Sprawozdanie roczne klubu sportowego: wzór z danymi sportowymi

Sprawozdanie roczne klubu sportowego piszesz raz w roku, zwykle wtedy, gdy walne zebranie członków jest już w kalendarzu. Poniżej znajdziesz wzór, który możesz przejąć bez zmian, z opisem, co należy do każdego rozdziału i skąd brać informacje. Jeśli trenerzy twojego klubu siatkarskiego korzystają z Koach, części sportowej nie musisz przepisywać ręcznie.

Co zawiera sprawozdanie roczne klubu sportowego?

Sprawozdanie roczne, nazywane też sprawozdaniem z działalności, mówi członkom, co klub zrobił w minionym roku i w jakim miejscu jest teraz. Zarząd rozlicza się nim ze swojej pracy, zwykle na walnym zebraniu członków. Czytają je też nowi członkowie zarządu, sponsorzy i instytucje przyznające dotacje, żeby zrozumieć, jakim klubem jesteście. Czy jest obowiązkowe i kiedy musi być gotowe, określa wasz statut, a zależy to też od kraju, w którym działa klub.

Rozdziel dwa dokumenty. Sprawozdanie finansowe, czyli rozliczenie roku i często budżet na kolejny rok, przygotowuje skarbnik na podstawie księgowości. Samo sprawozdanie roczne to opowieść wokół niego: zarząd, członkowie, sport, wolontariusze i wydarzenia. Przydatne sprawozdanie ma trzy cechy:

• Co roku ten sam układ. Wtedy członkowie mogą położyć kolejne lata obok siebie i sami zobaczyć, czy klub rośnie, czy się kurczy.
• Liczby ze źródłem. "Młodzieży szło dobrze" mówi niewiele; liczba drużyn młodzieżowych i ich frekwencja na treningach mówią dużo więcej.
• Krótko. Celuj w coś, co da się przeczytać w kwadrans. Tabele i szczegóły trafiają do załącznika.

Wzór sprawozdania rocznego klubu sportowego: dziesięć rozdziałów

Przenieś ten układ do własnego dokumentu. Przy każdym rozdziale jest opis, co do niego należy i kto dostarcza informacje.

1. Wstęp. Pół strony od prezesa: rok w kilku zdaniach, co się udało, co rozczarowało i komu chcesz podziękować.
2. Zarząd i organizacja. Kto zasiadał w zarządzie i komisjach, kto odszedł, jak często zbierał się zarząd i jakie decyzje powinni znać członkowie.
3. Członkowie. Liczba członków na początku i na końcu roku, nowi członkowie, rezygnacje oraz podział na młodzież i seniorów. To pochodzi z ewidencji członków.
4. Podsumowanie sportowe roku. Dla każdej drużyny liczba zawodników, trenerzy, wyniki i frekwencja na treningach, z kilkoma zdaniami o najlepszych i najgorszych momentach.
5. Młodzież. Ile było drużyn młodzieżowych, jak zawodnicy przechodzili do kolejnej drużyny i co zorganizowano dla młodzieży.
6. Trenerzy i wolontariusze. Kto prowadził treningi, kto ukończył kurs, oraz ludzie za kulisami: sędziowie, protokolanci, bufet i sprzęt.
7. Obiekty. W jakich halach trenowaliście i graliście, ile było czasu na treningi i co się w tym zmieniło.
8. Wydarzenia i komunikacja. Turnieje, dni klubu, strona internetowa i media społecznościowe.
9. Sponsoring i finanse w skrócie. Sponsorzy oraz dwa lub trzy zdania ze sprawozdania finansowego z odesłaniem do tego dokumentu.
10. Plany. Cele na nadchodzący rok, tak konkretne, żeby za dwanaście miesięcy dało się sprawdzić, czy zostały osiągnięte.

Rozdział czwarty zwykle zajmuje najwięcej czasu. Liczby mają wszyscy trenerzy, każdy w innej formie: lista na papierze, arkusz kalkulacyjny, czat grupowy. Kto je zbiera, musi dopytać każdego trenera osobno, a i tak dostaje liczby, które nie zostały policzone w ten sam sposób.

Skąd wziąć liczby do sprawozdania rocznego?

Sprawozdanie roczne prawie nigdy nie pochodzi z jednego systemu i wcale nie musi. Oto skąd pochodzi każda część i co klub siatkarski może z tego wziąć z Koach.

Część sportową możesz też zebrać bez aplikacji: przygotuj wspólny arkusz kalkulacyjny z jednym wierszem na drużynę (zawodnicy, rozegrane, wygrane, przegrane, frekwencja) i poproś każdego trenera, żeby uzupełnił go przed końcem sezonu. Nic to nie kosztuje i działa w każdym programie. Wszystko zależy jednak od trenerów, którzy muszą go wypełnić, a kto nie zapisywał obecności na każdym treningu, będzie musiał ją potem szacować.

Część sportowa z Koach: trzy miejsca

Jeśli trenerzy twojego klubu siatkarskiego korzystają z Koach, materiał do rozdziału czwartego jest już gotowy. Potrzebujesz do tego planu Club, a dane znajdziesz w trzech miejscach.

Raport klubu: każda drużyna w jednym wierszu

W zakładce Profil, pod twoimi drużynami, jest blok Raport klubu z opisem "Wszystkie drużyny, które trenujesz, w jednym miejscu." Dla każdej drużyny widzisz liczbę zawodników, wygrane i przegrane mecze, frekwencję i najlepiej punktującego zawodnika. Raport liczy dla każdej drużyny bieżący sezon, a frekwencję tylko z treningów, które już się odbyły i na których zaznaczono obecność. Przyciskiem Eksportuj raport klubu (CSV) pobierasz te liczby jako plik z kolumnami Drużyna, Zawodnicy, Rozegrane, W, P, Frekwencja % i Najlepiej punktujący.

Blok pojawia się, jeśli pracujesz w planie Club i jesteś właścicielem lub trenerem co najmniej dwóch drużyn. Jeśli jesteś nim we wszystkich drużynach, masz cały rozdział sportowy w jednej tabeli. Jeśli sam nie prowadzisz drużyny, na przykład jako członek zarządu, nie widzisz tego bloku i korzystasz z panelu klubu oraz eksportu opisanych poniżej. Jak trener z kilkoma drużynami wykorzystuje raport na co dzień, opisujemy w artykule zarządzanie kilkoma drużynami z raportem klubu.

Przegląd w panelu klubu

Zakładka Przegląd w panelu twojego klubu pokazuje liczby całego klubu: ile jest drużyn, zawodników i połączonych kont, a dla każdej drużyny frekwencję oraz liczbę zaplanowanych treningów i meczów. Także tutaj frekwencja obejmuje tylko treningi z tego sezonu, na których zaznaczono obecność. Połóż ten ekran obok szkicu sprawozdania rocznego na zebraniu zarządu, a od razu zobaczysz, której drużynie brakuje jeszcze liczb.

Eksportuj wszystko: cały klub w jednym pliku ZIP

Na dole Przeglądu jest blok Eksportuj wszystko. Jedno dotknięcie przycisku Eksportuj daje plik ZIP z plikami CSV, w których są między innymi drużyny, zawodnicy, trenerzy, treningi, obecności, mecze i statystyki klubu, a także spis zawartości. Do sprawozdania rocznego przydadzą ci się przede wszystkim drużyny, trenerzy, mecze (z datą, przeciwnikiem, informacją, czy u siebie, czy na wyjeździe, oraz wynikiem) i obecności. Jeśli klub jest za duży na jeden plik, aplikacja proponuje wybrać Ostatnie dwanaście miesięcy, co pasuje do sprawozdania za jeden rok.

Eksportować mogą tylko zarządca klubu i członek zarządu. Co dokładnie jest w plikach i co celowo zostaje poza nimi, przeczytasz w artykule eksport wszystkich danych twojego klubu.

Od eksportu do rozdziału: jak napisać część sportową

1. Wybierz okres. Koach liczy według sezonów, a rok sprawozdawczy waszego klubu może wyglądać inaczej. Napisz nad rozdziałem, którego sezonu dotyczą liczby, wtedy nikt nie porówna ze sobą dwóch różnych okresów. Eksport klubu zawiera wszystko, co klub zapisał, z datą każdego treningu i meczu: w arkuszu kalkulacyjnym sam odfiltrujesz okres waszego roku sprawozdawczego.
2. Zrób jeden wiersz na drużynę. Liczba zawodników, wygrane i przegrane, frekwencja. Raport klubu daje ci ten wiersz od razu; w eksporcie klubu liczysz rozegrane mecze każdej drużyny w pliku z meczami.
3. Poproś każdego trenera o dwa zdania. Co było najlepszym momentem i co drużyna zabiera ze sobą do następnego sezonu? Trener, który przeprowadził z drużyną podsumowanie sezonu, ma te zdania gotowe.
4. Zsumuj dla klubu. Liczbę drużyn, zawodników i trenerów. Uważaj przy sumowaniu: kto gra lub trenuje w dwóch drużynach, może pojawić się dwa razy. Wybierz też jedno źródło liczby zawodników: panel klubu liczy tylko aktywnych stałych zawodników, a raport klubu i eksport klubu liczą wszystkich z listy zawodników drużyny, także tych oznaczonych jako Nieaktywny albo tylko dołączających do treningów.
5. Tabelę daj do załącznika. W tekście wymień trzy rzeczy, które się wyróżniają; pełna tabela dla każdej drużyny trafia na koniec.

Czego nie umieszczać w sprawozdaniu rocznym

Sprawozdanie roczne trafia do wszystkich członków, a czasem do sponsorów albo na stronę internetową. Eksport klubu zawiera dane osobowe członków, także niepełnoletnich: daty urodzenia, notatki trenerów i oceny. Przenoś z niego tylko sumy. Nazwiska zawodników, także najlepiej punktującego, podajesz tylko wtedy, gdy oni, a w przypadku młodzieży ich rodzice, się na to zgadzają; notatek i ocen nigdy. Po zakończeniu pracy nie trzymaj pliku ZIP we wspólnym folderze. Jakie dane członków klub może przechowywać i jak długo, wyjaśniamy w artykule RODO i dane członków w klubie sportowym.

Czego Koach nie zrobi za ciebie w sprawozdaniu rocznym

• Brak sprawozdania finansowego. W sekcji Składki Koach zapisuje, kto ile ma zapłacić, ale Koach nie obsługuje płatności i nie tworzy sprawozdania finansowego, bilansu ani budżetu. To nadal praca skarbnika.
• Brak ewidencji członków. Liczbę członków, nowych członków i rezygnacje bierzesz z własnej ewidencji; Koach jej nie zastępuje.
• Brak gotowego dokumentu. Koach dostarcza pliki CSV, a nie złożone sprawozdanie roczne ani PDF. Tekst piszesz we własnym dokumencie, korzystając z wzoru powyżej.
• Tylko siatkówka. Jeśli w waszym klubie są też inne dyscypliny, te liczby trzeba wziąć skądinąd.
• Tylko to, co zapisują trenerzy. Jeśli trener nie zaznacza obecności, jego drużyna nie ma frekwencji. Jeśli nikt nie prowadzi meczów, na żywo albo później przez Uzupełnij statystyki później, nie będzie punktów zawodników.

Dla kogo to jest i ile kosztuje?

To działa w klubie siatkarskim, którego trenerzy używają Koach do obecności i meczów, a zarząd nie chce już zbierać rozdziału sportowego mailami. Gorzej pasuje do klubu, w którym aplikacji używa tylko kilku trenerów: dostaniesz raport z lukami, a o resztę i tak trzeba będzie dopytać.

Raport klubu, panel klubu i eksport klubu należą do planu Club: 9,99 € miesięcznie za dowolną liczbę drużyn i trenerów albo 8,33 € miesięcznie w planie rocznym. Plan Club nie ma okresu próbnego; na stronie dla klubów siatkarskich umawiasz się na rozmowę, a my razem z tobą konfigurujemy klub. Jeśli sam prowadzisz jedną drużynę, wypróbuj Koach przez 14 dni za darmo, a potem wybierz Coach za 2,99 € miesięcznie. Wszystkie ceny są na stronie z cennikiem; w App Store i Google Play zobaczysz cenę w swojej walucie. Jak zaplanować resztę sezonu wokół swoich drużyn, przeczytasz w artykule lista kontrolna na sezon siatkarski.

Częste pytania

Czytaj dalej

Eksport danych klubu: cały klub w jednym pliku ZIP Zarządzanie wieloma drużynami dzięki raportowi klubowemu Panel klubu siatkarskiego: cała praca klubowa w jednym miejscu

Zobacz 200 ćwiczeń siatkarskich z animacją Pobierz pełny plan treningowy na 8–28 tygodni