Helferplan online erstellen: Vorlage oder App für den Verein

Jede Saison beginnt der Helferplan im Verein mit denselben Fragen: Wer steht an der Theke, wer pfeift, wer schreibt an und wer schließt die Halle auf? Hier findest du eine kostenlose Vorlage zum Ausdrucken oder für Excel. Und wenn du deinen Helferplan online erstellen willst, liest du, wann es klüger ist, das Verteilen einer App zu überlassen.

Kostenlose Helferplan-Vorlage für deinen Verein herunterladen

Zuerst das, weswegen du wahrscheinlich hier bist: ein fertiger Helferplan für einen Volleyballverein, kostenlos und ohne dass du eine E-Mail-Adresse hinterlassen musst. Es gibt zwei Versionen desselben Plans:

• Helferplan in Excel (.xlsx): Platz für 120 Heimspiele oder Dienstblöcke und für 80 Helfer. Die Datei zählt pro Person die Dienste je Aufgabe, was schon geleistet ist und was gemessen an eurem Soll noch offen ist.
• Helferplan zum Ausdrucken (PDF): A4 quer, zwei Seiten. Ein Plan mit 14 Zeilen für Theke (zwei Personen), Schiedsrichter, Anschreiber und Hallendienst, dazu eine Liste zum Abstreichen geleisteter Dienste.

Beide Dateien darfst du frei nutzen, kopieren und anpassen. Die Excel-Datei ist eine normale .xlsx-Datei mit Standardformeln, ohne Makros.

Seite 1 des PDFs: eine Zeile pro Heimspiel oder Dienstblock, und in jedem Feld der Name der Person, die diese Aufgabe übernimmt.

Was in der Helferplan-Vorlage steht

Der Plan geht von den vier Aufgaben aus, die bei jedem Heimspiel anfallen: die Theke, jemand, der pfeift, jemand, der den Spielberichtsbogen und den Spielstand führt (der Anschreiber), und ein Hallendienst, der die Halle aufschließt, die Netze aufbaut und ansprechbar ist, wenn etwas schiefgeht. Bei der Theke gibt es zwei Felder, für zwei Personen pro Dienst.

Blatt Helferplan (Seite 1 des PDFs)

Oben trägst du den Verein, die Saison oder den Zeitraum und die Ansprechperson ein; im PDF gibt es zusätzlich ein Feld für Telefon oder E-Mail. Darunter stehen pro Zeile das Datum, die Uhrzeit von und bis, das Spiel oder der Anlass und die Spalten Theke 1, Theke 2, Schiedsrichter, Anschreiber und Hallendienst. Wird eine Aufgabe bei einem Spiel nicht gebraucht, schreibst du „entfällt“ ins Feld. In Excel wählst du die Namen aus einer Auswahlliste, damit niemand in drei Schreibweisen im Plan steht. Dort gibt es auch drei zusätzliche Spalten: Bemerkung, Offene Plätze, die pro Zeile die leeren Felder zählt, und Prüfung, die „doppelt eingeteilt“ meldet, wenn derselbe Name zweimal in einer Zeile steht.

Blatt Helferliste (Seite 2 des PDFs)

Hier stehen alle, die Dienste übernehmen: Name, Team oder Bezug (zum Beispiel Elternteil eines Jugendspielers), Telefon oder E-Mail und ein Feld Befreit. Oben legst du das Soll fest: wie viele Dienste jemand pro Saison leistet. In Excel zählen die Spalten danach selbst pro Person, wie oft sie an der Theke, als Schiedsrichter, als Anschreiber und im Hallendienst eingeteilt ist, wie viele Dienste schon geleistet sind (alle Dienste mit einem Datum vor heute) und wie viele gemessen am Soll noch offen sind. Auf der ausgedruckten Version machst du nach jedem Dienst einen Strich in der Spalte der Aufgabe und zählst die Summe selbst zusammen.

So füllst du den Helferplan aus

1. Fang bei den Namen an, nicht bei den Terminen. Trag auf dem Blatt Helferliste alle ein, die einen Dienst übernehmen können. Vergibt euer Verein einen Dienst an ein ganzes Team, trag den Teamnamen als Namen in die Liste ein.
2. Leg das Soll und die Befreiungen fest. Trag beim Soll ein, wie viele Dienste jemand pro Saison leistet, und setz bei Befreit ein X für alle, die nichts leisten müssen. Lässt du das Soll leer, rechnet das Blatt keinen Rückstand aus.
3. Trag die Heimspiele ein. Eine Zeile pro Spiel oder Dienstblock, mit Datum, Uhrzeit und Gegner oder Anlass. Bei einem Vormittag mit drei Jugendspielen hintereinander reicht oft eine Zeile für den ganzen Block.
4. Verteil die Felder. Wähl für jedes Feld einen Namen und fang immer bei der Person mit der niedrigsten Summe an. Arbeitest du in Excel, schau danach auf die Spalten Offene Plätze und Prüfung: Steht bei Offene Plätze mehr als 0 oder bei Prüfung eine Meldung, musst du diese Zeile noch klären.
5. Teil den Plan und halte ihn aktuell. Häng das PDF in der Halle aus oder schick die Datei herum. Ist jemand nicht erschienen, ersetz seinen Namen durch den der Person, die den Dienst tatsächlich gemacht hat. Nur dann stimmt die Zählung am Saisonende.

Ob ein Dienst Pflicht ist, ob man sich freikaufen kann und was passiert, wenn jemand im Rückstand ist, entscheidet kein Plan. Das sind Vereinsregeln, und die legt ihr als Verein zuerst fest; lies dazu Ehrenamt im Sportverein: Dienst leisten oder freikaufen. Der Plan selbst ist ein Teil der Saisonvorbereitung. Den Rest findest du in der Checkliste für die Volleyballsaison.

Wo ein Helferplan in Excel an seine Grenzen kommt

Eine Vorlage ist ein guter Anfang. In einem Verein mit ein paar Teams und einer Ansprechperson, der die Aufgabe Spaß macht, kann das jahrelang gut gehen. Mit mehr Teams hakt es immer an denselben Stellen:

• Das Verteilen bleibt Handarbeit. Die Datei zählt, wer wie viele Dienste hat, aber auswählen musst du selbst, Feld für Feld. Bei jedem Heimspiel sind das fünf Felder, die ganze Saison lang.
• Regeln musst du dir selbst merken. Wer pfeifen darf, wer alt genug für die Theke ist und wer an dem Tag schon einen anderen Dienst hat: Das Blatt sieht nur einen doppelten Namen in derselben Zeile.
• Eine Änderung erreicht niemanden von allein. Wird ein Spiel verlegt oder tauschen zwei Leute, passt du die Datei an und schickst sie erneut herum. Wer die alte Version auf dem Handy hat, steht am falschen Tag in der Halle.
• Geleistet ist eine Annahme. Excel zählt einen Dienst als geleistet, sobald das Datum vorbei ist. Ob die Person wirklich da war, weiß die Datei nur, wenn jemand den Namen nachträglich korrigiert.
• Die Datei hat einen Besitzer. Hört die Ansprechperson auf, fängt die Nachfolge mit einer Datei an, die sie nicht selbst gebaut hat.

Helferplan online erstellen: So übernimmt Koach Club den Plan

Wir machen Koach, eine App für Volleyballtrainer und ihren Verein. Lies diesen Teil also als Erklärung unseres eigenen Produkts. Mit dem Club-Abo bekommt der Verein ein Vereins-Dashboard, und darin stecken genau die Teile der Vorlage: die Theke, die Rollen rund ums Spiel und die Zählung, wer seine Dienste geleistet hat. Der Unterschied zu Excel: Die App kennt deine Teams, eure Heimspiele und eure Spieler schon, sobald deine Trainer damit arbeiten. Deshalb kann sie selbst verteilen.

Thekendienste: ein Jahr auf einmal

Im Vereins-Dashboard steht der Button Thekendienste für ein Jahr generieren. Er legt für jedes Heimspiel des Vereins in den nächsten zwölf Monaten einen Thekendienst mit zwei Plätzen an und teilt Leute aus den anderen Teams ein: Mitglieder, die am Tag des Dienstes 16 Jahre oder älter sind, und Eltern jüngerer Spieler. Wer die wenigsten Dienste hat, ist zuerst dran, und niemand bekommt zwei Dienste an einem Tag. Kommen später Spiele dazu, drückst du den Button einfach noch einmal: Er ergänzt nur die neuen Spiele. Wie das Schritt für Schritt geht, liest du in Thekendienste für den ganzen Verein planen.

Spieltag: Schiedsrichter, Anschreiber und Hallendienst

Der Tab Spieltag listet die Heimspiele all deiner Teams untereinander auf. Pro Spiel legst du fest, welche Rollen gebraucht werden, und Automatisch einteilen verteilt die offenen Plätze fair: Wer am seltensten dran war, kommt zuerst. Bei Schiedsrichter und Anschreiber teilt die App nur Leute ein, bei denen Kann pfeifen oder Kann anschreiben eingeschaltet ist. Das stellst du einmal pro Person in der Liste Wer pfeifen oder anschreiben kann ein; danach musst du es dir nicht mehr bei jedem Spiel merken. Mehr dazu in Schiedsrichter und Anschreiber pro Heimspiel einteilen.

Vereinsdienste: die zweite Seite, aber automatisch geführt

Der Bereich Vereinsdienste macht, was das Blatt Helferliste macht. Du legst ein Soll pro Saison fest (pro Mitglied, pro Haushalt oder pro Team) und Befreiungen, etwa eine Altersgrenze oder eine Befreiung für Trainer, und Koach zählt danach selbst, wer seine Dienste geleistet hat. Im Stand steht ganz oben, wer am weitesten im Rückstand ist, und auf dem Blatt Abhaken bestätigst du, was wirklich stattgefunden hat. Schaltet der Verein es ein, sehen Mitglieder auf ihrem eigenen Dashboard, wie viele Dienste sie von ihrem Soll geleistet haben. Die ganze Erklärung findest du in Vereinsdienste nachhalten: wer seine Dienste geleistet hat.

Wer eingeteilt ist und ein Konto hat, sieht seinen Dienst unter Termine zwischen den Trainings und Spielen. Dort meldet er sich auch ab, wenn er nicht kann, sodass der Platz wieder frei ist. Beim automatischen Einteilen am Spieltag bekommt jeder, der eingeteilt wird, eine Benachrichtigung. Spieler und Eltern nutzen die App kostenlos.

Helferplan-Vorlage oder Koach Club: Was passt zu eurem Verein?

Die Vorlage passt besser zu einem kleinen Verein mit einer Handvoll Heimspielen, oder wenn nicht alle Teams mit Koach arbeiten. Der Thekendienst-Generator teilt nur Leute ein, die in den Teams des Vereins stehen, und wer kein Konto hat, sieht seinen Dienst nirgends. Einen ausgedruckten Plan an der Wand kann jeder lesen.

Koach Club passt besser, wenn ihr mehrere Teams habt, eure Trainer schon mit Koach arbeiten oder das vorhaben und die Ansprechperson nicht mehr jedes Feld von Hand füllen will. Wichtig ist auch, was Koach nicht kann: Es ersetzt eure Mitgliederverwaltung nicht, wickelt keine Zahlungen ab und kann keine Mitgliederliste aus Excel einlesen. Der Thekendienst-Generator holt die Namen aus den Teams in der App.

Was kostet Koach Club?

Die Vorlage ist kostenlos. Koach Club kostet 9,99 € im Monat, oder 8,33 € im Monat bei jährlicher Zahlung, für unbegrenzt viele Teams und Trainer; Spieler und Eltern zahlen nichts. Für Club gibt es keine Testphase. Über das Formular auf der Vereinsseite vereinbarst du ein Kennenlernen, und dann richten wir den Verein gemeinsam mit dir ein. Das Coach-Abo (2,99 € im Monat, ein Team) testest du 14 Tage gratis, aber darin ist das Vereins-Dashboard nicht enthalten. Alle Preise stehen auf der Preisseite.

Häufige Fragen

Weiterlesen

Thekendienst planen für den ganzen Verein: ein Klick, ein Jahr Schiedsrichter und Anschreiber einteilen: der Reiter Spieltag Dienstpflicht im Sportverein erfassen: Wer hat seine Dienste geleistet?

200 Volleyball-Übungen mit Animation ansehen Kompletten Trainingsplan über 8 bis 28 Wochen herunterladen