Godziny wolontariatu w klubie: szablon czy aplikacja?

Liczenie godzin wolontariatu w klubie zaczyna się zwykle od arkusza kalkulacyjnego i to wcale nie jest zły start: w Google Sheets jest za darmo i każdy go rozumie. Poniżej przeczytasz, jak zbudować taki szablon, żeby wytrzymał cały sezon, gdzie przestaje wystarczać i kiedy liczenie przejmują Dyżury klubowe w Koach Club.

Co musi umieć lista godzin wolontariatu?

Klub, który wymaga od członków obowiązkowych dyżurów, chce pod koniec sezonu odpowiedzieć na jedno pytanie: kto zrobił to, czego od niego oczekiwano, a kto nie? Żeby zrobić to uczciwie, twoja lista potrzebuje sześciu rzeczy, niezależnie od tego, czy to arkusz, czy aplikacja:

• Każde zadanie w osobnym wierszu. Kto, jakiego dnia, jaki rodzaj zadania i ile godzin lub punktów. Pojedynczej liczby przy czyimś nazwisku nie da się potem wyjaśnić.
• Stała wartość dla każdego rodzaju zadania. Jeśli dyżur barowy liczy się jako trzy godziny, to dla wszystkich są to trzy godziny. Dzięki temu nikt nie kłóci się o to, kto wyszedł dziesięć minut wcześniej.
• Norma na sezon, ze zwolnieniami. Ile godzin ma przepracować każdy członek i kto jest z tego zwolniony, na przykład najmłodsi poniżej określonego wieku albo trenerzy.
• Rozróżnienie między przydzielonym a wykonanym. To, że ktoś był w grafiku, nie dowodzi, że tego wieczoru naprawdę się pojawił.
• Nic nie znika bez śladu. Zadanie, które zostało policzone, pozostaje policzone, nawet jeśli ktoś później zmieni grafik albo listę.
• Własny stan dla każdego członka. Każdy chce móc sprawdzić swoje godziny, nie widząc godzin pozostałych.

Szablon godzin wolontariatu w klubie w Google Sheets lub Excelu

Trzy karty wystarczą na cały sezon. Utwórz je w tej kolejności:

1. Rodzaje. Dwie kolumny: rodzaj zadania (bar, sędziowanie, sekretarz, sprzątanie) i ile godzin się za nie liczy. Dzięki temu każdy dostaje tyle samo godzin za to samo zadanie, a wartość zmieniasz w jednym miejscu.
2. Rejestr. Jeden wiersz na zadanie, z kolumnami Data, Imię i nazwisko, Rodzaj, Godziny, Potwierdzone przez i Uwagi (kolumny od A do F). Godziny pobierasz z karty Rodzaje funkcją WYSZUKAJ.PIONOWO (po angielsku VLOOKUP), żeby nikt nie musiał wpisywać liczby: w wierszu 2 to =WYSZUKAJ.PIONOWO(C2;Rodzaje!A:B;2;FAŁSZ). Kolumnę Potwierdzone przez wypełniaj dopiero wtedy, gdy ktoś z zarządu wie, że zadanie zostało naprawdę wykonane; pusta komórka oznacza wtedy: przydzielone, jeszcze niepotwierdzone.
3. Stan. Jeden wiersz na członka z kolumnami Imię i nazwisko, Norma, Wykonane i Pozostało (kolumny od A do D). Wykonane to suma z rejestru liczona funkcją SUMA.JEŻELI (po angielsku SUMIF): jeśli nazwisko jest w kolumnie A, formuła brzmi =SUMA.JEŻELI(Rejestr!B:B;A2;Rejestr!D:D). Jeśli chcesz liczyć tylko potwierdzone zadania, użyj SUMA.WARUNKÓW (SUMIFS) z drugim warunkiem: =SUMA.WARUNKÓW(Rejestr!D:D;Rejestr!B:B;A2;Rejestr!E:E;"<>"). Pozostało to norma minus to, co wykonane, ale nigdy mniej niż zero: =MAX(0;B2-C2). Członkowi zwolnionemu ustaw normę na zero, a powód zapisz w dodatkowej kolumnie.

Jeśli twój arkusz jest po angielsku, używaj angielskich nazw funkcji i przecinków zamiast średników.

Udostępnij plik tylko osobom, które go prowadzą, i zabezpiecz rejestr tak, żeby tylko one mogły go edytować. Pozwolić członkom zaglądać do pliku tak, żeby nie widzieli godzin innych, w jednym wspólnym pliku się nie da bez dodatkowej pracy, na przykład osobnego zestawienia dla każdego członka.

Gdzie szablon przestaje wystarczać

Dopóki listę prowadzi jedna osoba i nikt nie ma wątpliwości, wszystko działa. Problemy pojawiają się w trzech momentach:

• Grafik i lista to dwa osobne pliki. Kto był w grafiku, ten musi zostać ręcznie przepisany do rejestru po dyżurze. Każdy dyżur, o którym ktoś zapomni, brakuje potem w stanie, a członek dowiaduje się o tym dopiero wtedy, gdy słyszy, że ma zaległości.
• Nadpisanie komórki nie zostawia uzasadnienia. Arkusz online zwykle przechowuje historię wersji, ale szukasz w niej zmiana po zmianie i nie ma przy nich żadnego wyjaśnienia. Dlaczego ta 3 zmieniła się w 0, za pół roku nikt już nie będzie pamiętał.
• Członkowie zaczynają pytać. W połowie sezonu każdy chce wiedzieć, ile godzin jeszcze mu zostało. Wtedy osoba prowadząca listę staje się okienkiem obsługi, z wiadomościami, zrzutami ekranu i dyskusjami przy hali.

Jak Dyżury klubowe w Koach zastępują twój szablon

W Koach Club licznik znajduje się w Panelu klubu, w części Dyżury klubowe. Mają tam dostęp zarządcy klubu i członkowie zarządu; zwykły członek widzi tylko swój własny stan. Jeśli ta część jest jeszcze wyłączona, włączasz ją przyciskiem Skonfiguruj dyżury. Każda z trzech kart twojego szablonu ma tu swój odpowiednik.

• Karta Rodzaje staje się częścią Rodzaje dyżurów, na dole zakładki Ustawienia. Przy Dodaj rodzaj dyżuru nadajesz dyżurowi nazwę, w polu Dotyczy wybierasz, czy chodzi o dyżur barowy, sędziego, sekretarza czy dyżur hali, a w polu Liczy się jako wpisujesz, ile jest wart. W tej samej zakładce w polu Jednostka wpisujesz słowo, które stoi za liczbami, na przykład godziny lub punkty. Dyżur barowy, który w twoim szablonie liczył się jako trzy godziny, ustawiasz więc na 3, z godzinami jako jednostką. Jeśli później zmienisz wartość, to, co już zostało policzone, zachowuje dawną wartość.
• Karta Stan staje się zakładką Stan. Normę i zwolnienia ustawiasz w Ustawieniach: w polu Norma na sezon wpisujesz, ile ma wykonać każdy członek. Pod spodem są Zwolnieni poniżej wieku i przełącznik Trenerzy są zwolnieni. Przy granicy wieku Koach patrzy na datę urodzenia: kto jej nie ma, nie podlega temu zwolnieniu.
• Rejestr wypełnia się sam. Dyżury pochodzą z grafiku, który już jest w Koach: dyżury barowe oraz dyżury z części Dzień meczowy, czyli sędzia, sekretarz i dyżur hali. Kto był przydzielony i się nie wypisał, trafia do licznika dzień po dyżurze. Nikt już nie przepisuje ręcznie tego, co było w grafiku.
• Kolumna Potwierdzone przez staje się zakładką Odhacz. Są tam dyżury, których nikt jeszcze nie potwierdził, a w każdym wierszu ptaszek dla Wykonane i krzyżyk dla Nieobecny. W zakładce Stan przy każdym nazwisku widzisz, ile dyżurów jest jeszcze niepotwierdzonych.

Przykład wyliczenia: jeśli norma wynosi 12 godzin, dyżur barowy liczy się jako 3, a sędziowanie jako 2, to członek z dwoma dyżurami barowymi i jednym sędziowaniem ma 8 z 12. Zakładka Stan stawia na górze tego, kto ma największe zaległości, a przy osobie zwolnionej zamiast liczby widać Zwolniony. Tego, co zostało zaksięgowane, nie da się usunąć: nawet jeśli dyżur zniknie później z grafiku, nadal widać, kto go wykonał. Jak krok po kroku skonfigurować tę część, opisujemy w artykule obowiązkowe dyżury w klubie sportowym.

Co widzą twoi członkowie

Jeśli opcja Członkowie widzą swój stan jest włączona, każdy członek z normą dostaje na swoim panelu kartę Moje dyżury, na której widać, ile już wykonał z normy (na przykład 8 z 12 godzin), oraz etykietę Na bieżąco albo Zaległości. Rodzic widzi tam też, co zostało policzone dla jego dzieci w tym klubie. Stan innego członka widzą tylko zarządcy klubu i członkowie zarządu. Osoba prowadząca listę przestaje być okienkiem obsługi: kto chce wiedzieć, na czym stoi, sprawdza to sam. Co dokładnie widzą członkowie i co robić, gdy liczba się nie zgadza, przeczytasz w artykule własny stan dyżurów klubowych w aplikacji.

Arkusz czy Dyżury klubowe: porównanie

To my tworzymy Koach, więc czytaj to jako porównanie przygotowane przez twórców aplikacji. Dla wielu klubów arkusz kalkulacyjny jest po prostu dobrym wyborem, zwłaszcza jeśli większość pracy wolontariuszy to nie dyżury barowe i dyżury przy meczach.

Dla kogo Dyżury klubowe są dobrym wyborem, a dla kogo nie

Tak, jeśli twój klub ma obowiązkowe dyżury przy meczach, takie jak bar, sędziowanie, prowadzenie protokołu i dyżur hali, i już przydziela je w Koach albo chce zacząć to robić. Samo przydzielanie to osobny temat. Jak przygotować grafik w arkuszu, przeczytasz w artykule grafik wolontariuszy dla twojego klubu; jak robi to Koach, w artykułach planowanie dyżurów barowych dla całego klubu i przydzielanie sędziego i sekretarza na każdy mecz u siebie.

Nie, albo nie tylko, w tych przypadkach:

• Chcesz liczyć całą pracę wolontariuszy. Pracy w komisjach, dnia porządkowego czy przygotowania turnieju Dyżury klubowe nie liczą; liczą tylko dyżury przydzielane w Koach. Tę inną pracę prowadź dalej w swoim szablonie.
• Chcesz rzeczywiście przepracowanych godzin. Koach nie mierzy czasu pracy, tylko liczy za każdy dyżur stałą wartość jego rodzaju. Każda rola (dyżur barowy, sędzia, sekretarz, dyżur hali) ma przy tym jedną wartość: długi i krótki dyżur barowy liczą się więc tak samo.
• Chcesz pobierać opłatę od tych, którzy nie pełnią dyżurów. Koach nie obsługuje pieniędzy. W części Składki klub prowadzi listę tego, kto ile ma zapłacić, z własnym linkiem do płatności. Czy u was można się wykupić z dyżurów, to kwestia zasad klubu: zobacz pełnić dyżury czy się z nich wykupić.
• Prowadzisz jedną drużynę w planie Coach. Dyżury klubowe należą do modułu klubowego, a ten jest tylko w planie Club.
• Chcesz przenieść swoją obecną listę. Koach nie importuje członków ani arkuszy. Licznik opiera się na dyżurach, które są w Koach.

Ile kosztuje liczenie godzin wolontariatu w klubie w aplikacji?

Arkusz w Google Sheets nic nie kosztuje, poza wieczorami osoby, która go prowadzi. Dyżury klubowe są w Koach Club: 9,99 € miesięcznie albo 8,33 € miesięcznie przy płatności rocznej, z dowolną liczbą drużyn i trenerów. W App Store i Google Play zobaczysz cenę w swojej walucie. Zawodnicy i rodzice korzystają z aplikacji za darmo. Plan Club nie ma okresu próbnego: zostaw swoje dane przez formularz na stronie dla klubów, a skontaktujemy się z tobą i skonfigurujemy klub razem z tobą. Jeśli sam prowadzisz jedną drużynę, testujesz Koach z tą drużyną przez 14 dni za darmo, bez karty kredytowej; Dyżury klubowe należą jednak do modułu klubowego planu Club. Wszystkie kwoty znajdziesz w cenniku. Jeśli chcesz uporządkować cały sezon w swoim klubie, zacznij od artykułu jak zorganizować sezon siatkarski.

Częste pytania

Czytaj dalej

Ewidencja dyżurów w klubie sportowym: kto odrobił swoje dyżury? Ile dyżurów klubowych mam jeszcze do odrobienia? Twój stan w aplikacji Planowanie dyżurów barowych: jeden przycisk, cały rok z głowy Grafik wolontariuszy w klubie sportowym: Excel czy aplikacja

Zobacz 200 ćwiczeń siatkarskich z animacją Pobierz pełny plan treningowy na 8–28 tygodni