Relazione annuale della società sportiva: modello e dati sportivi

La relazione annuale della tua società sportiva la scrivi una volta l'anno, e di solito quando l'assemblea dei soci è già in calendario. Qui sotto trovi un modello da copiare così com'è, con quello che va in ogni capitolo e da dove arrivano le informazioni. Se gli allenatori della tua società di pallavolo usano Koach, la parte sportiva non devi ricopiarla a mano.

Cosa contiene la relazione annuale di una società sportiva?

La relazione annuale, detta anche relazione sulle attività, spiega a tutti i soci cosa ha fatto la società nell'ultimo anno e a che punto si trova. Con questo documento il consiglio direttivo rende conto del proprio lavoro, di solito nell'assemblea dei soci. La leggono anche i nuovi consiglieri, gli sponsor e gli enti che concedono contributi, per capire che tipo di società siete. Se è obbligatoria e quando deve essere pronta lo dice il vostro statuto, e dipende dal paese in cui ha sede la società.

Tieni separati due documenti. Il rendiconto economico, cioè il bilancio dell'anno e spesso il preventivo per l'anno nuovo, lo prepara il tesoriere a partire dalla contabilità. La relazione annuale vera e propria è il racconto che lo accompagna: consiglio direttivo, soci, attività sportiva, volontari ed eventi. Una relazione utile ha tre caratteristiche:

• Ogni anno la stessa struttura. Così i soci mettono gli anni uno accanto all'altro e vedono da soli se la società cresce o si riduce.
• Numeri con una fonte. "Il settore giovanile è andato bene" dice poco; il numero di squadre giovanili e la loro presenza agli allenamenti dicono molto di più.
• Breve. Punta a qualcosa che si legge in un quarto d'ora. Le tabelle e i dettagli vanno in un allegato.

Modello di relazione annuale per una società sportiva: dieci capitoli

Riprendi questa struttura nel tuo documento. Per ogni capitolo trovi cosa contiene e chi fornisce le informazioni.

1. Introduzione. Mezza pagina del presidente: l'anno in poche frasi, cosa è andato bene, cosa ha deluso e chi vuoi ringraziare.
2. Consiglio direttivo e organizzazione. Chi faceva parte del consiglio e delle commissioni, chi ha lasciato, quante volte si è riunito il consiglio e quali decisioni i soci devono conoscere.
3. Soci. Il numero di soci all'inizio e alla fine dell'anno, i nuovi iscritti, chi ha lasciato e la divisione tra settore giovanile e senior. Questo arriva dal libro soci.
4. Resoconto sportivo dell'anno. Per squadra il numero di giocatori, gli allenatori, i risultati e le presenze agli allenamenti, con qualche frase sui momenti migliori e peggiori.
5. Settore giovanile. Quante squadre giovanili c'erano, come i giocatori sono passati alla squadra successiva e cosa è stato organizzato per i ragazzi.
6. Allenatori e volontari. Chi ha allenato, chi ha seguito un corso, e le persone dietro le quinte: arbitri, segnapunti, punto ristoro e materiale.
7. Impianti. In quali palestre vi siete allenati e avete giocato, quante ore di allenamento c'erano e cosa è cambiato.
8. Eventi e comunicazione. Tornei, feste della società, il sito e i social.
9. Sponsor e finanze in breve. Gli sponsor, e due o tre frasi dal rendiconto economico con un rimando a quel documento.
10. Prospettive. Gli obiettivi per l'anno che viene, così concreti che fra dodici mesi puoi verificare se sono stati raggiunti.

Il capitolo quattro è spesso quello che richiede più tempo. I numeri li hanno gli allenatori, ognuno nel suo formato: un elenco su carta, un foglio di calcolo, una chat di gruppo. Chi li raccoglie deve chiedere a ogni allenatore separatamente, e riceve comunque numeri che non sono stati contati allo stesso modo.

Da dove prendi i numeri per la relazione annuale?

Una relazione annuale non arriva quasi mai da un solo sistema, e non serve. Ecco da dove arriva ogni parte, e cosa può prendere da Koach una società di pallavolo.

Per la parte sportiva puoi fare anche senza app: prepara un foglio di calcolo condiviso con una riga per squadra (giocatori, giocate, vinte, perse, presenze) e chiedi a ogni allenatore di compilarlo prima della fine della stagione. Non costa nulla e funziona con qualsiasi programma. Funziona però solo se gli allenatori lo compilano, e chi non ha segnato le presenze a ogni allenamento dovrà stimarle a posteriori.

La parte sportiva da Koach: tre punti

Se gli allenatori della tua società di pallavolo usano Koach, il materiale per il capitolo quattro è già pronto. Ti serve l'abbonamento Club, e lo trovi in tre punti.

Il rapporto della società: ogni squadra su una riga

Nel tuo Profilo, sotto le tue squadre, c'è il blocco Rapporto della società, con la spiegazione "Tutte le squadre che alleni, in un'unica panoramica." Per ogni squadra vedi il numero di giocatori, le partite vinte e perse, le presenze e il miglior realizzatore. Il rapporto conta per ogni squadra la stagione in corso, e le presenze solo sugli allenamenti già svolti in cui sono state segnate le presenze. Con Esporta report della società (CSV) ottieni quei numeri in un file, con le colonne Squadra, Giocatori, Giocate, V, P, Presenze % e Miglior realizzatore.

Il blocco compare se lavori con l'abbonamento Club e sei proprietario o allenatore di almeno due squadre. Se lo sei di tutte le squadre, hai il capitolo sportivo in un'unica tabella. Se non alleni nessuna squadra, per esempio come membro del consiglio, questo blocco non lo vedi e usi la dashboard della società e l'esportazione descritte qui sotto. Come un allenatore con più squadre usa il rapporto anche per altro lo spieghiamo in gestire più squadre con il rapporto della società.

La Panoramica della dashboard della società

La scheda Panoramica della dashboard della tua società mostra i numeri di tutta la società: quante squadre, giocatori e account collegati ci sono, e per squadra le presenze e il numero di allenamenti e partite in programma. Anche qui le presenze contano solo gli allenamenti di questa stagione in cui sono state segnate le presenze. Metti lo schermo accanto alla bozza della relazione annuale durante la riunione del consiglio, e vedi subito a quale squadra mancano ancora i numeri.

Esporta tutto: l'intera società in un ZIP

In fondo alla Panoramica c'è Esporta tutto. Un tocco su Esporta genera un file ZIP con file CSV che contengono, tra l'altro, le squadre, i giocatori, gli allenatori, gli allenamenti, le presenze, le partite e le statistiche della società, più un riepilogo di cosa c'è dentro. Per la relazione annuale ti servono soprattutto le squadre, gli allenatori, le partite (con data, avversario, in casa o in trasferta e il risultato) e le presenze. Se la società è troppo grande per un solo file, l'app propone di prendere gli Ultimi dodici mesi, e questo si sposa bene con una relazione su un anno.

Possono esportare solo il gestore del club e un membro del consiglio. Cosa c'è esattamente nei file e cosa resta fuori di proposito lo trovi nell'esportazione con tutti i dati della tua società.

Dall'esportazione al capitolo: come scrivere la parte sportiva

1. Scegli il periodo. Koach conta per stagione, e l'anno sociale della tua società può avere date diverse. Scrivi in cima al capitolo a quale stagione si riferiscono i numeri, così nessuno confronta due periodi diversi. L'esportazione contiene tutto quello che la società ha registrato, con la data di ogni allenamento e di ogni partita: nel tuo foglio di calcolo filtri tu il periodo del vostro anno sociale.
2. Fai una riga per squadra. Numero di giocatori, vinte e perse, presenze. Il rapporto della società ti dà già quella riga; nell'esportazione conti per ogni squadra le partite giocate nel file delle partite.
3. Fai scrivere due frasi a ogni allenatore. Qual è stato il momento migliore, e cosa porta la squadra nella prossima stagione? Un allenatore che ha fatto con la sua squadra una valutazione di fine stagione ha già pronte quelle frasi.
4. Fai il totale per la società. Il numero di squadre, giocatori e allenatori. Attenzione quando sommi: chi gioca o allena in due squadre può comparire due volte. Scegli anche una sola fonte per il numero di giocatori: la dashboard della società conta solo i giocatori fissi attivi, mentre il rapporto della società e l'esportazione contano tutti quelli nella lista giocatori di una squadra, anche chi è segnato come Non attivo o si allena solo con il gruppo.
5. Metti la tabella nell'allegato. Nel testo citi le tre cose che spiccano; la tabella completa per squadra va in fondo.

Cosa non va messo in una relazione annuale

Una relazione annuale arriva a tutti i soci, e a volte agli sponsor o sul sito. L'esportazione della società contiene dati personali dei soci, anche di minorenni: date di nascita, note degli allenatori e valutazioni. Da lì prendi solo i totali. I nomi dei giocatori, anche quello del miglior realizzatore, li inserisci solo se loro, o per i più giovani i genitori, sono d'accordo; note e valutazioni mai. Finito il lavoro, non lasciare il file ZIP in una cartella condivisa. Quali dati dei soci può conservare una società e per quanto tempo lo spieghiamo in privacy e dati dei soci in una società sportiva.

Cosa Koach non fa per la tua relazione annuale

• Niente rendiconto economico. Nella sezione Contributi Koach tiene traccia di chi deve pagare cosa, ma Koach non gestisce pagamenti e non prepara rendiconto, stato patrimoniale o preventivo. Quello resta il lavoro del tesoriere.
• Niente libro soci. Numero di soci, nuovi iscritti e uscite li prendi dalla vostra gestione dei soci; Koach non la sostituisce.
• Nessun documento già pronto. Koach fornisce file CSV, non una relazione annuale impaginata né un PDF. Il testo lo scrivi nel tuo documento, con il modello qui sopra.
• Solo pallavolo. Se la vostra società ha anche altri sport, quei numeri arrivano da un'altra parte.
• Solo quello che registrano gli allenatori. Se un allenatore non segna le presenze, quella squadra non ha un dato sulle presenze. Se nessuno segue le partite, dal vivo o a posteriori con Inserisci le statistiche a posteriori, non ci sono punti per giocatore.

Per chi è adatto, e quanto costa?

Funziona per una società di pallavolo i cui allenatori usano Koach per le presenze e le partite, con un consiglio direttivo che non vuole più mettere insieme il capitolo sportivo a forza di email. Si adatta meno a una società in cui solo pochi allenatori usano l'app: ottieni un rapporto con dei buchi, e il resto devi chiederlo comunque.

Il rapporto della società, la dashboard della società e l'esportazione fanno parte dell'abbonamento Club: 9,99 € al mese per squadre e allenatori illimitati, oppure 8,33 € al mese con l'abbonamento annuale. Club non ha un periodo di prova; dalla pagina per le società di pallavolo chiedi un incontro conoscitivo e configuriamo la società insieme a te. Se alleni tu una sola squadra, provi Koach gratis per 14 giorni e poi scegli Coach a 2,99 € al mese. Tutti i prezzi sono sulla pagina dei prezzi. Come pianificare il resto della stagione per le tue squadre lo trovi nella checklist per la stagione di pallavolo.

Domande frequenti

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