Exportar todo: los datos de tu club en un solo ZIP
Llama alguien de la junta: una madre quiere saber qué ha registrado el club sobre su hija, y si eso también se puede borrar cuando lo deje. O algo más sutil: el club se plantea otro sistema y alguien pregunta en voz alta si todo lo que se ha metido en tres temporadas volverá a salir. Las dos preguntas necesitan la misma respuesta, y esa respuesta es un archivo.
Por qué un club tiene que poder recuperar sus propios datos
Un club que trabaja una temporada con Koach acumula sin darse cuenta un archivo considerable. Equipos con su composición, jugadores con su fecha de nacimiento y su posición, entrenamientos con quién estuvo y quién no, informes de entrenamiento, notas del entrenador, valoraciones, partidos con los resultados y las cifras que hay debajo. Esa es exactamente la intención — el trabajo de entrenar mejora con ello — pero significa también que en algún momento alguien querrá poder consultar, llevarse o comprobar toda esa pila.
Hay tres momentos en los que esa pregunta aparece en la práctica. El primero es el final de una temporada, cuando una junta quiere dejar constancia de cómo fue el año antes de volver a repartir los equipos. El segundo es un cambio de sistema: quien se va quiere llevarse sus datos, y quien se queda quiere saber que eso se puede. El tercero es una solicitud de acceso de un socio o de la familia de un socio.
Hasta septiembre de 2026 la parte de club no tenía respuesta para eso. Había tres botones de exportación en la app, pero todos eran por equipo o por jugador — útiles para un entrenador, inútiles para una junta con veinte equipos. Quien quería el club entero tenía que recorrer veinte pantallas. La exportación del club sustituye eso por un solo botón.
Hay además una tranquilidad que no conviene subestimar si tienes que convencer a una junta de un sistema nuevo. La pregunta «y si dentro de dos años lo dejamos, ¿lo perdemos todo?» es un freno real en los clubes, y con razón: hay bastantes clubes que se quedaron con una carpeta de hojas de cálculo sueltas de un sistema que dejó de existir. Una exportación que puedes hacer tú mismo en cualquier momento, sin tener que pedírsela a nadie, quita ese freno.
Doce archivos: lo que hay en el ZIP
La exportación entrega un archivo ZIP con doce CSV dentro. Cada archivo trata de un tipo de dato, de modo que puedas abrirlo en una hoja de cálculo sin tener que averiguar primero qué son las columnas:
- overzicht — qué se ha exportado, cuándo y de qué periodo.
- teams — todos los equipos que ahora mismo cuelgan del nombre del club.
- spelers — los jugadores de cada equipo.
- trainers — quién está vinculado a qué equipo.
- trainingen y programma — los entrenamientos planificados y el calendario de partidos.
- aanwezigheid — quién estuvo en cada entrenamiento.
- verslagen — los informes de entrenamiento.
- notities y beoordelingen — lo que los entrenadores han registrado sobre los jugadores.
- wedstrijden y statistieken — los resultados y las cifras que hay debajo.
El archivo de resumen es el primero que abres. Ahí no solo está qué se ha incluido y de qué periodo, sino también una línea let_op que repite en palabras normales lo que la app ya decía justo antes de la descarga: este archivo queda fuera de la protección de Koach en cuanto se descarga. Esa línea está ahí para que quien se encuentre el archivo medio año después en una carpeta compartida vea de inmediato qué tiene delante.
Los nombres de archivo están en neerlandés en todos los idiomas, así que también una persona de la junta alemana o polaca recibe un archivo llamado spelers.csv. El contenido sí sigue el idioma de la app: los encabezados de columna y los valores fijos están en el idioma en el que tú usas Koach. Es una decisión consciente — así los nombres siguen siendo comparables entre idiomas, mientras que el contenido sigue siendo legible para quien trabaja con él.
No confundas esta exportación con las dos que ya existían. El CSV que un entrenador hace para su comisión, descrito en gestionar varios equipos como entrenador, trata de sus propios equipos. El informe final por equipo de configurar una temporada nueva trata de un solo equipo. Esta es el club entero de una vez, y por eso no es un permiso de entrenador sino un permiso de junta.
Así haces la exportación en la app
El botón está al final de la pestaña Resumen del panel del club, bajo el título Exportar todo. Si no sabes dónde encontrar el panel del club, lo tienes en el panel del club de tu club.
Bajo el título hay una línea de explicación, y merece la pena leerla antes de tocar: un archivo con todos los equipos, jugadores, entrenamientos, asistencias, informes, notas y valoraciones del club — contiene datos personales de los socios, también de menores.
Si tocas Exportar, primero llega una confirmación: «En cuanto este archivo esté en tu ordenador, Koach ya no lo protege. Guárdalo con cuidado y no lo compartas más de lo necesario. ¿Continuar?» No es una formalidad, sino el meollo de todo el asunto, y más abajo está por qué.
En un club grande el archivo puede resultar demasiado grande para una sola descarga. Entonces recibes una segunda pregunta: «El club entero es demasiado grande para un solo archivo. ¿Cojo los últimos doce meses?», con el botón Últimos doce meses. Casi siempre es la respuesta que buscas, porque la temporada actual cabe ahí de sobra. Si quieres otro periodo — por ejemplo exactamente una temporada, o precisamente un año más atrás — puedes indicarlo tú en lugar de aceptar el periodo por defecto.
Después baja el ZIP y aparece el aviso de que la exportación está lista. Descomprimir y abrir lo haces con el programa que ya usas de todos modos; los doce archivos son CSV normales.
Lo que a propósito no va dentro
La lista de lo que falta es igual de importante que la lista de lo que está, porque el razonamiento detrás es: lo que no sale, no se puede perder.
No hay datos de contacto — ni direcciones de correo, ni números de teléfono, ni domicilios. Para mucha gente de una junta esa es la sorpresa, porque es justo lo que esperarías en un registro de socios. La razón es que una lista de contactos es lo único con lo que puedes hacer algo directamente a partir de un archivo robado o reenviado: escribir, llamar, presentarte. Para el objetivo de esta exportación — saber qué se ha registrado sobre los socios — no la necesitas.
Tampoco hay claves de cuenta. Un entrenador o el autor de una nota se incluye como nombre, no como identificación técnica. Un nombre basta para reconocer a alguien; una clave de acceso no pinta nada en un archivo que acaba en un portátil.
Faltan además los mensajes y motivos de baja, los padres y tutores, los contactos de emergencia y, evidentemente, todo lo de equipos ajenos a este club. Tampoco van los ejercicios: eso es material de entrenamiento y no un dato personal, cuelga de la biblioteca de ejercicios, y una animación no se puede meter en un CSV.
Un límite más que conviene conocer: la exportación trabaja con los equipos que ahora mismo cuelgan de este nombre de club. Un equipo que se ha mudado a otro club no viene — tampoco si la temporada pasada sí formaba parte. Eso evita que alguien se lleve, a través de un enlace antiguo, el registro de socios de otro club.
Quién puede exportar, y por qué el resto no
Solo pueden hacerlo el administrador del club y un miembro de la junta. Quién tiene qué rol y cómo se asigna está en los roles del club e invitar administradores. A los demás roles el botón no les funciona, y eso está razonado rol por rol.
El director técnico expresamente no lo recibe. Eso sorprende, porque es justamente quien se ocupa de la calidad del trabajo de entrenar. Pero él lee dentro de la app — ahí están los registros de los equipos y las señales, y ahí está también la conversación que corresponde. No necesita un archivo suelto que pueda reenviar por correo; necesita una conversación con el entrenador en cuestión.
El tesorero no lo recibe porque se ocupa del dinero y no del contenido de las notas de los entrenadores. La persona de confianza no lo recibe porque por definición trabaja de forma confidencial y uno a uno: un archivo con todo de todos los socios es lo contrario de cómo debe funcionar ese papel.
En cuanto el ZIP está en un portátil, Koach ya no interviene. Ningún rol, ningún inicio de sesión, ninguna regla de acceso lo protege: es un archivo en una carpeta de descargas. Guárdalo en un sitio seguro, no lo dejes en una carpeta compartida del club y bórralo en cuanto ya no lo necesites. Lo que Koach sí protege dentro de la app está en privacidad y datos en Koach.
Atender una solicitud de acceso en la práctica
Si llega una solicitud de un socio o de la familia de un socio, la exportación del club es tu herramienta, pero no tu respuesta. El archivo trata del club entero, y no lo puedes reenviar: así estarías entregando de golpe los datos de todos los demás socios.
La forma correcta es corta. Haz la exportación, abre los archivos en los que aparece ese jugador — spelers, aanwezigheid, notities, beoordelingen, statistieken — y filtra por ese nombre. Pon las filas que queden en un resumen aparte y envía eso. Así te aseguras de no olvidar nada y de que no se cuela nada que no corresponde.
Dos cosas merecen que se señalen. La primera: en las notas y en las valoraciones está el nombre del entrenador que las escribió. En una solicitud de acceso eso es relevante, porque una madre que lee lo que se ha escrito sobre su hija suele querer saber por quién — y es mejor que lo veas venir tú a que salga a la luz en la conversación posterior. La segunda: haz la exportación en el momento en que tratas la solicitud y no a partir de un archivo del mes pasado. Un ZIP viejo no tiene lo que se ha añadido desde entonces, y ese es justo el tipo de laguna con la que una solicitud se encalla.
Hay una cosa que la exportación no puede hacer por ti: no dice nada sobre si puedes conservar esos datos, cuánto tiempo y con qué base. Eso es una pregunta de junta y no una pregunta de botones, y está desarrollado en el RGPD en tu club deportivo. Responde a esa pregunta antes de dar permisos de exportación a nadie, no después.
La exportación no deja rastro
Esta función solo lee. No escribe nada de vuelta: no hay línea de registro en la app, no hay marca de «última exportación» en el club, y los socios no reciben ningún aviso de que se ha exportado. Para los datos en sí, por tanto, no cambia nada, uses el botón las veces que lo uses.
Es una decisión de diseño con una contrapartida que conviene conocer: significa también que la app no te puede decir quién ha hecho una exportación en los últimos meses. Quien quiera llevar la cuenta, la lleva fuera de Koach — por ejemplo acordando en la junta que una exportación siempre se recoge en el acta, con el motivo al lado. Cuesta una frase y evita que dentro de un año nadie sepa cuántas copias andan por ahí.
Mantén por eso los permisos ajustados. Cuantas menos personas puedan usar el botón, menos archivos se crean y más fácil es saber dónde están. Dos personas con permiso de exportación en un club suele ser suficiente.
Preguntas frecuentes
¿Por qué no están las direcciones de correo y los teléfonos?
Porque una lista de contactos es la única parte con la que puedes hacer algo de inmediato a partir de un archivo reenviado o robado: escribir, llamar o presentarte. Para el objetivo de esta exportación — dejar constancia de lo que se ha registrado sobre los socios — esos datos no hacen falta. Por eso quedan fuera también los contactos de emergencia y los datos de padres y tutores.
¿No puede el director técnico recibir la exportación sin más?
No, y es una decisión, no un olvido. Él lee los registros de los equipos y las señales dentro de la app, en el sitio donde encaja la conversación con el entrenador. Un archivo suelto que pueda reenviar no añade nada y solo aumenta el número de copias que circulan. Si necesita algo, se lo pide al administrador o a un miembro de la junta.
¿Qué hago si la app dice que el club es demasiado grande?
Entonces eliges el botón Últimos doce meses que la propia app ofrece. Con eso la temporada actual cabe de sobra y el archivo se queda lo bastante pequeño. Si necesitas otro año, puedes indicar tú una fecha de inicio y de fin en lugar del periodo por defecto. Así también puedes exportar temporada por temporada si lo quieres todo.
¿Alguien ve que he hecho una exportación?
No. La función solo lee y no escribe nada de vuelta: no hay línea de registro, no hay marca en el club y no va ningún aviso a los socios. Eso significa también que Koach no te podrá decir después quién ha exportado. Si quieres tener control sobre eso, acordad en la junta que una exportación siempre se recoge en el acta con su motivo.
Pruébalo tú mismo en Koach
Menos administración, más entrenamiento.
Empieza con KoachO lee primero todo lo que hace la app para entrenadores de voleibol.