Een mail naar alle leden van je sportvereniging sturen

De secretaris opent zijn privémailbox, plakt honderdveertig adressen in de bcc-regel en drukt op verzenden. Een deel komt aan, een deel belandt in de spammap, en drie mensen mailen terug dat ze eraf willen. Bij de volgende ronde staan ze er nog gewoon op, want die lijst staat in een spreadsheet van vorig seizoen.

Waarom die bcc-mail niet houdbaar is

Een mail naar alle leden van je sportvereniging is een van die klussen die jarenlang half werkt. Hij komt aan bij genoeg mensen om niemand te alarmeren, en hij mislukt bij precies de mensen die het bericht het hardst nodig hadden. Er zitten drie problemen in, en ze zijn geen van drieën met betere adressen op te lossen.

Het eerste is de aflevering. Een gewone persoonlijke mailbox is gebouwd voor post aan één of twee mensen tegelijk. Zodra je er honderdveertig adressen in gooit, ziet de ontvangende kant iets wat sterk op een massamailing lijkt, verstuurd vanaf een adres dat nergens als verzender van massamail bekendstaat. Dan gaat het bericht niet weg met een foutmelding — dat zou nog te merken zijn. Het verdwijnt stilletjes in de spammap van een deel van je leden, en jij hoort dat pas als iemand een maand later zegt dat hij niets van de vereniging krijgt.

Het tweede is de adresregel zelf. Bcc gaat een keer mis. Iemand plakt de lijst in het verkeerde veld, of drukt op 'allen beantwoorden', en dan liggen de mailadressen van je hele ledenbestand op straat — inclusief die van ouders van minderjarige spelers. Dat is niet terug te draaien: verstuurd is verstuurd. Wat je als vereniging aan gegevens bewaart en met wie je die deelt, is bovendien geen vrije keuze; daarover gaat welke ledengegevens je als vereniging bewaart.

Het derde is het afmelden. Wie geen nette manier krijgt om van je lijst af te komen, gebruikt de knop die er wél is: spam melden. Een handvol van die meldingen kost de reputatie van het adres waarvandaan je mailt, en daarna komt ook het bericht over de afgelaste zaaldag niet meer aan.

Waar het in Koach staat

In Koach schrijf en verstuur je clubmail vanuit de clubomgeving. Je opent die via je profiel en de ingang Clubdashboard; daarbinnen zit het onderdeel E-mail. Zie je die ingang niet, dan heb je er geen recht op: clubmail ligt bij de clubbeheerder en de bestuursrollen, niet bij elke coach. Dat is bewust. Een bericht dat bij het hele ledenbestand binnenkomt hoort achter dezelfde drempel als de ledenlijst zelf.

Boven het scherm staan een paar velden die je één keer invult. Afzendernaam is wat een lid in zijn inbox als verzender ziet; laat je hem leeg, dan staat daar de naam van je vereniging. Antwoorden naar is het adres waar een antwoord terechtkomt — meestal het bestuurs- of secretariaatsadres. Dat veld doet meer werk dan het lijkt, want juist op een clubmail wordt geantwoord. Daarnaast staat er Adres, het deel vóór de @ van het adres waarvandaan je mailt, en Ondertekening, een vaste afsluiting die onder elk bericht komt.

Eén voorwaarde staat vóór alles: er gaat pas post uit als het eigen maildomein van de vereniging is gekoppeld en gecontroleerd. De mail komt namelijk van jullie eigen adres, niet van Koach — met jullie eigen afzenderreputatie. Zolang dat niet klaar is, toont het scherm geen verzendknop maar de melding dat je eerst het domein moet koppelen. Dat is een eenmalige klus voor de beheerder en een verhaal apart.

Zes manieren om je ontvangers te kiezen

De knop Versturen opent het schrijfblok. Bovenaan staat één keuzelijst: Naar. Daar kies je wie dit bericht krijgt. Er staan vijf vaste doelgroepen in en daaronder je eigen groepen.

• Alle clubleden — iedereen die aan een team van de vereniging hangt: de trainers die een team beheren en alle spelers, ouders en medetrainers die in die teams staan.
• Alleen de leden — de spelers. Ouders vallen hier bewust buiten: een bericht aan de spelers is iets anders dan een bericht aan de ouders, ook al gaat het over dezelfde wedstrijddag.
• Alleen de jeugd — spelers die vandaag jonger zijn dan 18 én zelf een account hebben. Twee kanttekeningen die de app er ook bij zet: jongere spelers hebben vaak geen eigen account, en wie geen geboortedatum in zijn profiel heeft staan, telt als volwassene. Voor een bericht dat thuis gelezen moet worden is 'ouders' daarom meestal de betere keuze.
• Alleen de ouders — iedereen die als ouder aan een speler in een team is gekoppeld. Dit is de doelgroep voor alles wat thuis geregeld moet worden en waar een jeugdspeler zelf niets mee kan.
• Alleen de trainers — de trainers en coaches van alle teams. Dit is de doelgroep voor het technisch overleg, de zaalindeling en de vraag wie er met de sleutel rondloopt.
• Een eigen groep — onderaan de lijst staan de groepen die je bij Organisatie hebt aangemaakt, elk met hun eigen naam. Een groep is een handmatig samengestelde verzameling mensen: de kascommissie, de scheidsrechtersbegeleiders, de vrijwilligers van het jaarlijkse toernooi. Bestaat de groep eenmaal, dan is hij elke keer met één tik terug te vinden.

Die laatste vorm is het antwoord op de spreadsheet. Een groep die je één keer goed vult, blijft kloppen zolang je hem bijhoudt — en hij hoeft niet met de hand naar een mailprogramma te worden overgezet, want hij staat al bij de mensen zelf.

Wat je ziet voordat je verstuurt

Onder het onderwerpveld en het berichtveld verschijnt een regel die de meeste verenigingen te laat leren kennen: hoeveel van je gekozen ontvangers eigenlijk een e-mailadres hebben. Er staat letterlijk iets als 18 van de 30 ontvangers hebben een e-mailadres, met daaronder de opmerking dat leden zonder Koach-account geen adres hebben en dus niets krijgen.

Dat is geen technisch detail maar de belangrijkste zin op het scherm. Een groep van dertig waarvan er achttien bereikbaar zijn, is geen mail aan dertig mensen. Zie je zo'n verschil, dan heb je twee keuzes: het bericht toch versturen en weten dat twaalf mensen het langs een andere weg moeten horen, of eerst zorgen dat die twaalf een account hebben. Dat laatste is het duurzame antwoord en het gaat sneller dan je denkt met een uitnodigingslink per speler.

Druk je daarna op versturen, dan vraagt de app nog één keer bevestiging met het aantal erin: Bericht versturen naar 18 ontvangers? Naast die knop staat alleen annuleren, dus verkeerd tikken kost je hooguit je concept. En staat er niemand met een adres in je selectie, dan gaat er niets weg — de app zegt dat, in plaats van een lege verzending te melden.

Eén grens is er wel: per verzending gaan er maximaal 500 berichten weg. Zit je selectie daarboven, dan weigert de app de verzending en vraagt ze je de ontvangers in groepen te splitsen en per groep te versturen. Dat klinkt als een beperking en is er ook een, maar de reden is de moeite waard: een verzending die halverwege afbreekt laat niemand weten wie het bericht wel en niet kreeg, en dan is dubbel versturen de enige uitweg.

Iedereen krijgt zijn eigen bericht

Dit is het punt waarop clubmail wezenlijk anders werkt dan een mailtje uit je eigen mailbox. Er bestaat geen gedeelde adresregel. Elk lid krijgt een eigen bericht, met alleen zijn eigen adres erin. Niet in bcc — er ís geen lijst. Wie de mail opent, ziet de naam van de vereniging als afzender en verder niets over wie het bericht nog meer kreeg.

Dat is geen nette bijkomstigheid maar de hele reden dat het zo gebouwd is. Eén gedeelde adresregel toont in één klik de mailadressen van alle leden aan alle leden, en van de ouders van minderjarige spelers aan iedereen op de lijst. Zo'n fout is niet te herstellen met een excuusmail.

Twee dingen worden onderweg stilletjes opgelost. Staat iemand twee keer in je selectie — als ouder én als trainer bijvoorbeeld, met hetzelfde adres — dan krijgt hij één bericht en geen twee. En staat iemand in een groep zonder gekoppeld account, dan telt hij als iemand zonder adres in plaats van dat de hele verzending erop struikelt.

Onderaan elk bericht staan twee regels: dat de ontvanger deze mail krijgt omdat hij lid is van jullie vereniging, en een afmeldlink. Die link werkt echt. Wie erop klikt, is meteen af van de mail van jouw vereniging en ziet dat bevestigd op een pagina waar hij zich met één tik weer kan aanmelden als hij per ongeluk klikte. Grote mailprogramma's herkennen die afmeldmogelijkheid en tonen er hun eigen afmeldknop bovenaan het bericht bij — precies de knop die mensen indrukken in plaats van 'dit is spam'.

Wie zich afmeldt, verdwijnt uit volgende verzendingen van jouw vereniging. Zijn meldingen in de app veranderen er niet door, en mail van een andere vereniging waar hij ook lid is evenmin. Voor het bestuur betekent het één ding: je hoeft geen afmeldverzoeken meer met de hand in een spreadsheet bij te houden, want de vereniging kán die mensen niet meer per ongeluk aanschrijven.

Wat er van elke verzending blijft staan

Onder het schrijfblok staat Eerder verstuurd: de laatste vijfentwintig verzendingen van de vereniging, met het onderwerp, de datum en de uitkomst — naar hoeveel ontvangers het bericht ging, en hoeveel er werden overgeslagen omdat ze geen adres hadden.

Die lijst doet drie dingen tegelijk. Ze beantwoordt de vraag "is dat al gecommuniceerd?" zonder dat iemand zijn verzonden items hoeft door te spitten. Ze maakt de overdracht mogelijk: een nieuwe secretaris ziet wat er als laatste is verstuurd, in plaats van te beginnen bij nul in de mailbox van zijn voorganger. En ze maakt het bereik zichtbaar over de tijd — staat er bij elke verzending een fors aantal overgeslagen ontvangers, dan is dat geen mailprobleem maar een ledenadministratieprobleem.

Mail, melding of teambericht?

Clubmail is niet het enige kanaal, en het is zelden het snelste. Drie vormen, drie doelen:

• E-mail voor wat buiten de app gelezen en bewaard moet worden: de uitnodiging voor de ledenvergadering, de contributiebrief, het bericht aan ouders dat ergens in een map moet belanden.
• Een clubmelding voor wat vandaag op het scherm van elk lid moet staan: de zaal is dicht, het toernooi gaat niet door. Die landt in de app zelf en gaat er sneller in dan post.
• Een teammededeling of poll voor alles wat één team aangaat. Daar hoort ook het antwoord bij: wie er komt, wie er rijdt. Hoe die berichten binnenkomen op de telefoon, staat in pushmeldingen voor teamberichten.

De praktische regel: moet iemand het kunnen terugvinden, dan is het mail. Moet het vandaag gezien worden, dan is het een melding. En gaat het over één team, dan hoort het niet bij het hele ledenbestand.

Veelgestelde vragen

Verder lezen

Eigen domein voor de mail van je sportvereniging instellen Ledenlijst volleybalvereniging bijhouden: alle teams op één scherm Midden in het seizoen overstappen naar een andere teamapp

Bekijk 200 volleybaloefeningen met animatie Download een compleet trainingsplan van 8 tot 28 weken