Eine E-Mail an alle Mitglieder deines Sportvereins verschicken
Der Schriftführer öffnet sein privates Postfach, klebt hundertvierzig Adressen in die BCC-Zeile und drückt auf Senden. Ein Teil kommt an, ein Teil landet im Spam-Ordner, und drei Leute schreiben zurück, dass sie da runter wollen. In der nächsten Runde stehen sie wieder drauf, denn diese Liste steckt in einer Tabelle von letzter Saison.
Warum diese BCC-Mail nicht haltbar ist
Eine E-Mail an alle Mitglieder deines Sportvereins ist eine dieser Aufgaben, die jahrelang halb funktionieren. Sie kommt bei genug Leuten an, um niemanden zu alarmieren, und sie scheitert bei genau den Leuten, die die Nachricht am dringendsten gebraucht hätten. Drei Probleme stecken darin, und keines davon löst du mit besseren Adressen.
Das erste ist die Zustellung. Ein normales persönliches Postfach ist für Post an eine oder zwei Personen gebaut. Sobald du hundertvierzig Adressen hineinkippst, sieht die empfangende Seite etwas, das stark nach Massenversand aussieht, verschickt von einer Adresse, die nirgends als Absenderin von Massenpost bekannt ist. Dann geht die Nachricht nicht mit einer Fehlermeldung weg — das würde man ja merken. Sie verschwindet still im Spam-Ordner eines Teils deiner Mitglieder, und du erfährst davon erst, wenn einen Monat später jemand sagt, er bekomme nichts vom Verein.
Das zweite ist die Adresszeile selbst. BCC geht einmal schief. Jemand klebt die Liste ins falsche Feld oder drückt auf „Allen antworten", und schon liegen die Mailadressen deines gesamten Mitgliederbestands offen — einschließlich der Adressen von Eltern minderjähriger Spieler. Das lässt sich nicht zurückdrehen: verschickt ist verschickt. Was ein Verein an Daten aufbewahren darf und mit wem er sie teilen darf, ist außerdem keine freie Entscheidung; darum geht es in welche Mitgliederdaten ein Verein aufbewahrt.
Das dritte ist das Abmelden. Wer keinen sauberen Weg bekommt, von deiner Liste herunterzukommen, benutzt den Knopf, den es sehr wohl gibt: als Spam melden. Eine Handvoll solcher Meldungen kostet die Reputation der Adresse, von der aus du mailst, und danach kommt auch die Nachricht über den ausgefallenen Hallentag nicht mehr an.
Wo das in Koach steht
In Koach schreibst und verschickst du Vereinspost aus dem Vereinsbereich. Den öffnest du über dein Profil und den Eingang Vereins-Dashboard; darin sitzt der Bereich E-Mail. Siehst du diesen Eingang nicht, hast du kein Recht darauf: Vereinspost liegt bei den Vereinsverwaltern und den Vorstandsrollen, nicht bei jedem Trainer. Das ist Absicht. Eine Nachricht, die beim gesamten Mitgliederbestand ankommt, gehört hinter dieselbe Schwelle wie die Mitgliederliste selbst.
Oben auf dem Bildschirm stehen ein paar Felder, die du einmal ausfüllst. Absendername ist das, was ein Mitglied in seinem Posteingang als Absender sieht; lässt du ihn leer, steht dort der Name eures Vereins. Antwort an ist die Adresse, bei der eine Antwort landet — meist die Adresse des Vorstands oder der Geschäftsstelle. Dieses Feld leistet mehr Arbeit, als es aussieht, denn gerade auf Vereinspost wird geantwortet. Daneben gibt es Adresse, den Teil vor dem @ der Adresse, von der aus ihr mailt, und Signatur, einen festen Abschluss, der unter jede Nachricht kommt.
Eine Bedingung steht vor allem anderen: es geht erst dann Post raus, wenn die eigene Mail-Domain des Vereins verbunden und geprüft ist. Die Mail kommt nämlich von eurer eigenen Adresse, nicht von Koach — mit eurer eigenen Absenderreputation. Solange das nicht erledigt ist, zeigt der Bildschirm keine Sende-Schaltfläche, sondern den Hinweis, dass ihr zuerst die Domain verbinden müsst. Das ist eine einmalige Aufgabe für den Verwalter und ein Thema für sich.
Sechs Wege, deine Empfänger auszuwählen
Die Schaltfläche Versenden öffnet den Schreibblock. Ganz oben steht eine einzige Auswahlliste: An. Dort wählst du, wer diese Nachricht bekommt. Darin stehen fünf feste Zielgruppen und darunter deine eigenen Gruppen.
- Alle Vereinsmitglieder — jeder, der an einer Mannschaft des Vereins hängt: die Trainer, die eine Mannschaft verwalten, und alle Spieler, Eltern und Co-Trainer, die in diesen Mannschaften stehen.
- Nur die Mitglieder — die Spieler. Eltern bleiben hier bewusst außen vor: eine Nachricht an die Spieler ist etwas anderes als eine Nachricht an die Eltern, auch wenn es um denselben Spieltag geht.
- Nur die Jugend — Spieler, die heute jünger als 18 sind und zugleich selbst ein Konto haben. Zwei Anmerkungen, die die App selbst dazuschreibt: jüngere Spieler haben oft kein eigenes Konto, und wer kein Geburtsdatum im Profil stehen hat, zählt als erwachsen. Für eine Nachricht, die zu Hause gelesen werden soll, ist „Eltern" deshalb meist die bessere Wahl.
- Nur die Eltern — jeder, der als Elternteil mit einem Spieler in einer Mannschaft verknüpft ist. Das ist die Zielgruppe für alles, was zu Hause geregelt werden muss und womit ein Jugendspieler selbst nichts anfangen kann.
- Nur die Trainer — die Trainer und Coaches aller Mannschaften. Das ist die Zielgruppe für die sportliche Absprache, die Hallenbelegung und die Frage, wer mit dem Schlüssel herumläuft.
- Eine eigene Gruppe — unten in der Liste stehen die Gruppen, die du unter Organisation angelegt hast, jede mit eigenem Namen. Eine Gruppe ist eine von Hand zusammengestellte Sammlung von Leuten: die Kassenprüfung, die Schiedsrichterbetreuer, die Helfer des Jahresturniers. Existiert die Gruppe einmal, ist sie jedes Mal mit einem Tipp wieder da.
Die letzte Form ist die Antwort auf die Tabelle. Eine Gruppe, die du einmal richtig füllst, stimmt so lange, wie du sie pflegst — und sie muss nicht von Hand in ein Mailprogramm übertragen werden, denn sie steht schon bei den Leuten selbst.
Was du siehst, bevor du verschickst
Unter dem Betreff- und dem Nachrichtenfeld erscheint eine Zeile, die die meisten Vereine zu spät kennenlernen: wie viele deiner gewählten Empfänger überhaupt eine E-Mail-Adresse haben. Da steht wörtlich so etwas wie 18 von 30 Empfängern haben eine E-Mail-Adresse, mit der Bemerkung darunter, dass Mitglieder ohne Koach-Konto keine Adresse haben und deshalb nichts bekommen.
Das ist kein technisches Detail, sondern der wichtigste Satz auf dem Bildschirm. Eine Gruppe von dreißig, von denen achtzehn erreichbar sind, ist keine Mail an dreißig Leute. Siehst du so einen Unterschied, hast du zwei Möglichkeiten: die Nachricht trotzdem verschicken und wissen, dass zwölf Leute es auf einem anderen Weg erfahren müssen, oder zuerst dafür sorgen, dass diese zwölf ein Konto bekommen. Das Zweite ist die dauerhafte Antwort, und es geht schneller, als du denkst, mit einem Einladungslink pro Spieler.
Drückst du danach auf Versenden, fragt die App noch einmal nach, mit der Zahl darin: Nachricht an 18 Empfänger senden? Neben dieser Schaltfläche steht nur Abbrechen, ein Fehltipp kostet dich also höchstens deinen Entwurf. Und steht in deiner Auswahl niemand mit einer Adresse, geht gar nichts raus — die App sagt das, statt einen leeren Versand zu melden.
Eine Grenze gibt es allerdings: pro Versand gehen höchstens 500 Nachrichten raus. Liegt deine Auswahl darüber, verweigert die App den Versand und bittet dich, die Empfänger in Gruppen aufzuteilen und gruppenweise zu verschicken. Das klingt nach einer Einschränkung und ist auch eine, aber der Grund lohnt sich: ein Versand, der auf halber Strecke abbricht, lässt niemanden wissen, wer die Nachricht bekommen hat und wer nicht, und dann ist doppelt verschicken der einzige Ausweg.
Kurz: lies die Zählung, bevor du verschickst, nicht die Versandbestätigung danach. Der Unterschied zwischen der Zahl der Empfänger und der Zahl der Adressen ist genau die Gruppe, die du auf einem anderen Weg erreichen musst.
Jeder bekommt seine eigene Nachricht
Das ist der Punkt, an dem Vereinspost grundlegend anders funktioniert als eine Mail aus dem eigenen Postfach. Es gibt keine gemeinsame Adresszeile. Jedes Mitglied bekommt eine eigene Nachricht, mit nur seiner eigenen Adresse darin. Nicht in BCC — eine Liste gibt es gar nicht. Wer die Mail öffnet, sieht den Namen des Vereins als Absender und sonst nichts darüber, wer die Nachricht noch bekommen hat.
Das ist keine nette Nebensache, sondern der ganze Grund, warum es so gebaut ist. Eine gemeinsame Adresszeile zeigt mit einem Klick die Mailadressen aller Mitglieder allen Mitgliedern, und die der Eltern minderjähriger Spieler jedem auf der Liste. So ein Fehler ist mit einer Entschuldigungsmail nicht zu reparieren.
Zwei Dinge werden unterwegs still gelöst. Steht jemand zweimal in deiner Auswahl — als Elternteil und zugleich als Trainer zum Beispiel, mit derselben Adresse —, bekommt er eine Nachricht und nicht zwei. Und steht jemand in einer Gruppe, ohne ein verknüpftes Konto zu haben, zählt er als jemand ohne Adresse, statt dass der ganze Versand darüber stolpert.
Unter jeder Nachricht stehen zwei Zeilen: dass der Empfänger diese Mail bekommt, weil er Mitglied eures Vereins ist, und ein Abmeldelink. Dieser Link funktioniert wirklich. Wer darauf klickt, ist die Post eures Vereins sofort los und sieht das auf einer Seite bestätigt, auf der er sich mit einem Tipp wieder anmelden kann, falls er sich verklickt hat. Große Mailprogramme erkennen diese Abmeldemöglichkeit und blenden ihre eigene Abmelden-Schaltfläche oben in der Nachricht ein — genau den Knopf, den Leute drücken statt „das ist Spam".
Wer sich abmeldet, verschwindet aus den nächsten Versänden eures Vereins. An seinen Benachrichtigungen in der App ändert sich dadurch nichts, und an der Post eines anderen Vereins, in dem er ebenfalls Mitglied ist, ebenso wenig. Für den Vorstand bedeutet das eine Sache: ihr müsst keine Abmeldewünsche mehr von Hand in einer Tabelle nachhalten, denn der Verein kann diese Leute gar nicht mehr versehentlich anschreiben.
Was von jedem Versand übrig bleibt
Unter dem Schreibblock steht Bereits versendet: die letzten fünfundzwanzig Versände des Vereins, mit Betreff, Datum und Ergebnis — an wie viele Empfänger die Nachricht ging und wie viele übersprungen wurden, weil sie keine Adresse hatten.
Diese Liste tut drei Dinge auf einmal. Sie beantwortet die Frage „ist das schon kommuniziert worden?", ohne dass jemand seine gesendeten Objekte durchwühlen muss. Sie macht die Übergabe möglich: ein neuer Schriftführer sieht, was zuletzt verschickt wurde, statt im Postfach seines Vorgängers bei null anzufangen. Und sie macht die Reichweite über die Zeit sichtbar — steht bei jedem Versand eine stattliche Zahl übersprungener Empfänger, ist das kein Mailproblem, sondern ein Problem der Mitgliederverwaltung.
Mail, Mitteilung oder Teamnachricht?
Vereinspost ist nicht der einzige Kanal, und selten der schnellste. Drei Formen, drei Ziele:
- E-Mail für alles, was außerhalb der App gelesen und aufbewahrt werden muss: die Einladung zur Mitgliederversammlung, der Beitragsbrief, die Nachricht an Eltern, die irgendwo in einem Ordner landen soll.
- Eine Vereinsmitteilung für alles, was heute auf dem Bildschirm jedes Mitglieds stehen muss: die Halle ist zu, das Turnier fällt aus. Die landet in der App selbst und geht schneller rein als Post.
- Eine Teammitteilung oder Umfrage für alles, was eine Mannschaft betrifft. Dazu gehört auch die Antwort: wer kommt, wer fährt. Wie diese Nachrichten auf dem Handy ankommen, steht in Push-Benachrichtigungen für Teamnachrichten.
Die praktische Regel: muss jemand es wiederfinden können, dann ist es Mail. Muss es heute gesehen werden, dann ist es eine Mitteilung. Und geht es um eine Mannschaft, dann gehört es nicht zum gesamten Mitgliederbestand.
Häufige Fragen
Kann ich eine verschickte Vereinsmail noch zurückholen oder ändern?
Nein. Sobald die Nachricht raus ist, liegt sie in den Postfächern deiner Mitglieder, und es gibt keinen Knopf, um sie zurückzuziehen. Einen Fehler reparierst du mit einer zweiten, kurzen Nachricht an dieselbe Auswahl. Der erste Versand bleibt in Bereits versendet stehen, du siehst also später nach, was an dem Tag rausgegangen ist.
Was passiert, wenn der Versand auf halber Strecke schiefgeht?
Die App meldet dann, wie viele Nachrichten wirklich rausgegangen sind, und mit dieser Zahl landet der Versand auch in Bereits versendet. Was du nicht siehst, ist, welche Personen sie bekommen haben und welche nicht: die Liste zählt, sie nennt keine Namen. Verschick deshalb nicht blind noch einmal an alle, sondern wähl bei einem großen oder unsicheren Versand lieber kleinere Gruppen nacheinander.
Jemand hat sich versehentlich abgemeldet, kann ich ihn wieder dazusetzen?
Nicht aus dem Vereinsbereich heraus. Nur die Person selbst kann sich wieder anmelden, über die Seite, die sie nach dem Klick auf den Abmeldelink zu sehen bekam, oder über den Link unter einer älteren Vereinsmail. Das ist Absicht: ein Verein, der jemanden zurück auf die Liste setzen kann, bietet keine echte Abmeldemöglichkeit. Seine Benachrichtigungen in der App und die Nachrichten seiner eigenen Mannschaft funktionieren unterdessen ganz normal weiter.
Kann ich einen Anhang mitschicken, zum Beispiel ein PDF?
Nein, Vereinspost verschickt nur Text; ein Feld für Anhänge gibt es nicht. Setz stattdessen einen Link zum Dokument in deine Nachricht, zum Beispiel auf der Website des Vereins oder in einem geteilten Ordner. Das hilft auch der Empfängerseite: eine Mail mit einem großen Anhang von einer noch jungen Absenderadresse landet schneller im Spam-Ordner.
