Asamblea general de un club deportivo: orden del día y acta

La asamblea general de tu club deportivo es el momento en que la junta directiva rinde cuentas y los socios deciden. Este artículo da el esquema que funciona en cualquier asociación, con modelos para la convocatoria, el orden del día y el acta. Las normas exactas están en tus estatutos y en la ley de tu país, y esas mandan siempre.

¿Qué es una asamblea general?

En una asociación mandan los socios. La junta directiva lleva el día a día, pero los socios eligen a esa junta, aprueban las cuentas, fijan las cuotas y deciden sobre los estatutos. Lo hacen en la asamblea general de socios. En casi todas las asociaciones se celebra al menos una vez al año, y además cuando la junta o un grupo de socios considera necesaria una asamblea extraordinaria.

Lo que es obligatorio exactamente cambia según el país y la asociación: cada cuánto hay que reunirse, cuánto tiempo debe pasar entre la convocatoria y la asamblea, quién tiene derecho a voto y qué mayoría necesita un acuerdo. Eso está en tus estatutos, y la ley de tu país puede fijar requisitos mínimos. Léelos antes de poner fecha. Este artículo describe el esquema que, dentro de ese marco, funciona casi en todas partes.

En un club de voleibol la asamblea anual suele caer después de la temporada, cuando ya están las cifras del año y los planes para la nueva temporada. Cómo encaja la asamblea en todo el año del club está en cómo gestionar un club de voleibol a lo largo del año.

La preparación: de la fecha a la convocatoria

Envía la convocatoria de la forma que marcan tus estatutos, normalmente por escrito; por correo electrónico vale si tus estatutos y la ley de tu país lo permiten. Un mensaje en el grupo de chat no es una convocatoria. Desaparece entre los demás mensajes, no todos los socios están en el grupo y después no puedes demostrar quién lo recibió. Por qué el grupo de chat se queda corto para este tipo de mensajes está en por qué falla el grupo de WhatsApp.

Una convocatoria en cinco párrafos, para completar:

1. La junta directiva convoca a todos los socios a la asamblea general el [día y fecha] a las [hora] en [lugar, o en línea mediante el enlace de abajo].
2. En el orden del día figuran la memoria, el estado de cuentas de la última temporada, el presupuesto y las cuotas de la próxima temporada y la elección de [cargo]. El orden del día completo está más abajo.
3. La documentación está disponible a partir del [fecha] en [lugar]. Las preguntas sobre las cuentas puedes enviarlas antes por correo al tesorero.
4. Si quieres presentar tu candidatura a la junta directiva o una propuesta, comunícalo al secretario antes del [fecha].
5. Tienen derecho a voto [según los estatutos, por ejemplo todos los socios a partir de 16 años y, por los socios más jóvenes, uno de sus padres]. Si no puedes asistir, puedes [si los estatutos lo permiten] delegar tu voto por escrito en otro socio.

El orden del día: esto aparece casi siempre

1. Apertura y aprobación del orden del día.
2. Acta de la asamblea anterior. Los socios la aprueban o piden una corrección.
3. Comunicaciones y correspondencia recibida.
4. Memoria anual. Socios, equipos, resultados, voluntarios y actividades; cómo prepararla está en la memoria anual de un club deportivo.
5. Estado de cuentas. El tesorero explica ingresos, gastos y reservas.
6. Informe de la comisión revisora de cuentas. Normalmente dos socios ajenos a la junta han revisado la contabilidad; en algunos países o en asociaciones más grandes lo hace un auditor externo. Después la junta pide a la asamblea que apruebe la gestión económica; en algunos países eso se llama aprobar la gestión de la junta.
7. Nombramiento de la nueva comisión revisora de cuentas.
8. Presupuesto y cuotas de la nueva temporada. Cómo justificar la cuota lo lees en calcular la cuota de voleibol.
9. Elección de la junta directiva. Quién deja el cargo, quién se presenta a la reelección y quién presenta su candidatura. Qué cargos hay está en las funciones de la junta directiva de un club deportivo.
10. Propuestas de la junta o de los socios. Por ejemplo, una modificación del reglamento interno, un nuevo plan del club o una inversión.
11. Ruegos y preguntas.
12. Cierre.

Pon de antemano en el orden del día todo lo que haya que decidir. Muchos estatutos no permiten que la asamblea acuerde algo sobre un asunto que no figuraba en la convocatoria, y un acuerdo tomado así se puede impugnar después.

Votaciones y acuerdos en la asamblea

Haz que todos firmen a la entrada una lista de asistencia, con las delegaciones de voto adjuntas. Así sabes cuántos socios con derecho a voto hay, y eso lo necesitas si tus estatutos exigen un mínimo de asistentes para ciertos acuerdos. Para la mayoría suele valer esto, pero deciden tus estatutos:

Sobre asuntos se suele votar a mano alzada. Sobre personas lo habitual es una votación secreta por escrito, para que nadie se sienta observado. Acuerda cómo cuentan los votos en blanco y los nulos, y que dos socios ajenos a la junta cuenten los votos. El presidente anuncia el resultado en voz alta enseguida, por ejemplo: "La propuesta queda aprobada con 34 votos a favor, 3 en contra y 2 abstenciones." Una asamblea en línea o mixta solo es posible si tus estatutos y la ley de tu país lo permiten, y si puedes comprobar quién vota.

El acta de la asamblea: qué debe incluir

El acta no es una crónica del debate, sino la prueba de los acuerdos. Un modelo que funciona:

• Encabezado: nombre de la asociación, fecha, lugar, hora de inicio y de fin, presidente y secretario de actas.
• Asistentes: el número de socios con derecho a voto, el número de delegaciones de voto, los miembros de la junta y quién ha excusado su asistencia.
• Por punto del orden del día: un resumen de dos o tres frases, el acuerdo literal tal como se tomó y el resultado de la votación con votos a favor, en contra y abstenciones.
• Tareas pendientes: qué hay que hacer, quién lo hace y para cuándo.
• Ruegos y preguntas y cierre.

Pon arriba una lista de acuerdos, así nadie tiene que leer todo el texto para saber qué se decidió. Envía el borrador en unas semanas a la junta y después a los socios; la siguiente asamblea lo aprueba. Si se ha elegido a un nuevo miembro de la junta, comunícalo al registro en el que esté inscrita tu asociación, si la ley de tu país lo exige.

Así vienen más socios a la asamblea

• Que sea corta. Hora y media es suficiente. Quien sabe que a las diez ha terminado, viene con más ganas.
• Pon lo interesante al principio. Las cuotas y los planes para la próxima temporada atraen a más socios que el acta.
• Únela a algo agradable. Un cierre de temporada, un homenaje a los equipos campeones o algo de picar al terminar.
• Implica a los padres. En un club con mucha cantera, los padres suelen ser quienes votan; invítalos aparte.

Preparar la asamblea general con Koach Club

Koach no hace votaciones, ni listas de asistencia, ni la gestión del registro de socios, y la convocatoria oficial tiene que llegar a cada socio con derecho a voto. Para eso usa los datos de contacto de tu registro de socios. Para el resto de la preparación, Koach Club ayuda en dos sitios.

Con Correo en el panel del club envías un recordatorio o el enlace a la documentación a Todos los miembros, a Solo los padres o a un grupo propio, desde el dominio del club; se puede enviar en cuanto ese dominio está conectado. Los socios sin cuenta en Koach no reciben ese correo, así que para la convocatoria en sí solo basta si de verdad todos tienen cuenta. En Organización registras las comisiones que nombra la asamblea, como la comisión revisora de cuentas, con un rol por miembro como Presidente, Secretario, Tesorero o Miembro. Lo que hace Club además está en la página para clubes, y lo que cuesta, en la página de precios.

Preguntas frecuentes

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