Kassenwart, der diese Aufgabe nicht mehr hat, kann sich selbst aus der Liste nehmen, ohne erst jemanden fragen zu müssen. Die zwei Sperren von oben gelten dann natürlich auch für ihn.
Wen du aufnimmst, und wann du die Liste wieder anschaust
Drei Faustregeln machen diese Liste brauchbar statt unordentlich. Erstens: immer mindestens zwei. Eine einzige Person mit Zugang ist keine Verteilung, sondern ein Risiko, und die Reparatur dauert genau so lange, wie diese Person nicht erreichbar ist.
Zweitens: denk in Ämtern, nicht in Personen. „Der Kassenwart“ bleibt bestehen, wenn der Kassenwart wechselt; „Karin, die es zufällig immer macht“, nicht. Trag deshalb die Rolle ein, die zum Amt gehört, auch wenn es heute nur eine Person gibt, die alles macht — dann steht in zwei Jahren wenigstens da, was sie tun sollte.
Drittens: geh die Liste einmal im Jahr durch, kurz nach der Mitgliederversammlung oder in dem Moment, in dem der Vorstand wechselt. Das ist der einzige Zeitpunkt, an dem du sicher weißt, dass sich etwas geändert hat, und es kostet zwei Minuten. Wer gegangen ist, kommt raus; wer dazugekommen ist, kommt rein, mit der Rolle, die zu seinem neuen Amt gehört. Eine Vereinsverwaltung, in der ehemalige Vorstandsmitglieder noch jahrelang stehen, ist nicht gefährlich, aber schlampig — und schlampig ist genau das, was ein Verein gegenüber seinen eigenen Mitgliedern nicht sein will.
Kurz: Die Rolle wechselst du, indem du dieselbe E-Mail-Adresse noch einmal mit einer anderen Rolle hinzufügst. Trägst du dieselbe Rolle ein zweites Mal ein, bekommst du nur die Meldung Ist bereits Verwalter und es ändert sich nichts.
Häufige Fragen
Bekommt jemand eine Mail, wenn ich ihn als Verwalter hinzufüge?
Nein. Es geht weder eine Einladung noch eine Benachrichtigung raus; die Zeile erscheint nur in der Liste. Die Person merkt es erst, wenn sie die App wieder öffnet und plötzlich ein Vereinsdashboard dabei ist. Sag es ihr also selbst kurz, sonst findet sie diese Schaltfläche nie.
Kostet ein zusätzlicher Verwalter Geld?
Nein. Wen du hinzufügst, braucht nur ein normales Koach-Konto, kein eigenes bezahltes Abo, und der Betrag des Vereins ändert sich dadurch nicht. Ein Vereinsverwalter ist auch kein Teamtrainer: Er zählt nicht bei der Anzahl der Trainer mit, die an ein Team gekoppelt werden dürfen.
Kann jemand, den ich hinzufüge, selbst wieder andere Leute hinzufügen?
Ja. Solange jede Rolle alles kann, kann auch ein Kassenwart oder eine Vertrauensperson jemanden aufnehmen, eine Rolle ändern oder einen anderen entfernen. Nimm deshalb nur Leute auf, denen du diese Verantwortung auch wirklich geben willst, und geh die Liste durch, wenn sich im Vorstand etwas geändert hat.
Was passiert, wenn ich mich selbst aus der Liste nehme?
Du verlierst das Vereinsdashboard, sobald die App neu lädt, aber dein Konto und deine eigenen Teams bleiben deine. Bist du die Person, unter deren Konto der Verein angelegt wurde, behältst du den Vereinszugang trotzdem: Der hängt am Verein selbst und nicht an deiner Zeile in der Liste. Für alle anderen gilt, dass ein anderer Verwalter sie wieder aufnehmen muss.
