Jak wysłać mail do wszystkich członków klubu sportowego
Sekretarz otwiera swoją prywatną skrzynkę, wkleja sto czterdzieści adresów w pole UDW i naciska wyślij. Część dochodzi, część ląduje w spamie, a trzy osoby odpisują, że chcą się wypisać. W kolejnej turze nadal są na liście, bo ta lista siedzi w arkuszu z zeszłego sezonu.
Dlaczego mail w UDW nie jest do utrzymania
Mail do wszystkich członków klubu sportowego to jedno z tych zadań, które latami działają połowicznie. Dociera do wystarczająco wielu osób, żeby nikogo nie zaniepokoić, i zawodzi dokładnie u tych, którzy tej wiadomości potrzebowali najbardziej. Są w tym trzy problemy i żadnego z nich nie da się rozwiązać lepszą listą adresów.
Pierwszy to dostarczalność. Zwykła prywatna skrzynka jest zbudowana do korespondencji z jedną czy dwiema osobami naraz. Kiedy wrzucisz do niej sto czterdzieści adresów, strona odbierająca widzi coś, co bardzo przypomina masową wysyłkę, nadaną z adresu, który nigdzie nie jest znany jako nadawca masowej poczty. Wiadomość nie odbija się wtedy z komunikatem o błędzie — to dałoby się zauważyć. Ona po cichu znika w folderze ze spamem u części twoich członków, a ty dowiadujesz się o tym dopiero, gdy ktoś miesiąc później mówi, że nic z klubu nie dostaje.
Drugi to samo pole adresowe. UDW prędzej czy później pójdzie nie tak. Ktoś wkleja listę w niewłaściwe pole albo naciska „odpowiedz wszystkim” i wtedy adresy mailowe całego klubu leżą na ulicy — łącznie z adresami rodziców niepełnoletnich zawodników. Tego nie da się cofnąć: wysłane to wysłane. Co zresztą klub w ogóle może przechowywać i komu udostępniać, nie jest wolnym wyborem; jest o tym tekst o tym, jakie dane członków przechowuje klub.
Trzeci to wypisywanie się. Kto nie dostaje porządnej możliwości zejścia z twojej listy, używa tej, która jest zawsze pod ręką: zgłasza spam. Garść takich zgłoszeń kosztuje reputację adresu, z którego wysyłasz, a potem nie dochodzi już także wiadomość o zamkniętej hali.
Gdzie to jest w Koach
W Koach klubową pocztę piszesz i wysyłasz z części klubowej. Otwierasz ją przez swój profil i wejście Panel klubu; w środku znajduje się sekcja E-mail. Nie widzisz tego wejścia — nie masz do niego prawa: klubowa poczta leży po stronie administratora klubu i ról zarządu, a nie każdego trenera. To jest zamierzone. Wiadomość, która trafia do całej ewidencji członków, należy za ten sam próg co sama lista członków.
Na górze ekranu stoi kilka pól, które wypełniasz raz. Nazwa nadawcy to to, co członek zobaczy w skrzynce jako nadawcę; zostawisz je puste — stanie tam nazwa waszego klubu. Odpowiedzi na to adres, pod który trafi odpowiedź, najczęściej adres zarządu albo sekretariatu. To pole robi więcej roboty, niż się wydaje, bo akurat na klubową pocztę ludzie odpisują. Obok jest jeszcze Adres, czyli człon przed @ w adresie, z którego wysyłacie, oraz Podpis, stała stopka pod każdą wiadomością.
Jeden warunek stoi przed wszystkim innym: poczta nie ruszy, dopóki własna domena klubu nie jest podłączona i sprawdzona. Wiadomość idzie bowiem z waszego własnego adresu, a nie od Koach — z waszą własną reputacją nadawcy. Dopóki to nie jest gotowe, ekran nie pokazuje przycisku wysyłki, tylko komunikat, że najpierw trzeba połączyć domenę. To jednorazowa robota dla administratora i osobna historia.
Sześć sposobów na wybór odbiorców
Przycisk Wyślij otwiera edytor. Na górze stoi jedna lista wyboru: Do. Tam decydujesz, kto dostanie tę wiadomość. Jest w niej pięć stałych grup odbiorców, a pod nimi twoje własne grupy.
- Wszyscy członkowie — każdy, kto wisi przy zespole klubu: trenerzy prowadzący zespół oraz wszyscy zawodnicy, rodzice i współtrenerzy w tych zespołach.
- Tylko członkowie — zawodnicy. Rodzice świadomie zostają poza tym: wiadomość do zawodników to co innego niż wiadomość do rodziców, nawet jeśli dotyczy tego samego dnia meczowego.
- Tylko młodzież — zawodnicy, którzy dziś mają mniej niż 18 lat i mają własne konto. Dwa zastrzeżenia, które aplikacja sama przy tym pisze: młodsi zawodnicy często konta nie mają, a kto nie ma w profilu daty urodzenia, liczy się jako dorosły. Do wiadomości, która ma zostać przeczytana w domu, lepszym wyborem są więc zwykle rodzice.
- Tylko rodzice — każdy, kto jest przypisany jako rodzic do zawodnika w zespole. To grupa do wszystkiego, co trzeba załatwić w domu i z czym młody zawodnik sam nic nie zrobi.
- Tylko trenerzy — trenerzy i szkoleniowcy wszystkich zespołów. To grupa do spraw sztabu, podziału hali i pytania, kto chodzi z kluczami.
- Własna grupa — na dole listy stoją grupy założone w Organizacji, każda z własną nazwą. Grupa to ręcznie zebrany zestaw osób: komisja rewizyjna, opiekunowie młodych sędziów, wolontariusze dorocznego turnieju. Raz założona grupa wraca jednym dotknięciem.
Ta ostatnia forma jest odpowiedzią na arkusz. Grupa, którą raz porządnie wypełnisz, zgadza się tak długo, jak ją prowadzisz — i nie trzeba jej ręcznie przenosić do programu pocztowego, bo stoi już przy samych ludziach.
Co widzisz, zanim wyślesz
Pod polem tematu i polem wiadomości pojawia się linijka, którą większość klubów poznaje za późno: ilu z wybranych odbiorców w ogóle ma adres e-mail. Stoi tam dosłownie coś w rodzaju 18 z 30 odbiorców ma adres e-mail, a pod spodem uwaga, że członkowie bez konta Koach adresu nie mają i niczego nie dostaną.
To nie jest techniczny szczegół, tylko najważniejsze zdanie na tym ekranie. Grupa trzydziestu osób, z których osiemnaście jest osiągalnych, to nie jest mail do trzydziestu osób. Widzisz taką różnicę — masz dwie możliwości: wysłać mimo to i wiedzieć, że dwanaście osób musi dowiedzieć się inną drogą, albo najpierw zadbać, żeby te dwanaście osób miało konto. To drugie jest odpowiedzią na dłużej i idzie szybciej, niż myślisz, dzięki linkowi z zaproszeniem dla każdego zawodnika.
Gdy potem naciśniesz wyślij, aplikacja poprosi jeszcze raz o potwierdzenie, z liczbą w środku: Wysłać wiadomość do 18 odbiorców? Obok tego przycisku jest tylko anuluj, więc pomyłkowe dotknięcie kosztuje najwyżej szkic. A jeśli w twoim wyborze nie ma nikogo z adresem, nic nie wychodzi — aplikacja tak właśnie mówi, zamiast meldować pustą wysyłkę.
Jedna granica jednak jest: na jedną wysyłkę idzie maksymalnie 500 wiadomości. Jeśli twój wybór jest większy, aplikacja odmawia i prosi o podzielenie odbiorców na grupy oraz wysyłkę grupa po grupie. Brzmi jak ograniczenie i nim jest, ale powód jest tego wart: wysyłka, która urwie się w połowie, nie zostawia nikomu wiedzy, kto wiadomość dostał, a kto nie — i wtedy jedynym wyjściem jest wysłanie wszystkiego jeszcze raz.
W skrócie: czytaj licznik przed wysyłką, a nie potwierdzenie po niej. Różnica między liczbą odbiorców a liczbą adresów to dokładnie ta grupa, do której musisz dotrzeć inaczej.
Każdy dostaje własną wiadomość
To moment, w którym klubowa poczta działa zasadniczo inaczej niż mail z twojej własnej skrzynki. Nie ma czegoś takiego jak wspólne pole adresowe. Każdy członek dostaje własną wiadomość, z samym swoim adresem w środku. Nie w UDW — nie ma żadnej listy. Kto otworzy maila, widzi nazwę klubu jako nadawcę i nic poza tym o tym, kto jeszcze go dostał.
To nie jest miły dodatek, tylko cały powód, dla którego zbudowano to w ten sposób. Jedno wspólne pole adresowe pokazuje jednym kliknięciem adresy wszystkich członków wszystkim członkom, a adresy rodziców niepełnoletnich zawodników — każdemu na liście. Takiego błędu nie naprawia się mailem z przeprosinami.
Dwie rzeczy rozwiązują się po drodze po cichu. Jeśli ktoś jest w twoim wyborze dwa razy — jako rodzic i jako trener, z tym samym adresem — dostanie jedną wiadomość, a nie dwie. A jeśli ktoś jest w grupie bez podpiętego konta, liczy się jako osoba bez adresu, zamiast wywracać całą wysyłkę.
Pod każdą wiadomością stoją dwie linijki: że odbiorca dostaje tę pocztę, bo jest członkiem waszego klubu, oraz link do wypisu. Ten link naprawdę działa. Kto w niego kliknie, od razu przestaje dostawać pocztę twojego klubu i widzi to potwierdzone na stronie, na której jednym dotknięciem może zapisać się z powrotem, jeśli kliknął przez pomyłkę. Duże programy pocztowe rozpoznają taką możliwość wypisu i dokładają nad wiadomością własny przycisk wypisania — dokładnie ten, który ludzie naciskają zamiast „to jest spam”.
Kto się wypisze, znika z kolejnych wysyłek twojego klubu. Jego powiadomienia w aplikacji się przez to nie zmieniają, poczta innego klubu, w którym też jest członkiem, również nie. Dla zarządu znaczy to jedno: nie musisz już ręcznie prowadzić w arkuszu listy próśb o wypisanie, bo klub po prostu nie ma jak przypadkiem napisać do tych osób.
Co zostaje po każdej wysyłce
Pod edytorem stoi Wysłane wcześniej: ostatnie dwadzieścia pięć wysyłek klubu, z tematem, datą i wynikiem — do ilu odbiorców wiadomość poszła i ilu zostało pominiętych, bo nie mieli adresu.
Ta lista robi trzy rzeczy naraz. Odpowiada na pytanie „czy to już zostało zakomunikowane?”, bez przekopywania czyichkolwiek elementów wysłanych. Umożliwia przekazanie funkcji: nowy sekretarz widzi, co poszło ostatnio, zamiast zaczynać od zera w skrzynce poprzednika. I pokazuje zasięg w czasie — jeśli przy każdej wysyłce stoi spora liczba pominiętych odbiorców, to nie jest problem z pocztą, tylko problem z ewidencją członków.
Mail, ogłoszenie czy wiadomość do zespołu?
Klubowa poczta nie jest jedynym kanałem i rzadko bywa najszybszym. Trzy formy, trzy cele:
- E-mail do tego, co ma zostać przeczytane i zachowane poza aplikacją: zaproszenie na walne zebranie, pismo o składkach, wiadomość do rodziców, która ma wylądować w jakimś segregatorze.
- Ogłoszenie klubowe do tego, co dziś ma stać na ekranie każdego członka: hala jest zamknięta, turniej odwołany. Ląduje w samej aplikacji i wchodzi szybciej niż poczta.
- Ogłoszenie drużynowe albo ankieta do wszystkiego, co dotyczy jednego zespołu. Tam należy też odpowiedź: kto przyjdzie, kto wiezie. Jak takie wiadomości docierają na telefon, opisują powiadomienia push o wiadomościach zespołowych.
Praktyczna zasada: ma dać się to później odnaleźć — to mail. Ma zostać zauważone dzisiaj — to ogłoszenie. A jeśli dotyczy jednego zespołu, nie ma czego szukać u całej ewidencji członków.
Częste pytania
Czy mogę wycofać albo poprawić wysłaną już klubową wiadomość?
Nie. Gdy wiadomość raz wyjdzie, leży w skrzynkach twoich członków i nie ma przycisku, który by ją ściągnął. Błąd naprawia się drugą, krótką wiadomością do tego samego wyboru odbiorców. Pierwsza wysyłka zostaje w sekcji Wysłane wcześniej, więc później i tak widzisz, co tego dnia poszło.
Co się dzieje, gdy wysyłka urwie się w połowie?
Aplikacja podaje wtedy, ile wiadomości naprawdę wyszło, i z tą liczbą wysyłka trafia do sekcji Wysłane wcześniej. Czego nie zobaczysz, to które konkretnie osoby ją dostały, a które nie: ta lista liczy, ale nie wymienia nazwisk. Nie wysyłaj więc na ślepo jeszcze raz do wszystkich, tylko przy dużej albo niepewnej wysyłce wybieraj raczej mniejsze grupy jedna po drugiej.
Ktoś wypisał się przez pomyłkę, mogę go dopisać z powrotem?
Nie z części klubowej. Zapisać się z powrotem może wyłącznie sama ta osoba — na stronie, którą zobaczyła po kliknięciu w link wypisu, albo przez link pod starszą wiadomością klubową. To jest zamierzone: klub, który może dopisać kogoś z powrotem, nie daje prawdziwej możliwości wypisania się. Jego powiadomienia w aplikacji i wiadomości własnego zespołu przez ten czas działają normalnie.
Czy mogę dołączyć załącznik, na przykład PDF?
Nie, klubowa poczta wysyła wyłącznie tekst; pola na załączniki nie ma. Wstaw zamiast tego w wiadomość link do dokumentu, na przykład na stronie klubu albo we wspólnym folderze. To pomaga też po stronie odbiorcy: mail z dużym załącznikiem, wysłany z jeszcze młodego adresu nadawcy, szybciej ląduje w spamie.
