Cuadrante de voluntarios para tu club: plantilla Excel o app

Cada temporada, el cuadrante de voluntarios de un club empieza con las mismas preguntas: ¿quién está en la barra, quién arbitra, quién anota y quién abre el pabellón? Aquí tienes una plantilla gratis para imprimir o llevar en Excel, y te contamos cuándo es más práctico dejar que una app haga el reparto.

Descarga gratis el cuadrante de voluntarios para tu club

Primero lo que seguramente venías a buscar: un cuadrante de voluntarios listo para usar en un club de voleibol, gratis y sin dejar tu correo electrónico. Hay dos versiones del mismo cuadrante:

• Cuadrante de voluntarios en Excel (.xlsx): espacio para 120 partidos en casa o turnos y para 80 voluntarios. El archivo cuenta por persona los turnos de cada tarea, los que ya ha hecho y los que le faltan según vuestro objetivo.
• Cuadrante de voluntarios para imprimir (PDF): A4 horizontal, dos páginas. Un cuadrante con 14 filas para barra (dos personas), árbitro, anotador y responsable de sala, más una lista para marcar los turnos realizados.

Puedes usar, copiar y adaptar los dos archivos libremente. El Excel es un archivo .xlsx normal con fórmulas estándar, sin macros.

Página 1 del PDF: una fila por partido en casa o turno, y en cada casilla el nombre de quien hace esa tarea.

Qué incluye la plantilla

El cuadrante parte de las cuatro tareas que se repiten en cada partido en casa: la barra, alguien que arbitra, alguien que lleva el acta y el marcador (el anotador) y un responsable de sala que abre el pabellón, monta las redes y está localizable si algo falla. La barra tiene dos casillas, para dos personas por turno.

Hoja Cuadrante (página 1 del PDF)

Arriba rellenas el club, la temporada o el periodo y la coordinación; en el PDF hay además una casilla para un teléfono o correo. Debajo, cada fila tiene la fecha, la hora de inicio y de fin, el partido o evento y las columnas Barra 1, Barra 2, Árbitro, Anotador y Responsable de sala. Si en un partido no hace falta una tarea, escribe "no aplica" en la casilla. En Excel eliges los nombres de una lista desplegable, para que nadie aparezca escrito de tres maneras distintas. Ahí hay también tres columnas más: Notas, Puestos libres, que cuenta las casillas vacías de cada fila, y Control, que avisa con "persona repetida" si el mismo nombre aparece dos veces en una fila.

Hoja Voluntarios (página 2 del PDF)

Aquí están todas las personas que hacen turnos: nombre, equipo o relación (por ejemplo, la madre o el padre de un jugador de cantera), teléfono o correo y una casilla Exento. Arriba pones el objetivo: cuántos turnos hace cada persona por temporada. En Excel, las columnas cuentan solas cuántas veces está asignada cada persona a la barra, como árbitro, como anotador y como responsable de sala, cuántos turnos ha hecho ya (todos los turnos con fecha anterior a hoy) y cuántos le quedan para llegar al objetivo. En la versión impresa marcas una raya en la columna de la tarea después de cada turno y sumas tú el total.

Cómo rellenar el cuadrante de voluntarios del club

1. Empieza por los nombres, no por las fechas. Apunta en la hoja Voluntarios a todas las personas que pueden hacer un turno. Si vuestro club asigna un turno a un equipo entero, pon el nombre del equipo como nombre en la lista.
2. Fija el objetivo y las exenciones. Escribe en Objetivo cuántos turnos hace cada persona por temporada y pon una X en Exento para quien no tenga que hacer ninguno. Si dejas el objetivo vacío, la hoja no calcula lo que falta.
3. Añade los partidos en casa. Una fila por partido o por turno, con fecha, hora y rival o evento. Si una mañana hay tres partidos de cantera seguidos, suele bastar una fila para todo el bloque.
4. Reparte las casillas. Elige un nombre para cada casilla y empieza siempre por quien tenga el total más bajo. Si trabajas en Excel, mira después las columnas Puestos libres y Control: si en Puestos libres hay más de 0 o en Control aparece un aviso, esa fila todavía está por resolver.
5. Comparte el cuadrante y mantenlo al día. Cuelga el PDF en el pabellón o envía el archivo. Si alguien no se presentó, cambia su nombre por el de quien sí hizo el turno. Solo así cuadra el recuento al final de la temporada.

Si un turno es obligatorio, si alguien puede pagar para no hacerlo y qué pasa cuando alguien va atrasado no lo decide un cuadrante. Eso es la política del club, y conviene acordarla antes; para eso, lee voluntarios en el club deportivo: hacer la tarea o pagar. El cuadrante es solo una parte de la preparación de la temporada. El resto está en la lista para organizar la temporada de voleibol.

Dónde se queda corto un cuadrante de voluntarios en Excel

Una plantilla es un buen comienzo. En un club con pocos equipos y un coordinador al que le gusta hacerlo, puede funcionar bien durante años. Con más equipos, siempre se atascan las mismas cosas:

• Repartir sigue siendo trabajo manual. El archivo cuenta cuántos turnos lleva cada uno, pero eliges tú, casilla por casilla. En cada partido en casa son cinco casillas, toda la temporada.
• Las reglas las tienes que recordar tú. Quién puede arbitrar, quién tiene edad para la barra y quién tiene ya otro turno ese día: la hoja solo ve un nombre repetido en la misma fila.
• Un cambio no le llega a nadie por sí solo. Si se mueve un partido o dos personas se cambian el turno, tú corriges el archivo y lo vuelves a enviar. Quien tenga la versión antigua en el móvil se presenta en el pabellón el día equivocado.
• "Realizado" es una suposición. Excel cuenta un turno como realizado en cuanto pasa la fecha. Si esa persona estuvo de verdad, el archivo solo lo sabe si alguien corrige el nombre después.
• El archivo tiene un único dueño. Si el coordinador lo deja, quien le sustituye empieza con un archivo que no ha hecho él.

Cómo Koach Club se encarga del cuadrante de voluntarios

Nosotros hacemos Koach, una app para entrenadores de voleibol y su club. Lee esta parte, por tanto, como la explicación de nuestro propio producto. Con el plan Club, el club tiene un panel del club, y en él están justo las partes de la plantilla: la barra, los puestos alrededor del partido y el recuento de quién ha hecho sus turnos. La diferencia con Excel es que la app ya conoce tus equipos, tus partidos en casa y tus jugadores en cuanto tus entrenadores trabajan con ella. Por eso puede repartir sola.

Turnos de barra: un año de una vez

En el Panel del club está el botón Generar turnos para un año. Crea para cada partido en casa del club en los próximos doce meses un turno de barra con dos puestos, y asigna a personas de los demás equipos: miembros que el día del turno tengan 16 años o más, y madres y padres de jugadores más jóvenes. Quien tiene menos turnos va primero, y nadie tiene dos turnos el mismo día. Si más adelante se añaden partidos, vuelves a pulsar el botón: solo completa los partidos nuevos. Cómo funciona paso a paso lo explicamos en planificar los turnos de barra de todo el club.

Jornada: árbitro, anotador y responsable de sala

La pestaña Jornada pone uno debajo de otro los partidos en casa de todos tus equipos. En cada partido indicas qué puestos hacen falta, y Asignar automáticamente reparte los puestos libres de forma justa: quien menos veces ha tenido turno va primero. Para Árbitro y Anotador, la app solo asigna a personas que tienen activado Puede arbitrar o Puede anotar. Eso lo configuras una vez por persona en la lista Quién puede arbitrar o anotar; después ya no tienes que acordarte en cada partido. Más sobre esto en asignar árbitro y anotador en cada partido en casa.

Tareas del club: la segunda página, pero al día

La sección Tareas del club hace lo que hace la hoja Voluntarios. Fijas un objetivo por temporada (por miembro, por familia o por equipo) y exenciones, como un límite de edad o la exención para entrenadores, y Koach cuenta solo quién ha hecho sus turnos. En la vista Situación aparece arriba quien va más atrasado, y en la pestaña Confirmar confirmas lo que pasó de verdad. Si el club lo activa, los miembros ven en su propio panel cuántos turnos del objetivo han hecho. La explicación está en llevar el control de las tareas del club: quién ha hecho sus turnos.

Quien está asignado y tiene cuenta ve su turno en la agenda, entre los entrenamientos y los partidos. Ahí también se da de baja si no puede ir, para que el puesto vuelva a quedar libre. Al asignar automáticamente en la Jornada, cada persona asignada recibe una notificación. Los jugadores y las familias usan la app gratis.

Plantilla o Koach Club: ¿qué encaja con vuestro club?

La plantilla encaja mejor en un club pequeño con pocos partidos en casa, o si no todos los equipos trabajan con Koach. El generador de turnos de barra solo asigna a personas que están en los equipos del club, y quien no tiene cuenta no ve su turno en ninguna parte. Un cuadrante impreso en la pared lo lee todo el mundo.

Koach Club encaja mejor si tenéis varios equipos, los entrenadores ya trabajan con Koach o van a hacerlo, y el coordinador no quiere seguir rellenando cada casilla a mano. Ten claro lo que no es: Koach no sustituye vuestra gestión de socios, no procesa pagos y no puede importar una lista de socios desde Excel. El generador de turnos de barra toma los nombres de los equipos de la app.

¿Cuánto cuesta Koach Club?

La plantilla es gratis. Koach Club cuesta 9,99 € al mes, u 8,33 € al mes si pagas por año, con equipos y entrenadores ilimitados; los jugadores y las familias no pagan nada. El plan Club no tiene periodo de prueba. Con el formulario de la página para clubes solicitas una presentación, y configuramos el club contigo. El plan Coach (2,99 € al mes, un equipo) lo pruebas 14 días gratis, pero no incluye el panel del club. Todos los precios están en la página de precios.

Preguntas frecuentes

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