Grafik wolontariuszy w klubie sportowym: Excel czy aplikacja

Każdy sezon grafik wolontariuszy w klubie sportowym zaczyna się od tych samych pytań: kto stoi za barem, kto sędziuje, kto liczy punkty i kto otwiera halę? Tutaj znajdziesz darmowy szablon do druku lub do prowadzenia w Excelu i dowiesz się, kiedy lepiej zostawić rozdzielanie dyżurów aplikacji.

Pobierz za darmo grafik wolontariuszy dla klubu sportowego

Najpierw to, czego pewnie szukasz: gotowy grafik wolontariuszy dla klubu siatkarskiego, za darmo i bez podawania adresu e-mail. Są dwie wersje tego samego grafiku:

• Grafik wolontariuszy w Excelu (.xlsx): miejsce na 120 meczów domowych lub dyżurów i na 80 wolontariuszy. Plik liczy dla każdej osoby dyżury w podziale na zadania, ile już wykonała i ile jeszcze zostało względem waszej normy.
• Grafik wolontariuszy do druku (PDF): A4 poziomo, dwie strony. Grafik z 14 wierszami na bar (dwie osoby), sędziego, sekretarza i dyżur hali oraz lista do zaznaczania wykonanych dyżurów.

Z obu plików możesz swobodnie korzystać, kopiować je i dopasowywać. Plik Excel to zwykły plik .xlsx ze standardowymi formułami, bez makr.

Strona 1 pliku PDF: jeden wiersz na mecz domowy lub dyżur, a w każdej kratce imię i nazwisko osoby, która wykonuje to zadanie.

Co zawiera szablon

Grafik opiera się na czterech zadaniach, które wracają przy każdym meczu domowym: bar, ktoś, kto sędziuje, ktoś, kto prowadzi protokół i wynik (sekretarz), oraz osoba na dyżurze hali, która otwiera halę, rozstawia siatki i jest pod ręką, gdy coś pójdzie nie tak. Przy barze są dwie kratki, na dwie osoby na dyżur.

Arkusz Grafik (strona 1 pliku PDF)

Na górze wpisujesz klub, sezon lub okres i koordynatora; w PDF jest też pole na numer telefonu lub adres e-mail. Poniżej w każdym wierszu jest data, godzina od i do, mecz lub wydarzenie oraz kolumny Bar 1, Bar 2, Sędzia, Sekretarz i Dyżur hali. Jeśli przy danym meczu jakieś zadanie nie jest potrzebne, wpisz w kratce "nie dotyczy". W Excelu wybierasz nazwiska z listy rozwijanej, więc nikt nie pojawia się w grafiku zapisany na trzy sposoby. Są tam też trzy dodatkowe kolumny: Uwagi, Wolne miejsca, która liczy puste kratki w wierszu, i Kontrola, która pokazuje "podwójny przydział", gdy to samo nazwisko pojawia się dwa razy w jednym wierszu.

Arkusz Wolontariusze (strona 2 pliku PDF)

Tu jest każdy, kto pełni dyżury: imię i nazwisko, drużyna lub relacja (na przykład rodzic zawodnika z grupy młodzieżowej), telefon lub e-mail i pole Zwolniony. Na górze ustawiasz normę: ile dyżurów każda osoba pełni w sezonie. W Excelu kolumny same liczą potem dla każdej osoby, ile razy ma przydział do baru, jako sędzia, jako sekretarz i na dyżurze hali, ile dyżurów już wykonała (wszystkie dyżury z datą wcześniejszą niż dzisiejsza) i ile jeszcze zostało do normy. W wersji drukowanej po każdym dyżurze stawiasz kreskę w kolumnie danego zadania i samodzielnie liczysz sumę.

Jak wypełnić grafik wolontariuszy w klubie

1. Zacznij od osób, nie od dat. W arkuszu Wolontariusze wpisz wszystkich, którzy mogą pełnić dyżur. Jeśli wasz klub przydziela dyżur całej drużynie, wpisz na liście nazwę drużyny zamiast nazwiska.
2. Ustal normę i zwolnienia. W polu Norma wpisz, ile dyżurów każda osoba pełni w sezonie, a w kolumnie Zwolniony postaw X przy osobach, które nie muszą nic robić. Jeśli zostawisz normę pustą, arkusz nie policzy zaległości.
3. Wpisz mecze domowe. Jeden wiersz na mecz lub blok dyżuru, z datą, godziną i przeciwnikiem lub wydarzeniem. Gdy rano są trzy mecze młodzieżowe po kolei, często wystarczy jeden wiersz na cały blok.
4. Rozdziel kratki. Do każdej kratki wybierz osobę i zawsze zaczynaj od tej, która ma najniższą sumę. Jeśli pracujesz w Excelu, sprawdź potem kolumny Wolne miejsca i Kontrola: jeśli w kolumnie Wolne miejsca jest więcej niż 0 albo w kolumnie Kontrola pojawia się komunikat, ten wiersz trzeba jeszcze poprawić.
5. Udostępnij grafik i aktualizuj go. Powieś PDF na hali albo roześlij plik. Jeśli ktoś nie przyszedł, zastąp jego nazwisko nazwiskiem osoby, która faktycznie pełniła dyżur. Tylko wtedy suma na koniec sezonu się zgadza.

Czy dyżur jest obowiązkowy, czy można się z niego wykupić i co się dzieje, gdy ktoś ma zaległości, tego grafik nie rozstrzyga. To zasady, które klub ustala najpierw; przeczytaj o tym w artykule wolontariusze w klubie sportowym: dyżur czy opłata. Sam grafik to tylko jeden element przygotowania sezonu. Resztę znajdziesz na liście kontrolnej do organizacji sezonu siatkarskiego.

Gdzie kończą się możliwości grafiku wolontariuszy w Excelu

Szablon to dobry początek. W klubie z kilkoma drużynami i koordynatorem, który lubi to robić, może działać latami. Przy większej liczbie drużyn zawsze zacinają się te same rzeczy:

• Rozdzielanie zostaje ręczną robotą. Plik liczy, kto ma ile dyżurów, ale wybierasz ty, kratka po kratce. Przy każdym meczu domowym to pięć kratek, przez cały sezon.
• Zasady musisz pamiętać samodzielnie. Kto może sędziować, kto jest wystarczająco dorosły do baru i kto ma tego dnia już inny dyżur: arkusz widzi tylko powtórzone nazwisko w tym samym wierszu.
• Zmiana nie dociera do nikogo sama. Gdy mecz zostanie przesunięty albo dwie osoby zamienią się dyżurem, poprawiasz plik i rozsyłasz go ponownie. Kto ma starą wersję w telefonie, przychodzi na halę w złym dniu.
• "Wykonany" to założenie. Excel liczy dyżur jako wykonany, gdy tylko minie data. Czy ta osoba naprawdę była, plik wie tylko wtedy, gdy ktoś później poprawi nazwisko.
• Plik ma jednego właściciela. Gdy koordynator odchodzi, jego następca zaczyna od pliku, którego sam nie zbudował.

Jak Koach Club przejmuje grafik wolontariuszy

Koach to nasza aplikacja dla trenerów siatkówki i ich klubu. Czytaj więc tę część jako opis naszego własnego produktu. W abonamencie Club klub dostaje panel klubu, a w nim dokładnie te elementy szablonu: bar, funkcje przy meczu i licznik tego, kto odbył swoje dyżury. Różnica w porównaniu z Excelem polega na tym, że aplikacja zna już twoje drużyny, mecze domowe i zawodników, gdy tylko twoi trenerzy z niej korzystają. Dlatego może sama rozdzielać dyżury.

Dyżury barowe: cały rok za jednym razem

W panelu klubu jest przycisk Wygeneruj dyżury na rok. Tworzy on dla każdego meczu domowego klubu w najbliższych dwunastu miesiącach dyżur barowy z dwoma miejscami i przydziela do niego osoby z pozostałych drużyn: członków, którzy w dniu dyżuru mają co najmniej 16 lat, oraz rodziców młodszych zawodników. Kto ma najmniej dyżurów, idzie pierwszy, i nikt nie dostaje dwóch dyżurów jednego dnia. Gdy później dojdą nowe mecze, naciskasz przycisk ponownie: uzupełnia tylko nowe mecze. Jak to działa krok po kroku, wyjaśniamy w artykule planowanie dyżurów barowych dla całego klubu.

Dzień meczowy: sędzia, sekretarz i dyżur hali

Zakładka Dzień meczowy zestawia jeden pod drugim mecze domowe wszystkich twoich drużyn. Przy każdym meczu zaznaczasz, jakie funkcje są potrzebne, a Przydziel automatycznie sprawiedliwie rozdziela wolne miejsca: pierwszeństwo ma ten, kto był najrzadziej wyznaczany. Do funkcji Sędzia i Sekretarz aplikacja przydziela tylko osoby, które mają włączone Może sędziować lub Może liczyć. Ustawiasz to raz dla każdej osoby na liście Kto może sędziować lub liczyć; potem nie musisz już o tym pamiętać przy każdym meczu. Więcej w artykule sędzia i sekretarz na każdy mecz domowy.

Dyżury klubowe: druga strona, ale prowadzona za ciebie

Sekcja Dyżury klubowe robi to, co arkusz Wolontariusze. Ustawiasz normę na sezon (na członka, na rodzinę lub na drużynę) i zwolnienia, na przykład próg wieku albo zwolnienie dla trenerów, a Koach sam liczy, kto odbył dyżury. W widoku Stan na górze jest osoba z największymi zaległościami, a w zakładce Odhacz potwierdzasz, co naprawdę się wydarzyło. Jeśli klub to włączy, członkowie widzą na swoim Dashboardzie, ile dyżurów z normy już odbyli. Wyjaśnienie znajdziesz w artykule dyżury klubowe: kto odbył swoje dyżury.

Kto ma przydział i konto, widzi swój dyżur w terminarzu, między treningami i meczami. Tam też zgłasza, że nie może przyjść, i miejsce znów jest wolne. Przy automatycznym przydziale w dniu meczowym każda przydzielona osoba dostaje powiadomienie. Zawodnicy i rodzice korzystają z aplikacji za darmo.

Szablon czy Koach Club: co pasuje do waszego klubu?

Szablon sprawdzi się lepiej w małym klubie z kilkoma meczami domowymi albo wtedy, gdy nie wszystkie drużyny pracują z Koach. Generator dyżurów barowych przydziela tylko osoby z drużyn klubu, a kto nie ma konta, nigdzie nie zobaczy swojego dyżuru. Wydrukowany grafik na ścianie przeczyta każdy.

Koach Club sprawdzi się lepiej, jeśli macie kilka drużyn, trenerzy już pracują z Koach albo zamierzają, a koordynator nie chce dłużej wypełniać każdej kratki ręcznie. Pamiętaj, czym Koach nie jest: nie zastępuje ewidencji członków, nie obsługuje płatności i nie wczyta listy członków z Excela. Generator dyżurów barowych bierze nazwiska z drużyn w aplikacji.

Ile kosztuje Koach Club?

Szablon jest darmowy. Koach Club kosztuje 9,99 € miesięcznie lub 8,33 € miesięcznie przy płatności rocznej, za dowolną liczbę drużyn i trenerów; zawodnicy i rodzice nic nie płacą. W planie Club nie ma okresu próbnego. Przez formularz na stronie dla klubów umawiasz prezentację, a potem razem z tobą konfigurujemy klub. Abonament Coach (2,99 € miesięcznie, jedna drużyna) przetestujesz przez 14 dni za darmo, ale nie ma w nim panelu klubu. Wszystkie kwoty są na stronie z cennikiem; w App Store i Google Play cenę zobaczysz we własnej walucie.

Częste pytania

Czytaj dalej

Planowanie dyżurów barowych: jeden przycisk, cały rok z głowy Sędzia i sekretarz na mecze domowe: zakładka Dzień meczowy Ewidencja dyżurów w klubie sportowym: kto odrobił swoje dyżury?

Zobacz 200 ćwiczeń siatkarskich z animacją Pobierz pełny plan treningowy na 8–28 tygodni