Spelers overzetten naar het nieuwe volleybalseizoen: de indeling definitief maken
Dit is een clubfunctie: hij hoort bij een vereniging waarin meerdere teams onder één naam staan. Weken achtereen heb je geschoven in een concept-indeling, en niets van dat schuiven raakte je echte teams. Op een avond in het bestuur is er niets meer te schuiven en moet iemand op Definitief maken drukken. Dat is de enige knop in het clubgedeelte die je niet terug kunt draaien — dus is het redelijk om eerst te willen weten wat hij precies doet.
Waar de knop staat, en wie hem ziet
De knop staat onderaan het tabblad Teamindeling in het clubgedeelte van Koach, onder de lijst met leden: Definitief maken. Het is de enige actie op dat scherm die iets buiten je concept verandert; alle andere knoppen blijven binnen het plan.
Niet iedereen ziet hem. Alleen een clubbeheerder of een bestuurslid krijgt de knop, plus degene op wiens naam de clubomgeving staat. Een penningmeester die verder wél aan de indeling mag werken, ziet hem simpelweg niet staan. De server controleert hetzelfde nog een keer, dus je komt er niet omheen door het op een andere telefoon te proberen. Welke rollen er verder bestaan en wat ze mogen, staat in je volleybalclub beheren.
Tik je erop, dan komt eerst een bevestiging. Die zegt in gewone taal wat er gaat gebeuren: hierna verhuizen de spelers echt naar hun nieuwe team, kun je deze indeling niet meer aanpassen, en gaan statistieken, aanwezigheid en notities gewoon mee. Ontbreekt er een vorig seizoen, dan staat er een extra regel bij — daar kom ik onderaan op terug.
Wat er in die ene handeling gebeurt
Wat volgt is niet een reeks losse wijzigingen die je een voor een ziet gebeuren. Het is één handeling, waarin Koach in vaste volgorde vier dingen doet.
- Nieuwe teams ontstaan. Elke bak in je indeling die nog niet aan een bestaand team hing, wordt nu een echt team van de vereniging, met de naam die jij in de bak hebt gezet. Bakken die je uit je huidige teams hebt overgenomen, wijzen al naar dat team; daar komt dus geen dubbel team van.
- Spelers verhuizen. Iedereen die in een bak staat, komt in het bijbehorende team terecht. Wie in dezelfde bak staat als waar hij nu al speelt, blijft gewoon staan.
- Wie op Stopt staat, gaat op niet-actief. Daarover verderop meer.
- De cijfers van het aflopende seizoen worden vastgelegd, vóór de verhuizing — want daarna brengt geen enkel teamscherm die getallen nog bij elkaar.
Belangrijk om te weten: een speler die verhuist, blijft dezelfde speler. Koach maakt geen nieuwe spelerskaart aan en gooit de oude niet weg. Alles wat aan hem hangt — trainingsaanwezigheid, wedstrijdstatistieken, jouw notities, behaalde prestaties — blijft staan. Alleen het team waar hij in speelt, verandert.
In het oude team wordt hij tegelijk netjes losgemaakt: staat hij daar nog op het veld in de opstelling, of is hij daar aangewezen als spelverdeler of libero, dan worden die plekken leeggemaakt. Anders houdt zijn oude coach een spookspeler op zijn opstellingsbord en een spelverdeler die inmiddels twee teams verderop speelt.
Toegang verhuist mee — dat is het halve punt
Een indeling die alleen namen verplaatst maar niets doet aan wie waar mag meekijken, is in de praktijk waardeloos. Een speler die naar een ander team gaat maar zijn oude teamapp blijft zien, leest volgend seizoen mee met een team waar hij niet meer bij hoort. Daarom gaat de toegang mee in dezelfde handeling.
- Het account van de speler wordt lid van het nieuwe team en verliest zijn plek in het oude. Heeft hij nog geen account, dan verandert er voor hem niets; hij staat gewoon als speler in het nieuwe team en kan later worden uitgenodigd.
- De ouders gaan mee. Alle ouderaccounts die aan dat kind gekoppeld zijn, worden ouder in het nieuwe team en verdwijnen uit het oude. Ook de koppeling tussen ouder en kind zelf schuift mee, zodat bijvoorbeeld de taakplicht het gezin blijft herkennen. Hoe ouderaccounts werken, staat in ouders toevoegen aan je team.
- Een ouder die óók trainer is, blijft trainer. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar het is precies het geval waar het mis kan gaan: een moeder traint een jeugdteam en haar dochter komt bij dat team te spelen. Zij wordt dan niet stilletjes teruggezet naar ouder — haar trainersrechten blijven staan.
Kort: na deze knop houdt niemand toegang tot zijn oude team. Dat is bedoeld gedrag en geen bijwerking — een ouder of speler die volgend seizoen nog in het oude team meekijkt, is een privacyprobleem.
De bak Stopt: niet-actief, niet verwijderd
Wie je in de bak Stopt hebt gezet, wordt niet verwijderd. Zijn spelerskaart gaat op niet actief — dezelfde status die de app ook kent voor iemand die er een tijd uit ligt. Wat er wel meteen gebeurt: zijn toegang en die van zijn ouders tot het oude team wordt ingetrokken, en in de ledenlijst van de vereniging komt hij op gestopt te staan.
Dat is een bewuste keuze. Iemand die aan het eind van het seizoen zegt te stoppen, staat bij de eerste trainingen soms toch weer in de zaal, en dan zijn zijn gegevens er nog. Is hij echt weg, dan is hij uit alle teamlijsten verdwenen zonder dat iemand hem hoefde te verwijderen. Wat je met de gegevens van vertrokken leden op langere termijn doet, hoort thuis in jullie beleid en niet in deze knop.
Botsende rugnummers krijgen het laagste vrije nummer
Twee spelers met nummer 7 komen uit verschillende teams in hetzelfde nieuwe team terecht. Koach lost dat bij het overzetten zelf op: eerst probeert hij het nummer dat je in de indeling hebt opgegeven, anders het nummer dat de speler nu heeft. Is dat nummer in het doelteam al bezet, dan krijgt hij het laagste vrije nummer tussen 1 en 99. Nooit stil twee keer dezelfde 7.
Die aanpassing wordt vastgelegd bij de indeling, maar op je scherm zie je na afloop alleen de korte samenvatting: hoeveel mensen er verhuisd zijn, hoeveel er bleven en hoeveel er stopten. Loop daarom in de dagen erna de spelerslijst van elk nieuw team even langs en zet de nummers goed zoals jullie ze willen hebben. Een automatisch toegekende 3 is technisch correct en toch niet wat de speler had verwacht.
Welke afspraken je over nummers wilt maken — vaste nummers per speler, of elk jaar opnieuw verdelen — staat los van deze knop en is uitgewerkt in rugnummers toewijzen en beheren.
Alles of niets
De grootste angst bij zo'n knop is een indeling die halverwege blijft steken: de helft van de leden verhuisd, de andere helft niet, en niemand die nog weet waar de grens lag. Dat kan hier niet. De hele omzetting gebeurt in één keer. Loopt er onderweg iets mis, dan wordt alles teruggedraaid en staat je indeling gewoon nog op concept — precies zoals hij was. Er blijft geen halve toestand achter om op te ruimen.
Een paar dingen houden de handeling van tevoren tegen. Staat iemand per ongeluk in twee bakken, dan wordt de omzetting geweigerd en verandert er niets. Hetzelfde geldt als er een team of een lid in je indeling zit dat niet (meer) bij deze vereniging hoort. De app zegt dan dat er niets is gebeurd en haalt het scherm opnieuw op; wat er precies aan schort, zoek je zelf op in de lijst. Vervelend op het moment zelf, maar het alternatief — een speler die in twee teams tegelijk terechtkomt — is veel vervelender.
En het klassieke bestuursongeluk: twee mensen die tegelijk in dezelfde indeling zitten en allebei op de knop drukken. Of jijzelf, die twijfelt of de eerste tik wel is aangekomen en nog eens tikt. De tweede klik maakt geen tweede indeling. Je krijgt een nette melding dat iemand anders dit net heeft veranderd en dat je even moet verversen; er is dan niets extra's gebeurd. Zodra het scherm ververst is, zie je de indeling met een groen label Definitief.
Vanaf dat moment staat het scherm op alleen-lezen. Je kunt niemand meer verslepen, geen bakken meer toevoegen of hernoemen, en de indeling niet meer weggooien. Delen kan nog wel: de knop Delen maakt van de hele indeling een stuk tekst — teams met hun namen eronder — dat je via het deelmenu van je telefoon of vanaf je klembord in een mail of groepsapp zet. Wil je alsnog verder denken over een volgend jaar of een alternatief, dan begin je een nieuw concept naast het definitieve.
Wat er juist niet gebeurt
Even zo belangrijk is wat de knop laat staan. Drie dingen die verenigingen regelmatig verrassen.
- Wie je niet hebt ingedeeld, blijft staan waar hij staat. Leden die nog in de bak Nog niet ingedeeld zitten, worden niet verplaatst en niet op non-actief gezet. Ze blijven gewoon in hun huidige team. De knop ruimt niet op; hij voert alleen uit wat jij hebt neergezet.
- Een leeggelopen team verdwijnt niet vanzelf. Heb je iedereen uit een team weggehaald, dan blijft dat team bestaan — leeg. Dat opruimen is een aparte handeling en een aparte afweging: soms wil je het lege team juist houden omdat de historie eraan hangt.
- In de indeling wijs je geen trainer aan. Een nieuw team is na het overzetten wel een echt team met spelers erin, maar wie het gaat trainen regel je daarna. Zet dat op je lijstje voor dezelfde week: een team zonder trainer in de app is een team waar niemand de trainingen inplant.
Dan de eerlijke kanttekening bij de cijfers. Koach legt bij het overzetten van elk lid vast in welk team hij stond, met welk nummer, welk deel van de trainingen hij aanwezig was, hoeveel punten hij maakte en welke gemiddelde inzet hij kreeg. Dat is de enige plek waar die getallen na de verhuizing nog bij elkaar staan. Maar het kan alleen als er een vórig clubseizoen bekend is om ze aan op te hangen, en clubseizoenen kun je op dit moment nog niet zelf vanuit de app aanmaken. Is er geen vorig seizoen, dan waarschuwt de bevestiging daar expliciet voor: de cijfers van dit seizoen worden dan niet bewaard en zijn achteraf niet meer af te leiden. De indeling zelf en de verhuizing werken gewoon; alleen dat archief blijft leeg.
Tot slot een verschil dat makkelijk door elkaar loopt: de indeling van de vereniging is iets anders dan de seizoensperiode van jouw eigen team, met een begin- en einddatum, een eindrapport en een archief — dat staat beschreven in een nieuw seizoen instellen. Wil je weten hoe je tot de indeling komt die je hier vastzet, dan is teamindeling in het jeugdvolleybal het artikel over de keuzes zelf. En de rest van de jaarlijkse organisatie eromheen — inschrijven, zalen, planning — staat in het volleybalseizoen organiseren.
Druk je op de knop, dan is het gedaan met schuiven. Dat is geen reden om hem te laten staan: zolang je hem niet indrukt, weet niemand in de vereniging welk team het zijne is en blijft al je voorbereiding hangen in een plan dat alleen het bestuur ziet.
Veelgestelde vragen
Ik heb iemand in het verkeerde team gezet en al op Definitief maken gedrukt. Kan dat terug?
Er is geen terugknop: de indeling blijft definitief en staat vanaf dat moment op alleen-lezen, dus je kunt de bakken niet meer bijwerken. Het herstellen zelf doe je met de hand in de teamschermen van de twee betrokken teams, waar de gewone teamrechten gelden. Dat is precies de reden om vlak voor de laatste tik nog een keer alle bakken langs te lopen, en zeker de bak Stopt.
Kan ik een definitief gemaakte indeling nog weggooien of hernoemen?
Nee. Een concept mag je weggooien en hernoemen zoveel je wilt, maar zodra een indeling definitief is weigert de app allebei en krijg je de melding dat hij al definitief is. Hij blijft staan als vastlegging van wat er besloten is. Wil je verder denken, dan begin je een nieuw concept ernaast.
Krijgen spelers en ouders bericht dat ze in een ander team zitten?
Koach stuurt hierover uit zichzelf geen melding of mail. Ze merken het doordat hun app het nieuwe team toont en het oude team verdwenen is. Wil je het netjes aankondigen, doe dat dan zelf op het moment dat het jou uitkomt, bijvoorbeeld met de knop Delen die de hele indeling als tekst meegeeft.
Kost het extra als er uit de indeling nieuwe teams ontstaan?
Nee. De teamindeling is een clubfunctie, en in het clubgedeelte staat geen grens op het aantal teams. Of je er nu twee bij maakt of acht, aan de kosten verandert het niets.
Probeer het zelf in Koach
Minder administratie, meer coachen — vanaf je eerstvolgende training.
Start met Koach