Turni dei volontari nella società sportiva: modello Excel o app

Ogni stagione i turni dei volontari di una società sportiva partono dalle stesse domande: chi sta al bar, chi arbitra, chi segna i punti e chi apre la palestra? Qui trovi un modello gratuito da stampare o da tenere in Excel, e scopri quando conviene lasciare che sia un'app a distribuire i turni.

Scarica gratis il modello per i turni dei volontari della società sportiva

Prima di tutto quello che probabilmente cercavi: un modello pronto per i turni dei volontari di una società di pallavolo, gratis e senza lasciare il tuo indirizzo e-mail. Ci sono due versioni della stessa tabella:

• Turni dei volontari in Excel (.xlsx): spazio per 120 partite in casa o turni e per 80 volontari. Il file conta per ogni persona i turni per compito, quelli già svolti e quelli ancora da fare rispetto al vostro obiettivo.
• Turni dei volontari da stampare (PDF): A4 orizzontale, due pagine. Una tabella con 14 righe per bar (due persone), arbitro, segnapunti e responsabile palestra, più un elenco per segnare i turni svolti.

Puoi usare, copiare e adattare liberamente entrambi i file. Il file Excel è un normale .xlsx con formule standard, senza macro.

Pagina 1 del PDF: una riga per partita in casa o turno, e in ogni casella il nome di chi svolge quel compito.

Cosa contiene il modello

La tabella parte dai quattro compiti che tornano a ogni partita in casa: il bar, qualcuno che arbitra, qualcuno che compila il referto e tiene il punteggio (il segnapunti) e un responsabile palestra che apre l'impianto, monta le reti ed è reperibile se qualcosa va storto. Per il bar ci sono due caselle, per due persone a turno.

Foglio Turni (pagina 1 del PDF)

In alto inserisci la società, la stagione o il periodo e il referente; nel PDF c'è anche una casella per un numero di telefono o un indirizzo e-mail. Sotto, ogni riga riporta la data, l'orario di inizio e di fine, la partita o l'evento e le colonne Bar 1, Bar 2, Arbitro, Segnapunti e Responsabile palestra. Se in una partita un compito non serve, scrivi "non serve" nella casella. In Excel scegli i nomi da un menu a tendina, così nessuno compare scritto in tre modi diversi. Lì trovi anche tre colonne in più: Note, Posti liberi, che conta le caselle vuote di ogni riga, e Controllo, che segnala "assegnato due volte" se lo stesso nome compare due volte nella stessa riga.

Foglio Volontari (pagina 2 del PDF)

Qui c'è chiunque svolga turni: nome, squadra o legame (per esempio il genitore di un atleta del settore giovanile), telefono o e-mail e una casella Esente. In alto imposti l'obiettivo: quanti turni fa ogni persona a stagione. In Excel le colonne contano poi da sole quante volte ogni persona è assegnata al bar, come arbitro, come segnapunti e come responsabile palestra, quanti turni ha già svolto (tutti i turni con una data precedente a oggi) e quanti gliene mancano per arrivare all'obiettivo. Sulla versione stampata, dopo ogni turno segni una tacca nella colonna di quel compito e fai tu il totale.

Come compilare i turni dei volontari

1. Parti dai nomi, non dalle date. Inserisci nel foglio Volontari tutte le persone che possono fare un turno. Se la vostra società affida un turno a un'intera squadra, metti il nome della squadra come nome nell'elenco.
2. Fissa l'obiettivo e le esenzioni. In Obiettivo scrivi quanti turni fa ogni persona a stagione e metti una X in Esente per chi non deve farne. Se lasci vuoto l'obiettivo, il foglio non calcola quanti turni mancano.
3. Inserisci le partite in casa. Una riga per partita o per turno, con data, orario e avversario o evento. Se in una mattina ci sono tre partite del settore giovanile una dopo l'altra, spesso basta una riga per l'intero blocco.
4. Assegna le caselle. Scegli un nome per ogni casella e parti sempre da chi ha il totale più basso. Se lavori in Excel, guarda poi le colonne Posti liberi e Controllo: se in Posti liberi c'è più di 0 o in Controllo compare un avviso, quella riga va ancora sistemata.
5. Condividi la tabella e tienila aggiornata. Appendi il PDF in palestra o fai girare il file. Se qualcuno non si è presentato, sostituisci il suo nome con quello di chi ha fatto davvero il turno. Solo così il conteggio torna a fine stagione.

Se un turno è obbligatorio, se si può pagare una quota al posto del turno e cosa succede a chi resta indietro non lo decide una tabella. Sono regole della società, da stabilire prima; per questo leggi volontari nella società sportiva: fare il turno o pagare. La tabella dei turni è solo una parte della preparazione della stagione. Il resto è nella checklist per organizzare la stagione di pallavolo.

Dove si fermano i turni dei volontari in Excel

Un modello è un ottimo inizio. In una società con poche squadre e un referente a cui piace occuparsene, può funzionare bene per anni. Con più squadre si bloccano sempre le stesse cose:

• Assegnare resta un lavoro manuale. Il file conta chi ha quanti turni, ma la scelta la fai tu, casella per casella. A ogni partita in casa sono cinque caselle, per tutta la stagione.
• Le regole devi ricordarle tu. Chi può arbitrare, chi ha l'età per il bar e chi quel giorno ha già un altro turno: il foglio vede solo un nome ripetuto nella stessa riga.
• Una modifica non arriva a nessuno da sola. Se una partita viene spostata o due persone si scambiano il turno, correggi tu il file e lo rimandi a tutti. Chi ha la vecchia versione sul telefono si presenta in palestra il giorno sbagliato.
• "Svolto" è una supposizione. Excel conta un turno come svolto appena la data è passata. Se quella persona c'era davvero, il file lo sa solo se qualcuno corregge il nome dopo.
• Il file ha un solo proprietario. Se il referente lascia, chi gli subentra parte da un file che non ha costruito lui.

Come Koach Club gestisce i turni dei volontari

Koach lo facciamo noi: è un'app per allenatori di pallavolo e per la loro società. Leggi quindi questa parte come la spiegazione del nostro prodotto. Con l'abbonamento Club la società ha una dashboard della società, e lì dentro ci sono proprio le parti del modello: il bar, i ruoli intorno alla partita e il conteggio di chi ha svolto i suoi turni. La differenza con Excel è che l'app conosce già le tue squadre, le partite in casa e i giocatori appena i tuoi allenatori la usano. Per questo può distribuire i turni da sola.

Turni bar: un anno in un colpo solo

Nella Dashboard della società c'è il pulsante Genera turni per un anno. Crea per ogni partita in casa della società nei prossimi dodici mesi un turno bar con due posti, e assegna persone delle altre squadre: tesserati che il giorno del turno hanno almeno 16 anni e genitori dei giocatori più giovani. Chi ha meno turni tocca per primo, e nessuno ha due turni nello stesso giorno. Se più avanti si aggiungono partite, premi di nuovo il pulsante: completa solo le partite nuove. Come funziona passo per passo lo spieghiamo in pianificare i turni bar per tutta la società.

Giornata: arbitro, segnapunti e responsabile palestra

La scheda Giornata mette in fila le partite in casa di tutte le tue squadre. Per ogni partita indichi quali ruoli servono, e Assegna automaticamente distribuisce i posti liberi in modo equo: chi è stato chiamato meno volte tocca per primo. Per Arbitro e Segnapunti l'app assegna solo le persone che hanno attivo Può arbitrare o Può segnare. Lo imposti una volta per persona nell'elenco Chi può arbitrare o segnare; dopo non devi più ricordartelo a ogni partita. Di più in assegnare arbitro e segnapunti per ogni partita in casa.

Turni del club: la seconda pagina, ma aggiornata

La sezione Turni del club fa quello che fa il foglio Volontari. Imposti un obiettivo a stagione (per membro, per famiglia o per squadra) e le esenzioni, come un limite di età o l'esenzione per gli allenatori, e poi Koach conta da solo chi ha svolto i turni. Nella Situazione chi è più indietro compare in cima, e nella scheda Conferma confermi cosa è successo davvero. Se la società lo attiva, i tesserati vedono sulla propria dashboard quanti turni hanno svolto rispetto all'obiettivo. La spiegazione è in tenere il conto dei turni: chi ha svolto i suoi.

Chi è assegnato e ha un account vede il suo turno nell'agenda, tra allenamenti e partite. Lì segnala anche se non può esserci, così il posto torna libero. Con l'assegnazione automatica della Giornata, ogni persona assegnata riceve una notifica. Giocatori e genitori usano l'app gratis.

Modello o Koach Club: cosa fa per la vostra società?

Il modello è più adatto a una società piccola con poche partite in casa, o se non tutte le squadre usano Koach. Il generatore dei turni bar assegna solo persone che fanno parte delle squadre della società, e chi non ha un account non vede il suo turno da nessuna parte. Una tabella stampata appesa al muro la legge chiunque.

Koach Club è più adatto se avete più squadre, gli allenatori usano già Koach o stanno per farlo, e il referente non vuole più riempire ogni casella a mano. Sappi però cosa non è: Koach non sostituisce la gestione dei tesserati, non gestisce pagamenti e non può importare un elenco dei soci da Excel. Il generatore dei turni bar prende i nomi dalle squadre nell'app.

Quanto costa Koach Club?

Il modello è gratuito. Koach Club costa 9,99 € al mese, o 8,33 € al mese se paghi annualmente, con squadre e allenatori illimitati; giocatori e genitori non pagano nulla. Sul piano Club non c'è un periodo di prova. Con il modulo sulla pagina per le società richiedi una presentazione, e configuriamo la società insieme a te. L'abbonamento Coach (2,99 € al mese, una squadra) lo provi gratis per 14 giorni, ma non include la dashboard della società. Tutti i prezzi sono sulla pagina dei prezzi.

Domande frequenti

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