Assemblea dei soci dell'associazione sportiva: guida e modelli

L'assemblea dei soci della tua associazione sportiva è il momento in cui il consiglio direttivo rende conto e i soci decidono. Questo articolo dà la struttura che funziona in ogni associazione, con modelli per la convocazione, l'ordine del giorno e il verbale. Le regole precise sono nel tuo statuto e nella legge del tuo paese, e quelle valgono sempre per prime.

Cos'è l'assemblea dei soci?

In un'associazione comandano i soci. Il consiglio direttivo gestisce le cose di tutti i giorni, ma sono i soci a eleggere quel consiglio, approvare i conti, fissare la quota associativa e decidere sullo statuto. Lo fanno nell'assemblea dei soci, spesso chiamata assemblea generale. In quasi tutte le associazioni si riunisce almeno una volta all'anno, e inoltre quando il consiglio o un gruppo di soci ritiene necessaria un'assemblea straordinaria.

Cosa sia obbligatorio esattamente cambia da paese a paese e da associazione ad associazione: quante volte ci si riunisce, quanto tempo deve passare tra la convocazione e l'assemblea, chi ha diritto di voto e quale maggioranza serve per una decisione. Tutto questo è nel tuo statuto, e la legge del tuo paese può fissare dei requisiti minimi. Leggili prima di scegliere una data. Questo articolo descrive la struttura che, dentro quei limiti, funziona quasi ovunque.

In una società di pallavolo l'assemblea annuale cade di solito dopo la stagione, quando i conti dell'anno appena chiuso sono pronti e i piani per la nuova stagione sono sul tavolo. Come si inserisce l'assemblea nell'intero anno sociale lo trovi in la pianificazione annuale di un'associazione.

La preparazione: dalla data alla convocazione

Invia la convocazione nel modo previsto dal tuo statuto, di solito per iscritto; via e-mail va bene se lo statuto e la legge del tuo paese lo consentono. Un messaggio nella chat di gruppo non è una convocazione. Sparisce sotto gli altri messaggi, non tutti i soci sono nel gruppo, e dopo non puoi dimostrare chi l'ha ricevuto. Perché la chat di gruppo non basta per messaggi di questo tipo lo trovi in perché il gruppo WhatsApp si inceppa.

Una convocazione in cinque paragrafi, da completare:

1. Il consiglio direttivo invita tutti i soci all'assemblea dei soci il [giorno e data] alle [ora] presso [luogo, oppure online tramite il link qui sotto].
2. All'ordine del giorno ci sono la relazione annuale, il rendiconto della stagione appena conclusa, il bilancio preventivo e la quota associativa della prossima stagione e l'elezione di [carica]. L'ordine del giorno completo è qui sotto.
3. I documenti sono disponibili dal [data] presso [luogo]. Le domande sui conti puoi inviarle prima per e-mail al tesoriere.
4. Se vuoi candidarti al consiglio direttivo o presentare una proposta, comunicalo al segretario entro il [data].
5. Hanno diritto di voto [secondo lo statuto, per esempio tutti i soci dai 16 anni in su, e per i soci più giovani un genitore]. Se non puoi venire, puoi [se lo statuto lo consente] delegare per iscritto un altro socio.

L'ordine del giorno: cosa c'è quasi sempre

1. Apertura e approvazione dell'ordine del giorno.
2. Verbale dell'assemblea precedente. I soci lo approvano o chiedono una correzione.
3. Comunicazioni e corrispondenza ricevuta.
4. Relazione annuale. Soci, squadre, risultati, volontari e attività; come costruirla lo trovi in la relazione annuale di un'associazione sportiva.
5. Rendiconto economico. Il tesoriere illustra entrate, uscite e riserve.
6. Relazione dei revisori dei conti. Di solito due soci esterni al consiglio hanno controllato i libri; in alcuni paesi o nelle associazioni più grandi lo fa un revisore esterno. Poi il consiglio chiede all'assemblea di approvare la gestione economica; in alcuni paesi si parla di dare discarico al consiglio.
7. Nomina dei nuovi revisori dei conti.
8. Bilancio preventivo e quota associativa per la nuova stagione. Come motivare la quota lo leggi in calcolare la quota associativa nella pallavolo.
9. Elezione del consiglio direttivo. Chi esce, chi si ricandida e chi si candida per la prima volta. Quali cariche esistono lo trovi in le cariche del consiglio direttivo.
10. Proposte del consiglio o dei soci. Per esempio una modifica del regolamento interno, un nuovo piano programmatico o un investimento.
11. Varie ed eventuali.
12. Chiusura.

Metti all'ordine del giorno, prima, tutto ciò su cui si deve decidere. Molti statuti non permettono all'assemblea di decidere su un argomento che non era nella convocazione, e una decisione presa così può essere contestata in seguito.

Votare e decidere nell'assemblea dei soci

All'ingresso fai firmare a tutti un foglio presenze, con le deleghe allegate. Così sai quanti soci con diritto di voto ci sono, e ti serve se il tuo statuto per certe decisioni richiede un numero minimo di presenti. Per la maggioranza di solito vale quanto segue, ma decide il tuo statuto:

Sulle questioni si vota di solito per alzata di mano. Sulle persone è consueto il voto scritto e segreto, così nessuno si sente osservato. Stabilite come contano le schede bianche e nulle, e fate contare i voti a due soci esterni al consiglio. Il presidente annuncia subito il risultato ad alta voce, per esempio: "La proposta è approvata con 34 voti favorevoli, 3 contrari e 2 astenuti." Un'assemblea che si svolge online o in parte online è possibile solo se lo statuto e la legge del tuo paese lo consentono, e se puoi verificare chi vota.

Il verbale dell'assemblea dei soci: cosa deve contenere

Il verbale non è un resoconto della discussione ma la prova delle decisioni. Un modello che funziona:

• Intestazione: nome dell'associazione, data, luogo, ora di inizio e di fine, presidente e verbalizzante.
• Presenti: il numero di soci con diritto di voto, il numero di deleghe, i membri del consiglio e chi si è giustificato.
• Per ogni punto all'ordine del giorno: un riassunto di due o tre frasi, la decisione parola per parola come è stata presa, e il risultato del voto con favorevoli, contrari e astenuti.
• Azioni: cosa va fatto, chi lo fa e entro quando.
• Varie ed eventuali e chiusura.

Metti in cima un elenco delle decisioni, così nessuno deve leggere tutto il testo per sapere cosa è stato deciso. Manda la bozza entro qualche settimana al consiglio e poi ai soci; l'assemblea successiva la approva. Se è stato eletto un nuovo membro del consiglio, comunicalo al registro in cui è iscritta la tua associazione, se la legge del tuo paese lo richiede.

Come portare più soci all'assemblea

• Tienila breve. Un'ora e mezza basta. Chi sa che alle dieci è finita viene più volentieri.
• Metti all'inizio le cose interessanti. La quota e i piani per la prossima stagione attirano più soci del verbale.
• Abbinala a qualcosa di piacevole. Una festa di fine stagione, la premiazione delle squadre campioni o un rinfresco alla fine.
• Coinvolgi i genitori. In una società con molti giovani spesso sono i genitori ad avere diritto di voto; invitali a parte.

Preparare l'assemblea dei soci con Koach Club

Koach non gestisce votazioni, fogli presenze né il libro soci, e la convocazione ufficiale deve raggiungere ogni socio con diritto di voto. Per questo usa l'elenco degli indirizzi della tua anagrafica soci. Per il resto della preparazione Koach Club ti aiuta in due punti.

Con Email nel dashboard della società mandi un promemoria o il link ai documenti a Tutti i membri, Solo i genitori o un Gruppo creato da te, dal dominio della società; l'invio funziona appena quel dominio è collegato. I soci senza un account Koach non ricevono quella mail, quindi per la convocazione vera e propria basta solo se davvero tutti hanno un account. Sotto Organizzazione registri le commissioni nominate dall'assemblea, come i revisori dei conti, con per ogni componente un ruolo come Presidente, Segretario, Tesoriere o Membro. Cosa fa Club oltre a questo lo trovi sulla pagina per le società, e quanto costa sulla pagina dei prezzi.

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