Vrijwilligersrooster voor je vereniging: Excel-sjabloon of app

Elk seizoen begint het vrijwilligersrooster van een vereniging met dezelfde vragen: wie staat er achter de bar, wie fluit, wie telt en wie heeft de zaal open? Hier vind je een gratis sjabloon om te printen of in Excel bij te houden, en lees je wanneer het slimmer is om een app het verdelen te laten doen.

Download het gratis vrijwilligersrooster voor je vereniging

Eerst waar je waarschijnlijk voor kwam: een kant-en-klaar vrijwilligersrooster voor een volleybalvereniging, gratis en zonder dat je een e-mailadres achterlaat. Er zijn twee versies van hetzelfde rooster:

• Vrijwilligersrooster in Excel (.xlsx): ruimte voor 120 thuiswedstrijden of dienstblokken en voor 80 vrijwilligers. Het bestand telt per persoon de diensten per taak, wat al gedraaid is en wat er tegen jullie norm nog te gaan is.
• Vrijwilligersrooster om te printen (PDF): A4 liggend, twee pagina's. Een rooster met 14 regels voor de bar (twee personen), scheidsrechter, teller en zaalwacht, plus een lijst om gedraaide diensten te turven.

Beide bestanden mag je vrij gebruiken, kopiëren en aanpassen. Het Excel-bestand is een gewoon .xlsx-bestand met standaardformules, zonder macro's.

Pagina 1 van de PDF: één regel per thuiswedstrijd of dienstblok, en in elk vak de naam van wie die taak doet.

Wat er in het sjabloon staat

Het rooster gaat uit van de vier taken die bij een thuiswedstrijd terugkomen: de bar, iemand die fluit, iemand die het wedstrijdformulier en de stand bijhoudt (de teller) en een zaalwacht die de zaal opent, de netten klaarzet en aanspreekbaar is als er iets misgaat. Bij de bar staan twee vakken, voor twee mensen per dienst.

Blad Rooster (pagina 1 van de PDF)

Bovenaan vul je de vereniging, het seizoen of de periode en de coördinator in; in de PDF staat er ook een vak voor een telefoonnummer of e-mailadres. Daaronder staan per regel de datum, de tijd van en tot, de wedstrijd of gelegenheid en de kolommen Bar 1, Bar 2, Scheidsrechter, Teller en Zaalwacht. Is een taak bij een wedstrijd niet nodig, dan schrijf je n.v.t. in het vak. In Excel kies je de namen uit een keuzelijst, zodat niemand op drie manieren gespeld in het rooster staat. Daar staan ook drie extra kolommen: Opmerking, Open plekken, die per regel de lege vakken telt, en Controle, die "dubbel ingedeeld" meldt als dezelfde naam twee keer in één regel staat.

Blad Vrijwilligers (pagina 2 van de PDF)

Hier staat iedereen die diensten draait: naam, team of relatie (bijvoorbeeld de ouder van een jeugdspeler), telefoon of e-mail en een vakje Vrijgesteld. Bovenaan zet je de norm: hoeveel diensten iemand per seizoen draait. In Excel tellen de kolommen daarna zelf per persoon hoe vaak hij is ingedeeld bij de bar, als scheidsrechter, als teller en als zaalwacht, hoeveel diensten al gedraaid zijn (alle diensten met een datum vóór vandaag) en hoeveel er tegen de norm nog te gaan zijn. Op de geprinte versie zet je na elke dienst een streepje in de kolom van die taak en tel je zelf het totaal op.

Zo vul je het vrijwilligersrooster in

1. Begin bij de namen, niet bij de datums. Zet op het blad Vrijwilligers iedereen die een dienst kan draaien. Geeft jullie vereniging een dienst aan een heel team, zet dan de teamnaam als naam in de lijst.
2. Leg de norm en de vrijstellingen vast. Vul bij Norm in hoeveel diensten iemand per seizoen draait, en zet een X bij Vrijgesteld voor wie niets hoeft. Laat je de norm leeg, dan rekent het blad geen achterstand uit.
3. Zet de thuiswedstrijden erin. Eén regel per wedstrijd of per dienstblok, met datum, tijd en tegenstander of gelegenheid. Bij een ochtend met drie jeugdwedstrijden achter elkaar is één regel voor het hele blok vaak genoeg.
4. Verdeel de vakken. Kies per vak een naam en begin steeds bij wie het laagste totaal heeft. Werk je in Excel, kijk dan daarna naar de kolommen Open plekken en Controle: staat er bij Open plekken meer dan 0 of bij Controle een melding, dan moet je die regel nog oplossen.
5. Deel het rooster en houd het bij. Hang de PDF op in de zaal of stuur het bestand rond. Kwam iemand niet opdagen, vervang zijn naam dan door die van wie de dienst wel deed. Alleen dan klopt de telling aan het eind van het seizoen.

Of een dienst verplicht is, of iemand hem mag afkopen en wat er gebeurt als iemand achterloopt, beslist een rooster niet. Dat is beleid, en dat leg je als vereniging eerst vast; lees daarvoor vrijwilligers in de sportvereniging: taak doen of afkopen. Het rooster zelf is één onderdeel van de seizoensvoorbereiding. De rest staat in de checklist om het volleybalseizoen te organiseren.

Waar een vrijwilligersrooster in Excel ophoudt

Een sjabloon is een prima begin. Bij een vereniging met een paar teams en een coördinator die er plezier in heeft, kan het jaren goed gaan. Met meer teams lopen steeds dezelfde dingen vast:

• Het verdelen blijft handwerk. Het bestand telt wie hoeveel heeft, maar kiezen doe je zelf, vak voor vak. Bij elke thuiswedstrijd zijn dat vijf vakken, het hele seizoen lang.
• Regels moet je zelf onthouden. Wie mag fluiten, wie oud genoeg is voor de bar en wie die dag al een andere dienst heeft: het blad ziet alleen een dubbele naam in dezelfde regel.
• Een wijziging bereikt niemand vanzelf. Verschuift een wedstrijd of ruilen twee mensen, dan pas jij het bestand aan en stuur je het opnieuw rond. Wie de oude versie op zijn telefoon heeft, staat op de verkeerde dag in de zaal.
• Gedraaid is een aanname. Excel telt een dienst als gedraaid zodra de datum voorbij is. Of die persoon er echt stond, weet het bestand alleen als iemand de naam achteraf corrigeert.
• Het bestand heeft één eigenaar. Stopt de coördinator, dan begint zijn opvolger met een bestand dat hij niet zelf heeft gebouwd.

Hoe Koach Club het vrijwilligersrooster overneemt

Wij maken Koach, een app voor volleybaltrainers en hun vereniging. Lees dit deel dus als uitleg over ons eigen product. Met het Club-abonnement krijgt de vereniging een clubdashboard, en daarin zitten precies de onderdelen van het sjabloon: de bar, de rollen rond de wedstrijd en de telling van wie zijn diensten heeft gedraaid. Het verschil met Excel is dat de app je teams, je thuiswedstrijden en je spelers al kent zodra je trainers ermee werken. Daardoor kan hij zelf verdelen.

Bardiensten: een jaar in één keer

In het clubdashboard staat de knop Genereer bardiensten voor een jaar. Die maakt voor elke thuiswedstrijd van de club in de komende twaalf maanden een bardienst met twee plekken, en deelt mensen in uit de andere teams: leden die op de dag van de dienst 16 jaar of ouder zijn, en ouders van jongere spelers. Wie de minste diensten heeft, is eerst aan de beurt, en niemand krijgt twee diensten op één dag. Komen er later wedstrijden bij, dan druk je opnieuw op de knop: hij vult alleen de nieuwe wedstrijden aan. Hoe dat stap voor stap gaat, lees je in bardiensten plannen voor de hele club.

Zaaldag: scheidsrechter, teller en zaalwacht

Het tabblad Zaaldag zet de thuiswedstrijden van al je teams onder elkaar. Per wedstrijd zet je klaar welke rollen nodig zijn, en Automatisch indelen verdeelt de open plekken eerlijk: wie het minst aan de beurt is geweest, komt eerst. Bij Scheidsrechter en Teller deelt de app alleen mensen in bij wie Kan fluiten of Kan tellen aanstaat. Dat zet je één keer per persoon in de lijst Wie kan fluiten of tellen; daarna hoef je het niet meer bij elke wedstrijd zelf te onthouden. Meer daarover in scheidsrechter en teller indelen per thuiswedstrijd.

Taakplicht: de tweede pagina, maar bijgehouden

Het onderdeel Taakplicht doet wat het blad Vrijwilligers doet. Je stelt een norm per seizoen in (per lid, per gezin of per team) en vrijstellingen, zoals een leeftijdsgrens of vrijstelling voor trainers, en Koach telt daarna zelf wie er gedraaid heeft. In de stand staat wie het verst achterloopt bovenaan, en op het blad Afvinken bevestig je wat er echt gebeurd is. Zet de club het aan, dan zien leden op hun eigen dashboard hoeveel diensten ze van de norm hebben gedraaid. De uitleg staat in taakplicht bijhouden: wie heeft zijn diensten gedraaid.

Wie is ingedeeld en een account heeft, ziet zijn dienst in de agenda tussen de trainingen en wedstrijden. Daar meldt hij zich ook af als hij niet kan, zodat de plek weer open staat. Bij automatisch indelen op de zaaldag krijgt iedereen die wordt ingedeeld een melding. Spelers en ouders gebruiken de app gratis.

Sjabloon of Koach Club: wat past bij jullie vereniging?

Het sjabloon past beter bij een kleine vereniging met een handvol thuiswedstrijden, of als niet alle teams met Koach werken. De bardienstgenerator deelt alleen mensen in die in de teams van de club staan, en wie geen account heeft, ziet zijn dienst nergens. Een geprint rooster aan de muur leest iedereen.

Koach Club past beter als jullie meerdere teams hebben, de trainers al met Koach werken of dat gaan doen, en de coördinator niet meer elk vak met de hand wil vullen. Weet wel wat het niet is: Koach vervangt je ledenadministratie niet, verwerkt geen betalingen en kan geen ledenlijst uit Excel inlezen. De bardienstgenerator haalt de namen uit de teams in de app.

Wat kost Koach Club?

Het sjabloon is gratis. Koach Club kost € 9,99 per maand, of € 8,33 per maand als je per jaar betaalt, voor onbeperkt teams en trainers; spelers en ouders betalen niets. Op Club zit geen proefperiode. Via het formulier op de clubpagina vraag je een kennismaking aan, en dan zetten we de vereniging samen met je op. Het Coach-abonnement (€ 2,99 per maand, één team) probeer je 14 dagen gratis, maar daar zit het clubdashboard niet in. Alle bedragen staan op de prijzenpagina.

Veelgestelde vragen

Verder lezen

Bardiensten plannen voor de hele club: één knop, een jaar geregeld Scheidsrechter en teller indelen per thuiswedstrijd: het tabblad Zaaldag Taakplicht sportvereniging bijhouden: wie heeft zijn diensten gedraaid?

Bekijk 200 volleybaloefeningen met animatie Download een compleet trainingsplan van 8 tot 28 weken