Teamindeling nieuw seizoen maken: een concept in Koach waarin nog niets verschuift

In bijna elke vereniging staat de indeling voor volgend seizoen in een spreadsheet, en van die spreadsheet gaan al snel meerdere versies rond in de technische commissie. Niemand weet nog welke de laatste is, en niemand durft er iets in te veranderen omdat onduidelijk is wat er al is afgesproken. Dit artikel gaat over het onderdeel Teamindeling in Koach: hoe je daar een indeling opbouwt die weken kan blijven staan zonder dat er ook maar iets aan je echte teams verandert.

Concept betekent hier: er gebeurt nog niets

Het onderdeel zit in het clubgedeelte van de app. Je tikt rechtsboven op je profielfoto, kiest Clubdashboard en tikt daar in de groep Mensen op Teamindeling. Heb je nog nooit iets ingedeeld, dan staat er alleen "Nog geen indeling" met daaronder één knop: Nieuwe indeling. Je geeft hem een naam — bijvoorbeeld het seizoen waar hij over gaat — en daarmee sta je in een leeg concept.

Dat woord is de kern van het hele onderdeel. Een indeling heeft twee toestanden: concept of definitief. Zolang hij concept is, staat er onder de titel het label Opstart en kleurt het scherm donkerblauw in plaats van het gewone oranje: een zichtbaar teken dat je hier met vólgend seizoen bezig bent en niet met het lopende. Naast het label staat voor welk seizoen je indeelt. Dat kiest Koach zelf (van februari tot en met juli het volgende seizoen, van augustus tot en met januari het lopende), en zolang het een concept is, tik je erop om een ander seizoen te kiezen. Aanmaken hoef je die seizoenen niet: ze bestaan vanzelf. In die toestand verandert er niets. Geen speler verhuist, geen team krijgt andere leden, geen coach ziet iets veranderen in zijn app. Je schuift namen in een schaduwversie van je vereniging.

Pas de knop Definitief maken onderaan het scherm zet de verhuizing in gang, en die knop is er alleen voor clubbeheerders en bestuursleden — wie een andere clubrol heeft, ziet hem niet staan. Zolang er niet op is getikt, kun je een concept ook gewoon weer weggooien: dan verdwijnen de bakken en alles wat je erin hebt gezet, terwijl je echte teams en spelers ongemoeid blijven.

Bakken maken, en je huidige teams in één tik overnemen

Boven in het scherm staat een rij ronde knoppen. Dat zijn de bakken: de teams zoals ze volgend seizoen zouden kunnen heten. De eerste heet altijd "Niet ingedeeld" en daar staat aan het begin iedereen in. Achter elke bak staat het aantal mensen dat erin zit, zodat je in één blik ziet waar het scheef loopt; tik op een bak en de lijst eronder toont wie erin staat.

Je kunt bakken los toevoegen met Team toevoegen onder Meer, de drie puntjes rechtsboven, maar meestal wil je iets anders: een vereniging heeft volgend jaar grofweg dezelfde teams als nu, hier en daar eentje meer of minder. Daarvoor staat in hetzelfde blad Teams overnemen. Die zet alle teams die nu in je club bestaan in één handeling als bak neer — bij twintig teams scheelt dat twintig keer een naam intypen.

Belangrijk is wat er onder water gebeurt: een overgenomen bak blíjft gekoppeld aan het bestaande team. Bij het definitief maken wordt er dus geen tweede "Dames 2" aangemaakt naast de bestaande — de mensen verhuizen naar het team dat er al was, met zijn geschiedenis eraan vast. Een bak die je zelf verzint is wél nieuw; die krijgt pas bij het doorvoeren een echt team.

Staat een teambak open, dan vind je onder Meer ook een regel om die bak te bewerken: daar hernoem je hem, of haal je hem weg met Team verwijderen. Dat geldt voor de teambakken; "Niet ingedeeld" en "Stopt" horen bij het scherm zelf en zijn niet te hernoemen. Een bak weghalen doet niets met de mensen die erin stonden: die staan daarna weer bij "Niet ingedeeld", niet buiten beeld.

Voorsorteren met het filterblad

Onder de bakken staat de ledenlijst, en die komt uit het onderdeel Leden van je clubgedeelte: wie daar niet in staat, staat hier ook niet. Bij driehonderd leden begin je alleen niet met scrollen, en daarom staat er naast het zoekveld een knop met schuifjes. Die opent een filterblad met rijen knoppen, elk met een eigen vraag. De filters werken meteen, en de knop onderin zegt hoeveel leden er overblijven.

• Categorie. Afgeleid uit de geboortedatum; de kop van de rij noemt de peildatum. Elke knop draagt een categorie met de leeftijdsgrens in het label, met het aantal leden erachter: Volleystars (tot en met 11 jaar), Jeugd C (12 en 13), Jeugd B (14 en 15), Jeugd A (16 en 17) en Senioren (18 jaar en ouder). Die jaren staan er uitdrukkelijk bij omdat elk land en elke competitie de grenzen anders trekt — zo zie je meteen of jullie indeling met deze knoppen samenvalt of net niet. Er wordt niets opgeslagen: het is een filterknop en geen veld, dus een vereniging die andere grenzen aanhoudt kan er ook niets mee bederven. De leeftijd wordt berekend op één vast peilmoment in het seizoen waarvoor je indeelt en niet op de verjaardag van vandaag — anders zou iemand halverwege het seizoen van groep verspringen. Wie geen geboortedatum heeft, krijgt een eigen knop en valt dus niet stil weg.
• Nu in. Waar iemand op dit moment speelt, met de volledige teamnaam als knop. Daar zit ook "Zonder team" bij, vaak de belangrijkste groep: een nieuw lid, een ouder die is gaan meespelen, jeugd die net is doorgestroomd.
• Lijn. Dames, heren of overig. Deze rij verschijnt pas als er bij iemand iets is ingevuld. Dat geldt ook voor een vierde rij, Niveau: van beginner tot selectie, zoals het bestuur het per lid vastlegt.

Geen van de rijen verstopt ooit stilzwijgend iemand. Bij de lijn staat "Niet ingevuld" er altijd bij met zijn aantal, bij "Nu in" hoort "Zonder team" erbij, en een gekozen knop blijft staan ook als hij leeg is geworden. Het zoekveld op naam staat los boven de lijst, voor het moment waarop je precies één iemand zoekt, en zolang er een filter aan staat, is de filterknop gemarkeerd.

Leden indelen: één voor één of als groep

Tik je op een naam, dan opent een blad met alle bakken onder elkaar; bij de huidige plek staat Nu. Kies de bak en tik op Indelen bij, met de naam van dat team erachter. Er komt geen vraag vooraf: in de melding die volgt staat Ongedaan maken, voor als je mis tikte.

Wil je een groep tegelijk neerzetten, tik dan boven de lijst op Selecteren. Je vinkt namen aan en onderin komt een balk die zegt hoeveel je er hebt gekozen, met de knop Zet in…: kies een bak, en de hele groep verhuist tegelijk. Op een telefoon kies je er zo vijf en zet je ze samen neer. In diezelfde balk staan ook Lijn, waarmee je van de gekozen groep in één keer vastlegt of het om dames, heren of overig gaat, en Niveau.

Naast de gewone bakken is er één bijzondere: Stopt. Wie er volgend seizoen mee ophoudt, zet je daarin — dat is een keuze die je aanwijst, niet iets wat je vergeet. Mensen die eerder al gestopt zijn of geen team meer hebben, blijven zichtbaar met een klein label erbij en zakken naar de onderkant van de lijst. Wegfilteren zou erger zijn: dan wordt zo iemand simpelweg vergeten.

Meerdere concepten naast elkaar

Een technische commissie heeft zelden één indeling. Ze heeft er twee of drie, en het verschil ertussen hangt aan één onzekerheid: promoveert het eerste team, blijft die ene speler, komt die groep samen over. In een spreadsheet worden dat drie bestanden met bijna dezelfde naam; hier maak je ze naast elkaar.

Nog een concept onder Meer begint een tweede, leeg of als kopie van het concept dat open staat, met een eigen naam — en dan mag die naam gerust de aanname zijn: "Opzet A — als Heren 1 promoveert". Onder de titel staat de naam van het open concept als knop met een pijltje, met het aantal versies ernaast: daarmee schakel je ertussen. Elk concept heeft zijn eigen bakken en zijn eigen verdeling; ze weten niets van elkaar.

Met Naam wijzigen, ook onder Meer, pas je de naam aan, en met Weggooien ruim je een concept op dat niet doorgaat. Dat laatste kan alleen zolang hij concept is: een definitief gemaakte indeling is geschiedenis en laat de app niet meer verdwijnen. Bij het weggooien zegt Koach er meteen bij wat er wél en niet verdwijnt — de bakken en de verdeling wel, je echte teams en spelers niet.

Klasse per bak, en samen in hetzelfde concept werken

Het bewerkblad van een bak heeft meer dan de naam. Er staat ook een veld Klasse, bedoeld als voorbereiding op je inschrijving bij de bond: in welke klasse denk je dit team volgend seizoen in te schrijven. Het is uitdrukkelijk een notitie bij dat team — Koach stuurt niets naar een bond en schrijft niets in. De ingevulde klasse komt wel achter de naam van de bak te staan, zodat je in één blik ziet welk niveau je waar hebt gepland.

Onder dat veld staan twee regels die bewust iets verschillends zeggen. De eerste is wat de bond nú over dit team meldt: die haal je met één tik op, en dat werkt alleen als het team aan een poule uit de competitiestanden gekoppeld is. De tweede is wat jullie zélf vorig jaar hebben ingevuld, en die komt alleen uit een definitief gemaakte indeling. Geen van beide vult het veld voor je in: waar een team nu speelt en waar je het volgend jaar inschrijft zijn twee verschillende dingen. Onder de klasse kies je tot slot een Trainer: bij een nieuw team wordt die persoon trainer zodra de indeling definitief wordt, bij een bestaand team is het alleen een notitie.

Werk je met meer mensen aan dezelfde indeling, dan staat er onder de titel een regeltje dat iemand anders op dit moment meekijkt. Verandert die collega iets terwijl jij aan het schuiven bent, dan krijg je geen stille overschrijving maar een melding dat iemand anders je net voor was, met het verzoek te verversen.

Voor de vergadering en de appgroep is er tot slot het deelicoon rechtsboven, Delen. Dat maakt van de indeling platte tekst: per bak de naam met de klasse erachter, het aantal, en daaronder de leden op alfabet, gevolgd door wie stopt en wie nog niet is ingedeeld. Bovenaan staat of het om een concept of om een definitieve indeling gaat, zodat niemand een tussenversie voor de uitkomst aanziet. Die tekst gaat naar het deelmenu van je telefoon of naar het klembord, en past even goed in een groepsapp als in de notulen.

Wat dit scherm niet voor je beslist

Het onderdeel is een werkbank, geen beleid. Hoeveel teams je van zesentwintig kinderen maakt, of je op leeftijd of op niveau verdeelt, wat je doet met vriendschappen en vervoer en hoe het bericht aan ouders eruitziet — die afwegingen staan in teamindeling bij jeugdvolleybal. Daar staat ook wanneer dit moment in het clubjaar valt, want dat verschilt per land en per competitie.

Wie de knoop doorhakt en wie de boze ouder terugbelt, is een tweede vraag; de rolverdeling tussen technische commissie, bestuur en trainers staat in technische commissie volleybal. Dat schuiven en definitief maken in Koach alleen aan bestuur en beheerders zijn voorbehouden, is de weerslag van diezelfde afspraak. Welke rechten er verder aan clubrollen hangen, staat in je volleybalclub beheren, en het clubgedeelte als geheel in een app voor je vereniging.

Het moment ná dit scherm — de seizoensdatums en het afronden van het oude jaar — hoort bij een nieuw seizoen instellen. Waar dit alles in de jaarlijn valt, tussen inschrijven, zaalindeling en evaluatiegesprekken, staat in het volleybalseizoen organiseren.

Wat je hier wint is niet dat het indelen makkelijk wordt — dat blijft het lastigste werk van het clubjaar. Je wint dat er één versie is, dat je er weken over mag doen zonder dat er iets kantelt, en dat je op de dag van de knoop geen naam meer hoeft over te typen. De teamindeling is onderdeel van het clubdeel, dat in zijn geheel staat beschreven op Koach voor volleybalverenigingen.

Veelgestelde vragen

Verder lezen

Spelers overzetten naar het nieuwe volleybalseizoen: de indeling definitief maken Midden in het seizoen overstappen naar een andere teamapp Ledenadministratie software vereniging: vijf vragen die de keuze maken

Bekijk 200 volleybaloefeningen met animatie Download een compleet trainingsplan van 8 tot 28 weken