Jaarverslag sportvereniging: sjabloon met de sportieve cijfers

Een jaarverslag voor je sportvereniging schrijf je één keer per jaar, en meestal pas als de ledenvergadering al in de agenda staat. Hieronder staat een sjabloon dat je zo overneemt, met per hoofdstuk waar de informatie vandaan komt. Gebruiken de trainers van je volleybalclub Koach, dan hoef je het sportieve deel niet over te tikken.

Wat staat er in een jaarverslag van een sportvereniging?

Een jaarverslag vertelt de leden wat de vereniging het afgelopen jaar heeft gedaan en waar ze nu staat. Het bestuur legt er verantwoording mee af, meestal in de algemene ledenvergadering. Daarnaast lezen nieuwe bestuursleden, sponsors en subsidiegevers het om te begrijpen wat voor club jullie zijn. Of het verplicht is en wanneer het klaar moet zijn, staat in jullie statuten en hangt af van het land waar de club staat.

Houd twee stukken uit elkaar. Het financieel verslag, de jaarrekening met vaak een begroting voor het nieuwe jaar, maakt de penningmeester uit de boekhouding. Het jaarverslag zelf is het verhaal eromheen: bestuur, leden, sport, vrijwilligers en activiteiten. Een bruikbaar jaarverslag heeft drie eigenschappen:

• Elk jaar dezelfde opbouw. Dan leggen leden de jaren naast elkaar en zien ze zelf of de club groeit of krimpt.
• Cijfers met een bron. "Het ging goed met de jeugd" zegt weinig; het aantal jeugdteams en hun opkomst op de training zeggen veel meer.
• Kort. Mik op iets wat je in een kwartier leest. De tabellen en de details gaan naar een bijlage.

Sjabloon jaarverslag sportvereniging: tien hoofdstukken

Neem deze opbouw over in je eigen document. Per hoofdstuk staat erbij wat erin hoort en wie het aanlevert.

1. Voorwoord. Een halve pagina van de voorzitter: het jaar in een paar zinnen, wat goed ging, wat tegenviel en wie je wilt bedanken.
2. Bestuur en organisatie. Wie er in het bestuur en de commissies zat, wie er afscheid nam, hoe vaak het bestuur vergaderde en welke besluiten de leden moeten kennen.
3. Leden. Het aantal leden aan het begin en aan het eind van het jaar, nieuwe leden, opzeggingen en de verdeling tussen jeugd en senioren. Dit komt uit de ledenadministratie.
4. Sportief jaaroverzicht. Per team het aantal spelers, de trainers, de resultaten en de opkomst op trainingen, met een paar zinnen over hoogte- en dieptepunten.
5. Jeugd. Hoeveel jeugdteams er waren, hoe spelers doorstroomden naar een volgend team en wat er voor de jeugd is georganiseerd.
6. Trainers en vrijwilligers. Wie er trainde, wie een cursus volgde, en de mensen achter de schermen: scheidsrechters, tellers, bardienst en materiaal.
7. Accommodatie. In welke zalen jullie trainden en speelden, hoeveel trainingstijd er was en wat daaraan veranderde.
8. Activiteiten en communicatie. Toernooien, clubdagen, de website en de sociale media.
9. Sponsoring en financiën in het kort. De sponsors, en twee of drie zinnen uit het financieel verslag met een verwijzing naar dat stuk.
10. Vooruitblik. De doelen voor het komende jaar, zo concreet dat je ze over twaalf maanden kunt nalopen.

Hoofdstuk vier kost vaak de meeste tijd. De cijfers zitten bij alle trainers, elk in een eigen vorm: een lijstje op papier, een spreadsheet, een groepsapp. Wie ze verzamelt, moet elke trainer apart navragen, en krijgt dan nog cijfers die niet op dezelfde manier geteld zijn.

Waar haal je de cijfers voor het jaarverslag vandaan?

Een jaarverslag komt bijna nooit uit één systeem, en dat hoeft ook niet. Dit is waar elk deel vandaan komt, en wat een volleybalclub daarvan uit Koach kan halen.

Voor het sportieve deel kan het ook zonder app: zet een gedeelde spreadsheet klaar met per team één regel (spelers, gespeeld, gewonnen, verloren, opkomst) en vraag elke trainer die voor het einde van het seizoen in te vullen. Dat kost niets en werkt met elk programma. Het staat of valt wel met trainers die het invullen, en wie de opkomst niet per training heeft bijgehouden, moet achteraf schatten.

Het sportieve deel uit Koach: drie plekken

Gebruiken de trainers van je volleybalclub Koach, dan ligt het materiaal voor hoofdstuk vier al klaar. Je hebt er het Club-abonnement voor nodig, en het staat op drie plekken.

Het clubrapport: elk team op één regel

In je Profiel staat onder je teams het blok Clubrapport, met de uitleg "Alle teams waar je trainer van bent, in één overzicht." Per team zie je het aantal spelers, de gewonnen en verloren wedstrijden, de opkomst en de topscorer. Het rapport telt per team het huidige seizoen, en de opkomst alleen over de trainingen die al geweest zijn en waarop de aanwezigheid is ingevuld. Met Exporteer clubrapport (CSV) krijg je die cijfers als bestand, met de kolommen Team, Spelers, Gespeeld, W, V, Opkomst % en Topscorer.

Het blok verschijnt als je onder het Club-abonnement werkt en van minstens twee teams eigenaar of trainer bent. Ben je dat van alle teams, dan heb je het sportieve hoofdstuk in één tabel. Train je zelf geen team, bijvoorbeeld als bestuurslid, dan zie je dit blok niet en gebruik je het clubdashboard en de export hieronder. Hoe een trainer met meerdere teams het rapport verder gebruikt, staat in meerdere teams beheren met het clubrapport.

Het Overzicht van het clubdashboard

Het tabblad Overzicht van het clubdashboard van je vereniging geeft de cijfers van de hele club: hoeveel teams, spelers en gekoppelde accounts er zijn, en per team de opkomst en het aantal geplande trainingen en wedstrijden. Ook hier telt de opkomst alleen de trainingen van dit seizoen waarop de aanwezigheid is ingevuld. Leg het scherm in de bestuursvergadering naast het concept van je jaarverslag, dan zie je meteen welk team nog cijfers mist.

Alles exporteren: de hele club in één ZIP

Onderaan het Overzicht staat Alles exporteren. Een tik op Exporteren levert een ZIP met CSV-bestanden, met onder meer de teams, spelers, trainers, trainingen, aanwezigheid, wedstrijden en statistieken van de club, plus een overzicht van wat erin zit. Voor het jaarverslag gebruik je vooral de teams, de trainers, de wedstrijden (met datum, tegenstander, thuis of uit en de uitslag) en de aanwezigheid. Is de club te groot voor één bestand, dan stelt de app voor om de Laatste twaalf maanden te nemen; dat sluit aan op een verslag over één jaar.

Exporteren kunnen alleen de clubbeheerder en een bestuurslid. Wat er precies in de bestanden staat en wat er bewust buiten blijft, lees je in de clubexport met alle gegevens van je vereniging.

Van export naar hoofdstuk: zo schrijf je het sportieve deel

1. Kies je periode. Koach telt per seizoen, en jullie verenigingsjaar kan anders lopen. Zet boven het hoofdstuk over welk seizoen de cijfers gaan, dan vergelijkt niemand twee verschillende periodes met elkaar. De clubexport bevat alles wat de club heeft vastgelegd, met bij elke training en wedstrijd de datum: in je spreadsheet filter je daar zelf de periode van jullie verenigingsjaar uit.
2. Maak per team één regel. Aantal spelers, gewonnen en verloren, opkomst. Het clubrapport geeft die regel al; in de clubexport tel je per team de gespeelde wedstrijden in het bestand met de wedstrijden.
3. Laat elke trainer twee zinnen schrijven. Wat was het hoogtepunt, en wat neemt het team mee naar het volgende seizoen? Een trainer die met zijn team een seizoensevaluatie heeft gehouden, heeft die zinnen al liggen.
4. Tel op voor de club. Het aantal teams, spelers en trainers. Pas op met optellen: wie in twee teams speelt of traint, kan er twee keer in staan. Kies ook één bron voor het aantal spelers: het clubdashboard telt alleen de actieve vaste spelers, het clubrapport en de clubexport tellen iedereen op de spelerslijst van een team, ook wie op Niet actief staat of alleen meetraint.
5. Zet de tabel in de bijlage. In de tekst noem je de drie dingen die opvallen; de volledige tabel per team gaat achterin.

Wat er niet in een jaarverslag hoort

Een jaarverslag gaat naar alle leden, en soms naar sponsors of op de website. De clubexport bevat persoonsgegevens van leden, ook van minderjarigen: geboortedatums, notities van trainers en beoordelingen. Neem daaruit alleen totalen over. Namen van spelers, ook die van een topscorer, zet je er alleen in als zij of bij jeugdleden hun ouders dat goed vinden; notities en beoordelingen nooit. Bewaar de ZIP na afloop niet in een gedeelde map. Welke ledengegevens een vereniging mag bewaren en hoe lang, lees je in privacy en ledengegevens in een sportvereniging.

Wat Koach niet voor je jaarverslag doet

• Geen financieel verslag. Onder Bijdragen houdt Koach bij wie wat moet betalen, maar Koach verwerkt geen betalingen en maakt geen jaarrekening, balans of begroting. Dat blijft het werk van de penningmeester.
• Geen ledenadministratie. Ledenaantallen, nieuwe leden en opzeggingen haal je uit jullie eigen administratie; Koach vervangt die niet.
• Geen kant-en-klaar document. Koach levert CSV-bestanden, geen opgemaakt jaarverslag en geen PDF. De tekst schrijf je in je eigen document, met het sjabloon hierboven.
• Alleen volleybal. Heeft jullie vereniging ook andere sporten, dan komen die cijfers ergens anders vandaan.
• Alleen wat trainers vastleggen. Vult een trainer de aanwezigheid niet in, dan heeft dat team geen opkomstcijfer. Houdt niemand de wedstrijden bij, live of achteraf met Statistieken achteraf invullen, dan staan er geen punten per speler in.

Voor wie past dit, en wat kost het?

Dit werkt voor een volleybalvereniging waarvan de trainers Koach gebruiken voor de aanwezigheid en de wedstrijden, met een bestuur dat het sportieve hoofdstuk niet meer bij elkaar wil mailen. Het past minder bij een club waar maar een paar trainers de app gebruiken: dan krijg je een rapport met gaten, en vraag je de rest alsnog na.

Het clubrapport, het clubdashboard en de clubexport horen bij het Club-abonnement: € 9,99 per maand voor onbeperkt teams en trainers, of € 8,33 per maand bij een jaarabonnement. Op Club zit geen proefperiode; via de pagina voor volleybalclubs vraag je een kennismaking aan en zetten we de vereniging samen met je op. Coach je zelf één team, dan probeer je Koach 14 dagen gratis en kies je daarna Coach voor € 2,99 per maand. Alle bedragen staan op de prijzenpagina. Hoe je de rest van het seizoen rond je teams plant, lees je in de checklist voor het volleybalseizoen.

Veelgestelde vragen

Verder lezen

Clubexport: alle gegevens van je vereniging in één ZIP Meerdere teams beheren als coach met het clubrapport Het clubdashboard van je volleybalvereniging: alles op één plek

Bekijk 200 volleybaloefeningen met animatie Download een compleet trainingsplan van 8 tot 28 weken