Jahresbericht Verein: Vorlage mit den sportlichen Zahlen

Den Jahresbericht für deinen Verein schreibst du einmal im Jahr, und meistens erst, wenn die Mitgliederversammlung schon im Kalender steht. Unten findest du eine Vorlage zum Übernehmen, mit dem Hinweis, woher die Informationen für jedes Kapitel kommen. Nutzen die Trainer deines Volleyballvereins Koach, musst du den sportlichen Teil nicht mehr abtippen.

Was gehört in den Jahresbericht eines Vereins?

Ein Jahresbericht erzählt den Mitgliedern, was der Verein im vergangenen Jahr getan hat und wo er heute steht. Der Vorstand legt damit Rechenschaft ab, meistens auf der Mitgliederversammlung. Außerdem lesen ihn neue Vorstandsmitglieder, Sponsoren und Fördergeber, um zu verstehen, was für ein Verein ihr seid. Ob er Pflicht ist und bis wann er fertig sein muss, steht in eurer Satzung und hängt vom Land ab, in dem der Verein sitzt.

Halte zwei Dokumente auseinander. Den Kassenbericht, also den Jahresabschluss, oft mit einem Haushaltsplan für das neue Jahr, erstellt der Kassenwart aus der Buchhaltung. Der Jahresbericht selbst ist die Geschichte drumherum: Vorstand, Mitglieder, Sport, Ehrenamt und Veranstaltungen. Ein brauchbarer Jahresbericht hat drei Eigenschaften:

• Jedes Jahr derselbe Aufbau. Dann legen die Mitglieder die Jahre nebeneinander und sehen selbst, ob der Verein wächst oder schrumpft.
• Zahlen mit Quelle. „Mit der Jugend lief es gut“ sagt wenig; die Zahl der Jugendteams und ihre Trainingsbeteiligung sagen viel mehr.
• Kurz. Ziel ist etwas, das man in einer Viertelstunde liest. Tabellen und Details kommen in einen Anhang.

Vorlage für den Jahresbericht im Verein: zehn Kapitel

Diese Vorlage ist kostenlos: Übernimm den Aufbau in dein eigenes Dokument. Bei jedem Kapitel steht, was hineingehört und wer es liefert.

1. Vorwort. Eine halbe Seite vom Vorsitzenden: das Jahr in ein paar Sätzen, was gut lief, was enttäuscht hat und wem ihr danken wollt.
2. Vorstand und Organisation. Wer im Vorstand und in den Ausschüssen saß, wer sich verabschiedet hat, wie oft der Vorstand getagt hat und welche Beschlüsse die Mitglieder kennen sollten.
3. Mitglieder. Die Mitgliederzahl zu Beginn und am Ende des Jahres, Neuzugänge, Austritte und die Verteilung zwischen Jugend und Erwachsenen. Das kommt aus der Mitgliederverwaltung.
4. Sportlicher Jahresrückblick. Pro Team die Zahl der Spieler, die Trainer, die Ergebnisse und die Trainingsbeteiligung, mit ein paar Sätzen zu Höhe- und Tiefpunkten.
5. Jugend. Wie viele Jugendteams es gab, wie Spieler in ein nächstes Team aufgerückt sind und was für die Jugend organisiert wurde.
6. Trainer und Ehrenamtliche. Wer trainiert hat, wer eine Fortbildung gemacht hat, und die Menschen hinter den Kulissen: Schiedsrichter, Anschreiber, Thekendienst und Material.
7. Hallen. In welchen Hallen ihr trainiert und gespielt habt, wie viele Hallenzeiten ihr hattet und was sich daran geändert hat.
8. Veranstaltungen und Kommunikation. Turniere, Vereinsfeste, die Website und Social Media.
9. Sponsoring und Finanzen in Kürze. Die Sponsoren und zwei oder drei Sätze aus dem Kassenbericht, mit einem Verweis auf dieses Dokument.
10. Ausblick. Die Ziele für das kommende Jahr, so konkret, dass ihr sie in zwölf Monaten überprüfen könnt.

Kapitel vier kostet oft die meiste Zeit. Die Zahlen liegen bei allen Trainern, jeweils in eigener Form: eine Liste auf Papier, eine Tabelle, ein Gruppenchat. Wer sie sammelt, muss bei jedem Trainer einzeln nachfragen und bekommt dann noch Zahlen, die nicht auf die gleiche Weise gezählt wurden.

Woher kommen die Zahlen für den Jahresbericht?

Ein Jahresbericht kommt fast nie aus einem einzigen System, und das muss er auch nicht. Hier siehst du, woher jeder Teil kommt und was ein Volleyballverein davon aus Koach holen kann.

Für den sportlichen Teil geht es auch ohne App: Leg eine gemeinsame Tabelle an, mit einer Zeile pro Team (Spieler, gespielt, gewonnen, verloren, Beteiligung), und bitte jeden Trainer, sie vor Saisonende auszufüllen. Das kostet nichts und funktioniert mit jedem Programm. Es steht und fällt aber mit Trainern, die sie auch ausfüllen, und wer die Anwesenheit nicht bei jedem Training festgehalten hat, muss im Nachhinein schätzen.

Der sportliche Teil aus Koach: drei Stellen

Nutzen die Trainer deines Volleyballvereins Koach, liegt das Material für Kapitel vier schon bereit. Du brauchst dafür das Club-Abo, und du findest es an drei Stellen.

Der Vereinsbericht: jedes Team in einer Zeile

In deinem Profil steht unter deinen Teams der Block Vereinsbericht, mit dem Hinweis „Alle Teams, die du trainierst, auf einen Blick.“ Pro Team siehst du die Zahl der Spieler, die gewonnenen und verlorenen Spiele, die Beteiligung und den Topscorer. Der Bericht zählt pro Team die laufende Saison, und die Beteiligung nur über Trainings, die schon stattgefunden haben und bei denen die Anwesenheit eingetragen ist. Mit Vereinsbericht exportieren (CSV) bekommst du diese Zahlen als Datei, mit den Spalten Team, Spieler, Gespielt, S, N, Beteiligung % und Topscorer.

Der Block erscheint, wenn du mit dem Club-Abo arbeitest und bei mindestens zwei Teams Eigentümer oder Trainer bist. Bist du das bei allen Teams, hast du das sportliche Kapitel in einer Tabelle. Trainierst du selbst kein Team, zum Beispiel als Vorstandsmitglied, siehst du diesen Block nicht und nimmst das Vereins-Dashboard und den Export weiter unten. Wie ein Trainer mit mehreren Teams den Bericht sonst nutzt, liest du unter mehrere Teams verwalten mit dem Vereinsbericht.

Die Übersicht im Vereins-Dashboard

Der Tab Übersicht im Vereins-Dashboard deines Vereins zeigt die Zahlen des ganzen Vereins: wie viele Teams, Spieler und verknüpfte Konten es gibt, und pro Team die Beteiligung und die Zahl der geplanten Trainings und Spiele. Auch hier zählt die Beteiligung nur die Trainings dieser Saison, bei denen die Anwesenheit eingetragen ist. Leg den Bildschirm in der Vorstandssitzung neben den Entwurf deines Jahresberichts, dann siehst du sofort, welchem Team noch Zahlen fehlen.

Alles exportieren: der ganze Verein in einer ZIP-Datei

Unten in der Übersicht steht Alles exportieren. Ein Tipp auf Exportieren liefert eine ZIP-Datei mit CSV-Dateien, unter anderem mit den Teams, Spielern, Trainern, Trainings, der Anwesenheit, den Spielen und den Statistiken des Vereins, plus einer Übersicht über den Inhalt. Für den Jahresbericht brauchst du vor allem die Teams, die Trainer, die Spiele (mit Datum, Gegner, Heim oder Auswärts und dem Ergebnis) und die Anwesenheit. Ist der Verein zu groß für eine Datei, schlägt die App die Option Letzte zwölf Monate vor; das passt zu einem Bericht über ein Jahr.

Exportieren können nur der Vereinsadministrator und ein Vorstandsmitglied. Was genau in den Dateien steht und was bewusst draußen bleibt, liest du unter Vereinsdaten exportieren: alles in einer ZIP-Datei.

Vom Export zum Kapitel: so schreibst du den sportlichen Teil

1. Wähle deinen Zeitraum. Koach zählt pro Saison, und euer Vereinsjahr kann anders laufen. Schreib über das Kapitel, um welche Saison es geht, dann vergleicht niemand zwei verschiedene Zeiträume miteinander. Der Vereinsexport enthält alles, was der Verein erfasst hat, mit dem Datum bei jedem Training und Spiel: In deiner Tabellenkalkulation filterst du selbst den Zeitraum eures Vereinsjahres heraus.
2. Mach pro Team eine Zeile. Zahl der Spieler, gewonnen und verloren, Beteiligung. Der Vereinsbericht liefert diese Zeile schon; im Vereinsexport zählst du pro Team die gespielten Spiele in der Datei mit den Spielen.
3. Lass jeden Trainer zwei Sätze schreiben. Was war der Höhepunkt, und was nimmt das Team mit in die nächste Saison? Ein Trainer, der mit seinem Team eine Saisonauswertung durchgeführt hat, hat diese Sätze schon.
4. Zähl für den Verein zusammen. Die Zahl der Teams, Spieler und Trainer. Vorsicht beim Addieren: Wer in zwei Teams spielt oder trainiert, kann doppelt auftauchen. Wähle außerdem eine Quelle für die Spielerzahl: Das Vereins-Dashboard zählt nur die aktiven festen Spieler, der Vereinsbericht und der Vereinsexport zählen alle auf der Spielerliste eines Teams, auch wer auf Inaktiv steht oder nur als Trainingsgast mittrainiert.
5. Pack die Tabelle in den Anhang. Im Text nennst du die drei Dinge, die auffallen; die vollständige Tabelle pro Team kommt nach hinten.

Was nicht in einen Jahresbericht gehört

Ein Jahresbericht geht an alle Mitglieder, manchmal auch an Sponsoren oder auf die Website. Der Vereinsexport enthält personenbezogene Daten von Mitgliedern, auch von Minderjährigen: Geburtsdaten, Notizen von Trainern und Bewertungen. Übernimm daraus nur Summen. Namen von Spielern, auch den des Topscorers, nennst du nur, wenn sie oder bei Jugendlichen ihre Eltern einverstanden sind; Notizen und Bewertungen nie. Bewahre die ZIP-Datei danach nicht in einem geteilten Ordner auf. Welche Mitgliederdaten ein Verein aufbewahren darf und wie lange, liest du unter DSGVO im Sportverein: welche Mitgliederdaten aufbewahren.

Was Koach für deinen Jahresbericht nicht macht

• Kein Kassenbericht. Unter Beiträge hält Koach fest, wer was zahlen muss, aber Koach wickelt keine Zahlungen ab und erstellt keinen Jahresabschluss, keine Bilanz und keinen Haushaltsplan. Das bleibt die Arbeit des Kassenwarts.
• Keine Mitgliederverwaltung. Mitgliederzahlen, Neuzugänge und Austritte holst du aus eurer eigenen Verwaltung; Koach ersetzt sie nicht.
• Kein fertiges Dokument. Koach liefert CSV-Dateien, keinen gestalteten Jahresbericht und kein PDF. Den Text schreibst du in deinem eigenen Dokument, mit der Vorlage oben.
• Nur Volleyball. Hat euer Verein noch andere Abteilungen, kommen deren Zahlen woanders her.
• Nur, was Trainer erfassen. Trägt ein Trainer die Anwesenheit nicht ein, hat dieses Team keine Beteiligungsquote. Schreibt niemand die Spiele mit, live oder nachträglich mit Statistiken nachtragen, stehen keine Punkte pro Spieler drin.

Für wen passt das, und was kostet es?

Das funktioniert für einen Volleyballverein, dessen Trainer Koach für die Anwesenheit und die Spiele nutzen, mit einem Vorstand, der das sportliche Kapitel nicht mehr per Mail zusammentragen will. Weniger passt es zu einem Verein, in dem nur ein paar Trainer die App nutzen: Dann bekommst du einen Bericht mit Lücken und fragst den Rest trotzdem nach.

Der Vereinsbericht, das Vereins-Dashboard und der Vereinsexport gehören zum Club-Abo: 9,99 € im Monat für unbegrenzt viele Teams und Trainer, oder 8,33 € im Monat im Jahresabo. Für Club gibt es keine Testphase; über die Seite für Volleyballvereine vereinbarst du ein Kennenlernen, und wir richten den Verein gemeinsam mit dir ein. Trainierst du selbst ein Team, testest du Koach 14 Tage gratis und wählst danach Coach für 2,99 € im Monat. Alle Beträge stehen auf der Preisseite. Wie du den Rest der Saison rund um deine Teams planst, liest du in der Checkliste für die Volleyballsaison.

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