Zaalrooster volleybalvereniging: het vaste weekrooster vastleggen

Bij vrijwel elke vereniging bestaat het zaalrooster als één document, gemaakt door één persoon. Het wordt aan het begin van het seizoen rondgestuurd, daarna verdwijnt het in ieders postvak, en vanaf dat moment is de vraag 'wanneer traint de jeugd ook alweer' een appje aan die ene persoon. Dat is niet erg omdat het rooster ingewikkeld is. Het is erg omdat het nergens staat waar mensen het zelf kunnen vinden.

Het A4 dat elk jaar opnieuw wordt getypt

De zaalindeling van een vereniging verandert per seizoen nauwelijks. Dezelfde hallen, ongeveer dezelfde avonden, ongeveer dezelfde teams. Toch begint bijna elk bestuur er voor elk nieuw seizoen weer opnieuw aan: iemand opent het bestand van vorig jaar, past drie regels aan, en stuurt het rond. Vaak in een opmaak die op een telefoon niet te lezen is.

Het probleem zit niet in het typen. Het zit erin dat het document bij één persoon woont. Wie hem heeft, weet het; wie hem kwijt is, vraagt het. De trainer die twee maanden later wil ruilen met een ander team weet niet welk blok er dan vrij is. De coördinator die een extra veld zoekt voor een inhaalwedstrijd moet eerst uitzoeken wie er die avond in de zaal staat. Iedereen belt hetzelfde nummer.

En dan is er nog de stille versie van hetzelfde probleem: het rooster klopt niet meer. Halverwege het seizoen is er een team bijgekomen, is een blok een kwartier verschoven, en is het weekenddagdeel anders ingedeeld. Het rondgestuurde bestand weet daar niets van, want het is een momentopname. Wat je wilt is geen momentopname maar een plek: één lijst die je bijwerkt in plaats van opnieuw verstuurt.

Wat een zaalrooster is, en wat het niet doet

In Koach zit dat blad onder Clubdashboard → Zalen, in de groep Planning. Je opent het clubdashboard vanaf je profiel, het rondje rechtsboven in de app. Zalen bevat twee dingen: de sporthallen waar jullie spelen en trainen, en per hal de vaste blokken erin, getekend als plattegrond van de zaal.

Belangrijk om meteen scherp te hebben: het rooster plant zelf niets in. Er komt geen enkele training in iemands agenda te staan doordat jij hier een blok invult, en er gaat geen bericht uit naar spelers. Wel kun je het rooster vaststellen als het klaar is, met de knop Rooster vaststellen onderaan. Dan krijgt elke trainer van een team dat in een blok staat zijn zaaltijd als kaart op zijn dashboard, met de knop Inplannen als herhalende training. Of hij die gebruikt, beslist de trainer zelf. Hoe dat werkt, ook als de zaal een week dicht is, staat in een trainingsrooster maken voor je vereniging.

Dat onderscheid is geen technische bijzaak, het bepaalt hoe je het gebruikt. Een trainer die zijn trainingen in de app wil zetten, doet dat gewoon in de teamagenda van zijn eigen team, waar spelers zich ook kunnen aan- en afmelden; de kaart met zijn zaaltijd vult dat alleen alvast voor hem in. Het zaalrooster staat daarnaast, als antwoord op een andere vraag: niet 'wat doen wij dinsdag', maar 'wie staat er dinsdag in die zaal'.

Vergelijk het met een plattegrond naast een routebeschrijving. De plattegrond vertelt niemand waar hij heen moet, maar zonder plattegrond kun je geen route bedenken.

Eerst de zaal, dan de blokken

Je begint met de hal zelf. Met de + rechtsboven, Zaal toevoegen, vul je in:

• Naam: hoe jullie de zaal onderling noemen, niet de officiële naam op de gevel. Als iedereen "de oude zaal" zegt, zet dan dat erin. Een rooster waarin namen staan die niemand gebruikt, wordt niet gelezen.
• Adres: optioneel, maar vul het in. Het is precies wat iemand nodig heeft die er nog nooit is geweest. Voor de hal van een tegenstander gaat het anders: hoe je zorgt dat de navigatie bij een uitwedstrijd op de goede plek uitkomt, staat in het adres bij de sporthal invullen.
• Aantal velden: hoeveel volleybalvelden er tegelijk in de hal passen, met daaronder Hoe liggen de velden?: naast elkaar of in twee rijen. De app tekent meteen hoe de zaal eruitziet, en zo staat hij straks ook in het rooster: op elke avond zie je in één oogopslag welke velden nog vrij zijn.
• Huurperiode: vanaf en tot en met wanneer jullie de hal huren. Optioneel; de trainers krijgen die periode mee als ze hun zaaltijd inplannen.
• Notitie: het vrije veld, en in de praktijk het nuttigste. Hier zet je wat nergens anders past: waar de sleutel hangt, welke ingang 's avonds open is, dat de netten in de berging achterin liggen, dat de verwarming een half uur nodig heeft.

Voeg alle hallen toe waar jullie iets doen, ook de gymzaal van de basisschool waar alleen de jongste groep (rond zes tot tien jaar) traint. Juist die kleine locaties zijn de plekken waar niemand de weg weet.

Een blok is een dag, een tijd en een veld

Kies bovenaan de dag; onder de plattegrond staat dan Blok toevoegen op met de naam van die dag. Tik je op een vrij veld in de plattegrond, dan begint een nieuw blok meteen op dat veld en in dat tijdvak; een bestaand blok tik je aan om het te bewerken. Een blok is één vast uur op één vaste dag. Je vult in:

• Dag: maandag tot en met zondag.
• Van en Tot: de begin- en eindtijd, gekozen uit een tijdkiezer, zodat er nooit "half acht" in je rooster belandt. Bij een nieuw blok stelt de app een tijd voor die aansluit op het laatste blok van die dag.
• Velden: je tikt op de plattegrond de velden aan die het blok gebruikt, één of meer; tik je niets aan, dan geldt het blok voor de hele zaal. Dit is het punt waar de meeste roosters op stuklopen: in een hal met twee velden staan er twee teams tegelijk, en op een A4 wordt dat één regel met een schuine streep die niemand begrijpt. Op de plattegrond staan ze gewoon naast elkaar.
• Soort: Teamtraining, Groepstraining, Wedstrijd of Anders. Een blok van soort Wedstrijd reserveert de zaal voor thuiswedstrijden; daarover verderop meer.
• Teams: kies een of meer teams van je vereniging, of typ de naam van een team dat Koach niet gebruikt. Zo'n losse naam krijgt straks geen zaalkaart. Staan je teams nog niet in het clubdashboard, dan zet je ze er met Teams toevoegen in één keer in.
• Omschrijving: optioneel, voor blokken die geen team hebben. "Recreanten", "Vrij spelen", "Zaal gehuurd door de gymvereniging".

Op de telefoon zie je één dag tegelijk, met per tijdvak een plattegrond van de zaal; op een breed scherm staat de hele week onder elkaar. Daardoor lees je een avond af zoals hij verloopt. Een gebruikelijke dinsdag in een hal met één veld ziet er zo uit: 18:30 tot 19:45 de jeugd, 19:45 tot 21:00 dames 2, 21:00 tot 22:15 heren 1. Drie blokken van vijfenzeventig minuten, netjes aansluitend, en in één oogopslag zichtbaar dat er die avond niets meer bij kan.

Hoe lang zo'n blok hoort te zijn, verschilt per leeftijd: voor de jongste groepen is anderhalf uur meestal te lang, voor een seniorenteam eerder te kort. Leg die keuze één keer per leeftijdsgroep vast, dan hoef je hem niet elk seizoen opnieuw te verdedigen.

De wedstrijddag is een ander rooster

De doordeweekse avonden zijn het makkelijke deel. Waar het schuurt is de dag waarop thuis gespeeld wordt, want dan gaat het niet om vaste teams maar om een reeks wedstrijden achter elkaar, en die duren langer dan mensen denken. Reken op anderhalf tot twee uur per wedstrijd inclusief inspelen en opruimen; hoe lang een volleybalwedstrijd duurt zet de tijden op een rij.

Voor het zaalrooster hoef je die wedstrijden niet stuk voor stuk in te voeren. Wat je wél vastlegt, is het tijdvak: van hoe laat tot hoe laat de vereniging die dag over de hal beschikt, en over hoeveel velden. Eén blok van bijvoorbeeld 09:00 tot 17:00 over de hele zaal, met als soort Wedstrijd. Zo'n blok levert geen zaalkaart voor een trainer op, en de Wedstrijddag gebruikt het als zaalhuur: een thuiswedstrijd die daarbuiten valt, krijgt een waarschuwing.

Datzelfde geldt voor de omgekeerde beweging. Speelt een team uit, dan gaat het niet om zaalruimte maar om vervoer, en dat is een aparte planning die je per team regelt met het rijschema voor uitwedstrijden.

Eén eigenaar, twee momenten per jaar

Een rooster dat niemand bijhoudt, is binnen een half seizoen schadelijker dan geen rooster. Mensen vertrouwen erop, komen bedrogen uit, en gaan weer bellen. Spreek daarom twee dingen af.

Wie het bijhoudt. Eén persoon uit het bestuur is eigenaar van dit blad — meestal degene die de zaalhuur regelt. Iedereen die clubbeheerder is kan erbij en kan wijzigen, en dat is met opzet: gaat de eigenaar op vakantie, dan staat de vereniging niet stil. Maar één iemand is verantwoordelijk voor de vraag of het nog klopt.

Wanneer je het nakijkt. Twee vaste momenten zijn genoeg: één keer vlak voordat het seizoen begint, als de zaalhuur rond is en de teams bekend zijn, en één keer halverwege het seizoen, als de eerste verschuivingen achter de rug zijn. Loop dan alle zalen langs en vraag per blok: staat hier nog het juiste team, klopt de tijd nog. Dat kost een half uur. Heb je iets aangepast, tik dan opnieuw op Rooster vaststellen: alleen de trainers van de gewijzigde blokken krijgen een nieuwe kaart. Valt er één week iets uit, zoals een zaal die in de herfstvakantie dicht is, pas dan niet het vaste rooster aan maar alleen die week, en geef het door met Wijziging doorgeven.

Verwijder je een zaal, dan verdwijnen de blokken die eraan hangen mee — de app waarschuwt daar ook voor. Dat is precies wat je wilt bij een hal die jullie niet meer huren, maar het is geen manier om even schoon schip te maken. Verhuist een team naar een andere zaal, pas dan het blok aan of verwijder het, maar niet de hal.

Wat hier staat, hoort ten slotte thuis in het bredere verhaal over hoe jullie vereniging draait. Het rooster zelf zit in de app; de afspraak dat het bestaat, wie het beheert en wanneer het wordt nagekeken, hoort in het clubhandboek. Dan blijft het ook staan als het bestuur wisselt.

Wat je eraan merkt

Het effect is klein en saai, en dat is het punt. De vragen die nu bij één persoon binnenkomen, verdwijnen niet allemaal — maar de simpelste ervan wel. Wie wil ruilen, kijkt eerst zelf. Wie een extra veld zoekt, ziet zelf waar er ruimte is. Wie voor het eerst naar een van jullie hallen rijdt, leest zelf waar de ingang zit.

En aan het eind van het seizoen begin je niet opnieuw met een leeg document. Je opent het rooster dat er al staat, past de teams aan die zijn verschoven, en bent klaar. Het A4 dat elk jaar opnieuw werd getypt, is dan gewoon een blad dat je bijwerkt. Het zaalrooster is een van de onderdelen van het clubdashboard; de hele clubomgeving staat op Koach voor volleybalverenigingen.

Veelgestelde vragen

Verder lezen

Commissies vastleggen sportvereniging: de club achter de teams Foto's van jeugdleden: toestemming vragen en vastleggen Het clubdashboard van je volleybalvereniging: alles op één plek Twee teams op één veld trainen: zo blijft het leerzaam Trainingsrooster maken: zaaltijden eerlijk over teams verdelen

Bekijk 200 volleybaloefeningen met animatie Download een compleet trainingsplan van 8 tot 28 weken