Reglamento interno de un club deportivo: contenido y modelo

El reglamento interno de tu club deportivo regula lo que los estatutos dejan abierto: quién puede hacerse socio, cuándo te das de baja, cómo funcionan las cuotas y a quién le toca el turno del bar. Aquí lees qué debe incluir, tienes un esquema de doce artículos para copiar y ves cómo mantenerlo al día.

Qué es un reglamento interno, y qué no es

Los estatutos son la base de una asociación: el objetivo, los órganos, quién puede decidir qué y cómo termina la asociación. Son generales a propósito, y cambiarlos es en muchos países un trámite pesado. El reglamento interno, en España a menudo llamado reglamento de régimen interno, es su desarrollo práctico. Regula lo que los socios se encuentran de verdad, y es más fácil de modificar.

El orden de prioridad es el mismo en casi todos los países: primero la ley, luego los estatutos, luego el reglamento interno y, por debajo, los acuerdos puntuales de la junta directiva o de la asamblea. Si el reglamento contradice los estatutos, valen los estatutos. Además de estatutos y reglamento, una asociación suele tener otros documentos. Así se relacionan entre sí:

El código de conducta trata del comportamiento; para eso hay un modelo aparte en código de conducta para un club deportivo. El reglamento interno trata de la práctica. El derecho de asociaciones cambia de un país a otro: lo que sigue es una estructura que funciona casi en todas partes. Lo que es obligatorio en tu caso y quién aprueba qué se deriva de los estatutos de tu club y de la ley de tu país.

¿Qué incluye un reglamento interno? Un esquema en doce artículos

Este esquema lo puedes usar como plantilla. En los artículos que más discusiones generan hay una cláusula de ejemplo; rellena tú los huecos entre corchetes.

1. Disposiciones generales. Para qué sirve el reglamento y qué tiene prioridad. "Este reglamento desarrolla los estatutos de [nombre del club]. En caso de contradicción con los estatutos o con la ley, prevalecen estos."
2. Tipos de socio. Socios jugadores, recreativos, de cantera y no jugadores, y qué puede hacer y qué paga cada uno. Socios de honor y donantes, si existen en tu club.
3. Alta y entrenamientos de prueba. Cómo se hace alguien socio y desde cuándo. "Un nuevo socio puede entrenar gratis [tres] veces. La condición de socio empieza el día en que se recibe el formulario de alta cumplimentado."
4. Cuotas y otras aportaciones. Quién fija el importe, cómo y cuándo se paga, descuentos y altas a mitad de temporada, y qué pasa si se paga tarde. "La asamblea fija cada año la cuota. Los socios pagan [en un solo pago antes del día / a plazos]. Quien no haya pagado después de dos recordatorios puede ser excluido temporalmente de entrenamientos y partidos por la junta directiva." Cómo organizar el cobro está en cobrar las cuotas del club.
5. Bajas. Cómo, ante quién y hasta cuándo, y qué se paga después. "La baja solo puede comunicarse por correo electrónico a [dirección], como muy tarde el [fecha] para la temporada siguiente. Quien la comunique más tarde paga la cuota hasta el final de la temporada, porque el alquiler del pabellón y la inscripción de los equipos ya están cerrados." Escribe también lo que no cuenta: un mensaje al entrenador o en el grupo de chat del equipo. Por qué un grupo así funciona mal para los acuerdos lo lees en por qué falla el grupo de WhatsApp de un equipo de voleibol.
6. Tareas de voluntariado. Quién está obligado (desde qué edad, por socio o por familia), cuántos turnos por temporada, quién está exento, si se puede pagar para quedar exento y qué pasa si alguien no se presenta. Las decisiones que hay detrás están en voluntarios en el club deportivo.
7. Equipos, entrenamientos y partidos. Quién forma los equipos, cómo y cuándo se avisa de una ausencia, y quién paga una multa de la federación causada por un socio, por ejemplo por no presentarse a arbitrar.
8. Equipación y material. Si la equipación de juego es obligatoria, quién la paga, de quién es y si hay que devolverla al darse de baja. Y en qué condiciones los socios pueden pedir prestado material del club.
9. Instalación. Calzado de interior, comida y bebida, vestuarios, quién cierra y quién paga los daños. Remite a las normas del propietario del pabellón en lugar de copiarlas.
10. Comunicación y privacidad. Por qué canales comunica oficialmente el club, qué datos de los socios se guardan, quién los consulta y cómo se tratan las fotos. Qué datos puedes guardar y durante cuánto tiempo está en qué datos de socios guarda un club deportivo.
11. Junta directiva, comisiones y dinero. Quién tiene qué tarea, quién puede hacer gastos en nombre del club y hasta qué importe, cómo se piden los reembolsos de gastos y quién revisa la caja.
12. Sanciones y disposiciones finales. Una remisión al código de conducta y a las sanciones de los estatutos, cómo se modifica el reglamento y desde qué fecha vale esta versión.

Así se aprueba el reglamento

1. Escribe el borrador con un grupo pequeño. Un miembro de la junta, quien lleva el registro de socios y alguien que forma los equipos. Ellos saben de qué trataron las discusiones de las últimas temporadas.
2. Ponlo al lado de los estatutos. Si los estatutos ya regulan algo, limítate a remitir a ellos. Si hay algo que los estatutos regulan de otra forma, elimínalo.
3. Deja que los socios lo lean antes. Publica el borrador unas semanas antes de la asamblea en la web, con una dirección para comentarios.
4. Haz que lo apruebe quien señalen los estatutos. Normalmente es la asamblea general; cómo prepararla, con convocatoria, orden del día y votaciones, está en la asamblea general de un club deportivo.
5. Pon versión y fecha arriba y publícalo en un único sitio fijo. Los socios nuevos lo reciben al darse de alta.

Cuatro errores que hacen inservible un reglamento

• Importes y fechas en el texto. Quien pone la cuota o la fecha límite de baja en el reglamento tiene que modificarlo cada año. Pon en el reglamento quién fija el importe, y el importe en sí en un acuerdo y en la web.
• Normas que nadie aplica. Una multa que nunca se impone resta seriedad al resto del reglamento. Elimina lo que el club no aplica.
• Textos duplicados. Si la misma norma está en los estatutos, el reglamento y el código de conducta, al cabo de unos años esas versiones dejan de coincidir. Ponla en un solo sitio y remite a ella desde los demás.
• Nadie sabe dónde está. Un reglamento que solo está en una carpeta del secretario no ayuda a nadie en una discusión sobre una baja.

El reglamento en la práctica con Koach Club

Koach lo hacemos nosotros: es una app para entrenadores de voleibol y su club, así que lee esta parte como la explicación de nuestro propio producto. Koach no redacta tu reglamento ni lo guarda como documento. Lo que sí hace es llevar a la práctica dos artículos del esquema anterior.

• Tareas de voluntariado (artículo 6). En Tareas del club, en el panel del club, fijas un mínimo por socio y temporada, con Exentos por edad (menores de) y Entrenadores exentos. Koach cuenta quién ha hecho sus turnos, y con Los miembros ven su propia situación cada socio ve cómo va.
• Aportaciones (artículo 4). En Aportaciones creas con Nueva aportación un concepto con importe y fecha de vencimiento, eliges en ¿Quién debe pagar? un equipo entero o socios sueltos, y añades un enlace de pago. Por socio ves si está pendiente o pagado. Koach no procesa pagos.

Un reglamento nuevo o modificado lo das a conocer con un aviso del club: en Perfil, en el apartado Club, toca Avisos del club y luego Nuevo aviso. Le llega a cada entrenador, jugador y padre o madre de los equipos del club. No se puede adjuntar un archivo, así que pon en el mensaje dónde está el reglamento.

Lo que cuesta Club está en la página de precios, y lo que hace además la parte del club, en la página para clubes.

Preguntas frecuentes

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