Pflichtstunden im Verein erfassen: Vorlage oder App?

Pflichtstunden im Verein erfassen viele zuerst in einer Tabelle, und das ist kein schlechter Anfang: Google Sheets ist kostenlos und jeder versteht es. Hier liest du, wie du die Vorlage so aufbaust, dass sie eine ganze Saison hält, wo sie an ihre Grenzen kommt und wann die Vereinsdienste in Koach Club das Zählen übernehmen.

Was muss eine Liste für Pflichtstunden im Verein können?

Ein Verein, der Dienste zur Pflicht macht, will am Saisonende eine Frage beantworten können: Wer hat geleistet, was von ihm verlangt wurde, und wer nicht? Damit das fair klappt, braucht deine Liste sechs Dinge, egal ob Tabelle oder App:

• Jeder Einsatz als eigene Zeile. Wer, an welchem Datum, welche Art von Einsatz und wie viele Stunden oder Punkte. Eine nackte Zahl hinter einem Namen kannst du später nicht mehr erklären.
• Ein fester Wert pro Art von Einsatz. Zählt ein Thekendienst drei Stunden, dann zählt er für alle drei Stunden. Das erspart die Diskussion, wer zehn Minuten früher gegangen ist.
• Ein Soll pro Saison, mit Befreiungen. Wie viele Stunden jedes Mitglied leisten muss und wer davon befreit ist, etwa Jugendliche unter einem bestimmten Alter oder die Trainer.
• Ein Unterschied zwischen eingeteilt und geleistet. Im Dienstplan zu stehen beweist noch nicht, dass jemand an dem Abend auch da war.
• Nichts verschwindet still. Ein gezählter Einsatz bleibt gezählt, auch wenn später jemand den Dienstplan oder die Liste ändert.
• Ein eigener Stand für jedes Mitglied. Jeder will seine eigenen Stunden nachsehen können, ohne die Stunden der anderen zu sehen.

Eine Vorlage für Pflichtstunden in Google Sheets oder Excel

Mit drei Tabellenblättern kommst du durch eine ganze Saison. Leg sie in dieser Reihenfolge an:

1. Arten. Zwei Spalten: die Art des Einsatzes (Thekendienst, Schiedsrichter, Anschreiber, Putzdienst) und wie viele Stunden sie zählt. So bekommt jeder für denselben Einsatz dieselben Stunden, und du änderst einen Wert an einer einzigen Stelle.
2. Logbuch. Eine Zeile pro Einsatz, mit den Spalten Datum, Name, Art, Stunden, Bestätigt von und Bemerkung (Spalte A bis F). Die Stunden holst du mit SVERWEIS (englisch VLOOKUP) aus dem Blatt Arten, damit niemand eine Zahl tippen muss: In Zeile 2 ist das =SVERWEIS(C2;Arten!A:B;2;FALSCH). Trag Bestätigt von erst ein, wenn jemand aus dem Vorstand weiß, dass der Einsatz wirklich geleistet wurde; eine leere Zelle heißt dann: eingeteilt, noch nicht bestätigt.
3. Stand. Pro Mitglied eine Zeile mit Name, Soll, Geleistet und Offen (Spalte A bis D). Geleistet ist die Summe aus dem Logbuch mit SUMMEWENN (englisch SUMIF): Steht der Name in Spalte A, wird daraus =SUMMEWENN(Logbuch!B:B;A2;Logbuch!D:D). Willst du nur bestätigte Einsätze zählen, nimm SUMMEWENNS (SUMIFS) mit einer zweiten Bedingung: =SUMMEWENNS(Logbuch!D:D;Logbuch!B:B;A2;Logbuch!E:E;"<>"). Offen ist das Soll minus das Geleistete, aber nie weniger als null: =MAX(0;B2-C2). Setz bei einem befreiten Mitglied das Soll auf null und notier den Grund in einer zusätzlichen Spalte.

Ist deine Tabelle auf Englisch eingestellt, nimm die englischen Funktionsnamen und Kommas statt Semikolons.

Teile die Datei nur mit denen, die sie pflegen, und stell das Logbuch so ein, dass nur sie es bearbeiten dürfen. Mitglieder mitschauen zu lassen, ohne dass sie die Stunden der anderen sehen, klappt in einer einzigen geteilten Datei nicht ohne Zusatzaufwand, zum Beispiel mit einer eigenen Übersicht pro Mitglied.

Wo die Vorlage an ihre Grenzen kommt

Solange eine Person die Liste führt und niemand etwas anzweifelt, funktioniert das gut. Die Probleme kommen an drei Stellen:

• Dienstplan und Liste sind zwei Dateien. Wer im Dienstplan stand, muss hinterher jemand von Hand ins Logbuch übertragen. Jeder Dienst, der dabei vergessen wird, fehlt im Stand, und das merkt das Mitglied erst, wenn es hört, dass es im Rückstand ist.
• Eine überschriebene Zelle hinterlässt keinen Grund. Eine Online-Tabelle speichert zwar meist einen Versionsverlauf, aber darin suchst du Änderung für Änderung zurück, und eine Begründung steht nicht dabei. Warum aus der 3 eine 0 wurde, weiß in einem halben Jahr niemand mehr.
• Mitglieder fangen an zu fragen. Mitte der Saison will jeder wissen, wie viele Stunden er noch leisten muss. Dann wird, wer die Liste führt, zur Auskunftsstelle, mit Nachrichten, Screenshots und Diskussionen an der Theke.

So übernehmen die Vereinsdienste in Koach deine Vorlage

In Koach Club steht die Zählung im Vereins-Dashboard, im Bereich Vereinsdienste. Vereinsadministratoren und Vorstandsmitglieder kommen dorthin; ein normales Mitglied sieht nur seinen eigenen Stand. Ist der Bereich noch aus, schaltest du ihn mit Vereinsdienste einrichten ein. Die drei Blätter deiner Vorlage haben dort jeweils ein Gegenstück.

• Das Blatt Arten wird zu Dienstarten, unten im Reiter Einstellungen. Bei Dienstart hinzufügen gibst du dem Dienst einen Namen, wählst bei Gilt für, ob es um Thekendienst, Schiedsrichter, Anschreiber oder Hallendienst geht, und trägst bei Zählt als ein, wie viel er zählt. Im selben Reiter tippst du bei Einheit das Wort hinter den Zahlen ein, zum Beispiel Stunden oder Punkte. Ein Thekendienst, der in deiner Vorlage drei Stunden zählte, steht also auf 3, mit Stunden als Einheit. Änderst du einen Wert später, behält alles bereits Gezählte seinen alten Wert.
• Das Blatt Stand wird zum Reiter Stand. Soll und Befreiungen legst du unter Einstellungen fest: Bei Soll pro Saison trägst du ein, wie viel jedes Mitglied leisten muss. Darunter stehen Befreit unter dem Alter von und der Schalter Trainer sind befreit. Für die Altersgrenze schaut Koach auf das Geburtsdatum: Wer keins hinterlegt hat, fällt nicht unter diese Befreiung.
• Das Logbuch füllt sich selbst. Die Dienste kommen aus dem Dienstplan, der schon in Koach steht: die Thekendienste und die Spieltagsdienste Schiedsrichter, Anschreiber und Hallendienst. Wer eingeteilt war und sich nicht abgemeldet hat, kommt am Tag nach dem Dienst in die Zählung. Niemand tippt mehr ab, was im Dienstplan stand.
• Die Spalte Bestätigt von wird zum Reiter Abhaken. Dort stehen die Dienste, die noch niemand bestätigt hat, mit einem Häkchen pro Zeile für geleistet und einem Kreuz für nicht erschienen. Im Reiter Stand siehst du bei jedem Namen, wie viele Dienste noch nicht bestätigt sind.

Ein Rechenbeispiel: Ist das Soll 12 Stunden, zählt ein Thekendienst als 3 und ein Schiedsrichtereinsatz als 2, dann steht ein Mitglied mit zwei Thekendiensten und einem Schiedsrichtereinsatz bei 8 von 12. Der Reiter Stand setzt die Mitglieder, die am weitesten im Rückstand sind, nach oben, und bei befreiten Mitgliedern steht Befreit statt einer Zahl. Was gebucht ist, kannst du nicht wegwerfen: Auch wenn ein Dienst später aus dem Dienstplan verschwindet, bleibt stehen, wer ihn geleistet hat. Wie du den Bereich Schritt für Schritt einrichtest, steht in die Dienstpflicht im Sportverein erfassen.

Was deine Mitglieder sehen

Ist Mitglieder sehen ihren eigenen Stand eingeschaltet, bekommt jedes Mitglied mit einem Soll auf seinem eigenen Dashboard die Karte Meine Dienste, mit einer Zeile wie „8 von 12 Stunden geleistet“ und dem Label Auf Kurs oder Im Rückstand. Eltern sehen dort auch, was für ihre Kinder in diesem Verein gezählt wurde. Den Stand eines anderen Mitglieds sehen nur Vereinsadministratoren und Vorstandsmitglieder. Das erspart der Person, die die Liste führt, die Auskunftsstelle: Wer wissen will, wo er steht, schaut selbst nach. Was Mitglieder genau sehen und was sie tun, wenn die Zahl nicht stimmt, liest du in deinen eigenen Stand bei den Vereinsdiensten in der App sehen.

Tabelle oder Vereinsdienste: der Vergleich

Wir machen Koach, lies das also als Übersicht des Herstellers. Für viele Vereine ist eine Tabelle einfach die richtige Wahl, vor allem wenn der Großteil der ehrenamtlichen Arbeit nicht aus Theken- und Spieltagsdiensten besteht.

Für wen die Vereinsdienste passen und für wen nicht

Sie passen, wenn dein Verein Pflichtdienste rund um die Spiele hat, etwa Theke, Schiedsrichter, Anschreiben und Hallendienst, und sie schon in Koach einteilt oder das vorhat. Das Einteilen selbst ist ein eigenes Thema. Wie du einen Dienstplan in einer Tabelle aufsetzt, liest du in einem Dienstplan für Ehrenamtliche im Verein; wie Koach es macht, in Thekendienste für den ganzen Verein planen und Schiedsrichter und Anschreiber pro Heimspiel einteilen.

Sie passen nicht, oder nicht allein, in diesen Fällen:

• Du willst alle ehrenamtliche Arbeit zählen. Ausschussarbeit, einen Arbeitseinsatz oder den Aufbau eines Turniers zählen die Vereinsdienste nicht; sie zählen nur Dienste, die in Koach eingeteilt werden. Führ diese andere Arbeit einfach in deiner Vorlage weiter.
• Du willst echte geleistete Stunden. Koach misst keine Arbeitszeit, sondern zählt pro Dienst den festen Wert seiner Dienstart. Jede Rolle (Thekendienst, Schiedsrichter, Anschreiber, Hallendienst) hat außerdem genau einen Wert: Ein langer und ein kurzer Thekendienst zählen also gleich viel.
• Du willst eine Ersatzzahlung einziehen. Koach verarbeitet kein Geld. Unter Beiträge hält der Verein fest, wer was zahlen muss, mit einem eigenen Zahlungslink. Ob man sich bei euch freikaufen darf, ist eine Frage der Vereinsregeln: siehe ehrenamtliche Aufgaben leisten oder freikaufen.
• Du trainierst ein Team mit Coach. Die Vereinsdienste gehören zum Vereinsmodul, und das gibt es nur in Club.
• Du willst deine bestehende Liste übernehmen. Koach hat keinen Import für Mitglieder oder Tabellen. Gezählt werden die Dienste, die in Koach stehen.

Was kostet es, Pflichtstunden im Verein per App zu erfassen?

Eine Tabelle in Google Sheets kostet nichts, außer den Abenden der Person, die sie pflegt. Die Vereinsdienste stecken in Koach Club: 9,99 € pro Monat oder 8,33 € pro Monat bei jährlicher Zahlung, mit unbegrenzt vielen Teams und Trainern. Spieler und Eltern nutzen die App kostenlos. Für Club gibt es keine Testphase: Hinterlass über das Formular auf der Vereinsseite deine Daten, dann melden wir uns und richten den Verein gemeinsam mit dir ein. Trainierst du selbst ein Team, testest du Koach mit diesem Team 14 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte; die Vereinsdienste gehören allerdings zum Vereinsmodul von Club. Alle Preise stehen auf der Preisseite. Willst du die ganze Saison deines Vereins planen, fang bei der Organisation der Volleyballsaison an.

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