Amministratori della società: i cinque ruoli e a cosa servono
Una società non è mai una persona sola. Il tesoriere vuole arrivare alle quote, qualcun altro organizza le giornate in palestra, e serve un punto di riferimento per quando succede qualcosa di spiacevole. Eppure in Koach una società parte quasi sempre da un unico account: quello di chi ha portato l'app in società. Finché resta così, tutta l'amministrazione del club dipende da una sola casella di posta e da un solo telefono.
Perché una chiave sola non basta
Finché una sola persona può entrare nella parte società, quella persona è un collo di bottiglia. Va in vacanza proprio nella settimana in cui bisogna chiudere gli orari di palestra. Dopo l'assemblea dei soci cambia incarico e si porta via le sue credenziali. È l'unico a sapere quali squadre sono già state inserite. Nessuna di queste cose è un disastro il giorno stesso, ma si accumulano: tutto quello che la società fa in digitale passa da una sola agenda.
È esattamente la differenza tra un'app usata da un solo allenatore e un'app che è di tutta la società. Nella parte società di Koach il problema si risolve con una scheda che riceve poca attenzione e fa parecchio: Amministratori. Lì aggiungi gli altri dirigenti e indichi subito a che titolo ci sono.
Dove si trova la scheda Amministratori
Apri Profilo e tocca Dashboard della società. In alto compare una barra con le sezioni del club — panoramica, soci, composizione delle squadre, turni, giornata in palestra, palestre e così via. Solo quando le voci sono più di quattro quella barra scorre di lato. Amministratori, con una chiavetta davanti, è l'ultima.
Quello che vedi lì è l'elenco di chi in questo momento può entrare nella parte società: per ogni persona il nome, sotto il ruolo e l'indirizzo e-mail. Di solito ci sei già tu come Gestore del club — quella riga nasce da sé nel momento in cui, con un abbonamento Club, colleghi la prima squadra al nome della società. Se non vedi proprio nessuna dashboard della società, vuol dire che la società ancora non c'è: almeno una squadra deve avere il nome del club compilato, e come si fa lo spiega il collegamento alla società.
Aggiungere qualcuno: un indirizzo e un ruolo
Sotto l'elenco c'è un blocchetto con tre cose. Un campo con la scritta Email di un account esistente, sotto una riga Ruolo con un selettore che parte su Gestore del club, e in fondo il pulsante Aggiungi amministratore. Non c'è altro: indirizzo, ruolo, aggiungi. La persona compare subito nell'elenco sopra e al suo prossimo accesso troverà la dashboard della società.
C'è una sola condizione: l'indirizzo deve appartenere a un account Koach già esistente, e quell'account non ha bisogno di un abbonamento Club suo — lo spiega gestire la tua società. Se Koach non conosce quell'indirizzo ricevi subito il messaggio Nessun account con questa e-mail e non cambia niente. In quel caso chiedi con quale indirizzo quella persona si è registrata: le maiuscole non contano, un indirizzo privato al posto di quello della società sì.
I cinque ruoli e a cosa servono
Il selettore propone cinque ruoli. Non sono pensati come livelli di importanza, ma come descrizioni di quello che una persona fa nella società.
- Gestore del club — chi tiene in piedi la società dentro l'app. È il ruolo di chi inserisce le squadre, aggiorna gli orari di palestra e risponde alle domande dei colleghi allenatori. Spesso il segretario o chi cura il tesseramento, a volte un coordinatore tecnico.
- Tesoriere — chi si occupa dei soldi: quote, arretrati, chi deve ancora versare. In una società di solito è uno solo, e quella persona raramente ha bisogno del resto della parte società.
- Membro del consiglio — il ruolo largo per chiunque segua e decida per conto del direttivo: presidente, segretario, responsabile del settore giovanile, chi cura le iscrizioni ai campionati. Chi prende decisioni su squadre e stagioni sta qui.
- Persona di fiducia — il punto di contatto per i comportamenti scorretti: la persona a cui un socio o un genitore può rivolgersi per qualcosa che non vuole portare al proprio allenatore. Lavora in modo riservato e uno a uno, e dell'amministrazione della società in fondo non avrebbe bisogno — ma deve essere rintracciabile.
- Direttore tecnico — chi si occupa del contenuto del lavoro degli allenatori: la commissione tecnica, un coordinatore del settore giovanile, a volte l'allenatore responsabile della società. Questo ruolo esiste per la continuità. Se un allenatore si ferma a metà stagione, qualcuno deve poter vedere che cosa è stato fatto, che cosa è rimasto indietro e che cosa si sa di un giocatore, altrimenti chi subentra riparte da zero. Legge il registro squadra e non scrive da nessuna parte; i recapiti dei soci e l'esportazione della società non li riceve.
I nomi si adattano alla lingua di chi usa l'app. Un dirigente che ha Koach in tedesco o in polacco vede lo stesso ruolo nella propria lingua: non devi spiegare che cosa hai impostato.
Cosa fa oggi il ruolo — e cosa non fa
Il ruolo è più di un'etichetta: decide che cosa uno riesce a vedere. Una sezione su cui il suo ruolo non ha diritto non compare nemmeno come scheda nella barra, e chi provasse ad aprirla scavalcando il pulsante non otterrebbe comunque i dati, perché ogni richiesta viene verificata sul server in base al ruolo. Ecco come è ripartito:
- Tutti e cinque i ruoli — l'elenco dei soci con i nomi e le squadre in cui giocano.
- Gestore del club, tesoriere, membro del consiglio e persona di fiducia — gli avvisi della società. Il direttore tecnico non rientra: il suo ruolo riguarda il contenuto del lavoro degli allenatori, non i messaggi alla società.
- Gestore del club, tesoriere e membro del consiglio — i recapiti di quei soci: indirizzi e-mail e i genitori collegati. La persona di fiducia e il direttore tecnico no: la prima lavora in modo riservato e uno a uno, al secondo bastano i nomi e le squadre, e qui si tratta dei recapiti di minorenni.
- Gestore del club e membro del consiglio — le palestre, le giornate di gara, l'organizzazione, i turni del club, la composizione delle squadre e la mail della società.
- Gestore del club, membro del consiglio e direttore tecnico — il registro squadra: leggere gli allenamenti, i resoconti e le note sui giocatori.
- Sempre gestore del club e membro del consiglio — l'esportazione della società: tutti i dati del club in un unico file, fuori dall'app. Il direttore tecnico non la riceve; lui legge dentro l'app, dove il dato sta insieme alla conversazione a cui appartiene.
- Gestore del club e tesoriere — i contributi.
- Solo il gestore del club — la scheda Amministratori stessa e il collegamento del dominio mittente per la mail della società. Quel dominio tocca la reputazione e-mail di tutta la società, e basta un'impostazione sbagliata sul tuo nome di dominio per romperlo.
Due di queste scelte meritano una spiegazione. Il registro squadra — leggere gli allenamenti, i resoconti di allenamento e le note che un allenatore scrive su un giocatore — sta di proposito separato dalla composizione delle squadre, per quanto le due si somiglino: la seconda riguarda chi finisce in quale squadra, il primo il contenuto del lavoro, e sono appunti di un allenatore su giocatori spesso minorenni. E la composizione delle squadre per la stagione successiva, finché ci lavori sopra, è una bozza in cui non succede niente davvero; solo rendi definitiva la applica, e nel farlo fissa le valutazioni della stagione che si chiude. Anche quel pulsante resta al Gestore del club e al Membro del consiglio: si tratta di giudizi su minorenni, e non è un gesto che debba capitare per sbaglio al primo che apre quella schermata.
Il che rende questo elenco più prezioso di quanto sembri. Una società deve poter mettere per iscritto chi ha in mano quali dati dei soci — è esattamente la domanda dietro il trattamento dei dati dei soci. Un elenco di nomi con accanto il ruolo che gli corrisponde è una risposta migliore di cinque persone che «a un certo punto hanno avuto accesso».
Chi in pratica fa che cosa con le singole sezioni sta negli articoli dedicati a quelle sezioni. Per i messaggi a tutta la società è un avviso a tutto il club; per il calendario dei turni intorno alle giornate di gara programmare i turni per tutta la società. Lì trovi anche chi può crearli. Cercali lì invece di aspettarteli qui.
Cambiare ruolo, e togliere qualcuno
Cambiare ruolo a qualcuno si fa nello stesso posto, ed è meno intuitivo di quanto pensi: inserisci di nuovo il suo indirizzo e-mail, scegli il ruolo nuovo e tocchi aggiungi. La riga esistente viene aggiornata. Non compare una seconda riga, e la persona non perde l'accesso nemmeno per un istante.
Attenzione a una sfumatura. Se inserisci lo stesso indirizzo con lo stesso ruolo che ha già, ricevi comunque il messaggio È già amministratore e non succede niente. Non è un guasto: semplicemente non c'è nulla da cambiare. Solo un ruolo diverso lo sposta davvero. Chi non lo sa prima rimuove la persona e poi la riaggiunge; funziona anche così, ma è macchinoso e può andare storto se per un attimo non resta nessun altro.
Per rimuovere si usa la crocetta a destra del nome. L'app chiede una conferma con il nome o l'indirizzo scritto sopra, così in un elenco di otto non colpisci la riga sbagliata. Quello che sparisce è solo l'accesso alla parte società: l'account di quella persona resta, e se è anche allenatore mantiene tranquillamente le sue squadre.
Due cose l'app non le permette, entrambe perché da solo non potresti più rimediare:
- Il titolare della società — la persona sotto il cui account il club è stato creato — non può essere tolto da un altro amministratore. Altrimenti un dirigente aggiunto in seguito potrebbe mettere il fondatore fuori dalla sua stessa società.
- L'ultima chiave non può uscire. Prima di ogni rimozione l'app controlla che dopo resti ancora qualcuno con i diritti sul club — un altro amministratore dell'elenco, oppure la persona sotto il cui account la società è stata creata. Se non resta nessuno, l'app rifiuta; altrimenti la società si chiuderebbe fuori dalla propria dashboard per sempre. Quindi prima aggiungi chi subentra e solo dopo togli chi se ne va.
Ritirarsi da soli invece si può, anche senza che lo faccia qualcun altro. Una persona di fiducia o un tesoriere che non ha più quell'incarico può togliersi dall'elenco senza dover chiedere a nessuno. I due blocchi qui sopra valgono naturalmente anche per lui.
Chi ci metti, e quando riguardi l'elenco
Tre regole pratiche rendono questo elenco utile invece che disordinato. Primo: sempre almeno due. Una sola persona con accesso non è una divisione dei compiti ma un rischio, e il ripristino dura esattamente quanto l'irreperibilità di quella persona.
Secondo: ragiona per funzioni, non per persone. «Il tesoriere» continua a esistere quando il tesoriere cambia; «Carla, che tanto lo fa sempre lei» no. Assegna quindi il ruolo che corrisponde alla funzione, anche se oggi c'è una persona sola che fa tutto — così tra due anni resta scritto almeno che cosa quella persona doveva fare.
Terzo: riguarda l'elenco una volta l'anno, poco dopo l'assemblea dei soci o nel momento in cui cambia il direttivo. È l'unico momento in cui sai per certo che qualcosa è cambiato, e costa due minuti. Chi è uscito va tolto; chi è entrato va inserito con il ruolo che corrisponde al suo nuovo incarico. Un'amministrazione in cui gli ex dirigenti restano per anni non è pericolosa, ma è sciatta — e sciatta è esattamente quello che una società non vuole sembrare ai propri soci. Come questi ruoli si rapportano al resto della sezione società lo mostra Koach per le società di pallavolo.
In breve: per cambiare ruolo aggiungi di nuovo lo stesso indirizzo e-mail con un ruolo diverso. Se reinserisci lo stesso ruolo ricevi solo il messaggio È già amministratore e non cambia niente.
Domande frequenti
Chi aggiungo come amministratore riceve un'e-mail?
No. Non parte nessun invito e nessuna notifica: la riga compare soltanto nell'elenco. La persona se ne accorge quando riapre l'app e si ritrova una dashboard della società in più. Diglielo quindi tu, altrimenti quel pulsante non lo trova mai.
Un amministratore in più ha un costo?
Il ruolo in sé no: la quota della società non cambia, e la dashboard della società le resta aperta finché il club paga, anche senza una squadra sua. Per una squadra vale quello che vale per ogni allenatore: se la persona allena una squadra che sta sull'account Club, Koach per lei è gratis finché il club paga, e come giocatore o genitore sempre. Una squadra che è solo sua richiede un abbonamento suo dopo i 14 giorni di prova. Un amministratore del club non è nemmeno un allenatore di squadra: non rientra nel numero di allenatori che si possono collegare a una squadra.
Chi aggiungo può a sua volta aggiungere altre persone?
No, a meno che tu non gli dia il ruolo di Gestore del club. La scheda Amministratori appartiene a quell'unico ruolo: solo un gestore del club può inserire qualcuno, cambiare un ruolo o rimuovere un altro. Un tesoriere, un membro del consiglio, una persona di fiducia o un direttore tecnico quella scheda non la vede nemmeno, e un tentativo di arrivarci scavalcando il pulsante viene respinto dal server. Una cosa però la può fare chiunque: togliere se stesso dall'elenco.
Che cosa succede se tolgo me stesso dall'elenco?
Perdi la dashboard della società appena l'app si ricarica, ma il tuo account e le tue squadre restano tuoi. Se sei la persona sotto il cui account il club è stato creato, l'accesso lo mantieni comunque: dipende dalla società stessa e non dalla tua riga nell'elenco. Per tutti gli altri vale che un altro amministratore deve rimetterceli.
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