Huishoudelijk reglement sportvereniging: inhoud en voorbeeld

Een huishoudelijk reglement voor je sportvereniging regelt wat de statuten in het midden laten: wie lid kan worden, wanneer je opzegt, hoe de contributie loopt en wie de bardienst draait. Hier lees je wat erin hoort, krijg je een opzet in twaalf artikelen om over te nemen en zie je hoe je het actueel houdt.

Wat is een huishoudelijk reglement, en wat is het niet?

De statuten zijn het fundament van een vereniging: het doel, de organen, wie wat mag besluiten en hoe de vereniging eindigt. Ze zijn bewust algemeen, en ze veranderen is in veel landen omslachtig. Het huishoudelijk reglement is de praktische uitwerking daarvan. Het regelt de dingen die leden echt tegenkomen, en het is makkelijker aan te passen.

De rangorde is in vrijwel elk land dezelfde: eerst de wet, dan de statuten, dan het huishoudelijk reglement, en daaronder losse besluiten van bestuur of ledenvergadering. Spreekt het reglement de statuten tegen, dan gelden de statuten. Naast statuten en reglement heeft een vereniging vaak nog andere documenten. Zo verhouden ze zich tot elkaar:

De gedragscode gaat over gedrag; daarvoor is er een apart voorbeeld in gedragscode sportvereniging. Het huishoudelijk reglement gaat over de praktijk. Het verenigingsrecht verschilt per land: wat hieronder staat, is een opbouw die bijna overal werkt. Wat bij jullie verplicht is en wie wat vaststelt, volgt uit jullie statuten en de wet van je eigen land.

Wat staat er in een huishoudelijk reglement? Een opzet in twaalf artikelen

Deze opzet kun je als sjabloon overnemen. Bij de artikelen die het vaakst tot discussie leiden, staat een voorbeeldbepaling; vul de plekken tussen haken zelf in.

1. Algemeen. Waar het reglement voor dient en wat voorgaat. "Dit reglement werkt de statuten van [naam vereniging] uit. Bij strijd met de statuten of de wet gaan die voor."
2. Soorten leden. Spelende leden, recreanten, jeugdleden en niet-spelende leden, en wat elk mag en betaalt. Ereleden en donateurs, als jullie die kennen.
3. Aanmelden en proeftrainen. Hoe iemand lid wordt en vanaf wanneer. "Een nieuw lid mag [drie] keer gratis meetrainen. Het lidmaatschap begint op de dag dat het ingevulde aanmeldformulier binnen is."
4. Contributie en andere bijdragen. Wie de hoogte vaststelt, hoe en wanneer je betaalt, kortingen en instromen halverwege het seizoen, en wat er gebeurt bij te laat betalen. "De ledenvergadering stelt jaarlijks de contributie vast. Leden betalen [in één keer vóór datum / in termijnen]. Wie na twee herinneringen niet heeft betaald, kan door het bestuur tijdelijk van trainingen en wedstrijden worden uitgesloten." Hoe je het innen zelf regelt, staat in contributie innen bij een vereniging.
5. Opzeggen. Hoe, bij wie en uiterlijk wanneer, en wat je daarna nog betaalt. "Opzeggen kan alleen per e-mail aan [adres], uiterlijk [datum] voor het volgende seizoen. Wie later opzegt, betaalt de contributie tot het einde van het seizoen, omdat zaalhuur en teaminschrijving dan al vastliggen." Schrijf er ook bij wat níet telt: een berichtje aan de trainer of in de groepsapp van het team. Waarom zo'n groep slecht werkt voor afspraken, lees je in waarom de WhatsApp-groep vastloopt bij een volleybalteam.
6. Vrijwilligerstaken. Wie taakplichtig is (vanaf welke leeftijd, per lid of per gezin), hoeveel diensten per seizoen, wie is vrijgesteld, of afkopen kan en wat er gebeurt als iemand niet komt. De keuzes die daarachter zitten, staan in vrijwilligers in de sportvereniging.
7. Teams, trainingen en wedstrijden. Wie de teams indeelt, hoe en wanneer je je afmeldt, en wie een boete van de bond betaalt die een lid veroorzaakt, bijvoorbeeld door niet te komen fluiten.
8. Kleding en materiaal. Of een wedstrijdtenue verplicht is, wie het betaalt, van wie het is en of het terug moet bij opzegging. En onder welke voorwaarden leden clubmateriaal lenen.
9. Accommodatie. Zaalschoenen, eten en drinken, kleedkamers, wie afsluit en wie schade betaalt. Verwijs naar de huisregels van de eigenaar van de zaal in plaats van ze over te schrijven.
10. Communicatie en privacy. Via welke kanalen de vereniging officieel communiceert, welke ledengegevens je vastlegt, wie ze inziet en hoe je met foto's omgaat. Welke gegevens je mag bewaren en hoe lang, staat in welke ledengegevens een sportvereniging bewaart.
11. Bestuur, commissies en geld. Wie welke taak heeft, wie namens de vereniging uitgaven mag doen en tot welk bedrag, hoe declareren werkt en wie de kas controleert.
12. Sancties en slotbepalingen. Een verwijzing naar de gedragscode en naar de sancties uit de statuten, hoe het reglement wordt gewijzigd en vanaf welke datum deze versie geldt.

Zo stel je het reglement vast

1. Schrijf het concept met een kleine groep. Een bestuurslid, de ledenadministratie en iemand die de teams indeelt. Zij weten waar de discussies van de afgelopen seizoenen over gingen.
2. Leg het naast de statuten. Regelen de statuten iets al, verwijs dan alleen. Staat er iets in dat de statuten anders regelen, schrap het.
3. Laat leden vooraf meelezen. Zet het concept een paar weken voor de vergadering op de website, met een adres voor opmerkingen.
4. Laat het vaststellen door wie de statuten aanwijzen. Meestal is dat de algemene ledenvergadering; hoe je die voorbereidt, met oproep, agenda en stemmen, staat in de algemene ledenvergadering van een vereniging.
5. Zet versie en datum erboven en publiceer het op één vaste plek. Nieuwe leden krijgen het bij hun aanmelding.

Vier fouten die een reglement onbruikbaar maken

• Bedragen en datums in de tekst. Wie de contributie of de opzegdatum in het reglement zet, moet het elk jaar wijzigen. Zet in het reglement wie het bedrag vaststelt, en het bedrag zelf in een besluit en op de website.
• Regels die niemand handhaaft. Een boete die nooit wordt opgelegd, maakt de rest van het reglement ook minder serieus. Schrap wat jullie niet uitvoeren.
• Dubbele teksten. Staat dezelfde regel in de statuten, het reglement en de gedragscode, dan lopen die versies na een paar jaar uit elkaar. Zet hem op één plek en verwijs vanaf de andere.
• Niemand weet waar het staat. Een reglement dat alleen in een map van de secretaris zit, helpt niemand bij een discussie over een opzegging.

Het reglement in de praktijk met Koach Club

Wij maken Koach, een app voor volleybaltrainers en hun vereniging; lees dit deel dus als uitleg over ons eigen product. Koach schrijft je reglement niet en bewaart het ook niet als document. Wel worden twee artikelen uit de opzet hierboven er praktisch mee.

• Vrijwilligerstaken (artikel 6). Onder Taakplicht in het clubdashboard stel je een norm in per lid per seizoen, met Vrijgesteld onder leeftijd en Trainers vrijgesteld. Koach telt mee wie zijn diensten heeft gedraaid, en met Leden zien hun eigen stand ziet ieder lid zelf hoe hij ervoor staat.
• Bijdragen (artikel 4). Onder Bijdragen maak je met Nieuwe bijdrage een post met bedrag en vervaldatum, kies je bij Wie moet betalen? een heel team of losse leden, en zet je er een betaallink bij. Per lid zie je of het open staat of betaald is. Koach verwerkt zelf geen betalingen.

Een nieuw of gewijzigd reglement maak je bekend met een clubmelding: onder Profiel tik je bij Club op Clubmeldingen en dan op Nieuwe mededeling. Die komt bij elke trainer, speler en ouder in de teams van de club. Een bijlage kan er niet bij, dus zet in het bericht waar het reglement staat.

Wat Club kost, staat op de prijzenpagina, en wat het clubdeel verder doet op de pagina voor clubs.

Veelgestelde vragen

Verder lezen

Gedragscode sportvereniging: gratis voorbeeld in Word en PDF Algemene ledenvergadering vereniging: agenda, oproep en notulen Vrijwilligers sportvereniging: taak doen of afkopen?

Bekijk 200 volleybaloefeningen met animatie Download een compleet trainingsplan van 8 tot 28 weken