Mitgliedsbeiträge im Volleyballverein verwalten — ohne Buchhaltungsprogramm
Mitten in der Saison kommt die Frage, um die kein Kassenwart herumkommt: Wer muss noch zahlen? Die Antwort steht in einer Tabelle, die zu Saisonbeginn gestimmt hat, daneben in einer Mitgliederliste, die inzwischen weitergerückt ist. Hier geht es darum, aus diesen beiden Listen wieder eine zu machen.
Warum die Tabelle immer hinterherhinkt
Das Problem an einer separaten Datei ist nicht, dass es eine Tabelle ist. Das Problem ist, dass es eine zweite Mitgliederliste ist. In dem Moment, in dem du sie anlegst, stimmt sie. Danach passiert das ganz normale Vereinsleben: jemand hört auf, jemand wechselt mitten in der Saison in eine andere Mannschaft, eine Fünfzehnjährige kommt dazu, eine Familie zieht um. Diese Änderungen gehen in die Mitgliederverwaltung, denn daran hängen die Mannschaften und die Trainings. Sie gehen nicht in die Datei des Kassenwarts, denn die liegt auf einem anderen Rechner.
Zwei Monate später stimmt die eine Liste noch und die andere nicht mehr, und der Unterschied fällt erst auf, wenn jemand eine Mahnung für ein Kind bekommt, das seit einem halben Jahr nicht mehr spielt. Das kostet dich Glaubwürdigkeit: nach einer einzigen unberechtigten Mahnung antwortet dir in der nächsten Runde jeder — außer den Leuten, die wirklich noch zahlen müssen.
Die Lösung ist kein größeres Programm. Für die meisten Vereine ist die Lösung, dass die Zahlungsliste an derselben Stelle liegt wie die Mitgliederliste und dass du sie nicht von Hand abtippen musst. Dafür gibt es in Koach den Reiter Beiträge. Du findest ihn über deine Einstellungen unter Vereins-Dashboard — derselbe Bildschirm, auf dem auch die Mitglieder, die Hallen und die Vereinsverwalter sitzen.
Ein Posten ist die Einheit, keine Spalte
In einer Tabelle ist jede Zahlung eine Spalte neben dem Namen: Mitgliedsbeitrag, Kleidung, Turnier, Trainingslager. Hier drehst du das um. Du legst einen Posten an und hängst Leute daran. Tippe auf Beitrag hinzufügen, und du füllst vier Dinge aus:
- Wofür ist es? — der Name, den das Mitglied später zu sehen bekommt. Sei konkret: „Mitgliedsbeitrag 2026/27" ist eindeutig, „Mitgliedsbeitrag" ist es in zwei Saisons nicht mehr.
- Betrag — der Standardbetrag dieses Postens. Ob du ein Komma oder einen Punkt setzt, spielt keine Rolle, beides wird richtig gelesen.
- Fällig bis — das Datum, bis zu dem du es haben willst. Es steht später auch auf dem Bildschirm des Mitglieds, du musst es also nicht extra kommunizieren.
- Zahlungslink — optional, und weiter unten steht, warum dieses Feld wichtiger ist, als es aussieht. Der Link muss mit http:// oder https:// beginnen; alles andere wird abgelehnt, gerade weil da später jemand drauftippt.
Ein Posten pro Sache, die du getrennt verfolgen willst. Der Mitgliedsbeitrag dieser Saison ist ein Posten. Die Mannschaftskleidung ist ein Posten. Der Turnierbeitrag und das Geld fürs Trainingslager sind jeweils einer. Auch der Ausgleichsbetrag für nicht geleistete Arbeitsstunden gehört hierhin, falls ihr so eine Regelung habt — wie du sie aufsetzt und was sie kosten darf, steht in Aufgabe übernehmen oder auszahlen.
Gibt es unterschiedliche Tarife, dann ist das ein zweiter Posten und keine Notiz neben einem Namen. Ein Verein mit einem niedrigeren Tarif für Spieler bis zwölf Jahre legt also zwei Posten mit jeweils eigenem Betrag an und setzt in jeden Posten die Mannschaften, die dazugehören. Wie du diese Beträge festlegst, ist ein ganz anderes Gespräch, und das führen wir in Mitgliedsbeitrag berechnen: pro Mannschaft oder pro Mitglied.
Wer draufkommt: eine ganze Mannschaft oder einzelne Namen
Klapp einen Posten auf, und da stehen zwei Schaltflächen: Ganze Mannschaft hinzufügen und Person hinzufügen. Die erste ist die, für die du das Ganze machst. Es öffnet sich eine Auswahlliste mit den Mannschaften des Vereins, ganz oben mit der Möglichkeit, alle auf einmal zu nehmen. Du wählst aus, und jeder, der in dieser Auswahl aktiv steht, kommt als eigene Zeile auf die Liste. Spieler, die du vorher auf inaktiv gesetzt hast, bleiben draußen — sie müssen keinen Beitrag zahlen und haben in den Mahnungen also auch nichts zu suchen.
Im Sonderfall ist die Schaltfläche bewusst langweilig: wer schon auf der Liste steht, kommt kein zweites Mal dazu. Fügst du eine Mannschaft hinzu, von der die Hälfte schon draufstand, meldet die App, wie viele Zeilen dazugekommen sind, und wenn niemand neu dabei war, steht da einfach, dass alle schon draufstanden. So kannst du nach jeder neuen Anmeldung in aller Ruhe noch einmal auf die Schaltfläche drücken, ohne dass jemand doppelt belastet wird. Bei einem großen Verein kann es sein, dass du zweimal tippen musst: es gehen höchstens fünfhundert auf einmal durch.
Mit Person hinzufügen setzt du einzelne Namen darauf. Du wählst aus der Mitgliederliste des Vereins, mit der Mannschaft dahinter, und genau dafür ist diese Liste da: ein Mitglied, das nur einen der beiden Posten zahlen muss, jemand, der später eingestiegen ist, eine Spielerin, die als Einzige aus ihrer Mannschaft mit zum Turnier fährt. Wer kein eigenes Koach-Konto hat, steht einfach mit dabei — ein Mitglied muss sich nicht einloggen können, um auf der Zahlungsliste zu stehen.
Kurz: füg eine Mannschaft erst hinzu, wenn sie fertig eingeteilt ist. Alles, was sich danach ändert, löst du damit, dass du die Schaltfläche noch einmal drückst und ab und zu eine Zeile herausnimmst — nicht mit einem neuen Posten.
Drei Zustände, mehr nicht
Hinter jedem Namen steht ein Schalter mit drei Zuständen: Offen, Bezahlt und Erlassen. Das ist die ganze Verwaltung. Du setzt jemanden auf bezahlt, sobald du es auf dem Konto siehst, und der Zähler über dem Posten — so viele offen, so viele bezahlt — läuft sofort mit. Diese beiden Zahlen sind das, was du in einer Vorstandssitzung brauchst, und sie stehen da, ohne dass du irgendetwas zusammenrechnen musst.
Der dritte Zustand ist der wichtigste, und der fehlt in den meisten Tabellen. Es gibt immer Fälle, in denen du entscheidest, dass nicht gezahlt werden muss: eine Familie, bei der es gerade nicht geht, ein Spieler, der mitten in der Saison eingestiegen ist, jemand, der seinen Dienst geleistet statt ausgezahlt hat. Wenn du so eine Zeile einfach löschst, ist in drei Monaten nicht mehr zu erkennen, dass es eine Entscheidung war und kein Versehen. Setzt du sie auf erlassen, bleibt der Name stehen, zählt nicht mehr als offen, und die Nachfolgerin des Kassenwarts kann sehen, dass das so gehört.
Setzt du eine Zeile versehentlich auf bezahlt, drehst du sie einfach auf offen zurück; das Datum, das die App beim Abhaken festgehalten hat, verschwindet dann mit. Was du nicht tust, ist eine Zeile zu löschen, um „aufzuräumen". Das Kreuz daneben ist für den echten Fehler da — jemanden, der nie draufgehört hätte.
Koach fasst kein Geld an
Das ist der wichtigste Satz dieses Artikels, und er steht auch über dem Bildschirm selbst: hier wird nichts eingezogen. Koach wickelt keine Zahlungen ab, hält kein Geld und überweist nichts auf euer Konto. Was du hier führst, ist eine Verwaltung — genau so, wie du sie auf Papier führen würdest, nur eben neben der richtigen Mitgliederliste.
Das Bezahlen selbst regelt der Verein so, wie er es schon immer getan hat. In das Feld Zahlungslink setzt du den Link, der dazugehört: eine Zahlungsaufforderung eurer Bank, die eigene Bezahlseite des Vereins, was bei euch im Land üblich ist. Steht dieser Link dabei, bekommt das Mitglied eine Schaltfläche Bezahlen zu sehen, die es direkt dorthin bringt. Steht er nicht dabei, sieht es nur, was es zahlen muss, und erfährt von euch, wie.
Dieser Unterschied ist Absicht. Was sehr wohl hilft: Betrag, Datum und Link stehen an einer Stelle, sodass niemand mehr in einer alten Mail nach der Kontonummer suchen muss. Willst du dem ganzen Verein auf einmal mitteilen, dass die Runde startet, nimmst du dafür eine Vereinsmitteilung und nicht fünfzehn einzelne Nachrichten.
Was das Mitglied sieht — und was nicht
Wer eine offene Zeile hat, sieht auf seinem eigenen Startbildschirm einen Kasten Noch zu zahlen: die Summe, und darunter pro Posten den Namen, den Betrag, das Fälligkeitsdatum und die Schaltfläche Bezahlen, wenn ein Link dabei ist. Ein Elternteil sieht dort auch die Zeilen seiner Kinder, jeweils mit dem Hinweis, für wen sie sind. Sobald alles abgehakt ist, verschwindet der Kasten von selbst — kein leeres Feld mit einer Null darin.
Genauso wichtig ist, was dort nicht steht. Ein Mitglied sieht ausschließlich seine eigenen offenen Zeilen und die seiner Kinder, nie die eines Vereinskameraden. Es kann sich auch nicht selbst auf bezahlt setzen; das bleibt Sache des Kassenwarts, denn sonst wird aus der Verwaltung eine Wunschliste. Und der Zustand, den ihr einer Zeile gebt, bleibt auf eurer Seite: setzt du jemanden auf erlassen, verschwindet die Zeile einfach aus seiner Übersicht, ohne Mitteilung, dass sie erlassen wurde. Dieses Gespräch führst du selbst, nicht über einen Bildschirm.
Das ist kein Detail. Ein offener Mitgliedsbeitrag sagt etwas über die häusliche Situation einer Familie aus, und das ist genau die Art von Angabe, mit der sich ein Verein Ärger einhandelt, wenn sie an der falschen Stelle landet. Welche Mitgliederdaten du überhaupt aufbewahren darfst und wie lange, steht in welche Mitgliederdaten du aufbewahrst.
Die Bücher bleiben stehen, wenn sich die Mitgliederliste ändert
Am Saisonende wird aufgeräumt: Mannschaften werden neu eingeteilt, wer aufgehört hat, fliegt raus. In einer Tabelle, die an Namen hängt, ist das der Moment, in dem die Verwaltung des vergangenen Jahres stillschweigend Löcher bekommt. Hier nicht. Verschwindet ein Spieler aus der Mitgliederliste, bleibt seine Zeile im Posten einfach stehen, mit dem Namen, wie er dort stand, und dem Zustand, den du ihm gegeben hast. Du kannst also in aller Ruhe aufräumen, ohne vorher eine Kopie von dem machen zu müssen, was noch offen war.
Eine Sache läuft allerdings andersherum, und das mit Absicht: löschst du einen ganzen Posten, gehen alle Zeilen mit, die daran hängen. Die App fragt auch noch einmal nach. Ohne Posten ist eine Zeile nämlich bedeutungslos — du weißt dann zwar, dass jemand noch etwas schuldete, aber nicht wofür. Willst du eine abgeschlossene Runde behalten, lass den Posten stehen; die Liste läuft nach Fälligkeitsdatum, du weißt also immer, wo er steht, und er kostet weiter nichts.
So baust du in ein paar Saisons eine Geschichte auf: welche Posten es gab, wie schnell gezahlt wurde und wo die Erlasse saßen. Das ist das Material, mit dem du das Gespräch über die Tarife der nächsten Saison führst — siehe auch was Volleyball im Monat kostet.
Der Reiter Beiträge gehört zum Vereins-Dashboard und steckt im Club-Abonnement für 9,99 € pro Monat für den ganzen Verein. Wer ihn zu sehen bekommt, entscheidet der Verein selbst: ein Verwalter kann einen Kassenwart benennen, der nur diesen Teil öffnet und den Rest des Dashboards nicht. Für einen Kassenwart liegt der Gewinn nicht darin, dass es billiger ist als ein Buchhaltungsprogramm. Der Gewinn ist, dass die Namensliste, mit der er arbeitet, dieselbe Liste ist wie die der Mitgliederverwaltung, und dass er dafür nichts tun muss.
Häufige Fragen
Bekommt jemand automatisch Bescheid, wenn ich ihn auf die Liste setze?
Nein. Es geht keine Mail und keine Benachrichtigung raus, wenn du eine Mannschaft oder einen Namen zu einem Posten hinzufügst. Die Zeile erscheint still auf dem Startbildschirm des Mitglieds, und weiter passiert nichts. Willst du, dass die Leute wissen, dass die Runde begonnen hat, verschick selbst eine Vereinsmitteilung — das erspart dir auch die Frage, wo bezahlt werden soll.
Ein Mitglied ohne eigenes Konto steht auf meiner Liste. Sieht diese Person ihre Zeile?
Nein. Jemand sieht nur dann, was für ihn offen ist, wenn die Zeile an seinem Konto, an seiner Spielerzeile oder an seinem Kind hängt. Eine Zeile, auf der nur ein Name steht, ist für deine Verwaltung da und taucht bei niemandem auf dem Bildschirm auf. Das ist Absicht: derselbe Name ist noch nicht dieselbe Person, und versehentlich fremde Schulden anzuzeigen ist schlimmer als eine Zeile, die niemand sieht.
Ich habe versehentlich einen ganzen Posten gelöscht. Lässt sich das zurückholen?
Nein, und deshalb fragt die App vorher noch einmal nach. Mit dem Posten verschwinden auch alle Namen, die daran hingen, einschließlich derer, die schon bezahlt hatten; es gibt keinen Papierkorb, aus dem man sie zurückholt. Willst du eine abgeschlossene Runde loswerden, lass den Posten einfach stehen. Er rutscht von selbst nach unten in der Liste und kostet weiter nichts.
Behält Koach einen Teil des Mitgliedsbeitrags ein?
Nein. Über Koach läuft kein Euro: der Zahlungslink ist euer eigener Link, und das Geld geht direkt auf das Konto des Vereins. Es gibt also keinen Prozentsatz, keine Transaktionskosten und keine Auszahlung, auf die du warten musst. Was du zahlst, ist das Club-Abonnement, und darin steckt das komplette Vereins-Dashboard.
