Vrijwilligersuren bijhouden in je club: sjabloon of app?

Vrijwilligersuren bijhouden begint bij veel verenigingen met een spreadsheet, en dat is geen slechte start: in Google Sheets is hij gratis en iedereen snapt hem. Hieronder lees je hoe je dat sjabloon opbouwt zodat het een seizoen meegaat, waar het ophoudt, en wanneer de taakplicht in Koach Club het tellen overneemt.

Wat moet een lijst met vrijwilligersuren kunnen?

Een vereniging die diensten verplicht stelt, wil aan het eind van het seizoen één vraag kunnen beantwoorden: wie heeft gedaan wat er van hem gevraagd werd, en wie niet? Om dat eerlijk te doen, heeft je lijst zes dingen nodig, of het nu een spreadsheet is of een app:

• Elke klus als eigen regel. Wie, welke datum, welke soort klus en hoeveel uur of punten. Een los getal achter iemands naam kun je achteraf niet meer uitleggen.
• Een vaste waarde per soort klus. Telt een bardienst drie uur, dan telt hij voor iedereen drie uur. Dat voorkomt discussie over wie er tien minuten eerder weg was.
• Een norm per seizoen, met vrijstellingen. Hoeveel uur elk lid draait, en wie daarbuiten valt, zoals jeugdleden onder een bepaalde leeftijd of de trainers.
• Verschil tussen ingedeeld en gedaan. Op het rooster staan is nog geen bewijs dat iemand er die avond ook stond.
• Niets dat stil verdwijnt. Een klus die geteld is, blijft geteld, ook als iemand later het rooster of de lijst aanpast.
• Een eigen stand voor elk lid. Iedereen wil zijn eigen uren kunnen nakijken, zonder de uren van de rest te zien.

Een sjabloon voor vrijwilligersuren in Google Sheets of Excel

Met drie tabbladen kom je een heel seizoen ver. Maak ze in deze volgorde:

1. Soorten. Twee kolommen: de soort klus (bardienst, scheidsrechter, teller, schoonmaak) en hoeveel uur die telt. Zo krijgt iedereen voor dezelfde klus hetzelfde aantal uren, en pas je een waarde op één plek aan.
2. Logboek. Eén regel per klus, met de kolommen Datum, Naam, Soort, Uren, Bevestigd door en Opmerking (kolom A tot en met F). De uren haal je met VERT.ZOEKEN (in het Engels VLOOKUP) uit het tabblad Soorten, zodat niemand een getal hoeft te typen: in regel 2 is dat =VERT.ZOEKEN(C2;Soorten!A:B;2;ONWAAR). Vul Bevestigd door pas in als iemand van het bestuur weet dat de klus echt gedaan is; een lege cel betekent dan: ingedeeld, nog niet bevestigd.
3. Stand. Per lid één regel met Naam, Norm, Gedaan en Nog te gaan (kolom A tot en met D). Gedaan is de optelling uit het logboek met SOM.ALS (in het Engels SUMIF): staat de naam in kolom A, dan wordt dat =SOM.ALS(Logboek!B:B;A2;Logboek!D:D). Wil je alleen bevestigde klussen tellen, gebruik dan SOMMEN.ALS (SUMIFS) met een tweede voorwaarde: =SOMMEN.ALS(Logboek!D:D;Logboek!B:B;A2;Logboek!E:E;"<>"). Nog te gaan is de norm min wat er gedaan is, maar nooit minder dan nul: =MAX(0;B2-C2). Zet bij een vrijgesteld lid de norm op nul, en noteer de reden in een extra kolom.

Staat je spreadsheet in het Engels, gebruik dan de Engelse functienamen en komma's in plaats van puntkomma's.

Deel het bestand alleen met wie het bijhoudt, en zet het logboek zo dat alleen die mensen het mogen bewerken. Leden laten meekijken zonder dat ze de uren van anderen zien, lukt in één gedeeld bestand niet zonder extra werk, bijvoorbeeld een apart overzicht per lid.

Waar het sjabloon ophoudt

Zolang één persoon de lijst bijhoudt en niemand ergens aan twijfelt, werkt dit prima. De problemen komen op drie momenten:

• Het rooster en de lijst zijn twee bestanden. Wie op het rooster stond, moet iemand na afloop met de hand in het logboek zetten. Elke dienst die daarbij vergeten wordt, ontbreekt in de stand, en dat merkt het lid pas als hij te horen krijgt dat hij achterloopt.
• Een cel overschrijven laat geen reden achter. Een online spreadsheet bewaart meestal wel een versiegeschiedenis, maar daarin zoek je per wijziging terug en een toelichting staat er niet bij. Waarom die 3 een 0 werd, weet over een half jaar niemand meer.
• Leden gaan ernaar vragen. Halverwege het seizoen wil iedereen weten hoeveel uur hij nog moet. Dan wordt de bijhouder een loket, met berichtjes, schermafdrukken en discussies aan de bar.

Hoe de taakplicht in Koach je sjabloon overneemt

In Koach Club staat de telling in het Clubdashboard, bij het onderdeel Taakplicht. Clubbeheerders en bestuursleden komen daar; een gewoon lid ziet alleen zijn eigen stand. Staat het onderdeel nog uit, dan zet je het aan met Taakplicht instellen. De drie tabbladen van je sjabloon hebben er elk een tegenhanger.

• Het tabblad Soorten wordt Soorten diensten, onderaan het blad Instellingen. Bij Soort dienst toevoegen geef je de dienst een naam, kies je bij Geldt voor of het om een bardienst, scheidsrechter, teller of zaalwacht gaat, en vul je bij Telt als in hoeveel hij meetelt. Op hetzelfde blad typ je bij Eenheid het woord achter de getallen, bijvoorbeeld uur of punten. Een bardienst die in je sjabloon drie uur telde, zet je dus op 3, met uur als eenheid. Pas je een waarde later aan, dan houdt wat al geteld is zijn oude waarde.
• Het tabblad Stand wordt het blad Stand. De norm en de vrijstellingen zet je onder Instellingen: bij Norm per seizoen vul je in hoeveel elk lid moet draaien. Daaronder staan Vrijgesteld onder de leeftijd van en de schakelaar Trainers zijn vrijgesteld. Voor de leeftijdsgrens kijkt Koach naar de geboortedatum: wie er geen heeft, valt niet onder die vrijstelling.
• Het logboek vult zichzelf. De diensten komen uit het rooster dat al in Koach staat: de bardiensten en de zaaldagdiensten scheidsrechter, teller en zaalwacht. Wie ingedeeld stond en zich niet afmeldde, komt de dag na de dienst in de telling. Niemand typt meer over wat er op het rooster stond.
• De kolom Bevestigd door wordt het blad Afvinken. Daar staan de diensten die nog niemand heeft bevestigd, met per regel een vinkje voor gedraaid en een kruisje voor niet gedraaid. Op het blad Stand zie je bij elke naam hoeveel er nog niet afgevinkt is.

Een rekenvoorbeeld: is de norm 12 uur, telt een bardienst als 3 en fluiten als 2, dan staat een lid met twee bardiensten en één keer fluiten op 8 van de 12. Het blad Stand zet wie het verst achterloopt bovenaan, en bij wie vrijgesteld is staat Vrijgesteld in plaats van een getal. Wat geboekt is, kun je niet weggooien: ook als een dienst later uit het rooster verdwijnt, blijft staan wie hem gedraaid heeft. Hoe je het onderdeel stap voor stap inricht, staat in de taakplicht van je sportvereniging bijhouden.

Wat je leden zien

Staat Leden zien hun eigen stand aan, dan krijgt elk lid met een norm op zijn eigen dashboard de kaart Mijn diensten, met een regel als "8 van de 12 uur gedraaid" en het label Bij of Loopt achter. Een ouder ziet daarin ook wat er voor zijn kinderen bij deze club is geteld. De stand van een ander lid zien alleen clubbeheerders en bestuursleden. Dat scheelt de bijhouder het loket: wie wil weten waar hij staat, kijkt zelf. Wat leden precies zien en wat ze doen als het getal niet klopt, lees je in je eigen stand van de clubdiensten in de app.

Spreadsheet of taakplicht: naast elkaar

Wij maken Koach, dus lees dit als het overzicht van de maker. Een spreadsheet is voor veel clubs gewoon de goede keuze, zeker als het meeste vrijwilligerswerk niet uit bardiensten en wedstrijddiensten bestaat.

Voor wie de taakplicht wel en niet past

Wel als je vereniging verplichte diensten heeft rond de wedstrijden, zoals de bar, fluiten, tellen en zaalwacht, en die al in Koach indeelt of dat wil gaan doen. Het indelen zelf is een ander onderwerp. Hoe je een rooster in een spreadsheet opzet, lees je in een vrijwilligersrooster voor je vereniging; hoe Koach het doet, in bardiensten plannen voor de hele club en scheidsrechter en teller indelen per thuiswedstrijd.

Niet, of niet alleen, in deze gevallen:

• Je wilt al het vrijwilligerswerk tellen. Commissiewerk, een klusdag of het opbouwen van een toernooi telt de taakplicht niet; hij telt alleen diensten die in Koach worden ingedeeld. Houd dat andere werk gewoon in je sjabloon bij.
• Je wilt echte gewerkte uren. Koach meet geen gewerkte tijd, maar telt per dienst de vaste waarde van zijn soort. Elke rol (bardienst, scheidsrechter, teller, zaalwacht) heeft bovendien één waarde: een lange en een korte bardienst tellen dus even zwaar.
• Je wilt een afkoopsom innen. Koach verwerkt geen geld. Onder Bijdragen houdt de club bij wie wat moet betalen, met een eigen betaallink. Of afkopen bij jullie mag, is beleid: zie vrijwilligerstaken doen of afkopen.
• Je coacht één team op Coach. De taakplicht hoort bij de clubmodule, en die zit alleen in Club.
• Je wilt je bestaande lijst overzetten. Koach kent geen import van leden of spreadsheets. De telling loopt over de diensten die in Koach staan.

Wat kost vrijwilligersuren bijhouden in een app?

Een spreadsheet in Google Sheets kost niets, behalve de avonden van wie hem bijhoudt. De taakplicht zit in Koach Club: € 9,99 per maand, of € 8,33 per maand als je per jaar betaalt, met onbeperkt teams en trainers. Spelers en ouders gebruiken de app gratis. Op Club zit geen proefperiode: laat via het formulier op de clubpagina je gegevens achter, dan nemen we contact op en zetten we de club samen met je op. Coach je zelf één team, dan probeer je Koach met dat team 14 dagen gratis, zonder creditcard; de taakplicht hoort wel bij de clubmodule van Club. Alle bedragen staan op de prijzenpagina. Wil je het hele seizoen van je club op een rij zetten, dan begin je bij het volleybalseizoen organiseren.

Veelgestelde vragen

Verder lezen

Taakplicht sportvereniging bijhouden: wie heeft zijn diensten gedraaid? Hoeveel clubdiensten moet ik nog draaien? Je eigen stand in de app Bardiensten plannen voor de hele club: één knop, een jaar geregeld Vrijwilligersrooster voor je vereniging: Excel-sjabloon of app

Bekijk 200 volleybaloefeningen met animatie Download een compleet trainingsplan van 8 tot 28 weken