Horas de voluntariado en el club: ¿plantilla o app?
La respuesta corta
Las horas de voluntariado del club se llevan en una hoja de cálculo: una fila por tarea y, por cada miembro, una suma frente al objetivo. Funciona hasta que alguien discute su saldo. En Koach Club, Tareas del club cuenta los turnos del calendario con un valor fijo por tipo de turno, y el club puede dejar que cada miembro vea solo su propia situación.
Llevar las horas de voluntariado del club empieza en muchos clubes con una hoja de cálculo, y no es un mal comienzo: en Google Sheets es gratis y todo el mundo la entiende. Aquí verás cómo montar esa plantilla para que aguante una temporada entera, dónde se queda corta y cuándo Tareas del club, en Koach Club, se encarga de contar por ti.
¿Qué debe poder hacer un registro de horas de voluntariado?
Un club que pide turnos obligatorios a sus miembros quiere poder responder una pregunta al final de la temporada: ¿quién ha hecho lo que se le pidió y quién no? Para hacerlo de forma justa, tu registro necesita seis cosas, sea una hoja de cálculo o una app:
- Cada tarea en su propia fila. Quién, qué fecha, qué tipo de tarea y cuántas horas o puntos. Un número suelto junto a un nombre no se puede explicar después.
- Un valor fijo por tipo de tarea. Si un turno de barra cuenta tres horas, cuenta tres horas para todos. Así nadie discute quién se fue diez minutos antes.
- Un objetivo por temporada, con exenciones. Cuántas horas hace cada miembro y quién queda fuera, como los más jóvenes por debajo de cierta edad o los entrenadores.
- Diferencia entre asignado y hecho. Estar en el calendario no demuestra que esa persona estuviera allí esa tarde.
- Nada que desaparezca sin dejar rastro. Una tarea contada sigue contada, aunque alguien cambie después el calendario o la lista.
- Un saldo propio para cada miembro. Todos quieren poder revisar sus horas sin ver las de los demás.
Una plantilla de horas de voluntariado del club en Google Sheets o Excel
Con tres pestañas llegas a toda una temporada. Créalas en este orden:
- Tipos. Dos columnas: el tipo de tarea (barra, arbitraje, anotador, limpieza) y cuántas horas cuenta. Así todos reciben las mismas horas por la misma tarea, y cambias un valor en un solo sitio.
- Registro. Una fila por tarea, con las columnas Fecha, Nombre, Tipo, Horas, Confirmado por y Nota (columnas A a F). Las horas salen de la pestaña Tipos con BUSCARV (en inglés VLOOKUP), para que nadie tenga que teclear un número: en la fila 2 es =BUSCARV(C2;Tipos!A:B;2;FALSO). Rellena Confirmado por solo cuando alguien de la junta sepa que la tarea se hizo de verdad; una celda vacía significa entonces: asignado, aún sin confirmar.
- Saldo. Una fila por miembro con Nombre, Objetivo, Hecho y Pendiente (columnas A a D). Hecho es la suma del registro con SUMAR.SI (en inglés SUMIF): si el nombre está en la columna A, queda =SUMAR.SI(Registro!B:B;A2;Registro!D:D). Si solo quieres contar tareas confirmadas, usa SUMAR.SI.CONJUNTO (SUMIFS) con una segunda condición: =SUMAR.SI.CONJUNTO(Registro!D:D;Registro!B:B;A2;Registro!E:E;"<>"). Pendiente es el objetivo menos lo hecho, pero nunca menos de cero: =MAX(0;B2-C2). A un miembro exento ponle el objetivo a cero y anota el motivo en una columna extra.
Si tu hoja de cálculo está en inglés, usa los nombres de función en inglés. Y si tu configuración regional usa el punto como separador decimal, escribe comas en lugar de punto y coma entre los argumentos.
Comparte el archivo solo con quien lo lleva, y protege el registro para que solo esas personas puedan editarlo. Dejar que los miembros lo consulten sin que vean las horas de los demás no se consigue en un único archivo compartido sin trabajo extra, por ejemplo un resumen aparte por miembro.
Dónde se queda corta la plantilla
Mientras una sola persona lleva la lista y nadie duda de nada, funciona bien. Los problemas llegan en tres momentos:
- El calendario y la lista son dos archivos. Después de cada turno, alguien tiene que pasar a mano al registro a quien estaba en el calendario. Cada turno que se olvida falta en el saldo, y el miembro se entera cuando le dicen que va con retraso.
- Sobrescribir una celda no deja ningún motivo. Una hoja de cálculo online suele guardar un historial de versiones, pero ahí buscas cambio a cambio y no hay ninguna explicación. Por qué ese 3 se convirtió en un 0, dentro de medio año ya no lo sabe nadie.
- Los miembros empiezan a preguntar. A mitad de temporada todos quieren saber cuántas horas les faltan. Entonces quien lleva la lista se convierte en una ventanilla, con mensajes, capturas de pantalla y discusiones en la cafetería del pabellón.
Koach Club lo preparamos contigo. Cuéntanos cómo contáis ahora los turnos y te enseñamos cómo Tareas del club se encarga de ello. Si entrenas tú un solo equipo, puedes empezar con él en la app desde ya.
Concierta una reunión Empieza con tu propio equipoCómo Tareas del club sustituye a tu plantilla en Koach
En Koach Club el recuento está en el Panel del club, en el apartado Tareas del club. Allí entran los administradores del club y los miembros de la junta; un miembro normal solo ve su propia situación. Si el apartado aún está desactivado, lo activas con Configurar tareas. Cada una de las tres pestañas de tu plantilla tiene allí su equivalente.
- La pestaña Tipos pasa a ser Tipos de turno, al final de la hoja Ajustes. En Añadir tipo de turno le das un nombre al turno, eliges en Se aplica a si es un turno de barra, árbitro, anotador o responsable de sala, y rellenas en Cuenta como cuánto cuenta. En la misma hoja escribes en Unidad la palabra que va detrás de los números, por ejemplo horas o puntos. Un turno de barra que en tu plantilla contaba tres horas lo pones, por tanto, en 3, con horas como unidad. Si cambias un valor más adelante, lo que ya se ha contado conserva su valor antiguo.
- La pestaña Saldo pasa a ser la hoja Situación. El objetivo y las exenciones se configuran en Ajustes: en Objetivo por temporada indicas cuánto debe hacer cada miembro. Debajo están Exentos por debajo de la edad de y el interruptor Los entrenadores están exentos. Para el límite de edad, Koach mira la fecha de nacimiento: quien no la tiene no entra en esa exención.
- El registro se rellena solo. Los turnos salen del calendario que ya está en Koach: los turnos de barra y, del apartado Jornada, los turnos de árbitro, anotador y responsable de sala. Quien estaba asignado y no se dio de baja entra en el recuento el día después del turno. Ya nadie copia a mano lo que había en el calendario.
- La columna Confirmado por pasa a ser la hoja Confirmar. Allí están los turnos que nadie ha confirmado aún, con un tic en cada fila para Realizado y una cruz para No se presentó. En la hoja Situación ves junto a cada nombre cuántos quedan sin confirmar.
Un ejemplo de cálculo: si el objetivo es 12 horas, un turno de barra cuenta 3 y arbitrar cuenta 2, un miembro con dos turnos de barra y un arbitraje está en 8 de 12. La hoja Situación pone arriba a quien va más atrasado, y para quien está exento aparece Exento en lugar de un número. Lo registrado no se puede borrar: aunque un turno desaparezca después del calendario, sigue constando quién lo hizo. Cómo configurar el apartado paso a paso lo explicamos en llevar los turnos obligatorios de tu club deportivo.
Lo que ven tus miembros
Si Los miembros ven su propia situación está activado, cada miembro con objetivo recibe en su propio panel la tarjeta Mis turnos, con lo que lleva realizado frente al objetivo (por ejemplo, 8 de 12 horas) y la etiqueta Al día o Con retraso. Un padre o una madre ve ahí también lo que se ha contado para sus hijos en este club. La situación de otro miembro solo la ven los administradores del club y los miembros de la junta. Eso le ahorra la ventanilla a quien lleva la lista: quien quiere saber cómo va, lo mira por sí mismo. Qué ven exactamente los miembros y qué hacen si el número no cuadra lo lees en tu propia situación en los turnos del club, en la app.
Hoja de cálculo o Tareas del club: comparación
Nosotros hacemos Koach, así que lee esto como la comparación del fabricante. Para muchos clubes una hoja de cálculo es simplemente la buena elección, sobre todo si la mayor parte del voluntariado no son turnos de barra ni turnos de partido.
| Lo que quieres | Hoja de cálculo | Tareas del club en Koach |
|---|---|---|
| Coste | Gratis en Google Sheets | En Club, 9,99 € al mes |
| Horas o puntos por tipo de tarea | Sí | Sí |
| También trabajo en comisiones y jornadas de mantenimiento | Sí | No |
| Pasar los turnos del calendario | No, a mano | Sí |
| Objetivo con exención por edad y para entrenadores | Sí, a mano | Sí |
| Asignado separado de confirmado | Con una columna propia | Sí, hoja Confirmar |
| No se borra nada | No, una celda se puede sobrescribir | Sí |
| El miembro solo ve su propia situación | Solo con trabajo extra | Sí |
| Tiempo realmente trabajado por persona | Sí, si lo apuntas | No |
| Contar distinto un turno de barra largo y uno corto | Sí | No |
Para quién encaja Tareas del club y para quién no
Sí si tu club tiene turnos obligatorios alrededor de los partidos, como la barra, arbitrar, anotar o hacer de responsable de sala, y ya los asignas en Koach o quieres hacerlo. La asignación en sí es otro tema. Cómo montar un calendario en una hoja de cálculo lo lees en un calendario de voluntarios para tu club; cómo lo hace Koach, en planificar los turnos de barra de todo el club y asignar árbitro y anotador en cada partido en casa.
No, o no solo, en estos casos:
- Quieres contar todo el voluntariado. El trabajo en comisiones, una jornada de mantenimiento o montar un torneo no lo cuenta Tareas del club; solo cuenta turnos que se asignan en Koach. Ese otro trabajo, sigue llevándolo en tu plantilla.
- Quieres horas realmente trabajadas. Koach no mide el tiempo trabajado, sino que cuenta por turno el valor fijo de su tipo. Además, cada rol (turno de barra, árbitro, anotador, responsable de sala) tiene un solo valor: un turno de barra largo y uno corto cuentan igual.
- Quieres cobrar una cuota a quien no colabora. Koach no gestiona dinero. En Aportaciones el club lleva quién tiene que pagar qué, con un enlace de pago propio del club. Si en tu club se puede pagar en lugar de colaborar es una decisión del club: mira hacer las tareas de voluntariado o pagar en su lugar.
- Entrenas un equipo con Coach. Tareas del club forma parte del módulo de club, y ese módulo solo está en Club.
- Quieres pasar tu lista actual. Koach no importa miembros ni hojas de cálculo. El recuento se basa en los turnos que están en Koach.
¿Cuánto cuesta llevar las horas de voluntariado del club en una app?
Una hoja de cálculo en Google Sheets no cuesta nada, salvo las tardes de quien la lleva. Tareas del club está en Koach Club: 9,99 € al mes, u 8,33 € al mes si pagas al año, con equipos y entrenadores ilimitados. Jugadores y familias usan la app gratis. Club no tiene periodo de prueba: deja tus datos en el formulario de la página para clubes, te contactamos y preparamos el club contigo. Si entrenas tú un solo equipo, pruebas Koach con ese equipo 14 días gratis, sin tarjeta de crédito; Tareas del club, eso sí, forma parte del módulo de club de Club. Todos los importes están en la página de precios. Si quieres ordenar toda la temporada de tu club, empieza por organizar la temporada de voleibol.
Cambia al empezar una temporada nueva. Las horas de tu hoja de cálculo no pasan a Koach, así que deja que el recuento empiece cuando empieza la temporada. Copia para cada tipo de turno exactamente el valor que usaba tu plantilla y mantén el mismo objetivo. Así, 8 de 12 en Koach significa lo mismo que en tu lista antigua.
Preguntas frecuentes
¿Cómo llevar el control de horas de voluntariado en Excel o Google Sheets?
Crea tres pestañas: Tipos, con las horas de cada tipo de tarea; un Registro con una fila por tarea (fecha, nombre, tipo, horas, confirmado por), y un Saldo por miembro con el objetivo y la suma. Esa suma la haces con SUMAR.SI, en inglés SUMIF. Haz que las horas salgan de la pestaña Tipos para que nadie las teclee a mano, y a un miembro exento ponle el objetivo a cero.
¿Puede Koach contar el voluntariado en horas?
Sí, porque la unidad la eliges tú. En Ajustes escribes horas en Unidad, y en cada tipo de turno indicas en Cuenta como cuántas horas vale. Koach no mide el tiempo trabajado: cada turno realizado cuenta el valor fijo de su tipo, y cada rol (turno de barra, árbitro, anotador, responsable de sala) tiene un solo valor. Un turno de barra largo y uno corto cuentan, por tanto, igual. Si quieres hacer esa distinción, llévala en una hoja de cálculo.
¿Qué voluntariado cuenta Tareas del club en Koach?
Los turnos que se asignan en Koach: los turnos de barra y, del apartado Jornada, los turnos de árbitro, anotador y responsable de sala. El trabajo en comisiones, una jornada de mantenimiento o montar un torneo no lo cuenta. Lleva ese trabajo en una lista sencilla junto a Koach y deja que la app cuente los turnos alrededor de los partidos.
¿Ven los miembros en Koach las horas de voluntariado de los demás?
No. Con el interruptor Los miembros ven su propia situación, cada miembro con objetivo recibe en su panel la tarjeta Mis turnos, solo con su propia situación. Un padre o una madre ve ahí también lo que se ha contado para sus hijos en este club. La lista completa con todos solo la ven los administradores del club y los miembros de la junta, en el Panel del club.
¿Se puede probar gratis Tareas del club en Koach?
No: Tareas del club forma parte de Koach Club, y Club no tiene periodo de prueba. Deja tus datos en el formulario de la página para clubes, te contactamos y preparamos el club contigo. Club cuesta 9,99 € al mes, u 8,33 € al mes con pago anual, con equipos y entrenadores ilimitados. Jugadores y familias usan la app gratis. La prueba de 14 días, sin tarjeta de crédito, es solo para Coach, con un equipo.
Deja que Koach cuente los turnos de tu club
Club no tiene prueba: pide una reunión en la página para clubes y preparamos tu club contigo. Si entrenas tú un solo equipo, empieza ya.
Empieza con KoachO lee primero todo lo que hace la app para entrenadores de voleibol.