Memoria anual del club deportivo: plantilla y cifras deportivas

La memoria anual de tu club deportivo se escribe una vez al año, y casi siempre cuando la asamblea de socios ya tiene fecha. Aquí tienes una plantilla que puedes copiar tal cual, con lo que va en cada capítulo y de dónde sale la información. Si los entrenadores de tu club de voleibol usan Koach, no tendrás que volver a teclear la parte deportiva.

¿Qué incluye la memoria anual de un club deportivo?

La memoria anual, también llamada memoria de actividades, cuenta a los socios lo que el club ha hecho durante el último año y en qué situación se encuentra. Con ella la junta directiva rinde cuentas, normalmente en la asamblea general de socios. Además, la leen los nuevos miembros de la junta, los patrocinadores y las entidades que conceden subvenciones para entender qué tipo de club sois. Si es obligatoria y cuándo tiene que estar lista lo dicen vuestros estatutos, y depende del país en el que esté el club.

Separa dos documentos. El informe económico, es decir, las cuentas anuales y a menudo el presupuesto del nuevo año, lo prepara el tesorero a partir de la contabilidad. La memoria anual es el relato que lo acompaña: junta directiva, socios, deporte, voluntarios y actividades. Una memoria útil tiene tres rasgos:

• La misma estructura cada año. Así los socios ponen los años uno al lado del otro y ven por sí mismos si el club crece o se reduce.
• Cifras con fuente. "A la cantera le fue bien" dice poco; el número de equipos de base y su asistencia a los entrenamientos dicen mucho más.
• Breve. Apunta a algo que se lea en un cuarto de hora. Las tablas y los detalles van a un anexo.

Plantilla de memoria anual para un club deportivo: diez capítulos

Copia esta estructura en tu propio documento. En cada capítulo se indica qué incluye y quién lo aporta.

1. Presentación. Media página del presidente: el año en pocas frases, lo que salió bien, lo que no y a quién quieres dar las gracias.
2. Junta directiva y organización. Quién formó parte de la junta y de las comisiones, quién se despidió, cuántas veces se reunió la junta y qué decisiones deben conocer los socios.
3. Socios. El número de socios al principio y al final del año, las altas, las bajas y el reparto entre categorías de base y sénior. Esto sale del registro de socios.
4. Resumen deportivo del año. Por equipo, el número de jugadores, los entrenadores, los resultados y la asistencia a los entrenamientos, con unas frases sobre los mejores y los peores momentos.
5. Cantera. Cuántos equipos de base hubo, cómo pasaron los jugadores a un equipo siguiente y qué se organizó para los más jóvenes.
6. Entrenadores y voluntarios. Quién entrenó, quién hizo un curso y las personas que trabajan entre bastidores: árbitros, anotadores, cantina y material.
7. Instalaciones. En qué pabellones entrenasteis y jugasteis, cuántas horas de entrenamiento hubo y qué cambió.
8. Actividades y comunicación. Torneos, jornadas del club, la web y las redes sociales.
9. Patrocinio y finanzas en resumen. Los patrocinadores, y dos o tres frases del informe económico con una referencia a ese documento.
10. Perspectivas. Los objetivos para el próximo año, tan concretos que dentro de doce meses puedas comprobar si se cumplieron.

El capítulo cuatro suele ser el que más tiempo lleva. Las cifras las tienen los entrenadores, cada uno en su formato: una lista en papel, una hoja de cálculo, un grupo de mensajería. Quien las recopila tiene que preguntar a cada entrenador por separado, y aun así recibe cifras que no se han contado de la misma manera.

¿De dónde salen las cifras de la memoria anual?

Una memoria anual casi nunca sale de un único sistema, y no hace falta. Esto es de dónde viene cada parte, y lo que un club de voleibol puede sacar de Koach.

Para la parte deportiva también puedes hacerlo sin app: prepara una hoja de cálculo compartida con una fila por equipo (jugadores, jugados, ganados, perdidos, asistencia) y pide a cada entrenador que la rellene antes de que acabe la temporada. No cuesta nada y funciona con cualquier programa. Eso sí, depende de que los entrenadores la rellenen, y quien no haya apuntado la asistencia en cada entrenamiento tendrá que calcularla a ojo después.

La parte deportiva desde Koach: tres lugares

Si los entrenadores de tu club de voleibol usan Koach, el material del capítulo cuatro ya está listo. Necesitas el plan Club, y lo encuentras en tres lugares.

El informe del club: cada equipo en una fila

En tu Perfil, debajo de tus equipos, está el bloque Informe del club, con la explicación "Todos los equipos que entrenas, en un solo resumen." Por equipo ves el número de jugadores, los partidos ganados y perdidos, la asistencia y el máximo anotador. El informe cuenta por equipo la temporada actual, y la asistencia solo sobre los entrenamientos que ya se han celebrado y en los que se ha marcado la asistencia. Con Exportar informe del club (CSV) obtienes esas cifras en un archivo, con las columnas Equipo, Jugadores, Jugados, G, P, Asistencia % y Máximo anotador.

El bloque aparece si trabajas con el plan Club y eres propietario o entrenador de al menos dos equipos. Si lo eres de todos los equipos, tienes el capítulo deportivo en una sola tabla. Si no entrenas ningún equipo, por ejemplo como miembro de la junta, no ves este bloque y usas el panel del club y la exportación que se explican más abajo. Cómo sigue usando el informe un entrenador con varios equipos lo explicamos en gestionar varios equipos con el informe del club.

El Resumen del panel del club

La pestaña Resumen del panel de tu club da las cifras de todo el club: cuántos equipos, jugadores y cuentas vinculadas hay, y por equipo la asistencia y el número de entrenamientos y partidos programados. Aquí también la asistencia cuenta solo los entrenamientos de esta temporada en los que se ha marcado la asistencia. Pon la pantalla junto al borrador de tu memoria anual en la reunión de la junta y verás enseguida a qué equipo le faltan cifras.

Exportar todo: el club entero en un ZIP

Al final del Resumen está Exportar todo. Un toque en Exportar genera un ZIP con archivos CSV que incluyen, entre otras cosas, los equipos, jugadores, entrenadores, entrenamientos, asistencia, partidos y estadísticas del club, además de un índice de lo que contiene. Para la memoria anual usarás sobre todo los equipos, los entrenadores, los partidos (con fecha, rival, en casa o fuera y el resultado) y la asistencia. Si el club es demasiado grande para un solo archivo, la app propone tomar los Últimos doce meses, lo que encaja con una memoria de un año.

Solo pueden exportar el administrador del club y un miembro de la junta. Qué contienen exactamente los archivos y qué queda fuera a propósito lo explicamos en la exportación con todos los datos de tu club.

De la exportación al capítulo: cómo escribir la parte deportiva

1. Elige el periodo. Koach cuenta por temporada, y el año social de tu club puede ir de otra forma. Indica encima del capítulo a qué temporada corresponden las cifras, así nadie compara dos periodos distintos. La exportación del club contiene todo lo que el club ha registrado, con la fecha de cada entrenamiento y cada partido: en tu hoja de cálculo filtras tú mismo el periodo de vuestro año social.
2. Haz una fila por equipo. Número de jugadores, ganados y perdidos, asistencia. El informe del club ya te da esa fila; en la exportación del club cuentas por equipo los partidos jugados en el archivo de partidos.
3. Pide a cada entrenador dos frases. ¿Cuál fue el mejor momento y qué se lleva el equipo a la próxima temporada? Un entrenador que ha hecho una evaluación de la temporada con su equipo ya tiene esas frases.
4. Suma para el club. El número de equipos, jugadores y entrenadores. Cuidado al sumar: quien juega o entrena en dos equipos puede aparecer dos veces. Elige también una sola fuente para el número de jugadores: el panel del club cuenta solo los jugadores fijos activos, mientras que el informe del club y la exportación cuentan a todos los que están en la lista de jugadores de un equipo, también a quien figura como Inactivo o solo entrena con el equipo.
5. Pon la tabla en el anexo. En el texto mencionas las tres cosas que destacan; la tabla completa por equipo va al final.

Lo que no debe ir en una memoria anual

Una memoria anual llega a todos los socios, y a veces a los patrocinadores o a la web. La exportación del club contiene datos personales de los socios, también de menores: fechas de nacimiento, notas de los entrenadores y evaluaciones. Toma de ahí solo totales. Los nombres de los jugadores, también el del máximo anotador, solo los incluyes si ellos, o en los equipos de base sus padres, están de acuerdo; las notas y las evaluaciones, nunca. Cuando termines, no guardes el ZIP en una carpeta compartida. Qué datos de los socios puede guardar un club y durante cuánto tiempo lo explicamos en privacidad y datos de los socios en un club deportivo.

Lo que Koach no hace por tu memoria anual

• No hace el informe económico. En Aportaciones Koach registra quién tiene que pagar qué, pero Koach no procesa pagos ni prepara cuentas anuales, balance o presupuesto. Eso sigue siendo trabajo del tesorero.
• No lleva el registro de socios. El número de socios, las altas y las bajas los sacas de vuestro propio registro; Koach no lo sustituye.
• No entrega un documento terminado. Koach da archivos CSV, no una memoria anual maquetada ni un PDF. El texto lo escribes en tu propio documento, con la plantilla de arriba.
• Solo voleibol. Si vuestro club tiene también otros deportes, esas cifras salen de otro sitio.
• Solo lo que registran los entrenadores. Si un entrenador no marca la asistencia, ese equipo no tiene cifra de asistencia. Si nadie lleva los partidos, en directo o después con Introducir estadísticas después, no habrá puntos por jugador.

¿Para quién es esto y cuánto cuesta?

Esto funciona para un club de voleibol cuyos entrenadores usan Koach para la asistencia y los partidos, con una junta directiva que ya no quiere reunir el capítulo deportivo a base de correos. Encaja peor en un club donde solo unos pocos entrenadores usan la app: tendrás un informe con huecos y aún tendrás que preguntar al resto.

El informe del club, el panel del club y la exportación del club forman parte del plan Club: 9,99 € al mes con equipos y entrenadores ilimitados, o 8,33 € al mes con el plan anual. El plan Club no tiene periodo de prueba; en la página para clubes de voleibol solicitas una presentación y configuramos el club contigo. Si entrenas tú un solo equipo, prueba Koach 14 días gratis y después elige Coach por 2,99 € al mes. Todos los precios están en la página de precios. Cómo planificar el resto de la temporada de tus equipos lo lees en la lista de comprobación para la temporada de voleibol.

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