Clubexport: alle gegevens van je vereniging in één ZIP
Een bestuurslid belt: een ouder wil weten wat de club allemaal over haar dochter heeft vastgelegd, en of dat ook weg kan als ze stopt. Of subtieler: de vereniging denkt na over een ander systeem en iemand vraagt zich hardop af of alles wat er in drie seizoenen is ingevoerd er dan ook weer uit komt. Beide vragen hebben hetzelfde antwoord nodig, en dat antwoord is één bestand.
Waarom een vereniging haar eigen gegevens terug moet kunnen krijgen
Een club die een seizoen met Koach werkt, bouwt ongemerkt een aardig archief op. Teams met hun indeling, spelers met hun geboortedatum en positie, trainingen met wie er was en wie niet, trainingsverslagen, coachnotities, beoordelingen, wedstrijden met de uitslagen en de cijfers eronder. Dat is precies de bedoeling — daar wordt het coachen beter van — maar het betekent ook dat er ergens een moment komt waarop iemand die hele stapel wil kunnen inzien, meenemen of controleren.
Er zijn drie momenten waarop die vraag in de praktijk opkomt. Het eerste is het einde van een seizoen, als een bestuur wil vastleggen hoe het jaar eruitzag voordat de teams opnieuw worden ingedeeld. Het tweede is een wissel van systeem: wie weggaat, wil zijn gegevens meenemen, en wie blijft wil weten dat dat kán. Het derde is een inzageverzoek van een lid of van de ouders van een lid.
Tot september 2026 had de clubmodule daar geen antwoord op. Er stonden drie exportknoppen in de app, maar die waren allemaal per team of per speler — nuttig voor een trainer, nutteloos voor een bestuur met twintig teams. Wie de hele vereniging wilde hebben, moest twintig schermen langs. De clubexport vervangt dat door één knop.
Er zit ook een geruststelling in die je niet moet onderschatten als je een bestuur over een nieuw systeem moet meekrijgen. De vraag "en als we er over twee jaar mee stoppen, zijn we dan alles kwijt?" is bij verenigingen een echte rem, en terecht: er zijn genoeg clubs die een map met losse spreadsheets hebben overgehouden aan een systeem dat ermee ophield. Een export die je op elk moment zelf kunt maken, zonder dat je er iemand om hoeft te vragen, haalt die rem weg.
Twaalf bestanden: wat er in de ZIP zit
De export levert één ZIP-bestand met twaalf CSV's erin. Elk bestand gaat over één soort gegeven, zodat je het in een spreadsheetprogramma kunt openen zonder dat je eerst kolommen moet uitzoeken:
- overzicht — wat er is geëxporteerd, wanneer en over welke periode.
- teams — alle teams die op dit moment aan de clubnaam hangen.
- spelers — de spelers per team.
- trainers — wie er aan welk team verbonden is.
- trainingen en programma — de geplande trainingen en het wedstrijdprogramma.
- aanwezigheid — wie er bij welke training was.
- verslagen — de trainingsverslagen.
- notities en beoordelingen — wat trainers over spelers hebben vastgelegd.
- wedstrijden en statistieken — de uitslagen en de cijfers eronder.
Het overzichtsbestand is het eerste dat je opent. Daar staat niet alleen wat er is meegenomen en over welke periode, maar ook een regel let_op die in gewone woorden herhaalt wat de app vlak voor de download al zei: dit bestand valt buiten de bescherming van Koach zodra het gedownload is. Die regel staat er zodat iemand die het bestand een halfjaar later in een gedeelde map tegenkomt, meteen ziet waar hij naar kijkt.
De bestandsnamen zijn in elke taal Nederlands, dus ook een Duitse of Poolse bestuurder krijgt een bestand dat spelers.csv heet. De inhoud volgt wel de taal van de app: de kolomkoppen en de vaste waarden staan in de taal waarin jij Koach gebruikt. Dat is een bewuste keuze — de namen blijven zo tussen talen vergelijkbaar, terwijl de inhoud leesbaar blijft voor wie ermee werkt.
Verwar deze export niet met de twee die er al waren. De CSV die een trainer voor zijn commissie maakt, beschreven in meerdere teams beheren als coach, gaat over zijn eigen teams. Het eindrapport per team bij een nieuw seizoen instellen gaat over één team. Dit is de hele vereniging in één keer, en het is dan ook geen coachrecht maar een bestuursrecht.
Zo maak je de export in de app
De knop staat onderaan het tabblad Overzicht van het clubdashboard, onder het kopje Alles exporteren. Weet je niet waar je het clubdashboard vindt, dan staat dat in het clubdashboard voor je vereniging.
Onder het kopje staat één regel uitleg, en het is de moeite waard om die te lezen voordat je tikt: één bestand met alle teams, spelers, trainingen, aanwezigheid, verslagen, notities en beoordelingen van de club — het bevat persoonsgegevens van leden, ook van minderjarigen.
Tik je op Exporteren, dan komt er eerst een bevestiging: "Zodra dit bestand op je computer staat, beschermt Koach het niet meer. Bewaar het zorgvuldig en deel het niet verder dan nodig. Doorgaan?" Dat is geen formaliteit maar de kern van het hele onderwerp, en verderop staat waarom.
Bij een grote vereniging kan het bestand te groot worden voor één download. Dan krijg je een tweede vraag: "De hele club is te groot voor één bestand. Zal ik de laatste twaalf maanden pakken?" met de knop Laatste twaalf maanden. Dat is vrijwel altijd het antwoord dat je zoekt, want het huidige seizoen valt er ruim binnen. Wil je een andere periode — bijvoorbeeld precies één seizoen, of juist een jaar dat verder terugligt — dan kun je die zelf meegeven in plaats van de standaardperiode te accepteren.
Daarna komt de ZIP naar beneden en verschijnt de melding dat de export klaar is. Uitpakken en openen doe je met het programma dat je toch al gebruikt; alle twaalf bestanden zijn gewone CSV's.
Wat er bewust niet in zit
De lijst van wat er ontbreekt is even belangrijk als de lijst van wat erin staat, want de redenering erachter is: wat niet meegaat, kan niet kwijtraken.
Er staan geen contactgegevens in — geen e-mailadressen, geen telefoonnummers, geen adressen. Dat is voor veel bestuurders de verrassing, want het is precies wat je in een ledenadministratie zou verwachten. De reden is dat een contactlijst het enige is waarmee je vanuit een gestolen of doorgestuurd bestand direct iets kúnt: mailen, bellen, langsgaan. Voor het doel van deze export — weten wat er over de leden is vastgelegd — heb je ze niet nodig.
Er staan ook geen accountsleutels in. Een trainer of de auteur van een notitie gaat als naam mee, niet als technische identificatie. Een naam is genoeg om iemand te herkennen; een inlogsleutel hoort niet in een bestand dat op een laptop belandt.
Verder ontbreken de afmeldberichten en afmeldredenen, de ouders en voogden, de noodcontacten, en uiteraard alles van teams buiten deze club. Ook de oefeningen zitten er niet in: dat is trainingsmateriaal en geen persoonsgegeven, het hangt aan de oefeningenbibliotheek, en een animatie is niet in een CSV te zetten.
Nog één grens die je moet kennen: de export werkt op de teams die op dit moment aan deze clubnaam hangen. Een team dat naar een andere club is verhuisd, gaat niet mee — ook niet als het er vorig seizoen nog wel bij hoorde. Dat voorkomt dat iemand via een oude link het ledenbestand van een andere vereniging meekrijgt.
Wie mag exporteren, en waarom de rest niet
Alleen de clubbeheerder en een bestuurslid kunnen dit. Wie welke rol heeft en hoe je die toekent, staat in clubrollen en beheerders uitnodigen. De andere rollen zien de knop niet werken, en dat is per rol beredeneerd.
De technisch manager krijgt hem nadrukkelijk niet. Dat verbaast mensen, want hij is juist degene die over de kwaliteit van het coachen gaat. Maar hij leest in de app mee — daar staan de teamlogboeken en de signalen, en daar hoort het gesprek bij. Hij heeft geen los bestand nodig dat hij per mail kan doorsturen; hij heeft een gesprek nodig met de trainer die het betreft.
De penningmeester krijgt hem niet omdat hij over geld gaat en niet over de inhoud van coachnotities. De vertrouwenscontactpersoon krijgt hem niet omdat die per definitie vertrouwelijk en één-op-één werkt: een bestand met alles van alle leden is het tegenovergestelde van hoe die rol hoort te werken.
Zodra de ZIP op een laptop staat, is Koach er niet meer bij. Geen rol, geen inlog, geen toegangsregel beschermt hem nog — het is een bestand in een downloadmap. Bewaar hem op een beveiligde plek, zet hem niet in een gedeelde clubmap en gooi hem weg zodra je hem niet meer nodig hebt. Wat Koach zelf binnen de app wél afschermt, staat in privacy en gegevens in Koach.
Een inzageverzoek praktisch bedienen
Komt er een verzoek van een lid of van de ouders van een lid, dan is de clubexport je gereedschap, maar niet je antwoord. Het bestand gaat namelijk over de hele vereniging, en je kunt dat niet doorsturen: dan geef je in één klap de gegevens van alle andere leden weg.
De werkwijze die wel klopt is kort. Maak de export, open de bestanden waar de betreffende speler in voorkomt — spelers, aanwezigheid, notities, beoordelingen, statistieken — en filter op die ene naam. Zet de regels die overblijven in een apart overzicht en stuur dát. Zo weet je zeker dat je niets vergeet en dat er niets meegaat wat er niet bij hoort.
Twee dingen zijn daarbij het aanwijzen waard. Het eerste: in de notities en de beoordelingen staat de naam van de trainer die ze schreef. Dat is bij een inzageverzoek relevant, want een ouder die leest wat er over haar kind is opgeschreven, wil meestal weten door wie — en het is beter dat je dat zelf ziet aankomen dan dat het in het gesprek erna pas boven tafel komt. Het tweede: doe de export op het moment dat je het verzoek behandelt en niet uit een bestand van vorige maand. Een oude ZIP mist wat er sindsdien is bijgeschreven, en dat is precies het soort onvolledigheid waar een verzoek op strandt.
Eén ding kan de export niet voor je doen: hij zegt niets over de vraag of je die gegevens mag bewaren, hoe lang, en op welke grondslag. Dat is een bestuursvraag en geen knoppenvraag, en het staat uitgewerkt in de AVG voor een sportvereniging. Beantwoord die vraag voordat je iemand exportrechten geeft, niet erna.
De export laat geen spoor na
Deze functie leest alleen. Ze schrijft niets terug: er komt geen logregel in de app, geen "laatst geëxporteerd"-vlag bij de club, en de leden krijgen geen melding dat er geëxporteerd is. Voor de gegevens zelf verandert er dus niets, hoe vaak je de knop ook gebruikt.
Dat is een ontwerpkeuze met een keerzijde die je moet kennen: het betekent ook dat de app je niet kan vertellen wie er de afgelopen maanden een export heeft gemaakt. Wie dat wil bijhouden, houdt het buiten Koach bij — bijvoorbeeld door in het bestuur af te spreken dat een export altijd in de notulen komt, met de reden erbij. Dat kost één zin en het voorkomt dat er over een jaar niemand meer weet hoeveel kopieën er rondzwerven.
Houd de rechten daarom ook krap. Hoe minder mensen de knop kunnen gebruiken, hoe minder bestanden er ontstaan, en hoe makkelijker het is om te weten waar ze staan. Twee mensen met exportrecht in een vereniging is meestal genoeg.
Veelgestelde vragen
Waarom staan de e-mailadressen en telefoonnummers er niet in?
Omdat een contactlijst het enige onderdeel is waarmee je vanuit een doorgestuurd of gestolen bestand meteen iets kunt doen: mailen, bellen of langsgaan. Voor het doel van deze export — vastleggen wat er over de leden is bijgehouden — zijn die gegevens niet nodig. Ook noodcontacten en de gegevens van ouders en voogden blijven er daarom buiten.
Kan de technisch manager de export niet gewoon krijgen?
Nee, en dat is een keuze en geen omissie. Hij leest de teamlogboeken en de signalen gewoon in de app, op de plek waar het gesprek met de trainer bij hoort. Een los bestand dat hij kan doormailen voegt daar niets aan toe en vergroot alleen het aantal kopieën dat rondgaat. Heeft hij toch iets nodig, dan vraagt hij het aan de beheerder of een bestuurslid.
Wat doe ik als de app zegt dat de club te groot is?
Dan kies je de knop Laatste twaalf maanden die de app zelf aanbiedt. Daarmee valt het huidige seizoen er ruim binnen en wordt het bestand klein genoeg. Heb je een ander jaar nodig, dan kun je zelf een begin- en einddatum meegeven in plaats van de standaardperiode. Je kunt dus ook seizoen voor seizoen exporteren als je alles wilt hebben.
Ziet iemand dat ik een export heb gemaakt?
Nee. De functie leest alleen en schrijft niets terug: er komt geen logregel, geen vlag bij de club en er gaat geen melding naar de leden. Dat betekent ook dat Koach je later niet kan vertellen wie er geëxporteerd heeft. Wil je daar zicht op houden, spreek dan in het bestuur af dat een export altijd met reden in de notulen komt.
Probeer het zelf in Koach
Minder administratie, meer coachen — vanaf je eerstvolgende training.
Start met KoachOf lees eerst wat de volleybal app voor coaches allemaal doet.