Ore di volontariato nella società sportiva: modello o app?

Tenere il conto delle ore di volontariato nella società sportiva comincia spesso con un foglio di calcolo, e non è un cattivo inizio: in Google Sheets è gratis e lo capiscono tutti. Qui vedi come costruire quel modello perché regga un'intera stagione, dove smette di funzionare e quando Turni del club, in Koach Club, si occupa del conteggio al posto tuo.

Cosa deve saper fare un registro delle ore di volontariato?

Una società che impone turni obbligatori a ogni membro vuole poter rispondere a una domanda a fine stagione: chi ha fatto quello che gli era stato chiesto, e chi no? Per farlo in modo equo, il tuo registro ha bisogno di sei cose, che sia un foglio di calcolo o un'app:

• Ogni attività su una riga a sé. Chi, quale data, quale tipo di attività e quante ore o punti. Un numero isolato accanto a un nome, dopo, non lo sa spiegare più nessuno.
• Un valore fisso per tipo di attività. Se un turno al bar vale tre ore, vale tre ore per tutti. Così nessuno discute su chi è andato via dieci minuti prima.
• Un obiettivo a stagione, con le esenzioni. Quante ore deve fare ogni membro e chi ne è escluso, come i più giovani sotto una certa età o gli allenatori.
• La differenza tra assegnato e svolto. Essere in calendario non prova che quella persona fosse davvero lì quella sera.
• Niente che sparisca senza traccia. Un'attività contata resta contata, anche se qualcuno modifica in seguito il calendario o l'elenco.
• Un saldo personale per ogni membro. Tutti vogliono poter controllare le proprie ore, senza vedere quelle degli altri.

Un modello per le ore di volontariato della società sportiva in Google Sheets o Excel

Con tre schede copri un'intera stagione. Creale in quest'ordine:

1. Tipi. Due colonne: il tipo di attività (bar, arbitro, segnapunti, pulizie) e quante ore vale. Così tutti ricevono le stesse ore per la stessa attività, e un valore lo cambi in un solo punto.
2. Registro. Una riga per attività, con le colonne Data, Nome, Tipo, Ore, Confermato da e Note (colonne da A a F). Le ore arrivano dalla scheda Tipi con CERCA.VERT (in inglese VLOOKUP), così nessuno deve digitare un numero: nella riga 2 è =CERCA.VERT(C2;Tipi!A:B;2;FALSO). Compila Confermato da solo quando qualcuno del consiglio direttivo sa che l'attività è stata davvero svolta; una cella vuota significa quindi: assegnato, non ancora confermato.
3. Saldo. Una riga per membro con Nome, Obiettivo, Svolto e Mancante (colonne da A a D). Svolto è la somma dal registro con SOMMA.SE (in inglese SUMIF): se il nome è nella colonna A, diventa =SOMMA.SE(Registro!B:B;A2;Registro!D:D). Se vuoi contare solo le attività confermate, usa SOMMA.PIÙ.SE (SUMIFS) con una seconda condizione: =SOMMA.PIÙ.SE(Registro!D:D;Registro!B:B;A2;Registro!E:E;"<>"). Mancante è l'obiettivo meno quanto svolto, ma mai sotto lo zero: =MAX(0;B2-C2). A un membro esente metti l'obiettivo a zero, e annota il motivo in una colonna in più.

Se il tuo foglio di calcolo è in inglese, usa i nomi delle funzioni in inglese e le virgole al posto del punto e virgola.

Condividi il file solo con chi lo tiene aggiornato, e proteggi il registro in modo che solo queste persone possano modificarlo. Far consultare i membri senza che vedano le ore degli altri, in un unico file condiviso, non si fa senza lavoro in più, per esempio un riepilogo separato per ogni membro.

Dove il modello non basta più

Finché una sola persona tiene l'elenco e nessuno ha dubbi, funziona benissimo. I problemi arrivano in tre momenti:

• Il calendario e l'elenco sono due file. Chi era in calendario, qualcuno deve riportarlo a mano nel registro dopo ogni turno. Ogni turno dimenticato manca nel saldo, e il membro se ne accorge solo quando gli dicono che è in ritardo.
• Sovrascrivere una cella non lascia una motivazione. Un foglio di calcolo online di solito conserva una cronologia delle versioni, ma lì cerchi una modifica alla volta e una spiegazione non c'è. Perché quel 3 è diventato uno 0, tra sei mesi non lo ricorda più nessuno.
• I membri cominciano a chiedere. A metà stagione tutti vogliono sapere quante ore mancano ancora. A quel punto chi tiene l'elenco diventa uno sportello, tra messaggi, screenshot e discussioni al bar della palestra.

Come Turni del club in Koach prende il posto del tuo modello

In Koach Club il conteggio si trova nella Dashboard della società, nella sezione Turni del club. Ci accedono i gestori del club e i membri del consiglio; un membro qualsiasi vede solo la propria situazione. Se la sezione è ancora disattivata, la attivi con Configura i turni. Ognuna delle tre schede del tuo modello ha lì il suo equivalente.

• La scheda Tipi diventa Tipi di turno, in fondo al foglio Impostazioni. Con Aggiungi tipo di turno dai un nome al turno, scegli in Vale per se si tratta di un turno bar, arbitro, segnapunti o responsabile palestra, e indichi in Conta come quanto vale. Sullo stesso foglio scrivi in Unità la parola che segue i numeri, per esempio ore o punti. Un turno al bar che nel tuo modello valeva tre ore lo imposti quindi su 3, con ore come unità. Se in seguito cambi un valore, quanto è già stato contato mantiene il valore precedente.
• La scheda Saldo diventa il foglio Situazione. L'obiettivo e le esenzioni li imposti in Impostazioni: in Obiettivo a stagione indichi quanto deve svolgere ogni membro. Sotto trovi Esenti sotto l’età di e l'interruttore Gli allenatori sono esenti. Per il limite di età Koach guarda la data di nascita: chi non ce l'ha non rientra in quell'esenzione.
• Il registro si compila da solo. I turni arrivano dal calendario che è già in Koach: i turni bar e, dalla sezione Giornata, i turni di arbitro, segnapunti e responsabile palestra. Chi era assegnato e non si è cancellato entra nel conteggio il giorno dopo il turno. Nessuno ricopia più a mano quello che c'era in calendario.
• La colonna Confermato da diventa il foglio Conferma. Lì trovi i turni che nessuno ha ancora confermato, con su ogni riga una spunta per Svolto e una croce per Non presentato. Sul foglio Situazione vedi accanto a ogni nome quanti turni sono ancora da confermare.

Un esempio di calcolo: se l'obiettivo è 12 ore, un turno al bar vale 3 e arbitrare vale 2, un membro con due turni al bar e un arbitraggio è a 8 su 12. Il foglio Situazione mette in cima chi è più indietro, e per chi è esente compare Esente al posto di un numero. Ciò che è registrato non si può cancellare: anche se un turno sparisce in seguito dal calendario, resta segnato chi lo ha svolto. Come impostare la sezione passo dopo passo lo spieghiamo in tenere il conto dei turni obbligatori della società sportiva.

Cosa vedono i tuoi membri

Se I membri vedono la propria situazione è attivo, ogni membro con un obiettivo trova sulla propria dashboard la scheda I miei turni, con quanto ha svolto rispetto all'obiettivo (per esempio 8 su 12 ore) e l'etichetta In pari o In ritardo. Un genitore ci vede anche quanto è stato contato per i suoi figli in questa società. La situazione di un altro membro la vedono solo i gestori del club e i membri del consiglio. Così chi tiene l'elenco non fa più da sportello: chi vuole sapere a che punto è, controlla da sé. Cosa vedono esattamente i membri e cosa fare se il numero non torna lo leggi nell'articolo sulla tua situazione nei turni della società, nell'app.

Foglio di calcolo o Turni del club: il confronto

Koach lo facciamo noi, quindi leggi questo come il confronto di chi produce l'app. Per molte società un foglio di calcolo è semplicemente la scelta giusta, soprattutto se gran parte del volontariato non consiste in turni al bar e turni nelle partite.

Per chi Turni del club è adatto, e per chi no

Sì se la tua società ha turni obbligatori legati alle partite, come il bar, arbitrare, fare il segnapunti e il responsabile palestra, e li assegni già in Koach o vuoi cominciare a farlo. L'assegnazione in sé è un altro argomento. Come impostare un calendario in un foglio di calcolo lo leggi in un calendario dei volontari per la tua società; come lo fa Koach, in pianificare i turni al bar per tutta la società e in assegnare arbitro e segnapunti per ogni partita in casa.

No, o non da solo, in questi casi:

• Vuoi contare tutto il volontariato. Il lavoro nelle commissioni, una giornata di manutenzione o l'allestimento di un torneo Turni del club non li conta; conta solo i turni assegnati in Koach. Quel lavoro continua a tenerlo nel tuo modello.
• Vuoi le ore effettivamente lavorate. Koach non misura il tempo lavorato, ma conta per ogni turno il valore fisso del suo tipo. Inoltre ogni ruolo (turno bar, arbitro, segnapunti, responsabile palestra) ha un solo valore: un turno al bar lungo e uno corto valgono quindi uguale.
• Vuoi incassare una quota da chi non fa i turni. Koach non gestisce denaro. In Contributi la società tiene traccia di chi deve pagare cosa, con un proprio link di pagamento. Se da voi si possa pagare al posto di fare i turni è una scelta della società: vedi fare i turni di volontariato o pagare al loro posto.
• Alleni una squadra con Coach. Turni del club fa parte del modulo società, e quello c'è solo in Club.
• Vuoi trasferire l'elenco che hai già. Koach non importa membri né fogli di calcolo. Il conteggio si basa sui turni presenti in Koach.

Quanto costa gestire le ore di volontariato della società sportiva con un'app?

Un foglio di calcolo in Google Sheets non costa nulla, a parte le serate di chi lo aggiorna. Turni del club è incluso in Koach Club: 9,99 € al mese, oppure 8,33 € al mese se paghi annualmente, con squadre e allenatori illimitati. Giocatori e genitori usano l'app gratis. Club non ha un periodo di prova: lascia i tuoi dati tramite il modulo sulla pagina per le società, ti contattiamo e configuriamo la società insieme a te. Se alleni tu una squadra sola, provi Koach con quella squadra gratis per 14 giorni, senza carta di credito; Turni del club, però, fa parte del modulo società di Club. Tutti gli importi sono sulla pagina dei prezzi. Se vuoi mettere in fila tutta la stagione della tua società, comincia da organizzare la stagione di pallavolo.

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