Hallenzeiten verteilen: fair für alle Mannschaften im Verein

Hallenzeiten im Verein zu verteilen ist jedes Jahr dasselbe Puzzle: zu wenig Hallenstunden, zu viele Mannschaften und ein Trainer, der dienstags nicht kann. Hier stehen die Rechnung und die Verteilregeln, und wie du den Plan in Koach an deine Trainer weitergibst, ohne Rundmail.

Wo fängst du an, wenn du Hallenzeiten verteilst?

Nicht bei den Mannschaften, sondern bei der Halle. Wer mit den Wünschen der Mannschaften anfängt, verteilt Stunden, die es nicht gibt. Schreib zuerst fünf Dinge auf:

• Die Hallenstunden. An welchen Abenden hast du die Halle, von wann bis wann, und für welchen Zeitraum gilt die Zuteilung oder Miete?
• Die Felder. Wie viele Felder passen hinein, und liegen sie nebeneinander oder in zwei Reihen? Bei zwei Reihen teilt man sich manchmal einen Auslauf.
• Die Mannschaften. Pro Mannschaft Alter, Niveau und wie viele Trainings pro Woche ihr anbieten wollt.
• Die Trainer. An welchen Abenden können sie, und spielen sie selbst? Ein Trainer, der um 20:30 selbst trainiert, kann um 20:30 nicht auf einem anderen Feld stehen.
• Die festen Termine. Spiele unter der Woche, ein Abend für die Freizeitgruppe, ein Block für die Jüngsten.

Wie lange ein Training pro Altersgruppe dauern sollte, liest du unter wie lange ein Volleyballtraining dauert. Das bestimmt, wie groß deine Blöcke werden.

Die Rechnung: Wie viele Feldstunden hast du, und wie viele brauchst du?

Rechne in Feldblöcken: ein Feld für einen Trainingsblock. Ein Beispiel. Dein Verein hat montags und donnerstags eine Sporthalle mit drei Feldern, von 18:00 bis 22:30 Uhr. Das sind pro Abend drei Blöcke à anderthalb Stunden (18:00, 19:30 und 21:00 Uhr). Drei Felder mal drei Blöcke mal zwei Abende ergibt 18 Feldblöcke, also 27 Feldstunden pro Woche.

Dem stehen zwölf Mannschaften gegenüber:

Zwei Feldblöcke bleiben übrig: Platz für ein zusätzliches Training der höchsten Mannschaft oder eine Reserve, falls eine Halle ausfällt. Ohne dass sich die Jugendteams ein Feld teilen, hättest du acht Blöcke für die Jugend gebraucht und zwanzig insgesamt: zwei mehr, als du hast. Wie zwei Teams auf einem Feld trainieren, ohne dass jemand herumsteht, steht unter zwei Teams auf einem Feld trainieren.

Passt es auch dann nicht, hast du vier Stellschrauben, in dieser Reihenfolge: mehr Teams ein Feld teilen lassen, Blöcke von 75 statt 90 Minuten für die Jüngsten, ein Training weniger für eine Mannschaft, die das selbst am wenigsten schlimm findet, oder zusätzliche Hallenzeiten beantragen oder mieten. Leg vorher fest, welche Schraube zuerst gedreht wird, dann ist es keine Verhandlung pro Mannschaft, sondern eine Regel für alle.

Verteilregeln, die Hallenzeiten fair machen

Ein Plan fühlt sich fair an, wenn alle die Regeln kennen, bevor geschoben wird. Schreib sie auf und leg sie den Trainern vor, bevor du Namen in Kästchen setzt. Regeln, die in vielen Vereinen funktionieren:

• Die Jüngsten zuerst. Zehnjährige sollten um halb acht zu Hause sein und nicht erst in der Halle anfangen.
• Das Niveau bestimmt das Feld, nicht die beste Uhrzeit. Ein Leistungsteam bekommt ein ganzes Feld; Freizeitteams und die Jüngsten können sich ein Feld teilen.
• Zwischen zwei Trainings einer Mannschaft liegt ein Ruhetag. Montag und Donnerstag funktioniert besser als Montag und Dienstag.
• Der späte Block rotiert. Wer in dieser Saison bis 22:30 trainiert, ist in der nächsten früher dran.
• Trainer, die selbst spielen, zuerst einplanen. Ihr eigenes Training steht fest, also passt ihre Mannschaft drumherum.

Abweichende Wochen: Ferien, Turnier und eine geschlossene Halle

Der feste Plan ist nur die halbe Miete. In den Herbstferien ist die Halle zu, an einem Mittwoch gibt es eine Schulprüfung, und im März steht ein Turnier an, durch das ein Abend zwei Felder verliert. Solche Wochen gibst du am besten ein paar Wochen vorher weiter, in einer Nachricht pro Woche, mit dem, was sich pro Mannschaft ändert.

In Koach wählst du mit den Pfeilen oder der Wochenauswahl eine Woche. Tippe auf einen Block und wähle Fällt diese Woche aus, Andere Zeit oder Felder diese Woche oder Zurück zum Standard; mit Ganzer Tag fällt aus fällt ein ganzer Abend auf einmal weg. Mit Namen geben nennst du die Woche zum Beispiel Herbstferien. Danach tippst du auf Änderung weitergeben. Jeder Trainer einer betroffenen Mannschaft bekommt eine Karte in sein Dashboard: bei einem ausgefallenen Block „Keine Halle am“ mit dem Datum und den Schaltflächen Training absagen und Stehen lassen; bei einer anderen Uhrzeit die neue Zeit mit Training verschieben.

Hallenzeiten in Koach: zeichnen, festlegen, weitergeben

Der Vorstand erstellt den Plan im Vereins-Dashboard unter Planung > Hallen. Du fügst eine Halle mit der Zahl der Felder hinzu, wählst, ob sie Nebeneinander oder in Zwei Reihen liegen, und trägst den Mietzeitraum ein. Danach setzt du pro Tag die Blöcke mit Block hinzufügen: Felder antippen (nichts angetippt ist die ganze Halle), die Art wählen (Teamtraining, Gruppentraining, Spiel oder Sonstiges) und eine oder mehrere Mannschaften hineinsetzen. Eine Mannschaft, die Koach nicht nutzt, tippst du als freien Namen ein. Die Halle erscheint als Grundriss: Pro Zeitblock siehst du, welches Feld belegt und welches frei ist.

Stimmt alles, tippst du auf Hallenplan festlegen und danach auf Festlegen und Trainer informieren. Jeder Trainer einer verknüpften Mannschaft bekommt dann in seinem Dashboard die Karte Hallenzeit von deinem Verein, mit „Die Hallenzeit für“ seine Mannschaft „steht fest“ und zwei Schaltflächen: Als wiederkehrendes Training planen und Nicht jetzt. Die erste öffnet das Fenster für wiederkehrende Trainings, schon ausgefüllt mit Tag, Uhrzeit und einem Zeitraum bis zum Ende der Hallenmiete oder der Saison.

Wichtig: Der Plan legt nie selbst Trainings an. Es kommen keine Trainings in die Termine, ohne dass der Trainer das selbst wählt. Mannschaften, die als freier Name im Plan stehen, und Blöcke der Art Spiel bekommen keine Karte. Änderst du den Plan später, bekommen nur die Trainer der geänderten Blöcke eine neue Karte. Mehr über den festen Wochenplan selbst steht unter den Hallenbelegungsplan festhalten, und wie ein Trainer die Reihe danach anpasst, unter wiederkehrende Trainings einplanen.

Hallen und das Festlegen des Plans gibt es für den Vereinsadministrator und das Vorstandsmitglied im Vereins-Dashboard, und sie gehören zum Abo Club. Was das kostet, steht auf der Preisseite; was Koach sonst für einen Verein leistet, auf der Seite für Vereine. Wo die Hallenzeiten ins Vereinsjahr passen, liest du unter die Volleyballsaison organisieren.

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