Regulamin wewnętrzny klubu sportowego: co zawiera i wzór

Regulamin wewnętrzny klubu sportowego reguluje to, czego statut nie precyzuje: kto może zostać członkiem, kiedy rezygnujesz z członkostwa, jak płaci się składki i kto bierze dyżur w bufecie. Przeczytasz tu, co powinno się w nim znaleźć, dostaniesz układ w dwunastu paragrafach do przejęcia i zobaczysz, jak utrzymać go w aktualnym stanie.

Czym jest regulamin wewnętrzny, a czym nie jest?

Statut to fundament stowarzyszenia: cel, organy, kto o czym decyduje i jak stowarzyszenie kończy działalność. Jest celowo ogólny, a jego zmiana jest w wielu krajach skomplikowana. Regulamin wewnętrzny to jego praktyczne rozwinięcie. Reguluje sprawy, z którymi członkowie naprawdę się stykają, i łatwiej go zmienić.

Hierarchia jest niemal w każdym kraju taka sama: najpierw prawo, potem statut, potem regulamin wewnętrzny, a pod nim pojedyncze uchwały zarządu lub walnego zebrania. Gdy regulamin jest sprzeczny ze statutem, obowiązuje statut. Oprócz statutu i regulaminu stowarzyszenie ma często inne dokumenty. Tak się do siebie mają:

Kodeks postępowania dotyczy zachowania; osobny wzór znajdziesz w artykule regulamin klubu sportowego z zasadami zachowania. Regulamin wewnętrzny dotyczy praktyki. Prawo o stowarzyszeniach różni się w zależności od kraju: to, co opisujemy poniżej, to układ, który działa prawie wszędzie. Co jest u was obowiązkowe i kto co uchwala, wynika z waszego statutu i z prawa twojego kraju.

Co zawiera regulamin wewnętrzny? Układ w dwunastu paragrafach

Ten układ możesz przejąć jako wzór. Przy paragrafach, które najczęściej prowadzą do sporów, jest przykładowy zapis; miejsca w nawiasach kwadratowych uzupełnij sam.

1. Postanowienia ogólne. Czemu służy regulamin i co ma pierwszeństwo. "Niniejszy regulamin rozwija postanowienia statutu [nazwa stowarzyszenia]. W razie sprzeczności ze statutem lub prawem pierwszeństwo mają statut i prawo."
2. Rodzaje członków. Członkowie grający, rekreacyjni, młodzieżowi i niegrający oraz to, co każdy może i ile płaci. Członkowie honorowi i wspierający, jeśli ich macie.
3. Zapis i treningi próbne. Jak ktoś zostaje członkiem i od kiedy. "Nowa osoba może [trzy] razy bezpłatnie wziąć udział w treningu. Członkostwo zaczyna się w dniu, w którym klub otrzyma wypełnioną deklarację członkowską."
4. Składki i inne opłaty. Kto ustala ich wysokość, jak i kiedy się płaci, zniżki i dołączenie w połowie sezonu oraz co się dzieje przy spóźnionej płatności. "Walne zebranie co roku ustala wysokość składki. Członkowie płacą [jednorazowo przed datą / w ratach]. Członek, który nie zapłaci po dwóch przypomnieniach, może zostać przez zarząd czasowo odsunięty od treningów i meczów." Jak zorganizować samo pobieranie składek, opisujemy w artykule pobieranie składek w klubie sportowym.
5. Rezygnacja z członkostwa. Jak, u kogo i najpóźniej kiedy, oraz co płacisz potem. "Rezygnację można złożyć wyłącznie e-mailem na adres [adres], najpóźniej do [data] przed kolejnym sezonem. Kto zrezygnuje później, płaci składkę do końca sezonu, ponieważ wynajem hali i zgłoszenie drużyn są już wtedy ustalone." Dopisz też, co się nie liczy: wiadomość do trenera albo na grupowym czacie drużyny. Dlaczego taka grupa źle sprawdza się przy ustaleniach, przeczytasz w artykule dlaczego grupa na WhatsAppie przestaje działać w drużynie siatkarskiej.
6. Obowiązki wolontariackie. Kto ma obowiązek dyżurów (od jakiego wieku, na członka czy na rodzinę), ile dyżurów na sezon, kto jest zwolniony, czy można się wykupić i co się dzieje, gdy ktoś nie przyjdzie. Decyzje, które za tym stoją, opisujemy w artykule wolontariusze w klubie sportowym.
7. Drużyny, treningi i mecze. Kto ustala skład drużyn, jak i kiedy zgłaszasz nieobecność oraz kto płaci karę ze związku, którą spowodował członek, na przykład nie stawiając się do sędziowania.
8. Stroje i sprzęt. Czy strój meczowy jest obowiązkowy, kto za niego płaci, do kogo należy i czy trzeba go zwrócić przy rezygnacji. Oraz na jakich warunkach członkowie wypożyczają sprzęt klubowy.
9. Obiekt. Obuwie halowe, jedzenie i picie, szatnie, kto zamyka i kto płaci za szkody. Odeślij do regulaminu obiektu, który ma właściciel hali, zamiast go przepisywać.
10. Komunikacja i prywatność. Którymi kanałami stowarzyszenie komunikuje się oficjalnie, jakie dane członków przechowujesz, kto ma do nich wgląd i jak postępujesz ze zdjęciami. Jakie dane możesz przechowywać i jak długo, opisujemy w artykule jakie dane członków przechowuje klub sportowy.
11. Zarząd, komisje i finanse. Kto ma jakie zadanie, kto może w imieniu stowarzyszenia dokonywać wydatków i do jakiej kwoty, jak działa rozliczanie wydatków i kto kontroluje kasę.
12. Sankcje i postanowienia końcowe. Odesłanie do kodeksu postępowania i do sankcji ze statutu, sposób zmiany regulaminu i data, od której obowiązuje ta wersja.

Tak uchwalasz regulamin

1. Napiszcie projekt w małym gronie. Członek zarządu, osoba prowadząca ewidencję członków i ktoś, kto ustala składy drużyn. Oni wiedzą, o co toczyły się spory w ostatnich sezonach.
2. Porównaj go ze statutem. Jeśli statut coś już reguluje, tylko do niego odeślij. Jeśli w projekcie jest coś, co statut reguluje inaczej, wykreśl to.
3. Daj członkom przeczytać projekt wcześniej. Opublikuj go na stronie internetowej kilka tygodni przed zebraniem, z adresem do uwag.
4. Niech uchwali go organ wskazany w statucie. Zwykle jest to walne zebranie członków; jak je przygotować, z zawiadomieniem, porządkiem obrad i głosowaniem, opisujemy w artykule walne zebranie członków klubu sportowego.
5. Umieść na górze wersję i datę i opublikuj regulamin w jednym stałym miejscu. Nowi członkowie dostają go przy zapisie.

Cztery błędy, które czynią regulamin bezużytecznym

• Kwoty i daty w tekście. Kto wpisze do regulaminu wysokość składki albo termin rezygnacji, musi go zmieniać co roku. Wpisz do regulaminu, kto ustala kwotę, a samą kwotę podaj w uchwale i na stronie internetowej.
• Zasady, których nikt nie egzekwuje. Kara, której nigdy się nie nakłada, sprawia, że reszta regulaminu też jest traktowana mniej poważnie. Wykreśl to, czego nie stosujecie.
• Powtórzone teksty. Jeśli ta sama zasada jest w statucie, regulaminie i kodeksie postępowania, po kilku latach te wersje się rozjadą. Zapisz ją w jednym miejscu, a w pozostałych odeślij.
• Nikt nie wie, gdzie jest. Regulamin, który leży tylko w segregatorze sekretarza, nie pomoże nikomu w sporze o rezygnację.

Regulamin w praktyce z Koach Club

To my tworzymy Koach, aplikację dla trenerów siatkówki i ich klubów; czytaj więc tę część jako opis naszego własnego produktu. Koach nie napisze twojego regulaminu i nie przechowuje go jako dokumentu. Dzięki niemu dwa paragrafy z powyższego układu stają się jednak praktyczne.

• Obowiązki wolontariackie (paragraf 6). W sekcji Dyżury klubowe w panelu klubu ustawiasz normę na członka na sezon, z opcjami Zwolnieni poniżej wieku i Trenerzy zwolnieni. Koach liczy, kto odbył swoje dyżury, a z opcją Członkowie widzą swój stan każdy członek sam sprawdza, jak mu idzie.
• Opłaty (paragraf 4). W sekcji Składki przyciskiem Nowa składka tworzysz pozycję z kwotą i terminem płatności, w polu Kto ma zapłacić? wybierasz całą drużynę albo pojedynczych członków i dodajesz link do płatności. Przy każdym członku widzisz, czy płatność jest otwarta, czy opłacona. Koach sam nie obsługuje płatności.

Nowy lub zmieniony regulamin ogłaszasz komunikatem klubowym: w Profilu, przy Klubie, stukasz Ogłoszenia klubowe, a potem Nowe ogłoszenie. Trafia ono do każdego trenera, zawodnika i rodzica w drużynach klubu. Nie da się dołączyć załącznika, więc w wiadomości napisz, gdzie jest regulamin.

Ile kosztuje Club, sprawdzisz na stronie z cennikiem, a co jeszcze robi część klubowa, na stronie dla klubów.

Częste pytania

Czytaj dalej

Regulamin klubu sportowego: darmowy wzór w Wordzie i PDF Walne zebranie członków klubu sportowego: porządek obrad i wzory Wolontariusze w klubie: dyżur czy wykupienie się?

Zobacz 200 ćwiczeń siatkarskich z animacją Pobierz pełny plan treningowy na 8–28 tygodni