Nieuwe leden werven sportvereniging: wat wel en niet werkt

In mei komt de teamindeling niet meer rond: bij de jongste jeugd staan er zeven namen en er zijn er tien nodig. Iemand stelt een open dag voor, want dat deden we vorig jaar ook — er kwamen elf kinderen en er bleven er twee over. Aanwas is geen evenement maar een rekensom met een handvol vaste kanalen, en die kanalen liggen dichter bij de zaal dan de meeste clubs denken.

Reken eerst uit hoeveel je er nodig hebt

Elke vereniging verliest leden. Mensen verhuizen, raken geblesseerd, krijgen een kind, gaan studeren of vinden een andere sport leuker. Tel het bij elkaar op en de meeste clubs zien per seizoen tussen de tien en twintig procent van hun leden vertrekken. Bij honderdtachtig leden zijn dat er achttien tot zesendertig. Lever je er per jaar tien af, dan krimp je — ook als die open dag goed voelde.

Dat totaal helpt alleen nog niet, want een club werft geen "vijfentwintig leden". Je hebt kinderen van acht tot tien nodig om de onderkant te vullen, drie spelers van dertien voor een team dat volgend jaar te dun wordt, en volwassenen die op woensdagavond kunnen. Maak daarom één keer per jaar, ergens in mei, een A4 met per geboortejaar het aantal leden dat je hebt, en eronder wat er nodig is om elk team op minimaal acht te houden. Uit dat A4 rolt een opdracht als: zes kinderen uit de twee jongste jaargangen, drie meiden van dertien, vier volwassen beginners. Daar kun je iets mee. "We hebben meer leden nodig" is geen opdracht.

Die telling per geboortejaar is dezelfde die laat zien waar je ze verliest; hoe je hem maakt en leest, staat in jeugdspelers behouden. Werven en behouden zijn twee kranen op hetzelfde bad: wie er twintig binnenhaalt en er vijfentwintig laat weglopen, werkt harder dan de club die er tien werft en er vijf verliest, en staat er slechter voor.

Waar nieuwe leden echt vandaan komen

Vraag het bij je volgende twintig aanmeldingen na — één regel, bij de aanmelding zelf — en het antwoord valt bijna altijd in dit rijtje, ongeveer in deze volgorde van opbrengst.

1. Een vriend of vriendin van een bestaand lid. Verreweg de grootste bron, en bij jeugd bijna de enige. Kinderen sporten waar hun vrienden sporten.
2. Een broer, zus of ouder van een bestaand lid. Ze staan al elke zaterdag in de zaal. Het enige wat mist, is dat iemand het een keer vraagt.
3. De sport op school of bij een andere club gezien. Een gymles, een schooltoernooi, een oudere neef die speelt. Dit kanaal werkt vertraagd: wie het in maart ziet, meldt zich in september.
4. Iemand die zoekt. Verhuisd, gestopt bij een andere sport, of na jaren weer zin. Deze zoekt op internet en belandt op je clubsite of op de pagina van je bond.
5. Een oud-lid dat terugkomt. Klein in aantal, maar het kost bijna geen moeite en ze blijven lang.

De conclusie is ongemakkelijk voor wie graag flyers ontwerpt: de meeste nieuwe leden komen binnen via iemand die er al is. Je wervingsvermogen zit dus in de zaal, niet daarbuiten. Dat betekent niet dat je niets naar buiten hoeft te doen — bron drie en vier bestaan echt — maar wel dat je de bronnen één en twee eerst leegvist, want die kosten een avond en geen budget.

Eén open dag per jaar is de duurste vorm van werven

De klassieke open dag zet alles op één datum: één weer, één weekend, één agenda die met alle andere moet botsen. Wie ziek is of dat weekend weg is, valt af. En wie pas na drie weken merkt dat hij het leuk vindt, heeft geen tweede moment.

Vier kleine instapmomenten leveren meer op dan één groot, en kosten samen minder werk. Een verdeling die op de meeste clubs past:

• Begin september, in de eerste twee weken van het seizoen, als iedereen nog aan het kiezen is.
• November, als de eerste sportclubs van dat jaar tegenvallen en kinderen alsnog wisselen.
• Januari, direct na de winterstop. Dit is het meest onderschatte moment van het jaar: goede voornemens, en volwassenen die iets zoeken.
• April, met de boodschap dat je nu kunt meedoen om volgend seizoen mee te starten.

Houd zo'n moment kort en concreet: 75 minuten, op de gewone trainingstijd, in de gewone zaal. Geen rondleiding, geen welkomstwoord van het bestuur, geen inschrijftafel bij de deur. Ballen vanaf minuut één, want dat is waarvoor mensen komen. Voor de jongste groepen zijn spelvormen waarin iedereen meteen in beweging is beter dan een oefening met een rij: uit volleybalspelletjes voor kinderen kun je er drie kiezen die zonder uitleg werken.

De grootste praktische fout is de bezetting. Twintig nieuwe kinderen met twee trainers wordt een chaos waarin niemand een naam onthoudt. Reken op één begeleider per zes nieuwelingen en haal die mensen uit je eigen teams: spelers van zestien vinden dit leuk werk, en het is een uur, geen verplichting.

De vriendjestraining is het enige kanaal dat je kunt opschalen

Van alle acties die een club kan doen, is er één met een voorspelbare opbrengst: elk lid mag iemand meenemen naar een gewone training. Reken conservatief. Bij een team van twaalf zeggen er vier of vijf ja, en daarvan komen er drie of vier echt. Doe je dat met drie jeugdteams tegelijk, dan staan er op één avond tien tot twaalf nieuwe kinderen in de zaal — meer dan de meeste open dagen opleveren, zonder poster en zonder kraam.

Vier dingen bepalen of het werkt:

• Leg de uitnodiging bij het kind, niet bij de ouders. Een bericht in de oudergroep verdwijnt tussen de rest. Een kaartje in de hand, aan het eind van de training, met een datum erop, blijft in een gymtas zitten tot dinsdag.
• Noem één datum en één tijd. "Neem eens iemand mee" gebeurt nooit. "Dinsdag 12 november, half zeven, neem één iemand mee" gebeurt wel.
• Doe het niet in september. Dan is iedereen net ergens begonnen. November en januari zijn de maanden waarin kinderen daadwerkelijk wisselen.
• Verander de training niet. Wie meekomt, wil zien hoe het hier op een gewone dinsdag is. Een speciale show geeft een verkeerd beeld en levert teleurstelling op in week twee.

Volwassenen vind je niet met kinderwerving

Volwassen aanwas loopt langs een heel ander pad. Het gaat om mensen tussen de vijfentwintig en de vijfenveertig die verhuisd zijn, met een andere sport gestopt zijn of jaren geleden hebben gespeeld. Ze komen niet langs een kraam; ze zoeken op internet naar volleyballen voor beginners in hun plaats, en hun eerste vraag is nooit welk niveau ze hebben. Hun eerste vraag is: moet ik dan meteen elke week, en elk weekend een wedstrijd?

Daarom is een recreanten- of instapgroep geen restcategorie maar je voordeur. Eén avond per week, geen competitie, en de mogelijkheid om na een jaar door te schuiven als iemand dat wil. Wat je in zo'n groep traint zonder dat het slap wordt, staat in volleybaloefeningen voor recreanten. Zet een nieuwe volwassene niet meteen in een competitieteam: hij mist de helft van de afspraken, staat elke set naast het veld en is met kerst weg.

Zorg daarnaast dat er op je clubsite vier dingen staan die er verrassend vaak niet staan: op welke dag en hoe laat die groep traint, in welke zaal, wat een eerste keer meedoen kost (meestal niets) en één naam met een telefoonnummer. Geen contactformulier — een naam. Dat scheelt meer aanmeldingen dan welke advertentie ook.

De eerste drie trainingen beslissen of iemand blijft

Hier lekt het meeste weg. Van de elf kinderen op die open dag bleven er twee over, en dat lag zelden aan de sport. Iemand die anderhalf uur langs de kant heeft gestaan zonder dat er iemand zijn naam vroeg, komt niet terug — hoe leuk hij het ook vond.

Vier afspraken vangen dat op, en ze kosten geen minuut extra zaaltijd:

1. Wijs vooraf iemand aan die de nieuwe mensen ontvangt. Niet de trainer: die staat te trainen. Een ouder, een teamgenoot, een speler uit een ouder team.
2. Geef elke nieuweling een maatje uit de groep. Diegene loopt met hem mee, wijst de kleedkamer aan en zorgt dat hij bij elke oefening ergens bij hoort.
3. Zorg dat hij de bal in de eerste vijf minuten aanraakt. Wie een half uur wacht voor zijn eerste balcontact, heeft in dat half uur besloten dat dit niets voor hem is.
4. Nodig hem aan het eind hardop uit voor de volgende keer, met de datum. Drie seconden werk. Zonder die zin gaat iemand ervan uit dat het bij deze ene keer bleef.

Administratief hoeft er in die proefweken bijna niets. Zet een proefspeler in je team als meetrainer, dan staat hij in de lijst en in de aanwezigheid, maar telt hij niet mee in je speelbare selectie — wat wel en niet meetelt, staat in meedoen zonder in de selectie te zitten. Vraag in die fase ook niet meer gegevens dan een naam, een telefoonnummer en een noodnummer; het echte lidmaatschap begint pas als iemand ja zegt, en die route staat in van ingevuld formulier naar een plek in het team.

Werf niet voor een team dat er niet is

De duurste fout in ledenwerving is succes op het verkeerde moment: negen kinderen binnenhalen in een leeftijd waar geen zaaltijd, geen trainer en geen team voor is. Je hebt dan negen gezinnen enthousiast gemaakt en je kunt ze niets bieden. Die negen vertellen dat door, en dat verhaal doet twee seizoenen lang meer schade dan de aanwas waard was.

Loop daarom vóór elke aankondiging deze vier vragen langs:

• Is er zaaltijd? Niet "we vinden wel iets", maar een blok op een dag en een tijd.
• Is er een trainer? De schaarste zit meestal hier en niet bij de leden. Hoe je die vraag oplost, staat in trainers werven en behouden.
• Past deze leeftijd in een bestaand team, of moet er een nieuw team komen? Dat verschil bepaalt of je drie kinderen zoekt of tien; zie hoeveel teams je van een groep kinderen maakt.
• Wie beslist waar iemand terechtkomt? Eén persoon per leeftijdsgroep, met de bevoegdheid om binnen twee weken ja te zeggen.

Zit een team echt vol, wees dan meteen eerlijk en noem een datum waarop je opnieuw kijkt. Een wachtlijst waar iemand van weet, kost je niets. Een aanmelding waar drie weken niets op terugkomt, kost je het lid én zijn verhaal.

Drie getallen waarmee je volgend jaar terugkijkt

Bijna elke club evalueert werving op gevoel: "die open dag was druk". Druk is geen resultaat. Noteer per instapmoment drie getallen op één regel, en na twee seizoenen weet je precies welk kanaal je een avond waard is en welk niet.

1. Hoeveel mensen kwamen er? Tel ze op de dag zelf, niet uit het hoofd achteraf.
2. Hoeveel trainden er drie keer mee? Dit getal zegt iets over je ontvangst, niet over je promotie. Zakt het van twaalf naar drie, dan is er in de zaal iets mis en niet in de aankondiging.
3. Hoeveel waren er zes maanden later nog lid? Het enige getal dat er uiteindelijk toe doet.

Voeg daar één vraag aan je aanmelding toe: hoe ben je bij ons terechtgekomen? Eén tekstregel, geen keuzelijst. Na een seizoen heb je twintig antwoorden en zie je zwart-op-wit dat veertien nieuwe leden via een teamgenoot binnenkwamen en nul via de flyer die twee mensen een zaterdag kostte. Zo beëindig je een discussie die anders elk jaar terugkomt.

Veelgestelde vragen

Verder lezen

Vrijwilligers werven sportvereniging: trainers die blijven Overdracht naar een nieuwe coach: alles staat al klaar Taken jeugdcoördinator: acht teams die je niet ziet

Bekijk 200 volleybaloefeningen met animatie Download een compleet trainingsplan van 8 tot 28 weken