Enviar un correo a todos los socios de tu club deportivo
El secretario abre su correo personal, pega ciento cuarenta direcciones en la línea de CCO y le da a enviar. Una parte llega, otra parte cae en la carpeta de spam y tres personas responden que quieren darse de baja. En la siguiente ronda seguirán en la lista, porque esa lista está en una hoja de cálculo de la temporada pasada.
Por qué ese correo con CCO no se sostiene
Enviar un correo a todos los socios de un club deportivo es una de esas tareas que funcionan a medias durante años. Llega a suficiente gente como para que nadie se alarme, y falla justo con las personas que más necesitaban el mensaje. Tiene tres problemas, y ninguno de los tres se arregla teniendo mejores direcciones.
El primero es la entrega. Un buzón personal corriente está pensado para escribir a una o dos personas a la vez. En cuanto le metes ciento cuarenta direcciones, quien lo recibe ve algo que se parece mucho a un envío masivo, mandado desde una dirección que en ninguna parte consta como remitente de envíos masivos. Y entonces el mensaje no rebota con un error, que al menos se notaría: desaparece en silencio en la carpeta de spam de una parte de tus socios, y tú te enteras un mes después, cuando alguien te dice que no le llega nada del club.
El segundo es la propia línea de direcciones. Lo del CCO sale mal una vez. Alguien pega la lista en el campo equivocado, o le da a «responder a todos», y las direcciones de todo el fichero de socios quedan a la vista, incluidas las de los padres de jugadores menores de edad. Eso no tiene marcha atrás: enviado es enviado. Además, lo que un club guarda de sus socios y con quién lo comparte no es una elección libre; de eso trata qué datos de socios guarda un club.
El tercero es la baja. Quien no recibe una forma decente de salir de tu lista usa el botón que sí tiene a mano: marcar como spam. Un puñado de esas denuncias arruina la reputación de la dirección desde la que escribes, y a partir de ahí tampoco llega el mensaje que dice que el pabellón está cerrado.
Dónde está en Koach
En Koach el correo del club se escribe y se envía desde el entorno de club. Lo abres desde tu perfil, en la entrada Panel del club; dentro está la sección Correo. Si no ves esa entrada es que no tienes permiso: el correo del club está en manos del administrador del club y los cargos de la junta, no de cualquier entrenador. Y es a propósito. Un mensaje que aterriza en todo el fichero de socios tiene que estar detrás de la misma puerta que el propio fichero.
Arriba de la pantalla hay unos campos que rellenas una sola vez. Nombre del remitente es lo que el socio ve como remitente en su bandeja de entrada; si lo dejas vacío aparece el nombre del club. Respuestas a es la dirección donde caen las respuestas, normalmente la de la junta o la de secretaría. Ese campo trabaja más de lo que parece, porque a un correo del club se le responde mucho. Además está Dirección, la parte anterior a la @ de la dirección desde la que enviáis, y Firma, un cierre fijo que se añade debajo de cada mensaje.
Hay una condición previa a todo lo demás: no sale ningún correo hasta que el dominio propio del club esté conectado y comprobado. El correo sale de vuestra propia dirección, no de Koach, con vuestra propia reputación de remitente. Mientras eso no esté listo, la pantalla no muestra botón de envío, sino el aviso de que primero hay que conectar el dominio. Es una tarea de una sola vez para el administrador, y da para un artículo aparte.
Seis formas de elegir a tus destinatarios
El botón Enviar abre el editor. Arriba hay un único desplegable: Para. Ahí eliges quién recibe este mensaje. Contiene cinco públicos fijos y, debajo, tus propios grupos.
- Todos los miembros — todo el que cuelgue de un equipo del club: los entrenadores que gestionan un equipo y todos los jugadores, padres y entrenadores auxiliares que figuren en esos equipos.
- Solo los miembros — es decir, los jugadores. Los padres quedan fuera a propósito: un mensaje a los jugadores es otra cosa que un mensaje a los padres, aunque hable de la misma jornada de competición.
- Solo los juveniles — jugadores que hoy tienen menos de 18 años y además cuenta propia. Dos matices que la propia app te recuerda: los jugadores más pequeños muchas veces no tienen cuenta, y quien no ha rellenado su fecha de nacimiento cuenta como adulto. Para un mensaje que tiene que leerse en casa, «padres» suele ser la mejor opción.
- Solo los padres — todas las personas vinculadas como padre o madre a un jugador de un equipo. Este es el público de todo lo que hay que organizar en casa y con lo que un juvenil no puede hacer nada por su cuenta.
- Solo los entrenadores — los entrenadores y segundos entrenadores de todos los equipos. Este es el público de la reunión técnica, del reparto de pista y de la pregunta de quién tiene las llaves.
- Un grupo propio — al final de la lista están los grupos que hayas creado en Organización, cada uno con su nombre. Un grupo es un conjunto de personas montado a mano: la comisión de cuentas, los responsables de arbitraje, los voluntarios del torneo anual. Una vez creado, lo recuperas cada vez con un solo toque.
Esa última forma es la respuesta a la hoja de cálculo. Un grupo que llenas bien una vez sigue siendo correcto mientras lo mantengas, y no hay que pasarlo a mano a un programa de correo, porque ya está donde está la gente.
Lo que ves antes de enviar
Debajo del asunto y del cuerpo del mensaje aparece una línea que la mayoría de los clubes descubre demasiado tarde: cuántos de los destinatarios elegidos tienen realmente dirección de correo. Dice literalmente algo así como 18 de 30 destinatarios tienen dirección de correo, y debajo aclara que los miembros sin cuenta de Koach no tienen dirección y no reciben nada.
No es un detalle técnico, es la frase más importante de la pantalla. Un grupo de treinta personas del que dieciocho son alcanzables no es un correo a treinta personas. Si ves esa diferencia tienes dos opciones: enviar igualmente y asumir que doce personas tendrán que enterarse por otra vía, o antes de nada conseguir que esas doce tengan cuenta. Lo segundo es la respuesta duradera, y va más rápido de lo que parece con un enlace de invitación por jugador.
Cuando le das a enviar, la app pide confirmación una vez más con la cifra dentro: ¿Enviar el mensaje a 18 destinatarios? Al lado de ese botón solo está cancelar, así que equivocarte de toque te cuesta como mucho el borrador. Y si en tu selección no hay nadie con dirección, no sale nada: la app te lo dice, en lugar de anunciar un envío vacío.
Hay un límite: por envío salen como máximo 500 mensajes. Si tu selección lo supera, la app rechaza el envío y te pide que dividas los destinatarios en grupos y envíes grupo por grupo. Suena a limitación y lo es, pero el motivo merece la pena: un envío que se corta a la mitad no deja constancia de a quién llegó y a quién no, y entonces la única salida es enviarlo todo otra vez por duplicado.
En resumen: lee el recuento antes de enviar, no la confirmación de después. La diferencia entre el número de destinatarios y el número de direcciones es exactamente el grupo al que tendrás que llegar por otro camino.
Cada persona recibe su propio mensaje
Aquí es donde el correo del club funciona de una forma esencialmente distinta a un mensaje desde tu propio buzón. No existe una línea de direcciones compartida. Cada socio recibe un mensaje propio, con su dirección y nada más. No en CCO: es que no hay lista. Quien abre el correo ve el nombre del club como remitente y ninguna pista sobre quién más lo ha recibido.
No es una virtud accesoria, es la razón entera por la que está construido así. Una sola línea compartida enseña de golpe las direcciones de todos los socios a todos los socios, y las de los padres de jugadores menores a toda la lista. Un fallo así no se arregla con un correo de disculpa.
Por el camino se resuelven dos cosas en silencio. Si alguien está dos veces en tu selección —como padre y como entrenador, por ejemplo, con la misma dirección— recibe un mensaje y no dos. Y si alguien está en un grupo sin cuenta vinculada, cuenta como persona sin dirección en lugar de hacer descarrilar el envío entero.
Al final de cada mensaje hay dos líneas: que el destinatario recibe este correo por ser socio de vuestro club, y un enlace para darse de baja. Ese enlace funciona de verdad. Quien lo pulsa deja de recibir el correo de tu club al instante, y lo ve confirmado en una página donde puede volver a apuntarse con un toque si se equivocó. Los grandes programas de correo reconocen esa opción de baja y colocan su propio botón encima del mensaje, que es justo el botón que la gente pulsa en lugar de «esto es spam».
Quien se da de baja desaparece de los siguientes envíos de tu club. Sus avisos dentro de la app no cambian, y el correo de otro club en el que también esté, tampoco. Para la junta significa una cosa: ya no hay que llevar a mano las solicitudes de baja en una hoja de cálculo, porque el club no puede volver a escribir a esas personas por error.
Lo que queda registrado de cada envío
Debajo del editor está Enviados antes: los últimos veinticinco envíos del club, con el asunto, la fecha y el resultado, es decir, a cuántos destinatarios salió el mensaje y cuántos se saltaron por no tener dirección.
Esa lista hace tres cosas a la vez. Responde a la pregunta «¿esto ya se ha comunicado?» sin que nadie tenga que rebuscar en sus elementos enviados. Hace posible el relevo: un secretario nuevo ve qué fue lo último que salió, en vez de empezar de cero en el buzón de su antecesor. Y deja el alcance a la vista con el paso del tiempo: si en cada envío aparece un número alto de destinatarios saltados, eso no es un problema de correo sino de fichero de socios.
¿Correo, aviso o mensaje de equipo?
El correo del club no es el único canal, y pocas veces es el más rápido. Tres formas, tres objetivos:
- El correo para lo que hay que leer y guardar fuera de la app: la convocatoria de la asamblea, la carta de las cuotas, el mensaje a los padres que tiene que acabar en alguna carpeta.
- Un aviso del club para lo que hoy mismo tiene que estar en la pantalla de cada socio: el pabellón está cerrado, el torneo se suspende. Ese aterriza dentro de la app y entra más rápido que el correo.
- Un mensaje o una encuesta de equipo para todo lo que afecta a un solo equipo. Ahí entra también la respuesta: quién viene, quién lleva coche. Cómo llegan esos mensajes al móvil está en notificaciones push de los mensajes de equipo.
La regla práctica: si alguien tiene que poder recuperarlo, es correo. Si tiene que verse hoy, es un aviso. Y si va de un solo equipo, no es asunto de todo el fichero de socios.
Preguntas frecuentes
¿Puedo recuperar o corregir un correo del club ya enviado?
No. En cuanto el mensaje sale, está en los buzones de tus socios y no hay ningún botón para retirarlo. Un error se corrige con un segundo mensaje breve a la misma selección. El primer envío se queda en Enviados antes, así que más adelante podrás ver qué salió aquel día.
¿Qué pasa si el envío falla a mitad de camino?
La app te dice cuántos mensajes salieron de verdad, y con esa cifra queda registrado el envío en Enviados antes. Lo que no ves es qué personas lo recibieron y cuáles no: esa lista cuenta, no nombra. Así que no reenvíes a ciegas a todo el mundo; en un envío grande o dudoso es mejor elegir grupos más pequeños, uno detrás de otro.
Alguien se ha dado de baja sin querer. ¿Puedo volver a apuntarlo?
Desde el entorno de club, no. Solo la propia persona puede volver a darse de alta, desde la página que vio al pulsar el enlace de baja o desde el enlace al pie de un correo anterior. Es a propósito: un club que puede devolver a alguien a la lista no ofrece una baja de verdad. Mientras tanto, sus avisos en la app y los mensajes de su equipo siguen funcionando con normalidad.
¿Puedo adjuntar algo, por ejemplo un PDF?
No, el correo del club envía solo texto y no hay campo para adjuntos. Pon en su lugar un enlace al documento dentro del mensaje, por ejemplo en la web del club o en una carpeta compartida. También lo agradece quien lo recibe: un correo con un adjunto grande enviado desde una dirección de remitente todavía joven acaba antes en la carpeta de spam.
